INSTITUTO COLOMBIANO DE SALUD

ICOSALUD

MANEJO Y CONTROL DE
INVENTARIOS

Camilo Bastidas Guarnizo

Químico Farmacéutico
bastidascamiloernesto5@hotmail.com
Inventario = Stock
Definición de
 TIPOS DE INVENTARIO(STOCK)
• Inventario permanente.
• Inventario periódico.
• Inventario general.
 TIPOS DE INVENTARIO(STOCK)
Inventario permanente:
Se hace a diario, contando un número
determinado de productos cada día,
utilizando como control una copia del
listado de la institución. Es costoso, pero
permite sanear permanentemente el
inventario total, de tal forma que al
momento de inventario general, las
inconsistencias son mínimas.
 TIPOS DE INVENTARIO(STOCK)
Inventario periódico
Se hace a períodos
determinados de tiempo (cada
dos meses, tres meses, etc.), de
acuerdo con la política de
comparas de la institución.
 TIPOS DE INVENTARIO(STOCK)
Inventario general
Se hace al 100% de los productos.
Para llevarlo a cabo es necesario
congelar recepciones y despachos.
Generalmente se hace cada seis
meses.
 Gestión de stocks: Objetivos
 Mantener el volumen del stock al más bajo nivel
compatible con el suministro regular de las necesidades
del servicio de salud.

 Minimizar el importe total del inventario.

 Minimizar las roturas de stocks.

 Procurar una eficiente utilización de los recursos.

 Realizar una proyección de la evaluación del consumo

que permita establecer un programa de compras.
 Gestión de stocks
• ¿ Cómo?

 Estableciendo previsiones de consumo.

 Estudiando los plazos de entrega del proveedor.

 Realización de inventarios periódicos.

 Utilizando una aplicación informática de gestión

que realice análisis de consumos por grupo
terapéutico, p.a, especialidad, servicio, paciente…
 Realización del Inventarios
• Planeación del inventario

• Realización del inventario físico

• Finalizados los tres (3) conteos.

 Planeación del Inventario ( Fase 1)
• Se programará la fecha y la
hora de corte del inventario.

• El responsable de almacén o
servicio farmacéutico alista el
material requerido.

• Los auxiliares asignados por el

responsable de almacén o
servicio farmacéutico
identifican todos los
suministros y demás
elementos a inventariar en
cada uno de los estantes.
 Planeación del Inventario ( Fase 1)
• El responsable de almacén o
servicio farmacéutico emitirá los
listados de medicamentos
valorizados el día de la fecha de
corte del inventario.

• El responsable de almacén o
servicio farmacéutico revisa uno a
uno los productos a inventariar y
verifica valorizaciones en el
sistema.

• El responsable de almacén o
servicio farmacéutico verifica que
se hayan realizado la totalidad de
los registros, sin que quede uno
solo por digitar, antes de iniciar el
inventario.
 Realización del Inventario Físico (Fase 2)
• El responsable de almacén o
servicio farmacéutico provee de los
elementos necesarios a los
participantes como: esferos, planillas,
etc. y da las últimas instrucciones.

• El inventario comienza a la hora

fijada.(Conteo 1)

• El programa para registrar el

inventario debe incluir la información
del saldo a la fecha de corte, registro
para faltantes, sobrantes y saldo o
cantidades halladas en el inventario.
 Realización del Inventario Físico (Fase 2)
• Los encargados de la veeduría
efectuarán los controles
correspondientes.

• Una vez se encuentren

ubicados, el coordinador y
veedor dan la orden de inicio y
comienza el conteo.

• El conteo se realiza tres (3)

veces y se anota en el
respectivo listado o tarjeta, en
la casilla correspondiente.
.
 Finalizados los Tres (3) Conteos, (Fase 3):
• Cantidades arrojadas del
inventario físico contra el
sistema.

• Se determinan faltantes y
sobrantes.

• Valores arrojados del total

por ítem de los elementos
contados contra los registrados
por el sistema o Kardex.

• Análisis de los productos de

nula, baja y alta rotación
 Finalizados los Tres (3) Conteos, (Fase 3):
• Cantidades arrojadas del
inventario físico contra el
sistema.

• Se determinan faltantes y
sobrantes.

• Valores arrojados del total

por ítem de los elementos
contados contra los registrados
por el sistema o Kardex.

• Análisis de los productos de

nula, baja y alta rotación
 Finalizados los Tres (3) Conteos, (Fase 3):

• Se realizarán los respectivos ingresos

y egresos por sobrantes y faltantes.

• Se elaborará el acta correspondiente

del inventario, relacionar y valorizar
los sobrantes y faltantes hallados en el
conteo.

• El responsable del almacén o

servicio farmacéutico elabora los
informes correspondientes y definirán
la toma de decisiones para las
diferencias encontradas y los
productos de nula, baja o alta
rotación.
 Finalizados los Tres (3) Conteos, (Fase 3):

• Se realizarán los respectivos ingresos

y egresos por sobrantes y faltantes.

• Se elaborará el acta correspondiente

del inventario, relacionar y valorizar
los sobrantes y faltantes hallados en el
conteo.

• El responsable del almacén o

servicio farmacéutico elabora los
informes correspondientes y definirán
la toma de decisiones para las
diferencias encontradas y los
productos de nula, baja o alta
rotación.
 Kardex®
Es el principal instrumento de la gestión, se hace
uno para cada producto basándote en la lista de
precios, y debe ser actualizado cada vez que hay un
movimiento .
¿Para que sirve?
• Conocer el consumo mensual, por lo tanto
ayudara a crear el pedido de manera racional
• Localización de perdidas.
• Llenar informe mensual.
Kardex® formato
Indicadores de control de inventarios
El control de los inventarios no solamente es el
conteo físico de los insumos, sino también la
verificación de la calidad de estos, la rotación, el
costo del inventario, etc.

Los indicadores se deben calcular según la

política de compra, es decir, si se compra para
un mes se deben calcular cada mes, si se
compra para dos meses se calculan cada dos
meses, etc.