TECNÓLOGO EN GESTIÓN

DOCUMENTAL
Sustentación de Proyectos
BULL MARKETING SAS

BARBOSA CARREÑO SANDRA LILIANA

ESCOBAR UMAÑA TATIANA IBETH
HERNÁNDEZ PANCHE DIEGO LEONARDO
IBAÑEZ MORALES BELQUIS PATRICIA
Proyecto Formativo Fases Contenido
1. Fase de Análisis
 Contextualización

1. PRESENTACIÓN,
CARACTERIZACIÓN Caracterización
DE LA PYME Y
SECTOR.
Sector
Contextualización.

Su actividad principal es la prestación de servicio de

publicidad y mercadeo, basado en la LEY 590 de 2000 –
LEY 905 - 2004 la empresa Bull-marketing es considerada
mediana empresa por tener una planta de personal de 170
trabajadores y unos activos totales de 1.800 millones
Caracterización.

 
 
BULL MARKETING SAS
Dirección: Carrera 53 C 127 D 23
NIT 900.298.176

BULLMARKETING fue creada hace 10 años cuando el señor Alejandro

Rodríguez, una vez terminó sus estudios y vio que las oportunidades de
trabajo eran escasas, decidió crear su propia empresa de publicidad con el fin
de obtener sus propios ingresos e innovar y llevar su idea de negocio al
mercado. Su emprendimiento fue tan eficaz que hoy en día maneja la
publicidad de grandes empresas a nivel nacional
 Sector.

Bullmarketing está en el sector terciario de la economía en Colombia

este sector ocupa el 67,3% de PIB, ya que esta agrupó el turismo ,
servicios entre otros. El sector de servicios según el DANE, la
tendencia de las exportaciones es creciente, con variaciones de 4,6%,
8,9% y 11,8% en 2016-2017-2018, el sector de la publicidad creció un
2.5% 1

Fuente: 1.Dane
Fase de
Análisis
 Tipo de instrumento.

La recopilación de datos se hizo a través de una

encuesta, y de una entrevista en la visita.
2. Instrumento recolección
de la información. • La encuesta se aplicó a los jefes de cada área de la
empresa.

• En la entrevista, se aplicó una lista de chequeo.

Instrumento.
 Aspectos Positivos

•  La organización cuenta con el espacio físico para el

área del archivo central.
• Tiene una estructura orgánico-funcional definida.
• Cuenta con el recurso en cuanto sistema de
computo
3. DIAGNÓSTICO • Dispone del personal idóneo para la realización de
PRELIMINAR. las tareas.

Aspectos Negativos

• No cuentan con instrumentos archivísticos.

• No hay planeación de los procesos archivísticos.
• No se lleva un control de actividades.
 Análisis PESTEL
POLÍTICO ECONÓMICO SOCIOPOLÍTICO

·         Cambio de gobierno nuevas ·         Acceso a financiamiento bajos

ayudas empresariales ·         Mayor nivel formativo
intereses

·         Cambios de forma acelerada en hábitos de

·         Competencia internacional ·         Competencia
consumo

·         Las modificaciones en los ·         Épocas de recesión son los que ·         Cambios de preferencias de producto que
tratados comerciales más la sufren. repercutan en el nivel de consumo.

TECNOLÓGICOS ECOLÓGICOS LEGAL

·         Innova, producción y

distribución en las agilidad y ·         Leyes de protección ambiental ·         Leyes reguladoras
beneficios de desplazamiento

·         Cambios tecnológicos ·         Regulación sobre el consumo de

futuros ·         Exceso de normas
energía y el reciclaje de residuos

  ·         Escasez de recursos naturales ·         Licencias

  ·         Preocupación por el
·         Derechos de propiedad intelectual 
calentamiento global 
 FORTALEZAS
∙ Maneja un área de archivo de forma
exclusiva.
∙ Cuenta con el recurso humano (formación
tecnológica en gestión documental).
∙ Documentación en buen estado
DEBILIDADES
∙ No cuenta con inventarios documentales.
∙ No cuenta con TRD..
∙ La documentación se encuentra en AZ,
con material metálico o abrasivo
(ganchos de cosedora).
OPORTUNIDADES
∙ Adaptación al cambio.
∙ Implementación de trabajo manual a
sistemático.
∙ Estructurar e implementar el proceso de
gestión documental.
AMENAZAS
∙ Falta de control en el trámite de
documentos.
∙ Dificultad en la consulta de información.
∙ Pérdida de información por la falta de
organización.
 Plan de mejora

• Rediseñar el plan de gestión documental para que no se presente fallas en la

búsqueda y localización de información y de archivos.

• Plantear diseño de instrumentos archivísticos.

• Sistematizar la información.

• Estructurar formatos y planillas que permitan el control de la documentación.

Conclusiones

Después de realizar los métodos de investigación ya mencionados, se

concluye que la empresa Bullmarketing tiene carencia en cuanto a la
gestión de la documentación, puesto que no cuenta con los
instrumentos archivísticos, por tal motivo no hay coherencia en la
realización de las actividades y control de las mismas.