ACTIVIDAD VIRTUAL

PRESENTADO A:
INSTRUCTORA
STELLA JULIO

PRESENTADO POR:
SANDRA LILIANA BARBOSA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA 1904041

BOGOTÁ D.C.
2020
CONCEPTOS:
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Manual de gestión documental:
Es un documento físico o digital en donde la directiva de una organización
especifica cuáles son los procedimientos que conforman el Programa de Gestión
Documental por el que se regirán las actividades de Archivo de la institución. De
esta forma, en el Manual de Gestión Documental se podrán encontrar los
lineamientos de la empresa a la hora de recibir documentos, clasificarlos, proceder
a su Archivo temporal, permitir la consulta por parte de los miembros o ajenos a la
empresa, así como cuáles son los documentos que se almacenarán de forma
permanente y cuáles después de un tiempo prudente serán eliminados.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Clases de documento:
Documento activo
Documento análogo
Documento cartográfico
Documento de apoyo
Documento de archivo
Documento digital
Documento digitalizado
Documento electrónico
Documento electrónico de archivo
Documento esencial
Documento facilitativo
Documento histórico
Documento misional
Documento nativo electrónico
Documento ofimático
Documento original
Documento público
Documento sustantivo
Documento virtual
Documento(s) (records)
Documento original
Documento Público.
Documento electrónico de archivo: Es el conjunto de documentos electrónicos,
producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional
del productor, acumulados en un proceso natural institución pública o privada, en
el transcurso de su gestión.
Soportes documentales: Medios en los cuales se contiene la información, según
los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel
existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y
sonoros
Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan
a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para
las instituciones.
Concepto de la correspondencia:
Es el conjunto de comunicaciones escritas, cuyo contenido se relaciona con las
comunicaciones internas y externas para su intercambio.
Objetivo:
El objetivo es lograr que los archivos y la correspondencia de la Bull Marketing, se
proteja, que su manejo sea funcional y cumpla con el servicio que requiere la
entidad y la normatividad aplicable.
Misión:
Tiene como propósito centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las
diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de
manera oportuna, rápida y eficaz.
Estructura orgánico-funcional:

RECURSOS HUMANNOS

BULLMARKETING PRESIDENTE RECEPCIÓN

GGG

MENSAJERO

Funciones:
Control de ingreso de documentos.
Organización (clasificar, ordenar, describir, direccionar)
El área de correspondencia debe velar también por la adecuada
conservación y control de la producción de la documentación.

Servicios que presta:

Atención al usuario
Servicios de alerta
Gestión de las comunicaciones (recepción, radicación, y distribución).
Control de las comunicaciones.

https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario