INTRODUCCIÓN.

En todas organización del mundo se realizan, frecuentemente

reuniones de trabajo, las cuales consumen tiempo de los participantes. Como
la sociedad se ha venido desenvolviéndose en el campo laboral para el
mejoramiento de la vida cotidiana del individuo. El cual a necesitado
desarrollarse en el trabajo y obtener recursos disponibles para su beneficio,
por esta razón es necesario considerar, los siguientes puntos, referentes al
tema, de tal forma que internamente se pueda mejorar la realización de las
mismas en términos de eficacia y eficiencia. En función de ello, un plan de
trabajo, todo plan es un conjunto sistemático de actividades que se lleva a
cabo para concretar una acción, de esta manera, el plan tiende a satisfacer
necesidades o resolver ciertos planes.

La estructura de la presente investigación esta conformado por los

siguientes contenidos, el plan de trabajo o agenda, características de los
tipos de reunión, la secuencia del contenido de la agenda, el manejo y
control de los asistente de una reunión y el conocimiento de una agenda
oculta, señalando su importancia.

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 PLAN DE TRABAJO.

Según www.wikipedia.com (octubre 2010) lo conceptualiza como “Un

plan de trabajo es una herramienta que permite ordenar y sistematizar
información relevante para realizar un trabajo”. Por esto, un plan de trabajo
tiene varios propósitos. Sin embargo, el principal se olvida con frecuencia,
que es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que
proporciona las condiciones para planificar el trabajo, y es la guía para llevar
a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. Esta especie de guía
propone una forma de interrelacionar los recursos humanos, financieros,
materiales y tecnológicos disponibles.
También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como
documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que
se olvide su propósito principal, algunos administradores lo ven como un
inconveniente necesario, en lugar de una útil herramienta para su propio
trabajo).

¿Plan de trabajo o propuesta?

El plan de trabajo es, en algunas cosas, muy similar a una propuesta. La

diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado, y
determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. Identifica
(como metas) los problemas a solucionar, los convierte en objetivos precisos
y verificables, indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar,
esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para
conseguir los objetivos y completar los resultados.
Así mismo, para conseguir los recursos, incluyendo la financiación
necesaria indicada en el presupuesto, el plan de trabajo sirve como
justificación para la concesión de fondos. Cuando se aprueba, el plan de
trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los

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objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos), y dentro o
fuera del grupo que lo implementa, para describir estos objetivos y
resultados, y justificar las acciones.

Estructura del plan de trabajo o Agenda.

La estructura y contenido de un plan de trabajo, describe lo que usted

debe incluir en su plan y cómo elaborarlo. Consta de las partes siguientes:

 Resumen o sumario ejecutivo

 Introducción y antecedentes (problemas)
 Metas y objetivos (resultados)
 Recursos e impedimentos (aportaciones)
 Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados)
 Apéndices (presupuesto, calendario y otros).

Un proyecto se realiza con facilidad si tiene un Plan de trabajo. Este

se concreta de varias maneras: por medio de un calendario de trabajo, por
medio de un cronograma o por medio de una ruta crítica. Para elaborar
cuales quiera de estas alternativas se debe resolver lo que sigue:
 Elabora una tabla con tres columnas escribiendo en ellas: Acciones,
Secuencia y Tiempo
 En la columna Acciones escribe las acciones en una secuencia
ascendente procurando el orden en que se deben realizar y
numerándolas progresivamente.
 En la segunda columna y delante de cada acción escribe el número de
las dos acciones siguientes que le deben de seguir en realización (se
descubrirá que algunas acciones pueden ser simultáneas).

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 En la tercera columna escribe el tiempo que durará cada acción para ser
realizada en su totalidad (emplea unidad de tiempo conveniente. días o
semanas).

Con datos obtenidos, se puede elaborar el calendario o cronograma de

trabajo señalando secuencia de las acciones, fecha de realización de
acuerdo a su duración y terminación.

Modelo de una Agenda de Trabajo

AGENDA DE TRABAJO
Horario Actividad
8:15
8:00 - Inscripción, saludo y bienvenida.
am.
8:45
8:15 - 1. Repaso de los contenidos de la sesión anterior
am.
9:00 2. Presentación de objetivos, contenidos y secuencia lógica de la sesión. Exposición de
8:45 -
am. expectativas.
-9:30
9:00 3. La educación: ¿por qué es necesario reflexionar sobre las prácticas pedagógicas?
am.
10:00 4. Modelando una práctica innovadora con la ayuda de los compañeros. Actividad
9:30
am. introductoria.
10:15
10:00 RECESO
am.
12:00
10:15 4. Modelando una práctica innovadora con la ayuda de los compañeros.
am.
1:00
12:00 RECESO
pm.
1:30
1:00 5. Dinámica de animación. De la Imagen a la Palabra
pm.
1:45
1:30 6. Recapitulación del trabajo de la mañana. Mi lección aprendida…
pm.
2:15
1:45 7. El origen de un Proyecto de Innovación Pedagógica.
pm.
3:50 8. Mi Proyecto de Innovación Pedagógica.
2:15
pm.
3:50 4:00
9. Evaluación de la jornada
pm.

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 Fecha de entrega del Plan de Trabajo.

El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o doce

meses. Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto, considerando
la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan. Uno de veinticuatro
meses sería demasiado largo, porque muchas condiciones cambian a lo
largo de un año, y al final de este año, los objetivos y prioridades pueden ser
diferentes. Debe seguir a las revisiones anuales.

