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Téc. Secretariado en Computación Ciclo.

II

Organizar: Llamamos organizar - cuando de eventos se trata - al


procedimiento intelectual, cuyo objetivo es contestar las siguientes
preguntas:

• ¿Qué hay que hacer? ¿Cuál es la


tarea?
• ¿Qué medios necesito para realizar esa
tarea?
• ¿En qué lugar se debe realizar esa
tarea?

En muchas ocasiones el directivo o gerente


de una empresa necesitará organizar un evento en su empresa:

• Para dar a conocer una noticia


• Para dar a conocer un producto
• Para comunicar algo, etc.

El delegará muchas actividades a diferentes personas, entre ellas a la


SECRETARIA, de ahí que es imprescindible que ésta conozca sobre
organización de eventos, ya que gran parte del éxito del mismo caerá en
la reputación de ella.

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La organización de un evento es una potente y eficaz herramienta de las
más delicadas que existen y, esto es porque, en un evento absolutamente
todo comunica:

 Estamos expuestos

 Nuestro público nos ve


 Nos escucha y está presente físicamente.

Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante


éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una
u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en
marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan
de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste.

La organización de un evento nos permite acercarnos y conocer al cliente,


comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos
y/o servicios de nuestra empresa. Muchas empresas
creen que los eventos corporativos son “un día de
descanso” para el personal. Eso se debe a que no
saben como aprovechar su potencial para lograr
otros objetivos.

La organización de eventos exitosa, es aquella en


que los asistentes quedan impresionados y
disfrutan no solo del contenido sino también de la
organización, deben ser planeados más como un
espectáculo que como una conferencia.

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En toda organización de un evento hay que ser original! En realidad no
importa si su evento trata de finanzas, servicio al cliente o una charla
motivacional, usted puede IMPRESIONAR a su audiencia con su
extraordinaria organización de eventos. Y como organizador, ese debe ser
su objetivo...

Existen tantos tipos de eventos como empresas y personas, y su


organización de eventos debe adaptarse según corresponda.

Así que inicie la organización de su evento escribiendo un "guión" de lo


que desea ofrecer. Piense en un tema general, calcule cuánto tiempo
necesitará para dar la bienvenida a sus invitados, calentar a la audiencia,
ofrecer las lecciones claves de cada sesión y ofrecer a los participantes
suficiente tiempo para compartir e intercambiar las ideas generadas por
su mensaje.

Utilicemos la creatividad en nuestros eventos, puede decorar, utilizar


pancartas, publicidad y materiales para la audiencia. Entregue materiales
que valga la pena guardar! Continuarán vendiendo por usted
durante mucho tiempo!

Sin importar cual sea la composición de su audiencia (personal de un


departamento o un grupo aleatorio de asistentes), incluya en su
organización algunas actividades de acercamiento, rompe hielos,
ejercicios de trabajo en equipo y otros.

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Se sorprenderá de ver cuántas personas disfrutan de estas actividades y


la rapidez con la que un grupo de extraños empieza a compartir sus ideas.

Al igual que en los primeros cinco minutos uno puede saber si una película
es de horror o de romance, su audiencia en un evento también puede
saber en cinco minutos si su evento será un recuerdo duradero y
placentero o solo uno más del montón... ¡y ciertamente se los darán a
conocer como corresponde!

Aunque a primera vista pueda parecer que todos los eventos corporativos
son parecidos, en realidad hay dos categorías muy diferenciadas:

LOS LOS

MOTIVACIONALES PROMOCIONALES

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Los motivacionales, están dirigidos al personal de la propia empresa, y
los promocionales, son los que la empresa realiza hacia afuera (clientes).
Estos universos también son diferentes, pero tienen en común la
posibilidad de servirse del evento como una herramienta más, para lograr
diferentes objetivos empresariales.

Qué objetivos puede desear alcanzar una empresa?

En cualquiera de los casos, el organizador debe saber que no es solo el


hecho de contratar un salón o un show, sino que lo importante es para
qué se organiza la actividad. Es decir; no se trata sólo de brindar un
espectáculo personal de un artista, sino de seleccionar un show que forme
parte de un todo, y que apunte a lograr un objetivo específico y
claramente formulado.

