Control de almacén - resumen TEMA 6: INVENTARIOS Y REGISTROS

1. El inventario

Es una relación detallada de los materiales almacenados, clasificados por categorías o

familias de productos, su lugar de ubicación y su valoración económica en coste. Podemos
tener en cuenta dos aspectos:
- Cuando el control de existencias se realiza de forma continua, mediante el registro
de entradas y salidas en las fichas de almacén, recurrimos al inventario para
conocer la situación exacta de los materiales, poder comparar si coinciden las
existencias físicas y las contables, localizar materiales obsoletos y concretar
necesidades de espacio.
- Desde el punto de vista contable, los inventarios son imprescindibles al menos una
vez al año y, en todo caso, coincidiendo con la fecha de cierre del ejercicio para
regularizar las cuentas de existencias y calcular el resultado del periodo.

2. Tipos de inventario

A) Inventario contable o permanente: Consiste en anotar constantemente las

entradas y las salidas de cada uno de los artículos que hay en el almacén, por
procedimientos automáticos (escáner, pistola de lectura) o de forma manual. Permite
conocer en todo momento las existencias en stock, en unidades físicas y valor
monetario. Tiene el inconveniente de que se desconoce la depreciación por roturas,
robos, mermas, etc
B) Inventario extracontable o periódico: Son todos los inventarios que se hacen de
forma periódica o esporádica. Consiste en hacer un recuento de las existencias, de
forma manual o automática, que permita conocer las cantidades que tenemos en
stock al final de un periodo de explotación, y valorarlas a precio de coste o de
mercado. Se hace in situ de forma ocular y permite comprobar el estado de los
productos en el momento del recuento: si están ubicados en el lugar que les
corresponde, si han sufrido mermas, si están deteriorados, etc. Según cuándo se
realicen los inventarios extracontables, éstos pueden ser:
○ Inventario final: El recuento de existencias se hace al final del ejercicio
económico. En algunas empresas, mientras se hace el inventario se
suspenden las actividades de producción y venta o se hace fuera del horario
de atención al público.
○ Inventario rotativo: Consiste en hacer el recuento de las existencias de
manera continua y sin detener la explotación de la empresa. Las tareas del
inventario se fraccionan a lo largo del ejercicio de tal forma que cada sección
se controla varias veces durante el año.

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 3. El inventario físico

El recuento de las unidades almacenadas se hace o bien in situ (mediante inspección ocular
y anotando las existencias en el mismo momento) o bien mediante sistemas de grabación
(que posteriormente se transmiten al sistema informático en la fecha de cierre del ejercicio o
en un periodo dado).

El proceso de inventario físico:

1 Decidir la época del inventario. Si se hace un inventario al año, éste debe coincidir
con el cierre del ejercicio.

2 Instruir al personal sobre la finalidad del inventario y las reglas a seguir.

3 Preparar el almacén. Consiste en ordenar la mercancía de forma racional para

controlarla más rápidamente. Se reúnen artículos que estén dispersos en distintas
secciones o estantes, se tiran embalajes vacíos y se arreglan unidades de carga
abiertas o empaquetadas. Esta actividad sirve para reacondicionar el almacén, al
menos una vez al año.

4 Programar las fechas de trabajo.

5 Preparar los impresos, formularios y sistemas de grabación. Serán el soporte donde

anotaremos las cantidades inspeccionadas. El formato de estos documentos debe
permitir:

- Relacionar los objetos inventariados por grupos o categorías, con la

descripción de sus características físicas y de mercado.
- Indicar la referencia o código de cada bien, la cantidad, su descripción, y la
unidad de medida que se utiliza (pieza, kilos, litros, metros u otras).
- Anotar la valoración de los artículos (precio de coste, precio de venta)

Métodos para realizar el inventario:

Cada empresa utiliza la técnica o procedimiento que le permita hacer el recuento en menos
tiempo, en función de los artículos que tenga. Se busca el menor coste, menor margen de
error y el resultado más fiable. Los más utilizados son:

- El control por sectores

- El control por cupones
- El control por rayados sinópticos