CONTROL DE STOCK

Y
FECHAS DE
VENCIMIENTO
 CONTROL DE INVENTARIOS
■ El almacén y servicio farmacéutico contarán con criterios, procedimientos y recursos que
permitan efectuar el control de inventarios.
■ Este control se hará especialmente mediante la evaluación de la rotación de inventario y
del conteo físico comparado con el registro de existencias.
 TOMA DE INVENTARIOS

■ Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para cada

producto.
■ Los medicamentos y dispositivos médicos almacenados requieren un control frecuente
de existencias.
■ Fin de la programación de necesidades, compras, rotación de inventarios, devolución a
proveedores, elaborar el presupuesto, identificar deterioros, obsolescencia,
vencimientos, hurto, averías.
 Planeación del inventario
■ Se efectúa la programación de los inventarios fijando
fechas y hora de realización del inventario.
■ El responsable de almacén o servicio farmacéutico
alista el material requerido, coordina la elaboración de
los listados o tarjetas con el código, nombre del
medicamento, unidad de medida y cantidad total, para
registrar los conteos.
■ Los auxiliares asignados por el responsable de
almacén o servicio farmacéutico identifican todos los
suministros y demás elementos a inventariar en cada
uno de los estantes.
■ El responsable de almacén o servicio farmacéutico
emitirá los listados de medicamentos valorizados el día
de la fecha de corte del inventario.
■ El responsable de almacén o servicio farmacéutico
revisa uno a uno los productos a inventariar y verifica
valorizaciones en el sistema.
■ El responsable de almacén o servicio farmacéutico
verifica que se hayan realizado la totalidad de los
registros, sin que quede uno solo por digitar, antes de
iniciar el inventario.
Realización del inventario físico
■ El responsable de almacén o servicio farmacéutico provee de los elementos
necesarios a los Participantes como: esferos, planillas, etc. y da las últimas
instrucciones.
■ El inventario comienza a la hora fijada.
■ El programa para registrar el inventario debe incluir la información del saldo a la
fecha de corte, registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades halladas
en el inventario.
■ Los encargados de la veeduría efectuarán los controles correspondientes.
■ Una vez se encuentren ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de inicio
y comienza el conteo.
■ El conteo se realiza tres (3) veces y se anota en el respectivo listado o tarjeta,
en la casilla correspondiente. Finalizados los tres (3) conteos, se pasa al
digitador el listado o tarjeta de conteo una vez se ha terminado el
diligenciamiento.
 El responsable de almacén o servicio farmacéutico y
veedores revisan las diferencias existentes:

■ Cantidades arrojadas del inventario físico contra el sistema.

■ Se determinan faltantes y sobrantes.
■ Valores arrojados del total por ítem de los elementos contados contra los
registrados por el sistema o kardex.
■ Análisis de los productos de nula, baja y alta rotación.
■ Se realizarán los respectivos ingresos y egresos por sobrantes y faltantes.
■ Se elaborará el acta correspondiente del inventario, relacionar y valorizar los
sobrantes y faltantes hallados en el conteo.
■ El responsable del almacén o servicio farmacéutico elabora los informes
correspondientes y definirán la toma de decisiones para las diferencias encontradas
y los productos de nula, baja o alta rotación.
¿Qué problemas se pueden encontrar y
cómo solucionarlos?
■ 1. Sustracción: el robo es el fallo más común. Si la sustracción es por parte del
personal, el titular tomara las medidas necesarias.
■ 2. Variante de stock:
– 2.1. Positivo: si sobran unidades lo más común es no haber realizado bien alguna
venta y/o recepción.
– 2.2. Negativo: si falta producto valoraremos sustracción, venta duplicada o fallo
en recepción. Investigaremos descuadres de caja por esos valores, recepciones
erróneas y cámaras de seguridad si el control de stock fue reciente para identificar
huecos en los lineales.
Registros de ventas

■ Las operaciones que realiza el negocio

ofreciendo los productos, mercaderías o
servicios deben ser registrados de la siguiente
manera:
■ Fecha de venta.
■ Nombre del cliente.
■ Detalle de producto (cantidad).
■ Precio de producto.
■ Sub Total
■ Total
■ Tipo de pago (crédito o contado).
Principales
dificultades
encontradas en
los procesos de
inventario y
facturación
Principales
dificultades
encontradas en
los procesos de
inventario y
facturación
CONTROL FECHAS DE VENCIMIENTO

■ El servicio farmacéutico contará con criterios, procedimientos y recursos que permitan

verificar continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos
médicos, para que sean distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se
solicite con la debida antelación la devolución o cambio al proveedor, de acuerdo con las
condiciones de negociación.
■ Se debe tomar como factor de análisis básico el método FEFO (primeros en vencer
primeros en salir) y el respectivo control periódico de los productos próximos a vencerse
(mínimo con tres meses de antelación) identificando número de lote, fecha de
vencimiento y proveedor.