Para qué debe servir la realización de


un evento?

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Muchas veces la organización de un evento recae en la secretaria


ejecutiva, la agencia de publicidad o la consultora de Recursos Humanos,
pero es importante que a cargo de la organización haya un profesional:
alguien que, apoyado en una mirada global, administre los recursos
necesarios para alcanzar los objetivos planteados en todas las áreas.

Porque detrás de un evento, las


responsabilidades y los recursos involucrados
son infinitos, por lo que la mirada global no sólo
es importante sino que es una condición para
que el evento tenga éxito.

Cuando una empresa decide organizar un


evento está asumiendo muchos riesgos, y todo
debe salir bien. Pero además - y
fundamentalmente- , se le presenta una
oportunidad que no se debe desaprovechar: la de reunir a su personal en
un solo lugar y al mismo tiempo, transmitirles claramente un mensaje
corporativo.

Cuantas veces hemos escuchado que hay madres de familia que deben
organizar un evento para celebrar el primer año de su hijito, fiestas de
quinceañeras, asistentes del departamento de recursos humanos y
ejecutivos de empresas preocupados por “X” tema o lanzar un producto?

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Y, cuántas veces estas fiestas no se echan a andar sin ningún plan? Es ahí
donde surgen conversaciones y personas tensas. Hacen su fiesta y de
repente los invitados del evento empiezan a llegar y comienza la angustia
y la preocupación:

- Dónde está el Hielo?


- ¿A qué hora va llegar el entretenimiento?,
- "Ve de prisa al súper a comprar gaseosas
", etc.

Y se dan cuenta en ese momento, en ese preciso


momento que su jefe lo está viendo todo con cara de a quién echarle la
culpa porque el sonido no sirve y su cliente y accionistas se empezaron a
incomodar.

La organización de un evento es- Alquiler


una delabor
materiales:
muymesas, sillas, con
seria
- Salones para eventos, quintas,
toldos, tarimas, vehículos, etc.
responsabilidades
clubes y hoteles.
altas y no se
- Contratación de profesionales y
tiene que dejar al
- Decoración. azar.
artistas: modelos, mariachis, coros,
- Iluminación.
seguridad, comediantes, grupos
- Invitaciones.
teatrales, magos, payasos.
- Recuerdos.
-Alquiler de disco-móviles
- Grupos Musicales.
especializadas en todo tipo de
- Estilistas profesionales
música.
- maquilladores
- Tarimas, graderías, torres de
- asesores de vestuario
- Karaoke. Únete al club…. Al Club de CDPAC!!
sonido, pantallas gigantes. 7
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Empresariales:
* Fiestas de fin de año Sociales:
* Seminarios - Graduaciones
* Inauguraciones - Despedidas de
. * Presentación de solteras(os)
productos - Fiestas de Quince años
* Conferencias - Primeras Comuniones
*Aniversarios de una - Baby Shower
empresa - Aniversarios
* Decoración de oficinas - Cumpleaños
para festividades durante - Recepciones
el año - Cenas
* capacitaciones - Bodas…
* Cenas de premiación…

Empresariales:

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Los eventos empresariales son de carácter corporativo, organizados por
una o varias empresas y su fin es conmemorar acontecimientos
institucionales y/o presentar nuevas tendencias comerciales.

Estos eventos se dividen en los siguientes tipos:

• Externos: Son aquellos que no están íntimamente ligados con los


objetivos de la empresa. Cada uno es individual y tienen diferentes
necesidades. La asistencia es voluntaria y proporcional a la
importancia del contenido y el costo de matrícula. Se financian con
publicidad, patrocinio, etc. Y en la mayoría de los casos se realizan
una vez al año.

 Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artículos.


 Exposición: promoción, información y no hay venta directa.
 Presentación: de producto o de colecciones.

