Proceso de negocio - Comprensión

I). Determinar los objetivos claves del proceso

1.- ¿Porque existe el proceso; es decir; cuál es el propósito principal?

Para KUEHNE + NAGEL el propósito del proceso es establecer una eficiente
gestión mediante el adecuado procedimiento de importación marítima, aérea y
terrestre, asegurando el cumplimiento de los estándares mínimos y su correcta
operatividad, a fin de lograr los resultados esperados para la satisfacción del
cliente, calidad del servicio y menor costo posible.

2.- ¿Cómo el proceso respalda la estrategia de la empresa y contribuye a su

éxito?
KUEHNE + NAGEL utiliza varias estrategias para el desarrollo y consolidación
dentro de un mercado competitivo, en el cual el crecimiento y fortalecimiento
estratégico se desarrolla en 3 pilares fundamentales: Cliente, Tecnología y
Personas, cada proceso incluyendo combina los 3 pilares y optimiza mejor la
gestión el cual uno de ellos es el Proceso de Importación en el cual tenemos una
mayor diferenciación del servicio y es por lo que nuestros Clientes nos eligen.
Estos atributos nos han colocado a la vanguardia de nuestra industria y nos han
posicionado para continuar aumentando el alcance de nuestras soluciones y
servicios para clientes.
.
3.- ¿Cuáles objetivos estratégicos de la organización afecta o influye en el
proceso y cómo?
El objetivo de KUEHNE + NAGEL es:
(a) Dar el mejor servicio al cliente y que este se convierta en un aliado
estratégico.
(b) Generar confianza en los clientes.
(c) Ser líderes en el mercado nacional
(d) Ofrecer precios competitivos al mercado.
(e) Generar y mantener en toda la empresa una cultura de servicio al cliente.

4.- ¿Qué iniciativas aborda o debe abordar el proceso para ayudar a la

organización a lograr sus objetivos estratégicos?
La iniciativa que KUEHNE + NAGEL aborda para brindar un mejor servicio al
Cliente son (Confianza, Seguridad y Transparencia) con el fin de que se
consolide las relaciones comerciales en un ambiente de confianza y
recomendación con potenciales nuevos Clientes.

5.- ¿Qué es lo que este proceso le brinda a la organización, que resulta esencial
para lograr el éxito?
KUEHNE + NAGEL es uno principales proveedores logísticos del mundo el cual
el proceso de importación es una actividad principales de la compañía,
considerando que es uno de los servicio que genera mayores ingresos a la CIA y
a su vez por el nivel de operaciones nos convierte en el número N° 1 en el
mercado del rubro (Importación - Transporte Marítimo).
6.- ¿Al final de día/semana/mes/año, ¿Qué es lo que brinda a los empleados una
sensación de cumplimiento con su trabajo?
La sensación que tienen los empleados de haber cumplido eficientemente su
función es cuando nuestros clientes nos recomiendan entre ellos y reconocen
que KUEHNE + NAGEL es uno de los principales agentes de carga internacional
que están seguros tus productos y que te dan confianza que llegara a tu
empresa, esta satisfacción por haber cumplido los logros que son necesarios
para el cumplimiento con los objetivos de la KN.

7.- ¿Qué logros deben conseguir los empleados para ser reconocidos por la
dirección de los clientes internos?
Los empleados son considerados por KN como socios internos primordiales,
dentro los cuales cada uno tienen objetivos planteados el cual estos son
desarrollados a través de sus funciones que luego se convierten en logros, para
KN el saber que sus socios internos tienen un buen ambiente de trabajo es
importante ya que estos están en constante relación con los Clientes y tenerlos
motivados es unos de los objetivos de la CIA a través de reconocimientos en
diversas formas (Premiaciones, Económicos, Viajes, etc).

8.- ¿Cómo se espera que actúen las personas?

Se espera de las personas de la empresa como del cliente actúen con
responsabilidad y sobre todo se debe de tener mucha comunicación para poder
realizar un trabajo mas eficiente.

