Planner

Funcionalidades y Configuración
Contenido
1. Colabore de forma organizada con Microsoft Planner ............................................................3
2. Inicio Rápido ..............................................................................................................................4

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1. Colabore de forma organizada con Microsoft Planner

Planner te brinda una solución completa para la gestión de tareas y trabajos. La herramienta, la
cual es parte del paquete de productividad de Office 365 (integrado con todas sus aplicaciones)
te permitirá:

• Organizar equipos de trabajo. A través de un tablero visualmente atractivo, podrás

organizar las tareas en grupos y categorizarlas en función de su estado.
• Trabajar en equipo sin esfuerzo. A través de My Tasks view, tendrás acceso a una lista
completa de todas tus tareas y el estado de todos tus planes. Ahí mismo podrás
monitorear en qué está trabajando cada miembro de tu equipo.
• Colaborar con tasks. Planner permite adjuntar archivos a tareas, trabajar en esos archivos
dentro de la aplicación e incluso tener conversaciones sin cambiar de una aplicación a
otra.
• Recibir notificaciones a tu e-mail. Cada vez que se te asigne una nueva tarea o seas
agregado a una conversación, recibirás una notificación en tu e-mail.

Además, con estas 4 nuevas funciones y características podrás obtener:

• Vista de programación. Te ayudará a cumplir con los plazos, planificar con anticipación y
comprender el estado de un proyecto con la capacidad de ver todas las tareas en un
planeador mensual y semanal. Conoce más información sobre esta función aquí.

• Filtros y opciones de grupo. Te brindará conocimientos más profundos sobre tus tareas.
Por ejemplo, podrás filtrar tus tareas por fecha de vencimiento para comprender mejor
los plazos aproximados, o usar función de Groups para ver las tareas que no se han
iniciado y así priorizar tu trabajo.

• Notificaciones de fecha de vencimiento. Con esta función recibirás una notificación por
e-mail la cual resumirá las tareas pendientes para las próximas semanas, y te mantendrá
al tanto de los entregables que se aproximan.

• Formato de iCalendar. Esta función te permitirá realizar mejores decisiones de

programación y administración de tiempo mediante la publicación de tareas en tu
calendario, así, nunca perderás la noción de las tareas actuales y futuras.

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Mantenerse siempre informado

Realice un seguimiento del progreso de su equipo y manténgase al día de su trabajo

desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

• Ver los gráficos de progreso de su plan

• Ver todas las tareas y planes
• Obtener correo electrónico acerca de las tareas y planes
• Elimina una tarea o un plan

2. Inicio Rápido
Cree un plan, forme un equipo, asigne tareas y actualice el estado en tan solo unos
sencillos pasos.
Paso 1: Iniciar sesión y crear un plan
Paso 2: Agregar tareas y proporcionarles fechas
Paso 3: Ordenar las tareas en segmentos
Paso 4: Agregar personas y asignarles tareas

3. Crear un plan en Microsoft Planner

Inicie sesión en Office365 y diríjase al iniciador de aplicaciones en la esquina superior

izquierda y seleccione la aplicación PLANNER

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 Para empezar

Seleccione un plan en Planes favoritos o en Todos los planes. O

1. Inicie un nuevo plan con Nuevo plan.

3.1 Nuevo plan, nuevo grupo

Al crear un plan, se crea un grupo de 365 de Office para apoyar el plan. Los grupos de
Office 365 le facilitan a usted y a las personas con las que trabaja compartir no sólo en
Planner, sino también en OneNote, Outlook, OneDrive y mucho más.

Para crear un nuevo plan y un grupo

1. Ponga nombre a su plan.

2. Elija si desea crear un grupo nuevo (siga estos pasos) o agregar su plan a un grupo
existente (consulte el siguiente conjunto de pasos).
3. Elija quién puede ver su plan.
4. Seleccione las opciones para agregar una descripción.
5. Seleccione crear plan.

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Nota: ¿Cuál es la diferencia entre "público" y "privado"? Los planes de públicos están visibles
todos los usuarios de la organización. Los planes privados solo están visibles para los usuarios
que ha agregado al plan. Cuando las personas de la organización buscan planes, solo aparecen
los planes públicos en los resultados de la búsqueda. Recuerde que cuando hace que un plan
sea público o privado, también hace que el grupo de Office 365 sea público o privado.

3.2 Agregar un plan a un grupo existente

También puede Agregar un plan a los mismos miembros, a la biblioteca de documentos y a

otras características de grupo que ya esté usando.

1. Asigne un nombre al plan y, a continuación, seleccione Agregar a un grupo existente

de Office 365.
2. En la página elegir un grupo, busque o seleccione un grupo de la lista.
3. Seleccione elegir Grupo.
4. Seleccione crear plan.

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¿Qué debo hacer después?

Una vez que haya empezado un plan, puede agregar tareas para enumerar el trabajo que
se necesita llevar a cabo.

4. Coautoría con Office Online

Almacenar archivos de Office en la biblioteca de documentos de SharePoint asociada a su

plan y haga clic en la vista previa para empezar a trabajar. Iniciar adjuntando el archivo a
una tarea.

4.1 Adjuntar archivos, fotos o vínculos a una tarea

En Planner, puede adjuntar archivos, fotos y vínculos directamente a las propias tareas,
consiguiendo que el plan esté basado en una ubicación central para que todo el mundo
pueda colaborar y realizar su trabajo.

Para ver una lista de todos los archivos o fotos que ha adjuntado a las tareas de Planner,
seleccione los tres puntos a la derecha del nombre del plan (... ) y, a continuación,

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elija archivos. Estos archivos se almacenan en la biblioteca de documentos de SharePoint
asociada a Office 365 grupo su plan de salud.

Nota: Si acaba de crear su plan, Planner puede todavía configurar biblioteca de documentos
de SharePoint de su plan. Si ve un mensaje sobre esto, debe esperar un poco antes de
adjuntar archivos.

Agregar datos adjuntos

Para adjuntar un archivo o un vínculo, seleccione la tarea para que muestre los detalles, haga
clic en Agregar datos adjuntos y, a continuación, elija archivo, vínculo o SharePoint.

• Archivo: cargar un documento o archivo desde el equipo local. Archivos que cargue se
almacenan en la biblioteca de documentos de SharePoint asociada a su plan.
• Vínculo: rellene una dirección URL y el texto que le gustaría que se muestran en Planner.
• SharePoint: elija previamente almacenados en la biblioteca de documentos de
SharePoint asociada a su plan de archivos.

La primera vez que adjuntar una foto, se convertirá automáticamente en vista previa de la
tarea. Si prefiere un documento como la imagen de vista previa de la tarea, haga clic
en Mostrar en la tarjeta para el documento. La vista previa de imagen se muestra en
el panel y ofrece una manera rápida de identificar la tarea y empezar a trabajar. ¿Desea
cambiar la imagen de vista previa de una tarea?

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Trabajar en el archivo adjunto

Después de asociar un archivo de Office, puede hacer clic en el vínculo del archivo que se
muestra en la tarjeta para abrirlo en Office para la Web.

Con la coautoría en tiempo real en Office para la Web, puede realizar cambios al mismo
tiempo que sus compañeros sin preocuparse por perder el trabajo.

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Si desea trabajar en un archivo de Office que no está usando como vista
previa, seleccione la tarea para mostrar sus detalles y, a continuación, elija el nombre del
archivo en el que desea trabajar.

5. Agregue comentarios para chatear con su equipo

Su equipo puede leer y responder a los comentarios en la tarea, en Outlook o en la
aplicación Outlook Grupos.

5.1 Comentar las tareas en Microsoft Planner

A medida que trabaja en su plan, podría tener preguntas para la persona que está
trabajando en una tarea. Puede agregar un comentario a la tarea para iniciar una
discusión.

• Agregar un comentario a una tarea

• ¿A quién se le ha notificado mi comentario?
• ¿Por qué no puedo agregar un comentario a la tarea o ver los comentarios
agregados?

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5.2 Agregar un comentario a una tarea

Para agregar un comentario, seleccione una tarea para mostrar sus detalles y, a continuación,
use el cuadro Comentarios para hablar con su equipo. Haga clic en Enviar cuando esté listo
para publicar el comentario.

