ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS
Marcela Suárez  Silvia Robayo  Daniela Portillo
 ¿Que es un evento?
 Acontecimiento programado que responde
a una finalidad especifica.

 Los eventos responden a situaciones de

grupo y se realizan en espacios y tiempos
determinados. Tienen objetivos pre-
fijados, cuidadosamente desarrollados y
seguidos a conciencia durante todas las
etapas de su planificación
 ¿Como se hace un evento?
1. Definir el objetivo y el nombre del evento
2. Nombrar comité organizador

3. Seleccionar la fecha

4. Determinar el tipo y el numero de asistentes al evento

5. Seleccionar el lugar o lugares de realización

6. Elaborar cronograma de actividades

7. Estimación de recursos

8. Elaborar presupuesto y determinar fuentes de

financiamiento
9. Promoción del evento

10. Diseño y elaboración de impresos

11. Selección y capacitación del personal

12. Adquisición o contratación de materiales equipos y servicios

 Comités de eventos
Coordinador general
• Es el responsable general del desarrollo

del evento

Comisiones de trabajo
• Equipos de personas que contribuyen a

cumplir los pasos del evento

sistematizadamente
 Comités de eventos
Comisión de logística
• Se encarga de todas aquellas actividades

inherentes al apoyo que operativisa y hace posible

la ejecución del evento

Comisión tecnico-academica
• Entre sus funciones se puede mencionar:

• Elaborar las normas para la presentación de

trabajos en el evento y seleccionarlos en función de

estas
• Determinar la metodología del trabajo, etc.
 Comités de eventos
Comisión de promoción, relaciones
publicas y protocolo
• Atiende las actividades que abarcan la

promoción y la difusión del evento

Comisión de festejos y recreación

• Planifica y coordina lo relativo a la

celebración de cocteles y fiestas

 Tipos de eventos
De acuerdo con la naturaleza del evento
• Culturales
• Sociales
• Comerciales
• Deportivos
• Educativos
• Tecnológicos
• Políticos
• Científicos
• recreativos
 Tipos de eventos
De acuerdo con el grado de exclusividad del
evento
• Públicos
• Privados

De acuerdo con el alcance o magnitud del evento

• Mundial
• Internacional
• Nacional
• Regional
• Local
Tips que se deben tener en cuenta a
la hora de organizar un evento
• Innova, sé creativo, piensa de forma diferente.
Puesto que la mayoría de tu público ya habrá
asistido a docenas de conferencias y eventos,
procura que el tuyo sea memorable.

• Conoce a tu público y adapta el mensaje y los

contenidos del evento a él. Las personas que
asisten a tu evento son tus clientes, así que
debes esforzarte por conocerles bien a fin de
poder ofrecerles una experiencia que satisfaga
sus expectativas
• Establece metas y métodos claros para
medir el éxito y el retorno sobre la
inversión (ROI) .

• Aprovecha el poder de los medios

sociales a fin de promocionar el evento
antes de su celebración y para prolongar
su vida después.