9.- ¿Que otro aporte del proceso resulta importante para la dirección?

Para KUEHNE + NAGEL el Proceso de Importación tiene muchos aportes dentro

de los cuales el brindar un excelente servicio al cliente de post-venta, garantiza
y fortalece las relaciones comerciales generando confianza y continuidad futuros
proyectos con el objetivo de ser el líder del mercado.
II). Observar los aportes del proceso y las actividades específicas que fueron
necesarios para lograr objetivos (resultados del proceso)
El objetivo y aporte del proceso es ofrecer un servicio personalizado y de calidad
para mantener una relación comercial a largo plazo y beneficio mutuo los
nuestros clientes, ofreciéndoles además también asesoría Legal Aduanera para
todas sus operaciones de Comercio Exterior. También el personal está
constantemente capacitado para tener un mejor desempeño laboral y mejorar
continuamente en nuestros procesos y sistemas de gestión.
Para lograr los resultados positivos de este proceso estamos realizando análisis
y evaluación el cual nos permita realizar:

 Detección de la oportunidad a tiempo

 Establecer y cumplir objetivos
 Desarrollar premisas.
 Determinación de las alternativos de acción.
 Evaluación de las alternativos de acción.

III). ¿Cómo la dirección y las personas a cargo del proceso, saben que el
proceso se está realizando como está establecido? – Indicadores
Para saber si se están logrando con los objetivos propuestos utilizamos los
siguientes indicadores, para medir el resultado de nuestros procesos de
importación.
Lista de indicadores claves del proceso de importación, KPIs:

 Tipo de canales de comunicación con el cliente: Contamos con todos los

canales de atención al cliente, vía internet seguimiento de su mercadería,
correos electrónicos, telefonía, etc.
 Tiempo de espera del cliente en recibir respuesta: los tiempos de
respuesta son inmediatas
 Grado de flexibilidad y adaptación a los requerimientos del cliente
 Tiempo de llegada de la mercadería al puerto de callao
 Información puntual al cliente sobre su mercadería en importación (plazo
de entrega, envió del BL, información sobre el estado, documentación,
etc.)
 Eficiencia en la entrega de la factura y del resto de documentos de la
importación
 Capacidad de respuesta a las importaciones con urgencia
 Información y gestión de costos asociados a la importación de la
mercadería
 Calidad, seguridad y confianza en los servicios
Proceso de negocio-Comprensión

Preguntas a las personas que participan en el proceso:

1.- ¿Qué tareas clave debe realizar?
Las tareas claves son: Aduanas, distribución, transportista, vigilancia, warehouse
KN (proceso de crossdocking, quizá se deba cambiar)

Tareas claves:
Proceso de Manejo de un Embarque BAL / BAAL – Antes del embarque
Proceso de Manejo de un Embarque BAL / BAAL – Después del embarque
Proceso de Manejo de un Embarque BAL / BAAL – Después del arribo

2.- ¿Qué entradas (información, documentación, etc.) necesitas para realizar

estas tareas?
Se necesita documentación legal como la Dúa u otros documentos soporte
(póliza de seguro, factura, guía de remisión, pago de impuestos, transporte, etc).

DOCUMENTACIÓN ENVIADA AL SALOG ARCHIVE

Tracking Number creado con la siguiente documentación (según el tipo de operación) en

el SALOG Archive.
 OBL Original.
 Liberación de B/L
 OBL Instructions (Automático)
 BAL Specimen (Automático)
 BAL Copy (Automático)
 Desglose enviado al almacén correspondiente por e-mail.
 Cargo de Entrega de Documentos debidamente sellada y firmada por el
consignatario y/o agente de aduanas.
 Aceptación de la cotización por parte del cliente y shipping instructions enviados
a KN Origen.
 Comunicaciones por e-mail con referencia a los acuerdos tomados e
instrucciones especiales para el embarque.

