ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Qué significa administrar el tiempo

La administración del tiempo es el proceso que utilizas para maximizar la
productividad en tu vida laboral al establecer metas, organizar tu espacio de
trabajo y planificar cómo dividir tu tiempo en bloques significativos que dan como
resultado una reducción del estrés y un mayor rendimiento de tu parte.

Las personas con buenas habilidades para administrar el tiempo entienden cómo
priorizar las tareas, evitan los retrasos y disfrutan de un equilibrio entre el trabajo y
la vida.

Beneficios de la gestión del tiempo

Hay muchas ventajas asociadas con una buena gestión del tiempo, ya que puede
beneficiarte de las siguientes maneras:

 Tienes más tiempo para administrar tu negocio.

 Alivia el estrés ocasionado por los retrasos y aplazamientos.
 Incrementa tu habilidad para alcanzar metas.
 Aumenta tu prestigio profesional.
 Te permite mayores oportunidades de crecimiento profesional.
 Aumenta tu productividad.
 Mejor calidad de vida con más tiempo libre.

Consejos para una buena gestión del tiempo

Aprender a administrar tu tiempo de manera efectiva es un proceso. A
continuación, te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a desarrollar esta
valiosa habilidad:

Analiza tu tiempo

El seguimiento de tus tareas y tomar nota de cuánto tiempo le dedicas a proyectos

particulares, te ayuda a planificar tu horario. Llenar un calendario o un cronograma
se convierte en una tarea menos ardua, cuando te percatas de cuánto tiempo
requieres realmente para completar proyectos individuales.

Establece límites de tiempo para cada una de tus tareas

Es fácil impedir que las tareas tomen más tiempo del necesario. Si estableces una
cantidad de tiempo específico para una tarea, esto te ayudará a mantenerte
 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

concentrado y evitarás el aplazamiento. Es una buena idea incluir un margen de

tiempo para cada tarea, en caso de que demoren más de lo estimado para que no
uses el tiempo reservado para la siguiente.

Haz una lista de tareas más pequeñas

Cuando tengas un proyecto grande que realizar, es posible que, para completarlo,
necesites realizar varias tareas asociadas más pequeñas. Si subdivides las tareas
más grandes en tareas más pequeñas y más alcanzables, podrás ver el progreso
de tu trabajo.

Repasa tu plan semanal un domingo

Tómate un tiempo antes del comienzo de la semana laboral para repasar tus
objetivos de trabajo, enfocarte y aclarar lo que está por venir. Debes recordar que
tu tiempo y energía disponibles cambian todos los días y, de esta manera, lograrás
hacer más cosas si incorporas estos factores en el plan.

Haz planes avanzados

La planificación te ayuda a contabilizar cualquier evento imprevisto que pueda

ocurrir. Es una buena idea hacer planes para el día siguiente, ya sea la noche
anterior o a primera hora de la mañana.

Prioriza lo más importante

Debes intentar completar tus tareas más desafiantes antes que otras menos
importante. Así evitarás pasar el día preocupándote por la tarea principal, si la
culminas primero.

Siempre es posible delegar

Según tu situación y liderazgo, podrías hacer un mejor uso de tu tiempo y delegar

a otra persona ciertas tareas. Si puedes delegar tareas más pequeñas o más
simples, tendrás más tiempo para concentrarte en tareas más importantes.

Deshacerte de las distracciones

Cuando divides tu atención entre dos o más tareas, no estás utilizando tu tiempo
de manera eficaz. Un ejemplo de esto es cuando escribes un informe, pero te
distraes revisando los correos electrónicos. Cuando elimines las distracciones y
concentres tu mente, serás mucho más productivo. Es posible que debas cambiar
tu entorno de trabajo para evitar actividades que desvíen tu atención.

Altera tu horario normal

 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Te asombrarás que puedes trabajar de manera más eficiente si cambias tu horario

diario. Podrías despertarte 30 minutos antes para descubrir que ganas 90 minutos
adicionales debido a una reducción del tránsito vehicular o porque, al haber menos
personas en la oficina, significa menos distracción.

Considera un margen de tiempo en tu horario

Es contraproducente incluir demasiadas actividades en tu horario. Debes darte

tiempo para pensar y relajarte. Cuando planifiques tu horario, debes incluir un
margen de tiempo adicional para cada una de las tareas. Esto te ayuda si la tarea
toma más tiempo del esperado y también te da espacio para concentrarte en la
próxima actividad. Te mantendrás motivado y relajado si tomas tiempo para los
descansos y para dejar tu escritorio.

