TEMA 5.2: RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCIAS.

 EL ALMACEN:

Es el lugar físico donde se efectúa la función de almacenaje:

1.- Estancia provisional de las mercancías en el almacén,

implicando colocación, conservación y control de las existencias.

2.- Este lugar debe ser suficiente y tener sus correspondientes

zonas de recepción y control de entradas, de maniobra, de
preparación y de salida de artículos.

 FINALIDAD DEL ALMACEN:

Es Garantizar, mediante la distribución de pedidos, el

aprovisionamiento de las distintas Unidades y Servicios en todo
momento y a un coste razonable.

 OBJETIVO PRINCIAL DEL ALMACENAJE:

Es convertir en hábito la organización, el orden y la limpieza en

el puesto de trabajo y para conseguir una mayor eficacia.

Para que ello sea posible ha de contar con una adecuada

estructura y responsabilizar a una persona de garantizar el control y
organización de dicho almacén, ésta ha de tener en cuenta el
volumen máximo a ocupar por el stock (storck = almacén) para
obtener el módulo de almacenaje adecuado a cada producto, las
características de éstos y el movimiento de entradas y salidas para
evitar que lo artículos queden obsoletos.

Uno de los elementos principales para el óptimo

funcionamiento de un almacén es el establecimiento de un buen
SISTEMA DE CONTROL.

1
 El almacén es un elemento vivo e influyente en la actividad de
un centro sanitario, por ello, el lograr un control preciso del mismo,
se hace una tarea importantísima para el desarrollo de toda
actividad.

Para poder controlar las existencias de un almacén, de una

forma precisa, se necesita conocer no sólo el número de entradas y
salidas de mercancías, sino también y muy importante, desde el
punto de vista logístico (organización), de la ubicación de las
mercancías en el interior del almacén y de la disponibilidad de
espacios en el mismo.

 CRITERIOS DE ORDENACIÓN:

Los criterios de ordenación del material SERÁN los más

convenientes a los flujos (MOVIEMIENTOS)

 De entradas y salidas.
 Tamaño de los productos.
 Accesibilidad.
 Caducidad.
 Uso clínico. Etc.

 LA CLASIFICACIÓN DE PARETO:

Ordena los artículos en Clases “ A”, “B” y “C”.

 “ A”: Son los que más se utilizan y, por tanto, se guardan en

los lugares más próximos y de fácil acceso.

 “ B”: Tienen un consumo intermedio.

 “ C”: Son los que se consumen menos y, como es lógico,

tendrían una sustitución o rotación más lenta y se
almacenarían en lugares menos accesibles del almacén.

 EL CONTROL DEL ALMACEN:

2
 El control de las existencias en el almacén se realiza a través de
inventarios.

Inventario: Se entiende el conjunto de operaciones que se

llevan a cabo para conocer las cantidades existentes en el almacén de
cada producto en un momento determinado. En su elaboración se
tendrán en cuenta únicamente los artículos en stock. (los artículos
que hay)

Podemos distinguir varios tipos de inventarios:

 El inventario tradicional: consiste en el recuento de los

artículos del almacén, para lo cual éste debe estar cerrado y
todas las operaciones de entrada y salida de artículos
debidamente interrumpidas. Normalmente se realiza una vez
al año, generalmente al final del año natural (diciembre).

 El inventario rotativo: requiere un recuento sistemático de

las existencias durante todo el ejercicio con el fin de
determinar el número de veces que se consume y se repone
la mercancía a lo largo del año (rotación). Es de utilidad en
este tipo de inventario la clasificación “A”, “B”, “C”: pues el
recuento sistemático se puede hacer por grupos.

Las diferencias de inventario son las que se producen entre los

stocks teórico y real.

El control de las entradas y salidas permite determinar el stock

(lo que hay de ese artículo en el almacén) teórico de un artículo,
cuando éste no coincide con el recuento de dichos artículos se
produce la diferencia.

Estas diferencias reflejan las pérdidas que se producen a

consecuencia de errores administrativos, roturas o robos.