Esto no es una regla obligatoria. Es innecesario decir que pueden darse

razones específicas por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más
largo que lo dicho. Por consiguiente, el plan de trabajo suele ser valido para
un determinado periodo de tiempo, de esta manera, las acciones que
propone deben desarrollarse en un cierto plazo y los objetivos tienen que ser
cumplido antes de una fecha limite. Al concluir un plan de trabajo, que puede
ser mensual, anual o el tiempo correspondiente, este puede ser por ejemplo
reemplazado por uno nuevo.

Elementos del Plan de Trabajo.

 Objetivos operativos: ¿Qué se quiere lograr?

 Sistema de Evaluación: ¿Qué estrategias desarrollaremos para evaluar
los resultados?
 Previsión de recursos: ¿Qué medios utilizaremos?
 Programación de actividades y proyectos específicos: ¿Qué acciones
nos permitirán lograr los objetivos y en que tiempo?
 Metas (Resultados): ¿Qué, cuando y con que calidad se quiere lograr?

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 CARACTERISTICAS DE LOS TIPOS DE REUNIÓN.

Tipos de Reuniones.

Los diferentes tipos de reuniones que se pueden dar son los siguientes:
 Informativa: Su fin es informar sobre algún tema en especial.
 Exploratoria: Para examinar o analizar un problema en términos de las
causas que lo generan.
 Solución de problemas: Convocada para dar respuesta inmediata a un
problema específico.
 Creativas: Utilizada para encontrar nuevas ideas, productos o servicios.
 Casual: Realizada generalmente entre jefes y empleados en forma
espontánea.
 De Capacitación: Realizada para dar o recibir algún entrenamiento
específico y con un objetivo determinado.

Características propias de los distintos tipos de reunión y la secuencia

del contenido de la agenda.

1. Reuniones para informar:

Tiene como objetivo enterar de algo a un grupo de personas para dar
a conocer una decisión tomada, responder a inquietudes recibidas de varias
fuentes cuya respuesta pudiera ser de interés común, dar instrucciones para
la realización de una tarea, combatir un rumor, informar nuevos
procedimientos, planteados en la agenda de trabajo.
2. Reuniones para debate público:
Tiene la característica de someter a discusión ante una masa
relativamente grande de personas, uno o varios asuntos para que se

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pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos y aplicar a todos
aquellos casos donde prima un enfoque parlamentario tales como congresos,
asambleas, plenos, claustros. También llevando un plan de trabajo para
conocer la secuencia de tal reunión.
3. Reuniones para informarse:
La principal característica es la de obtener información o ideas de un
grupo, buscar criterios sobre un proyecto o una decisión no aplicada aún,
captar estado de ánimo o sentimientos de un grupo, obtener un fondo amplio
de ideas con respecto a un asunto, hallar factores a tomar en cuenta para la
solución de un problema.
4. Reuniones para solucionar un problema:
Se realizan para analizar un problema en grupo hasta encontrar de
conjunto su solución, aplicando unas políticas, instrumentación de
decisiones, aumentos de productividad, medidas a tomar frente a
emergencias, elevación de la calidad de los servicios, selección entre
opciones y en general todos aquellos asuntos que su complejidad,
incertidumbre, posibles consecuencias, oposición o limitaciones, demandan
un estudio a fondo en colectivo.

MANEJO Y CONTROL DE LOS ASISTENTE DE LA REUNIÓN.

 Establecer claramente los objetivos.

 Jerarquizar los problemas de mayor a menor importancia.
 Tener una adecuada comunicación: Libertad de expresión de ideas,
escuchar con atención y evitar frases innecesarias.
 Atender y asimilar las propuestas de todos los miembros.
 Lograr un alto grado de interacción recíproca entre los asistentes.
 Que cada persona se autocontrole para conservar el orden en la reunión.

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 Hacer que todos los miembros participen activamente aportando ideas,
sugerencias y soluciones.
 Que las conclusiones de la reunión sean un producto de todo el grupo y
no solo de uno de sus miembros.
 Lograr un ambiente de respeto mutuo, confianza y ayuda recíproca.
 Analizar constantemente las formas en que está actuando el grupo,
criticando las fallas del equipo, no del individuo.
 Que los miembros se motiven y alienten unos a otros para que surja la
creatividad con nuevas ideas.
 Lograr que exista armonía y unión entre todos lo miembros

Secuencia Lógica de la sesión.

 Presentar los participantes.

 Darles confianza.
 Presentar el tema de la reunión.
 Fijar los objetivos de la reunión

Presentación de los participantes:

Es importante saber que es especializado, y de que es bueno que se
conozcan.
Darles confianza:
A través de la presentación se crea un clima de confianza. Para que se
encuentren bien los participantes y el animador se tiene que encontrar a
gusto. En un primer momento los participantes se sentirán ansiosos porque
se sienten observados por los otros. Hemos de tener en cuenta el tiempo.
Presentación del tema de reunión:
De que se habla, porque hablamos de este tema, porque les interesa hablar
de este tema, cuales son los problemas planteados.

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 Fijar los objetivos de la reunión:
Explicar el orden del día que tenemos, comentarlo. Establecer los objetivos
prioritarios y clarificarlos dentro del periodo de tiempo de la reunión, si hay
tiempo pasaremos a los objetivos secundarios y así sucesivamente.

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 CONCLUSIÓN.

Las reuniones se han convertido en una actividad diaria y creciente en el

trabajo de los profesionales de hoy en día. Sin embargo muchos líderes
empresariales no dan importancia a este tema y no tienen interés en
modificar sus hábitos improductivos. Por esta razón, realizando un plan de
trabajo como una herramienta necesaria para la planificación, ejecución,
implementación y supervisión de cualquier proyecto, o cualquier conjunto
ordenado de actividades, sea proyecto o programa. Se compone de una
exposición lógica que forma el texto, y de una serie de apéndices adjuntos
que apoyan la exposición lógica.

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