Importante: Una vez que publique un comentario, no podrá eliminarlo ni modificarlo.

Después de agregar un comentario, la tarea muestra un símbolo de comentario para avisar

al equipo de que tiene algo nuevo que leer.

Los comentarios se muestran en la tarea con el comentario más reciente en la parte

superior.

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5.3 ¿A quién se le ha notificado mi comentario?

Tu comentario se enviará:

• En el grupo Office 365 de su plan. Puede verlo junto con todas las conversaciones de
todas las tareas de su plan. En Outlook, seleccione los puntos suspensivos que hay junto
al nombre del plan y, a continuación, elija conversación. Desde allí, puede ver los
comentarios de todas las tareas del plan en Outlook en la Web. También puede usar la
aplicación Outlook Grupos para ver conversaciones sobre su plan.

• En el correo electrónico a cualquier persona que ya haya comentado la tarea. Las

notificaciones por correo electrónico para comentarios no se envían automáticamente
al propietario de la tarea y las @ menciones no se admiten actualmente.

¿Por qué no puedo agregar un comentario a la tarea o ver los comentarios

agregados?

Hay algunas razones por las que es posible que no pueda ver o agregar comentarios de
tareas:

• Si pega en el campo de comentarios de un mensaje de correo electrónico incluyendo

los campos "de:" y "enviado:", el comentario tendrá el aspecto de haber guardado, pero
todo lo que haya después de esos campos, incluidos, no aparecerá la próxima vez que

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 se abra la tarea. Esto se debe a que Exchange controla estos campos como un reenvío
o una respuesta y la trata de forma diferente al texto normal. Para solucionar este
problema:
• Para correos electrónicos cortos, quite los campos "de:" y "enviado:" de su comentario
antes de elegir Enviar.
• Para correos electrónicos largos con muchos campos "de:" y "enviado:", puede Agregar
el correo electrónico a la tarea como datos adjuntos y hacer referencia a ella desde los
comentarios.
• Si su organización no usa Exchange Online para su cuenta, es posible que no pueda
comentar las tareas en Planner.
• No puede agregar comentarios a tareas de Planner en planes creados por grupos de
Yammer conectados.

6. Programe eventos con el calendario del plan

Cada plan también tiene un calendario que es útil a la hora de capturar eventos a los
que las personas que trabajan en el plan deben asistir.

6.1 Programar una reunión en un calendario de grupo en Outlook

Cada grupo tiene un calendario compartido donde usted y todos los miembros
de su grupo pueden programar, editar y ver los próximos eventos.

Windows:

Programar una reunión en un calendario de grupo

1. Elija un grupo en el panel de navegación.

2. En la cinta de opciones, seleccione calendario.

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 3. Seleccione nueva reunión de Skype, nueva reunión de equipos o nueva reunión. Si
lo hace a una reunión de Skype, los detalles de la llamada se agregarán al cuerpo del
mensaje. Para obtener información sobre las reuniones Skype, vea Reuniones en Skype
Empresarial - Ayuda.

4. Observará que el alias del grupo se introduce automáticamente en la línea Para. Escriba
un asunto, una ubicación y la hora de inicio y finalización de la reunión. Si no desea
enviar una invitación a los miembros del grupo, simplemente quite el grupo de la lista
de asistentes.
5. En el área de reunión, escriba una agenda. Si configura una reunión Skype, tenga
cuidado de no cambiar nada de la información de la reunión en línea.
6. Seleccione Asistente para programación en la cinta para asegurarse de que tiene la
mejor hora para la reunión.
7. Seleccione Enviar.

Nota: Al editar un evento de grupo que se envió a las personas seleccionadas, pero no al
grupo, también se agregará el grupo. Puede eliminar el evento y volver a enviar invitaciones
a esos individuos o realizar los cambios en Outlook en la Web.