• Internos: Son los que están íntimamente ligados con los objetivos
de la empresa y la organización. No debe tener conflictos
(imprevistos). La asistencia es obligatoria y total. Es financiado con
recursos de la empresa que se tienen en cuenta en el presupuesto
anual. En el transcurso del año se celebran varios eventos y también
a diferentes niveles en algunos casos. El objetivo: Capacitar al
personal operativo.

 Lanzamientos de productos
 Convenciones de empresas

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 Fiestas. Por género. (cóctel, almuerzos o desayunos) o por
motivo ( fecha especial, personal, empresa, vino de honor).
 Capacitaciones: actualización.

• Mixtos: Podemos decir que estos eventos tienen una asistencia


voluntaria, son de costo muy bajo o por invitación dando
posibilidades de asistencia, otorgando alta asistencia pero baja
calidad. Es financiado por una empresa como si se tratara de un
evento interno y en el año suelen celebrarse varios de estos eventos
pero de diferente género.( cursos, jornadas, conferencias).

Sociales:

Los eventos sociales son aquellos con los cuales nos encontramos
asiduamente. Hay que tener en cuenta siempre las preguntas a formular:

Si el evento es religioso es fundamental conocer a qué tipo de religión se


refiere para no pasar papelones. En cambio si no interviene la iglesia y es
netamente social, lo importante a tener en cuenta es el agasajado, porque
debemos lograr que a la fecha programada para el evento, no ocurran
imprevistos y que el agasajado concurra a su fiesta lo más distinguido
posible y hacerlo brillar.

PASOS A SEGUIR AL REALIZAR UN EVENTO:

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1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha

un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas


dosis de estrés. Un evento sólo tiene sentido si está justificado. Debe
ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al
lugar convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de
repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de
posibilidades que nos ofrece un evento.

2. Definir los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un

evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr. Debemos hacerlo


de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil. Cuanto más
sepa usted acerca de qué quiere obtener con su evento, más sencillo
será lograrlo. ¿Está buscando educar a sus asistentes, establecer una
red de contactos, intercambiar información o venderles un producto?

3. Luego, habrá que evaluar qué tipo de evento podrá satisfacer


esa necesidad.

4. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El


concepto elegido será la tarjeta de presentación de
nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el
cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los
valores o adjetivos que, en definitiva, queremos
transmitir de nuestra compañía. Debemos asegurarnos de que nuestro
evento transmita los valores que queremos asociar a nuestra marca. Si
alguno de éstos gestos no está en línea, no comunicaremos con

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claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento en la mente de
nuestros clientes actuales y potenciales.

5. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo


en un evento depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el
mango, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las
decisiones y destina los recursos. Debemos orientar nuestro trabajo y
recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes
compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.

6. Considerar al público como el elemento más valioso del


evento. Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados
porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso. Si no
asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido.
Si aunque asiste, lo descuidamos y no conseguimos que se marche
satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros
intereses. Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable
del bienestar de los invitados. Son clientes
actuales o en potencia, ante todo personas.

Qué detalles considera usted que pueden parecer


insignificantes pero que pueden convertirse en
fundamentales ya que pueden conseguir que los
invitados se queden o que provoquen que se
marchen?
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7. Un espacio en común. Hay que elegir el lugar dónde encontrarnos


con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que
adecuarse al concepto elegido. Tiene que permitirnos una perfecta
habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de
las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al
anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura.

Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda
salir mal. Hay que planear cómo se usará el espacio. La naturaleza del
evento y el número de participantes determinara cómo organizar el
salón. Hay que tener en cuenta aspectos como número de expositores,
metodología del evento. Se debe determinar qué aspectos son
importantes a la hora de elegir el sitio donde se realizará el evento:

• Localización, número de asistentes,


costo, comodidad o aspectos
técnico. Se deben visitar
personalmente los sitios antes de
tomar la decisión.

8. Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado


nuestro evento.

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9. Conocer el presupuesto del que disponemos para su
realización, Se debe contar al menos con 3 presupuestos para poder
comparar.

Qué hay que tomar en


cuenta?