INFORMACIÓN RELACIONADA

 Puertos cercanos definidos por la aduana Peruana

Se consideran puertos cercanos a los ubicados en el océano pacífico, entre el puerto de
Buenaventura en Colombia por el lado norte, hasta el puerto de San Antonio en Chile
por el lado sur. Asimismo, se considera como lugares cercanos a las aguas
internacionales y zonas económicas exclusivas contiguas a los países de Colombia,
Ecuador, Chile y Perú según corresponda.

 Definición de FSL:
El Libro Auxiliar del Agente de Carga (en adelante “FSL”, sigla en inglés para
Forwarding Sub-Ledger) es el medio gracias al cual Kuehne + Nagel puede cuantificar e
informar los niveles de utilidades (Gross Profit) alcanzados en las actividades de
negocios logísticos que realiza con sus clientes.
Dado que todos los negocios que se llevan a cabo con los clientes deben ser
procesados mediante el FSL, es imperativo que Kuehne + Nagel cuente con
procedimientos estándar a nivel mundial, donde la GP se calcule de forma consistente a
lo largo de todos los países y áreas de negocios. Es imperativo que el análisis del FSL
sea diario, al igual que los procesos que lo componen (facturación a clientes, revisión y
aprobación de gastos, facturación entre compañías o e-billing).

GLOSARIO
En este glosario se detallan los términos pertinentes a importaciones marítimas para
asegurar la correcta comprensión del contenido presentado en este documento.

3.- ¿Qué haces específicamente con esas entradas?

Se verifica que los documentos sean legales que estén correctamente llenados y
que la documentación esté completa.
Además, se debe de verificar que lo que se esté importando no se encuentra
prohibido.

Los formatos internos son mandatorios para asegurar la correcta operatividad del
embarque en cuestión (Existen excepciones de acuerdo a la operatividad acordada
para cada situación y/o embarque).

1.1. Formato de envío de Confirmación de Zarpe de KN hacia el cliente

S02_KN Shipping Advice

1.2.Formato de envío de Aviso de Llegada de KN hacia el cliente

A07_KN Arrival Notice

Los documentos estándar tienen que estar correctamente archivados en una carpeta
pública o enlace web interno de la empresa y/o sistema operativo para uso recurrente
de los mismos.

ANTES DEL EMBARQUE

Se detalla el inicio del proceso operativo para un embarque de importación marítima

BAL (existen excepciones de acuerdo al tipo de operación que se maneje).

- Cotización y concretar el negocio

- Enviar las instrucciones de embarque al Customer Service
- Solicitar creación del Debtor Code a Finanzas
- Solicitar creación del Customer Code al SSC.
- Crear Customer Code
- Solicitar el enlace del debtor code y customer code
- Solicitar la creación de quotation
- Shipping Instructions ( instrucciones de envió)

DESPUÉS DEL EMBARQUE

Se detallan los pasos después del embarque para el proceso operativo de un embarque
de importación marítima BAL (existen excepciones de acuerdo al tipo de operación que
se maneje).
- Acknowledge File (Tarea en SeaLOG)
- Actualizar contactos (Tarea en SeaLOG)
- Envío de confirmación de zarpe al cliente
- Realizar Seguro (Tarea en SeaLOG)
- Resolver Booking Nacora (Tarea en SeaLOG)
- Verificar KNIE (Tarea en SeaLOG)
- Emisión del BAL BL en destino
- Identificar los embarques que les corresponda
- Consultar con la Naviera la emisión del MB/L
- Revisar Cambio Rutas (Tarea SeaLOG)
- Transmisión a la Aduana Local
- Pago a los proveedores con los que no se cuenta con crédito
- Aprobación de Solicitudes de Anticipo
- Recepción de constancia de pago
- Direccionamiento
- Desglose
- Liberación de MB/L
- Entrega de documentos al coordinador de motorizados
- Recojo de MB/L en la oficina del carrier
- Entrega de liberación al agente marítimo
- Recepción de documentos del agente marítimo
- Entregar OBL (Tarea en SeaLOG)
- Pre-registro del documento de cobranza en Acon New
- Primera aprobación de los documentos de cobranza
- Segunda aprobación de los documentos de cobranza en Acon New
- Regularización de anticipos

