Con OUTLOOK

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Gestión de
Calendario y
tareas
a. GESTIÓN DE CALENDARIOS
Calendario.- Es el componente de
calendario y programación de Outlook que
está totalmente integrado con el correo
electrónico, los contactos y otras
características.
• Al igual que en un bloc de notas,
puedes hacer clic en cualquier franja
horaria del Outlook calendario y
empezar a escribir.
• Mediante el uso del calendario puedes
crear citas y eventos, organizar
reuniones, ver programaciones de
grupo y mucho más.

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¿Qué actividades puedo realizar con el Calendario?
Actividad Descripción
Crear citas y eventos      Haz clic en cualquier franja horaria en el Outlook calendario y empieza a escribir para crear una cita o evento.
Puedes optar por que un sonido o mensaje te recuerde las citas, reuniones y eventos.
Puedes colorear los elementos para su identificación rápida.
Organizar reuniones Selecciona una hora en el calendario, crea una convocatoria de reunión y selecciona las personas a las que deseas
invitar.
Outlook te ayuda a encontrar la hora en la que todos los involucrados se encuentran disponibles.
Al enviar la convocatoria de reunión por correo electrónico, los invitados reciben la solicitud en su bandeja de
entrada. Cuando los invitados abren la solicitud, pueden aceptar, aceptar provisionalmente o rechazar la reunión
haciendo clic en un solo botón. Si tu solicitud entra en conflicto con un elemento del calendario de los invitados,
Outlook te mostrará una notificación. Si como organizador de la reunión lo permites, los invitados pueden proponer
una hora de reunión alternativa. Como organizador también puedes realizar un seguimiento de quién acepta o
rechaza la solicitud o quién propone otra hora para la reunión abriendo la solicitud.
Ver programaciones de grupo  Puedes crear calendarios que muestren las programaciones de un grupo de personas o recursos. Por ejemplo,
puedes ver las programaciones de todas las personas de su departamento o de todos los recursos, como salas de
conferencias, en su edificio. Esto te ayudará a programar reuniones rápidamente.
Ver calendarios en paralelo  Puedes ver varios calendarios en paralelo que haya creado y también calendarios compartidos por otros usuarios
de Outlook. Por ejemplo, puedes crear un calendario independiente para tus citas personales y ver el calendario
laboral y el trabajo en paralelo.
También puedes copiar o mover citas entre los calendarios que se muestran. Usa el panel de navegación para
compartir rápidamente tu calendario y abrir otros calendarios compartidos. Según los permisos que haya otorgado
el propietario de un calendario, puedes crear citas en los calendarios compartidos.
Administrar el calendario de otro usuario    Con la característica de acceso delegado, una persona puede usar su propia copia de Outlook para administrar
fácilmente el calendario de otra persona. Por ejemplo, un auxiliar administrativo puede administrar el calendario de
un administrador. Cuando el administrador designa el ayudante como delegado, el asistente puede crear, mover o
eliminar citas y puede organizar reuniones en el nombre del administrador.
Gestionando mi Calendario
Para que puedas organizar tu propio calendario y tener de un solo golpe de vista
todo lo que tienes planificado en el día o la semana, los pasos a seguir son los
siguientes:

• Asegúrate de tener en tu calendario todas tus reuniones sistemáticas y

asígnales una categoría.
• Asegúrate de tener un tiempo marcado fijo al día para revisar tu bandeja de
entrada, como dijimos anteriormente idealmente 3 veces al día: Al inicio del día,
a medio día y al finalizar el día. Coloca a esa actividad una categoría, podría ser
GTD.
• Marca en tu agenda a priori, también tus horarios de almuerzo y/ descanso para
asegurarte de tener una rutina y un orden. Coloca esas actividades también
dentro de una categoría, podría ser Almuerzo.
• Otra buena practica es reservar tiempo en tu agenda para trabajar solo y poder
concentrarte, esa reserva de tiempo la puedes hacer de manera mensual,
semanal o diaria. No olvides hacerlo y clasificar también esas actividades.
• Es muy útil marcar en tu agenda también eventos importantes como Feriados,
Cumpleaños, Vacaciones, Cursos y otros, no solamente tuyos sino también de
tu equipo o de gente que es importante.

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Ejemplo de una semana de Calendario

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b. GESTIÓN DE TAREAS
Tareas.-
• Selecciona la opción de Tareas, donde
podrás visualizar las mismas en distintas
vistas, que pueden ser: vista sencilla,
detallada, prioritarias, asignadas,
completadas, vencidas, etc.
• Haz clic en la tarea que desees hacer el
seguimiento correspondiente y podrás
ver el detalle.
• En la parte inferior del calendario,
también puedes visualizar las tareas
correspondientes al día, semana, etc. (de
acuerdo a como está configurado tu
calendario).

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Crear Tarea
Crear una tarea
1.Seleccione Tareas en el iniciador de aplicaciones.
2.Elija Nueva.

1.Escribe el asunto, la fecha de vencimiento y si quieres, una

nota sobre la tarea.
2.Elige Mostrar más detalles para escribir información
relacionada, como Fecha de inicio, Fecha de
finalización y Estado. Para realizar un seguimiento del progreso
de la tarea, como el % completado o las horas trabajadas.
3.Para adjuntar un archivo a la tarea, haz clic en Adjuntar.
4.Usa el comando Acceso para asignar un acceso a una tarea.
Los accesos son íconos que se pueden aplicar a las tareas como
indicaciones visuales que le ayudarán a identificar rápidamente
tipos específicos de tareas.
5.Selecciona Guardar.

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Editar una Tarea
• Selecciona Tareas en el iniciador de aplicaciones.
• Selecciona la tarea que deseas modificar y elige Editar en el panel de tareas.
• Realiza las modificaciones a la tarea y elige Guardar.

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Clasificar una Tarea

1.Selecciona Tareas en el iniciador de aplicaciones.

2.Selecciona la tarea que deseas clasificar de la lista tareas, seleccione categorías y a continuación, selecciona la
categoría. Por ejemplo, selecciona la Categoría amarilla (o el nombre que le hayas asignado a dicha categoría) .

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Ordenar Tareas

1.Selecciona ”Tareas” en el iniciador de aplicaciones.

2.Selecciona el menú, filtro y elige cómo deseas ordenar las
tareas en la lista tareas.
Por ejemplo, en la siguiente imagen, las tareas se ordenan por
estado (Activas), por fecha de vencimiento y con las tareas más
antiguas en la parte superior. Puede ordenar
por Activas, Vencidas o Completadas.

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Ejemplo de la Vista de Calendario y Tareas

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¿Te gustó lo aprendido?
En este tutorial te enseñamos como puedes utilizar el método
Getting Things Done en tu correo de Outlook. A través de 2 tipos
de gestiones:
-De la Bandeja de Entrada
-Del Calendario y las tareas

Donde cada gestión contempla diferentes soluciones

para ayudarte a mejorar tu organización y con ello tu
productividad.

Anímate a aplicarlas las que más te

gusten y se acomoden a tu día a día o
impleméntalas todas. Verás resultados
rápidos que te encantarán.

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GRACIAS