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Lo importante de un presupuesto no es tener en cuenta todos los detalles


sino apegarse a él. Si espera que el evento se pague a sí mismo o
produzca un beneficio. Estudie cifras de eventos similares y haga una
proyección realista.

10. Estudiar las debilidades y las fortalezas del evento. Debemos

procurar reducir las debilidades y aumentar las fortalezas.

11. Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que

componen nuestro grupo de trabajo.

12. Hay que ser creativos. El evento debe ser original,

pero sobre todo crear un entorno y una experiencia


coherentes y que consigan los objetivos de
comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la

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experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos
adaptándolo a nuestra empresa y su sector.

13. Planificar y definir el programa del evento, el cómo darle ritmo y

asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y


atractiva.

14. Seleccionar proveedores. Qué tipos de proveedores buscamos, sus

características, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y


coordinarlos para una máxima calidad de trabajo para evitar riesgos.
(Estilistas, maquilladores, asesores de vestuario…)

15. Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad

debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda.


Debemos valernos de todos los medios que podamos.

CUÁLES MEDIOS POR EJEMPLO?

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16. Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un

solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas.

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17. Coordinar actividades. El gran día, tenemos una gran cantidad de
actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar
preparados con el plan a la mano para no olvidarnos de los detalles de
las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la
coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se
celebre con éxito.

18. Fije la fecha. Dependiendo del propósito

del evento, existen numerosos factores a


considerar, (época mas conveniente para
los asistentes, disponibilidad de los
oradores, tarifas hoteleras, temporadas,
clima) ser flexible con la fecha del acontecimiento puede ayudar a
reducir tarifas del sitio y otros costos.

19. Considere ayudas audiovisuales. Si tiene oradores invitados,


conozca sus requerimientos en cuanto a ayudas audiovisuales, si tiene
varias sesiones al tiempo, necesita un técnico rotando por cada dos o
tres salones, y adicionalmente uno asignado para el evento principal.
Es una ventaja contar con equipos de respaldo.

20. Seleccione la comida y las bebidas teniendo en cuenta las

necesidades de los participantes. Este siempre es un punto crítico


en la organización de un evento, compare las ventajas económicas y
logísticas, entre un buffet o un servicio regular.

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Normalmente contratar el servicio de alimentos con alguien diferente
al del lugar del evento, es más económico, pero también más riesgoso.
Si va a incluir alimentación asegúrese de que la comida sea buena y
servida en cantidades adecuadas. Usted no querrá que sus invitados
pasen hambre durante su evento o anden por todo el lugar buscando
refrigerios para compensar las escasas comidas.

Sin embargo, tampoco deberá saciar mucho a sus asistentes, porque


se arriesgará a que se queden dormidos durante el desarrollo del
evento!

Básicamente debe recurrir a su


sentido común. Visite los posibles
lugares con anticipación y piense...
me gustaría pasar varias horas en
este lugar? Estaría dispuesto a
pagar x cantidad de dinero por estar aquí? Confíe en sus instintos y si
algo le dice que el lugar no es el correcto, tómese el tiempo y siga
buscando.

21. Facilite el registro de su evento. Diseñe un registro ágil y sencillo,

así sus asistentes no se perderán el inicio del evento. Disponga una


persona como referencia, para que ubique a las personas en la línea
correcta y responda las preguntas frecuentes. Trate de tener varios
puntos de atención.

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22. Haga que sus patrocinadores y oradores se sientan cómodos y

bien atendidos. Recíbalos como se merecen, ubíquelos y pregúnteles


lo que necesitan para estar cómodos. Ubique un lugar especial para los
oradores donde se puedan preparar, tomar café o interactuar con otros
oradores.

23. Análisis post-evento. El trabajo no termia con el evento, ahora nos

toca medir los resultados. Si los resultados han sido establecidos de


antemano, podremos valorarlos y
compartirlos con el resto de la empresa.
Identifiquemos cuántos negocios se han
realizado (contratos cerrados, contratos a
palabra, etc.), medir cuánto tiempo ha
dedicado cada medio de comunicación a
nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardemos estos
resultados para comparar con el siguiente evento y así poder
PAUTAS:
establecer mejoras y evoluciones, sobre LOS
todo si el evento es repetitivo.
TIEMPOS

Dependiendo de la magnitud del evento en esta etapa nos referimos a


determinar con la debida anticipación toda la organización del evento,
decir, actividades ANTES, DURANTE y POSTERIORES al evento.