DESPUÉS DEL ARRIBO

Se detallan los pasos para culminar el proceso operativo de un embarque de
importación marítima que ya haya arribado (existen excepciones de acuerdo al tipo de
operación que se maneje).
- Confirmación del arribo de la nave.
- Documentos Traspaso (Tarea en SeaLOG)
- Envío de facturas a los clientes
- Resolver Pago Pendiente (Tarea en SeaLOG)
- Resolver Crédito Pendiente (Tarea en SeaLOG)
- Subir documentación al e-file
- Enviar constancias de pago a Finanzas y regularizar N/C

4.- ¿Cuáles son las salidas que genera a partir de cada tarea?

 Proceso de Manejo de un Embarque BAL / BAAL – Antes del embarque

- Enviar el Booking Notice al cliente con el documento que se encuentra en el SALOG

Archive (Documentation)

 Proceso de Manejo de un Embarque BAL / BAAL – Después del

embarque

- Enviar Aviso de Llegada (Tarea en SeaLOG)

- Emitir Factura / Emitir factura COD (Tarea en SeaLOG)

 Proceso de Manejo de un Embarque BAL / BAAL – Después del arribo

- Confirmación del arribo de la nave.

- Revisar FSL (Tarea en SeaLOG) , Revisar los TABs financieros correctamente para
el cierre contable del embarque en cuestión (Invoice Entry, Cost Entry & GP
Planning) de los

5.- ¿De qué otras personas o áreas depende para realizar estas tareas?
El proceso de importación depende del área de importaciones, transporte,
aduanas.

 Finanzas SSC
 Administración
 Front Office SSC
 Contraloría
 Front Line
 Ventas
 Customer Service
 Operaciones
 Documentación

6.- ¿Qué otras personas o áreas dependen de que usted desempeñe eficaz y
puntualmente estas tareas?
Depende de la gerencia de KUEHNE + NAGEL (pago de impuesto adelantado) o
según la negociación con el cliente.

7.- ¿Qué sistemas emplea al realizar estas tareas?

La empresa usa el Sistema propio de la empresa llamado Sealog, el mismo que
fue desarrollado dentro de la misma, el mismo que sirve para el control y el
seguimiento de la importación (apertura del file, liquidación de la importación).

8.- ¿En cuánto tiempo realiza cada tarea?

Las tareas dependen de la coordinación entre cliente con la empresa
KUEHNE + NAGEL, también depende de la vía de la importación (Aérea,
Marítima, Terrestre)

9.- ¿Qué tipos de excepciones u errores encuentra con frecuencia?

El error más frecuente es que el agente de aduanas le falta algún documento
para realizar la misma.

10.- ¿Cómo maneja estas excepciones u errores?

Revisión de la documentación por el área de importaciones de
KUEHNE + NAGEL.
11.- ¿Qué otras barreras o desafíos encuentran con frecuencia al realizar estas
tareas?
La barrera que se puede dar en este proceso de importación es del color del
canal que emite la aduana (verde – todo está bien, naranja – se comprueba la
documentación si es correcta o no, rojo – se realizará inspección).

12.- ¿Qué hace para quitar las barreras o enfrentar los desafíos?
Es un riesgo que se asume por el tipo de negocio que se realiza.

13.- Al final, ¿cómo se asegura de haber realizado la tarea correctamente?

El área de importación es revisada por el gerente de logística de forma
permanente.

Alcance:

El alcance del Proceso de Importación es de realizar el seguimiento de las

diversas actividades operativas en las 3 principales etapas (Antes de embarque;
Después del embarque y Después de arribo) asi como evaluar del grado de
cumplimiento y oportunidad en el desarrollo en las diferentes etapas del Proceso
de importación.