6.2 Abrir un calendario de grupo

Web:

1. En la parte inferior de la página, seleccione para abrir el calendario.

2. En el panel de navegación, en grupos, seleccione su grupo. Si tiene varios calendarios
abiertos, aparecerán los eventos de cada uno. Las pestañas coloreadas en la parte superior
indican los eventos que se alinean con cada grupo.
3. Seleccione día, semana, semana laboral o mes para cambiar la vista del calendario.

6.3 Agregar una reunión a un calendario de grupo

Agregar una reunión a un calendario de grupo es muy similar a agregar uno a su calendario
personal. Al crear una reunión en un calendario de grupo, aparece organizada por el grupo.
Se le agrega automáticamente como asistente y el evento se agrega a su calendario
personal.

14
1. En el calendario de grupo, seleccione la hora en la que programará la reunión.
2. Escriba el título de una reunión, la ubicación y la hora de finalización en la ventana detalles.
3. De forma predeterminada, la invitación a la reunión no se envía a la bandeja de entrada de
todos los miembros del grupo. Si desea invitar al grupo, agregue el grupo a la lista de
asistentes.
4. Seleccione Guardar.

6.4 Modificar una reunión en un calendario de grupo

1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

2. Realice los cambios que quiera y seleccione Enviar.

6.5 Ver quién asiste a la reunión de grupo

Las notificaciones por correo electrónico como "Aceptar", "provisional" y "rechazar" son
distracciones y pueden colapsar la bandeja de entrada. Cuando usa un calendario de
grupo para programar un evento, puede obtener fácilmente una vista inmediata de quién
llega, quién no y quién aún no ha respondido.

1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

2. En asistentes, vea el estado (aceptado, sin respuesta, provisional, rechazado) en cada
nombre de invitado.

6.6 Cancelar una reunión de grupo

Cuando se crea una reunión en el calendario del grupo, cualquier persona del grupo puede
cancelarla.

1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

2. Haga clic en Cancelar y seleccione la opción de cancelación adecuada.

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 6.7 Instrucciones para la versión clásica de Outlook en la Web

Abrir un calendario de grupo

1. En el panel izquierdo, seleccione Groupsy, a
continuación, seleccione su grupo.

Si tiene varios calendarios abiertos, aparecerán los

eventos de cada uno. Las pestañas coloreadas en la
parte superior indican los eventos que se alinean
con cada grupo.

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2. Seleccione día, semana laboralo mes para cambiar
la vista del calendario.

Agregar una reunión a un

calendario de grupo
Agregar una reunión a un calendario de grupo es
muy similar a agregar uno a su calendario personal y
las invitaciones se envían a todos los miembros del
grupo. Al crear una reunión en un calendario de
grupo, aparece organizada por el grupo. Se le
agrega automáticamente como asistente y el evento
se agrega a su calendario personal.

1. En el calendario de grupo, seleccione la hora en la

que programará la reunión.
2. Escriba el título de una reunión, la ubicación y la
hora de finalización en la ventana detalles.

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3. De forma predeterminada, la invitación a la reunión
se enviará a la bandeja de entrada de todos los
miembros del grupo. Si no lo desea, desactive la
casilla o seleccione más detalles para especificar los
invitados.
4. Seleccione Guardar.

¿Quiere agregar vacaciones o horas de fuera de la

oficina al calendario del grupo?

Modificar una reunión en un

calendario de grupo
1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la
reunión para abrirla.
18
2. Realice los cambios que quiera y seleccione Enviar.

Ver quién asiste a la reunión de

grupo
Las notificaciones por correo electrónico como
"Aceptar", "provisional" y "rechazar" son
distracciones y pueden colapsar la bandeja de
entrada. Cuando usa un calendario de grupo para
programar un evento, puede obtener fácilmente una
vista inmediata de quién llega, quién no y quién aún
no ha respondido.

1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la

reunión para abrirla.
2. En asistentes, vea el estado (aceptado, sin respuesta,
provisional, rechazado) en cada nombre de invitado.

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 Cancelar una reunión de grupo
Cuando se crea una reunión en el calendario del
grupo, cualquier persona del grupo puede
cancelarla.

1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la

reunión para abrirla.
2. Haga clic en Cancelar y seleccione la opción de
cancelación adecuada.

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