ANTES DEL EVENTO

Pre-evento: 1 a 2 años antes:


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• Lugar: primer plano, gestión de permisos, personal de seguridad.
Estacionamientos, seguros, limpieza.
• Organización de transporte, hospedajes y de prensa.
• Gastronomía, concurso de proveedores.
• Elementos promocionales, presentes.-
• Vestimenta, por sector y función.
• Papelería e impresos.

• Capacitación de personal, asignación de tareas.


• Lista de potenciales invitados.

3 a 6 meses, antes:

• contratación de audio e imagen.


• Reconfirmación de potenciales invitados.
• Reconfirmación de gastronomía.
• Ajuste de información de transporte y hospedaje si
fuera necesario.
• Cierre de permisos.
• Definición de fecha y hora.
• Capacitación definitiva del personal interviniente.

1 mes antes:

• Revisión general del evento


• Últimos ajustes.
• Definición y confirmación de invitados.

48-24 horas antes:

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• Armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.)
• Pruebas de sonido e imagen.
• Revisión de planos.
• Chequeo de servicios
• Recepción de mercadería.
• Lista definitiva de invitados.

12 horas antes.

• Chequeo general de actividades en tiempo y forma.


• Comienzo del evento y análisis de primeros movimientos.
• Activación y solución de posibles inconvenientes.

DURANTE EL EVENTO

En esta etapa la reunión ya está en pleno funcionamiento sólo se


chequeará lo programado y que cada función se esté cumpliendo como
se planificó.

• Se recorrerá cada mesa, fila o stand.


• Se chequeará iluminación, audio y su nivel
de llegada.
• Mercadería en estado y tiempo.
• Seguridad, limpieza, asistencia y
movimiento de presentes.
• Cierre del evento, despedida de
participantes.

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• Entrega de presentes o recuerdos.
• Desarmado de distintos ámbitos.
• Sumario de actividades y resultados.

POSTERIOR AL EVENTO

Es importante tener una base de datos con los siguientes puntos:

• Evaluación del evento.


• Aceptación operativa, críticas, quejas y sugerencias.
• Análisis y correcciones del evento.
• Seguimiento del evento, base de datos de participantes.
• Programa anual de contactos., análisis y contactos con potenciales
mercados.

EL ANFITRION EN UN EVENTO…

Como se ha aprendido en el módulo de Imagen Personal y Protocolo;


contamos con todos los medios para organizar una reunión, pero también
es importante comportarse como un buen anfitrión, ya sea que nosotros
organicemos o que contratemos a alguien para hacerlo, que en este caso
podremos supervisar.-

Basémonos en reglas simples de cortesía a la hora de recibir, presentar,


abrir una conversación e incluso ofrecer una bebida. En reuniones

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pequeñas es normal que los anfitriones se encarguen de multitud de
detalles, desde recoger los abrigos hasta servir una copa.

El anfitrión es aquella persona que tiene invitados a su cargo, el que


recibe y se encarga de atender a los mismos. Saber atenderlos es la clave
de éxito en cualquier ámbito de nuestra vida social, laboral e incluso
familiar.
¿Qué tan pronto se deben empezar a enviar las invitaciones para un
evento?

En cuanto sea posible empiece a enviar las invitaciones para


su evento. En general, la organización de eventos debe
considerar al menos dos meses para empezar a enviar la
primera comunicación formal si su audiencia es local, y hasta seis meses
o más si la organización de su evento pretende reunir un grupo
internacional.

Para romper el hielo empiece a contarle a todos sobre su evento tan


pronto como sea posible; incluso si lo hace informalmente -- para que
pueda empezar a captar el interés de la gente y lograr que deseen recibir
más información. No tener la fecha definitiva no es excusa para
aprovechar las redes sociales. Prepare algunos materiales atractivos y
genere expectativa.