3
 Tiene gran importancia para medir la eficacia en el control del
almacén.

Una vez realizado el recuento físico de existencias es necesario

proceder a su valoración económica, para ello se utilizan distintos
criterios de valoración.

 EL CRITERIO DE VALORACIÓN DE MERCANCIA FIFO (First in,

first out):

Consideran que las unidades que salen del almacén son las más
antiguas, se según el criterio de renovación de artículos:

“ Primero en entrar, primero en salir”

Por el contrario EL MÉTODO LIFO:

Contempla que la valoración de las salidas del almacén se hace

teniendo en cuenta que la primera unidad que sale es la que entró la
última.

 FASES EN LA TAREA DE SUMINISTRO:

La tarea de suministro consta, a nivel general, de las siguientes

fases:

 Previsión de aprovisionamientos.
 Planificación de adquisiciones.
 Procedimiento administrativo de contratación.
 Petición de material.
 Recepción/revisión de mercancías.
 Guardado de mercancía.
 Mapa de almacén.
 Gestión de stock.
 Reaprovisionamiento.
 Control económico.
4
1.- Previsión de aprovisionamientos:

Consiste en prever las necesidades de materiales de todo tipo

que tenga la Institución Sanitaria. Es el necesario primer paso en el
proceso de adquisición de los suministros.

Esta actividad, al igual que las demás, está directamente

relacionada con las prestaciones de la institución de que se trate y
está encaminada a que éstas sean posibles mediante el estudio de los
medios necesarios para ello.

2.- Planificación de adquisiciones:

Es la tarea intermedia entre la primera y la tercera fase. Hace

referencia a una necesaria adecuación de los medios con los que es
posible contar, a los servicios que han de prestar las instituciones.

3.- Procedimiento administrativo de contratación:

Es el procedimiento mediante el cual se adquieren

determinados productos y servicios. El procedimiento respetará en
todo momento la Ley.

4.- Petición de material:

Una vez gestionada la compra, se procede a la petición del

material por la sección administrativa de suministros.

5.- Recepción/revisión de mercancías:

La primera tarea de la unidad de suministros, nada más recibir

un pedido es registrarlo.

5
 La recepción de las mercancías se divide en tres apartados
básicos:

1.- Recepción simple de la mercancía.

2.- Revisión de la mercancía:
3.- Control de calidad:

5.1.- Recepción de la mercancía:

* Control de pedidos: Número de pedido, nombre y/o código

del proveedor, pedidos pendientes, cantidades entregadas, precio
unitario de la mercancía, número de albarán, importe total del
albarán, etc.

* Control de bultos: Datos relativos al número de bultos,

cantidad de bultos, número de unidades por bulto, peso del mismo,
etc.

* Transportista: Indicación del nombre del transportista,

matrícula del camión en el caso de cargas completas, nombre del
conductor si fuera preciso, etc.

5.2.- Revisión de la mercancía:

 Control por unidades: cuenteo de unidades.

 Control de lotes: recuento del número de lotes, número de
unidades por lotes.
 Devolución al proveedor: incluyendo la confección del
albarán de los productos rechazados.
 Etiquetado de mercancías: incluyendo referencia, precio
unitario, si es el caso, etc.

5.3.- Control de calidad:

6
  Dictamen: informe emitido por el recepcionista sobre el
estado de la mercancía a su recepción.
 Devolución al proveedor: entrada del dato referente a la
cantidad y referencia de los materiales devueltos por
defectuosos y/o no correspondientes.
 Entrada de rotos: dato referente a aquellos artículos que se
admiten temporal o definitivamente bajo la indicación de
rotos y que serán repuestos o reparados por el proveedor.

Para terminar, el celador de almacén, notificará la recepción a

la unidad administrativa correspondiente.

6.- Guardado de la mercancía:

Con posterioridad a la recepción ha de procederse al

almacenamiento de la mercancía. Éste ha de llevarse a cabo
siguiendo criterios de clasificación que faciliten la localización cuando
los productos sean solicitados, los flujos de entradas y salidas, que
vengan ordenados por:

* el tamaño de los productos,

* accesibilidad,
* caducidad, uso clínico, etc.