Organiza tu espacio de trabajo

Es algo frustrante y una pérdida de tiempo cuando no puedes encontrar un artículo

que necesitas usar. También puede costar más dinero cuando necesites
reponerlo. Esto significa que es una sabia inversión de tu tiempo organizar tu lugar
de trabajo. Debes decidir un lugar específico para cada artículo y crear un sistema
de archivo de documentos. Asegúrate de devolver al lugar correcto los artículos o
documentos usados. Tómate un tiempo al final de cada día laboral para
reorganizar tu escritorio.

Utiliza un calendario electrónico

Aunque puedes llevar un diario de papel tradicional, descubrirás que un calendario

electrónico es mucho más práctico de usar. Es fácil programar reuniones y citas y
configurar alarmas para recordarte que tienes tareas que hacer o reuniones a las
que asistir.

Reúne las tareas similares

Reunir tareas similares significa que trabajar de manera más eficaz. Debes
intentar leer todos tus correos electrónicos en un bloque de tiempo o hacer
llamadas telefónicas a una hora específica.

No todo tiene que ser perfecto

 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Al tratar de perfeccionar un proyecto, puedes perder mucho tiempo. Es importante

hacer tu trabajo lo mejor que puedas, pero acepta que la perfección a veces se
dificulta en el tiempo asignado.

Aprende a decir que no

Si siempre tratas de complacer a todos y aceptar todas las tareas y decir que sí,
puedes terminar abrumado. Esto, a su vez, significa que no puedes trabajar con la
misma eficacia porque no tienes suficiente tiempo para hacer todo el trabajo que
aceptaste. Si ya tienes suficientes proyectos, necesitas aprender a decir que no
con el debido respeto.

Desarrolla buenos hábitos

Para tener un estilo de vida saludable y productivo, existen hábitos que debes
incluir en tu rutina diaria para ser una persona saludable como hacer ejercicio,
meditar y llevar una dieta saludable. Estar sano y tener buenos hábitos, te permite
administrar mejor tu tiempo tanto en tu vida personal como laboral.

Utiliza el tiempo de espera de forma productiva

Inevitablemente, emplearás tiempo al esperar por una cita o reunión, o mientras

viajas al trabajo. Aunque pueda parecerte una pérdida de tiempo, puedes
aprovecharlo y escuchar un podcast, leer un libro útil o recopilar una lista de ideas
para proyectos.

Trabajo remoto

Viajar al trabajo o a las reuniones puede tomar una parte considerable de tu

semana. Si es posible, podrías considerar hacer parte o todo tu trabajo desde
casa.

Piensa en la calidad, no en la cantidad

Asegúrate de que cada tarea que hagas cuente. Concéntrate en aportar valor con
cada tarea y trata de evitar pensar en términos de cantidades.

Ignora la necesidad de inspiración

A veces, puedes sentir que necesitas la inspiración para comenzar a trabajar.

Puede que te resulte difícil escribir o realizar tareas sin estar inspirado, pero en
ocasiones basta con prestar atención a lo que haces.
 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Concéntrate en los resultados

Cuando tengas una reunión programada, tómate un tiempo para concentrarte en

el objetivo fundamental. Mantenerte enfocado en este objetivo al comenzar la
reunión te permitirá ahorrar tiempo y volver al trabajo.

Actualiza tu lista de tareas completadas

Es importante mantener una lista de las tareas y proyectos que has completado
con notas sobre cuánto tiempo te llevaron. Tus logros mantendrán tu mente en
actitud positiva y los tiempos te ayudarán a planificar las tareas futuras.

Evita la multitarea

Concéntrate en una tarea a la vez y evita la multitarea, si quieres ser lo más

productivo posible.

No olvides el objetivo general

Es fácil olvidar hacia dónde deberías dirigir tu proyecto cuando te concentras en

pequeños bloques de trabajo. Revisa con frecuencia el objetivo general del
proyecto o plan para mantenerte enfocado.

Organiza tu bandeja de entrada de correos electrónicos

Un sistema de correo electrónico organizado te ayuda a administrar tu bandeja de

entrada de manera eficaz.

 Aprovecha todas las funciones que ofrece tu proveedor de correo

electrónico.
 Filtra y etiqueta los correos electrónicos.
 Dirige los correos electrónicos entrantes no urgentes a diferentes
casillas para que puedas leerlos cuando tengas tiempo.
 Usa plantillas para enviar respuestas automáticas cuando
corresponda.