Como poralejemplo
Únete club…. qué tipo de
Al Club de materiales?
CDPAC!! 22
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Cuando la organización de su evento involucre viajes internacionales,


usted debe definitivamente pensar en enviar sus invitaciones con mucha
anticipación. Es poco probable que la gente deje todo de lado para viajar
alrededor del mundo con apenas unas pocas semanas de aviso. Para
eventos internacionales usted debe avisar con al menos 4 meses de
anticipación para que la audiencia se decida y se
prepare. Seis meses o más no debería
considerarse como demasiado tiempo.

También cuando su evento requiera la inversión


económica de los participantes, usted debe
brindarles suficiente tiempo para asignar los fondos o para
solicitarlos a diferentes personas o departamentos en sus organizaciones.
Así que 4 a seis meses también se considera una buena pauta.

Otro aspecto importante a considerar es cuánto tiempo espera que la


audiencia dedique a su evento. Será más fácil que la gente encuentre el
tiempo para asistir a una conferencia o taller de 5-8pm, que para
registrarse en un campamento de entrenamiento de una semana.

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Así que, nuevamente, permita al menos 4 meses para que la gente


acomode su agenda.

Eventos en casa…

DÒNDE RECIBIR A LOS INVITADOS?

Al aire libre

Es común que las viviendas sean


pequeñas y se cuente con un
espacio en el exterior para tener
en cuenta, de esa manera se
puede organizar un asado,
merienda, e incluso una cena a la
luz de la luna. Eso sí, es
importante tomar en cuenta a los
vecinos para evitar inconvenientes.

Debemos poner el jardín muy cómodo, aunque contemos sólo con algunas
especies de flores en macetas. El cuidado que se debe tener es que hay
que retirar cualquier objeto que pudiera molestar (bicicletas, juguetes,
cortadora de grama)

Si no son muchos los invitados, podemos organizar la mesa con todos los
detalles como si el encuentro fuera en el interior. En cambio si son
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muchos, la mejor opción es organizar la comida tipo buffet, es decir
colocar todo sobre la mesa y cada quien se sirve.

Tener en cuenta:

• Aunque están permitidos elementos descartables, se sugiere la


vajilla y cristalería, causan mejor efecto entre los invitados. No hace
falta que sea de calidad, sino que podemos utilizar esa vajilla de
diario, que puede ser con dibujos o motivos coloristas que es
estupenda para este tipo de reuniones.

• Si la reunión es de día y muy soleado, podemos optar por algún tipo


de sombrilla o toldos para que nos evite los rayos directos del sol.

Cómo puedo motivar a la gente para


que asistan a un evento?

La publicidad es definitivamente, la mejor manera de atraer prospectos,


ya sea a nivel interno o entre el público en general. Por este motivo, en su
organización de eventos debe brindar suficiente anticipación para
aumentar las probabilidades de llenar los cupos disponibles.

Durante su organización de eventos hay cosas que puede combinar con


su publicidad para motivar a los prospectos a comprometerse con su
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evento. Por ejemplo, puede establecer una fecha límite para el
registro, y puede ofrecer un descuento para los registros recibidos en o
antes de cierta fecha.

También puede ofrecer regalos a quienes se registren temprano, como


bonificaciones, certificados de regalo, descuentos de empresas asociadas,
libros, etc.

ALGUNOS METODOS FACILES


PARA PROMOVER SU EVENTO

La clave en la organización de eventos, es convencer a otros de que le


hagan publicidad.

Si usted logra que otros hablen sobre su evento, definitivamente


economizará dinero en mercadeo y esto redundará en beneficio de su
organización de eventos

Así que, adelante y busque personas que ya estén relacionados con su


lista de invitados. Solicíteles su patrocinio en su evento a cambio de
publicidad, mercancía, un porcentaje de la inscripción, un descuento para

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sus clientes o tal vez solo la excusa de mantenerse en contacto con su
lista de correos.

