TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoría interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA EN LOS PROCESOS DE AUDITORIA

EMPRESA: AREQUIPESOL
DIRECCION: Calle 11 N.22-55
REPRESENTANTE: GLORIA GUTIERREZ
TEL: 6400826
CARGO: GERENTE GENERAL
CORREOELECTRONICO: Gloria1@gmail.com
DE: Equipo auditor área de calidad
PARA: laboratorio de investigación
FECHA: julio 31 de 2019

OBJETIVO: Verificar mediante auditoría interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de AREQUIPESOL, en los procedimientos de
prestación de servicios del Laboratorio de Investigación.
ALCANCE: efectuar la prestación de los servicios del laboratorio de la empresa AREQUIPESOL
Criterios de la auditoria
 Política de Gestión Financiera.
 Política de Logística y Servicio al Cliente
 Manual de Procedimientos
 Políticas Corporativa
 Norma ISO 9001
 Manual de Procedimientos de Laboratorio
 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio
 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio
 Manual de Formatos y Registro de Ensayos
 Manual de Calidad

Reunión

Reunión de apertura:31 de julio de 2019 - Hora 7:45 am

Reunión de Cierre: 31 de julio de 2019-Hora 4:30 pm

un cordial saludo.
Me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Calidad realizará la
Auditoría Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el
alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están
aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de
servicios del Laboratorio de Investigación consignados en cada uno de los
documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada
por un equipo de tres (2) auditores de calidad y debe ser atendida en primera
instancia por el Coordinador del Laboratorio. con una duración de 6 horas,
en las instalaciones del laboratorio de Investigación. Adjunto lista de
Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso
en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente
comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor. Por favor
indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las
personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de
apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del
área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de
las documentaciones, condiciones de seguridad y salud ocupacional
aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección
personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta
auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor.

Cordialmente
Gerencia de calidad
 INDICADORES

Indicadores Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Asesora de Control interno
Responsable Área: Logística

ASISTENTES:
 Gerencia General
 Secretaria de Gerencia
 Superintendencia de Logística
 Supervisor de Logística
 Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES (equipo auditor)

Martha Cecilia técnica en sistemas de gestión de calidad Firma:
Claudia maría Rodríguez representante de gerencia Firma:
AUDITADOS
Manuel Sánchez Firma:
Cristian Peñaloza Firma:
Aristóteles Fernando Firma:
Andrés Martínez Firma:
José Manuel Firma:
Jairo pobeda Firma:

PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA: 31 de julio 2019
PROCESO AUDITOR CARGO HORA
REUNION DE Claudia Rodríguez Representante de gerencia 7:30 a.m.
APERTURA
DIRECCION DEL Marcha Cecilia técnica en sistemas de gestión 8:00 a.m.
SISTEMA de calidad
TRAMITES Claudia Rodríguez Representante de gerencia 10:00 a.m.
LUNCH 12:00
ADMINISTRACION DEL Claudia Rodríguez Representante de gerencia 1:30 p.m.
RECURSO HUMANO
MEDICION, ANALISIS Y Martha Cecilia técnica en sistemas de gestión 3:00 p.m.
MEJORA de calidad
REUNION DE CIERRE Claudia Rodríguez Representante de gerencia 4:00 p.m.
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.

No. Documento revisado Observaciones del documento

1 POLITICA DE LOGISTIC Y SERVICIO ULTIMA ACTUALIZACION julio del 2015
AL CLIENTE
2 POLITICA DE GESTION
FINANCIERA
ULTIMA ACTUALIZACIÓN RECIENTE
Instructivos de ensayos en el
laboratorio.

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Manual de procedimientos del

laboratorio
ULTIMA ACTUALIZACIÓN 20 DE JUNIO
2018
Manual de documentos de
archivos del laboratorio

Manual de calidad

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
LA ESCUCHA ACTIVA
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO

Lista de verificación Cumplimiento Evidencias y observaciones

Manual de calidad SI Duplicaciones controladas del manual de calidad

se encuentran SI Claramente señaladas en el manual de calidad

documentadas

Se encuentran comunicadas SI No hay evidencia de la comunicación

Procedimientos operativos (documentación nivel ll)

Existen manuales SI

Existen evidencia NO Se da por entendido que cada uno conoce sus

documentada funciones, pero no se documenta

Instrucciones de trabajo SI
paso a paso

Están identificados los NO Se entiende que las solicitudes de trabajo del

planes de trabajo laboratorio están ordenadas por los formatos
solicitados en el análisis de producción

Existen registros de las SI

acciones

Formatos y registros SI

Se lleva una bitácora de SI

análisis

Existe una metodología SI

definida

Documentación completa SI

Protocolos SI La información esta en desorden

Esta debidamente No Hay riesgos de perder información

almacenada

Servicio
Existen registros de las NO
verificaciones

están definidas las pautas NO

Proceso auditar

Existen definidos procesos SI Verbalmente conocen el procedimiento, pero no

está documentado

Se emplean técnicas NO
estadísticas

Satisfacción del cliente

Existen indicadores NO
adecuados

Se emprenden acciones NO

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha:1 de agosto Auditor (es): área control interno
Proceso Auditado: compras Auditado (s): área de logística
Criterios
Evidencias de Hallazgos de
No. de C NCM NCm
Auditoría Auditoría
Auditoría
1 Procedimientos Política de Falta agregar x
de costos en gestión implementación
materiales financiera de
procedimiento
para costos en
materiales

2 formato único Cap. No se tiene en x

de despachos, Compras y cuenta el
Manual de logística formato único
procedimientos de despachos y
recibo de
mercancía en el
procedimiento
3 Cambios Política de Falta x
organizacionales logística y actualización de
servicio al la política de
cliente logística
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
 Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un
procedimiento para el manejo de costos en materiales
 Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de
procedimientos.
 Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales
 Conclusiones de la Auditoria: Se debe actualizar la Política de Gestión De
Laboratorio y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de
análisis y entregas de resultados.
 Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno
 solo se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y
análisis de muestras.
 Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
 Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
 Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigación y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medición, análisis y mejora.
 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad)
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso

estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.