Normalmente a todos los productos se les asigna un código que

servirá para facilitar la localización.

Dicha disposición debe evitar la acumulación innecesaria de

éstos, para una mejor racionalización del gasto.

Dependiendo de las dimensiones del almacén y del volumen y

peso de las mercancías, el guardado de las mismas deberá reunir una
serie de características propias, tales como:

 Posibilidad de formar palets de manera automática o manual.

 Debe permitir el uso de diferentes tecnologías.

7
  Debe permitir la posibilidad de mezclar la mercancía
procedente de distintos albaranes en un mismo palet.
 Control de artículos de peso variable.
 Posibilidad de guardado parcial.
 Control de palets creados en el almacén o procedentes del
exterior.
 Búsqueda de huecos en distintos momentos y de manera
automática y/o manual.
 Búsqueda de huecos por referencia o por palet.
 Posibilidad de mezcla de artículos en un hueco.
 Asignación de distintas técnicas de guardado, por zonas, por
grupos, por palet, por proximidad a un pasillo, etc.
 Información en tiempo real de palets pendientes de guardar
y estado de la mercancía disponible.

7.- Gestión de stock:

La gestión de stock,(saber que hay en el almacén) es la labor

más importante de todo el sistema, ya que el buen o mal
funcionamiento del mismo significará o no la disponibilidad de un
stock físico fiable y de los controles que lo garanticen.

Deberá garantizar la plena integridad referencial, es decir, la

posibilidad de comunicación de cualquier actualización del stock en
tiempo real.

Al mismo tiempo, deberá disponer de la posibilidad de efectuar

un cierre de inventario a voluntad del usuario y de obtener históricos
de movimiento del stock.

Es básico este control de las existencias de cada artículo para

evitar situaciones de desabastecimiento que darían lugar al
incumplimiento de la labor asistencial encomendada a la Institución.

Para evitar esto se debe tener siempre un determinado stock

de cada artículo que variará en función del uso de éstos. Así, las
existencias de jeringuillas desechables, por ejemplo, será siempre
8
mayor que la de sondas nasogástricas, ya que las jeringuillas se
utilizan más a menudo que las sondas.

Asimismo, se debe llevar un control de los artículos que

consume cada servicio o unidad para evitar consumos indebidos.

8.- Reaprovisionamientos y movimientos internos:

El control del almacén debe de incluir,

 Movimientos externos: el control de los movimientos de

entrada y/o salida.
 Movimientos internos: los movimientos de
reaprovisionamiento y/o colocación/descolocación.

9.- Control económico:

Esta función corresponde a la Unidad de Intervención, que

puede existir en cada hospital, y su objetivo es cuidar de que se
cumplen las previsiones establecidas en los Presupuestos y las
normas de contratación establecidas en la Ley de Contratos de las
Administraciones Públicas.

TIPOS DE ALMACENES:

Según el tipo de Institución de que se trate, pueden existir

almacenes generales para todos los centros integrantes de un
hospital, área hospitalaria o zona básica de salud, o un almacén por
cada edificio. También puede haber almacenes según el tipo de
material de que se trate.

1.- Almacén de materiales de uso relacionado directamente con los

enfermos:

 Almacén de Farmacia.

9
  Almacén de material clínico fungible, según las características
y duración puede ser:
- Fungibles: Se deteriora con el uso, frágil y vida corta.
- Inventariables: Material con vida larga y más definitivo.
 Almacén de material quirúrgico y aparataje.

2.- Almacén de materiales para el funcionamiento del centro

sanitario:

 Almacén de papelería.
 Almacén de mantenimiento.

3.- Almacén de lencería:

En este se dan conjuntamente los dos usos anteriores, pues su

finalidad es tanto la provisión de ropa personal y de cama a los
enfermos, como el dotar del vestuario reglamentario al personal.

10