Ofrezca a los asistentes un formulario de retroalimentación para devolver


al final del evento. De esta manera no solo puede conocer lo que ha sido
bueno o malo en su evento, sino que también puede pedir comentarios o
incluso recomendaciones.

Qué tan frecuentemente debe contactar a los


invitados?

¡Tan frecuentemente como lo permita su presupuesto! Afortunadamente,


hoy en día hay muchas maneras rentables de anunciar cualquier
cosa. Internet es definitivamente una excelente herramienta para
informar a otros sobre su evento.

Primero que nada, necesitará una lista de correos... ¡y una buena!


Comprar una lista de correos es una gran decisión que debe enfrentar con
cautela. Muchas empresas tratarán de convencerle de que tienen la lista
de correos que usted necesita, cuando en realidad lo único que tienen es
una lista al azar de e-mails sin ninguna idea del perfil de los destinatarios.

Cómo puedo asegurarme de que todos


asistan?

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Usted puede estar casi seguro que algunas de las personas que se
inscriben en su evento, o incluso personas que han pagado, faltarán el
día del evento (no crea que esto es un error en su organización de
eventos).

¿Por qué? Bueno, a usted se le ocurren probablemente cien razones, y


puede haber más. Enfermedad, un viaje de último momento, problemas
personales, un carro que no arranca, un niño o cónyuge enfermo, etc.

Muchos de estos motivos están fuera de nuestro control durante la


organización del evento, sin embargo, hay unos cuantos motivos que
usted puede ayudar a prevenir con un poco de organización adicional.
Tal es el caso de los participantes que simplemente olvidan asistir a su
evento, se sienten cansados o desmotivados en el último momento o se
complican con tareas de última hora en el hogar o la oficina.

¿Cómo puede usted asegurarse de que este grupo de participantes llegue


a su evento? Bueno, es muy fácil... siga recordándoles.

No tema convertirse en una molestia con sus recordatorios. Pero utilice un


poco de imaginación y creatividad para evitar ser repetitivo o aburrido.

Sus recordatorios deben ofrecer algo interesante que motive a los


invitados a leer sus mensajes. Tal vez puede ir revelando poco a poco

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información clave o secretos que serán tratados durante el evento. Esto
puede servirle no solo como recordatorio para quienes pudieran olvidar el
evento, sino también a mantener a todos motivados y esperando con
ansias.

CONCLUSION

¿Cómo organizar un evento exitoso?

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Contamos con herramientas que integran el tablero de comando para la
toma de decisiones, permitiendo incrementar la certidumbre y de esta
manera flexibilizar y corregir la organización de una reunión. Si se
practican de manera habitual y permanente, se convertirán en un
beneficio, con satisfacción en lo personal o de una rentabilidad adicional si
se realiza en el campo empresarial.

En síntesis, si se desea un evento exitoso, donde se podrá transmitir la


idea a que originó esta reunión, hay que tener los elementos planteados
anteriormente y llevarlos a la práctica cuantas veces sea necesario hasta
lograr un mecanismo de respuesta inmediata.

Recordemos:

• Planeamiento: proceso técnico administrativo donde se determina el


futuro deseado.
• Programación: la base es un cronograma de tiempo y tarea por
ejecutar.
• Presupuestar: antecedentes sobre la comparación de precios y las
alternativas de acuerdo al planeamiento establecido.
• Anteproyecto. documento donde se materializan inicialmente las
ideas sobre la reunión por realizarse.
• Proyecto: documento formal, autorizado por autoridades
competentes donde se establecen las acciones el objetivo primordial
de la reunión.
• Tiempo de preparación: período que transcurre entre la decisión de
realizar una reunión hasta el inicio.
• Tiempo de ejecución: es aquél que transcurre durante el propio acto
según el plan aprobado.

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Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II
• Tiempo de finalización: período posterior a la reunión, donde se
recolecta la información para posterior análisis.-
• Informe de resultados: Informe que se confecciona al final de la
reunión donde se indica expresamente los resultados para
mejorarlos y/o perfeccionarlos para el próximo evento

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