Cómo hacer el cronograma de

actividades del proyecto

Sigue leyendo y te explico paso a paso como hacer un cronograma de actividades de un
proyecto tipo GANTT, que es el más usado en el enfoque tradicional de gestión de
proyectos. Estos pasos son genéricos, por lo que pueden ser llevado a la práctica
mediante diferentes programas de planificación de proyectos.

Pasos principales para hacer un cronograma.

1- Crear la lista de actividades

Independientemente

el tamo o el alcance del proyecto, el cronograma de

 Ayuda a La elaboración del cronograma

de actividades
para la elaboración de un calendario de este tipo ha de ser, como mínimo:

 Descripción del alcance del proyecto: permite determinar las fechas de

inicio y final clave, los principales supuestos detrás del plan, así como
las determinan los hitos del proyecto.
 Lista de actividades y necesidades de recursos: es importante
determinar si hay otras restricciones a tener en cuenta en el desarrollo
de la unida a la al proyecto.
 Calendarios personales y de proyecto: en la programación del proyecto
se ha de incorporar la información relativa a los días laborables, los
turnos, y la disponibilidad de los recursos.
 Riesgos del proyecto: su comprensión es necesaria para planear cada
actividad con tiempo suficiente para hacer frente y responder a los
riesgos identificados, pero calculando la posible aparición también de
riesgos no Diagrama de Gantt o Pert: facilitan la creación de una
representación gráfica de las actividades del proyecto, el tiempo que se
tardan en completar y la secuencia en que se deben ejecutar. Mientras
que

 Camino Crítico: permite buscar y calcular, de entre todas las actividades

que se deben completar, la o ruta crítica a tomar. Este camino hace
posible
 Fast tracking: este método se basa en la reordenación de las
actividades que permite llevar a cabo un trabajo más paralelo. De esta
forma, se sustituyen las secuencias por simultaneidad de forma que,
actividades que normalmente se llevarían a cabo una tras otra, se
ejecutan al mismo tiempo al aplicar esta técnica. Hay que tener en
cuenta que, además de la intensidad en recursos que exige, la
aplicación de esta metodología aumenta el riesgo ya que d

Seguimiento y evaluación del

cronograma de actividades
 Método de la cadena crítica: ayuda a evitar errores en materia de
disponibilidad de recursos. Este método planea actividades utilizando
sus últimas
 Análisis what if: este método compara y mide los efectos de diferentes
escenarios en un proyecto. Utiliza simulaciones para determinar los
efectos los de decisiones.
 Nivelación de recursos: consiste en reorganizar la secuencia de
actividades para hacer frente a la posibilidad tener que afrontar el que
los excesiva. Si al ap

licar este método se observa que los recursos están disponibles sólo en
cantidades limitadas, será necesario aplicar cambios en el cronograma
de actividades para asegurar que las actividades más críticas tengan
suficientes recursos.
El punto de partida para hacer el cronograma de actividades del proyecto son los
trabajos unitarios definidos en la Work Breakdown Structure. A partir de esta deben
definirse las actividades necesarias para completar cada uno de paquetes, lo cual suele
hacerse junto con expertos o el equipo del proyecto.

La diferencia entre la WBS y la lista de actividades que creamos en este paso es que la
primera muestra la descomposición del alcance (él QUÉ), y la segunda las tareas
necesarias para completar este alcance (él COMO). Aunque ambas están estrechamente
relacionadas, puede haber diferentes formas de llegar a un mismo objetivo, así mientras
el alcance es fijo y un compromiso del proyecto (WBS), las actividades no lo son.

2- Definir relaciones entre actividades

Una vez definidas el conjunto de actividades que componen el proyecto, estas deben
ordenarse en función de las relaciones de precedencia y antecedencia oportunas, las
cuales pueden ser de carácter obligatorio o no. De esta forma las tareas pueden
ordenarse según cuatro tipos de relaciones

 Fin – Comienzo: la segunda tarea no puede empezar hasta que acaba la primera.
Es la relación más habitual.
 Comienzo – Comienzo: la segunda tarea empieza al mismo tiempo, o con un
cierto desfase, que la primera.
 Comienzo – Fin: la primera tarea comienza al mismo tiempo, o con un cierto
desfase, respecto al final de la segunda.
 Fin – Fin: la segunda tarea finaliza al mismo tiempo, o con un cierto desfase,
que la primera

3- Estimar los plazos de las actividades

Este paso consiste en estimar el número de horas, días, semanas, etc. que se requieren
para completar cada una de las actividades del proyecto. Para ello pueden usarse las
técnicas de estimación de la duración de actividades explicadas en otros artículos, las
cuales pueden basarse en el análisis de datos estadísticos, o técnicas de trabajo grupal.

4- Montar el cronograma de actividades

Uniendo los plazos con el diagrama de tareas tendremos un primer cronograma de

actividades que no tiene en cuenta los recursos ni su disponibilidad. Esto equivale a
considerar que disponemos de recursos ilimitados en cualquier momento, lo que
habitualmente es falso. Dentro de este primer cronograma debemos incluir los hitos del
proyecto, que serán eventos que se corresponderán con alguna entrega, compromiso, o
punto importante del proyecto, y que nos servirán para controlar este, y para informar
del avance de forma resumida.
5- Incluir los recursos

Por tanto, el siguiente paso será incluir los recursos, lo que implica asignar a cada tarea
el recurso que la ejecutará, considerando su porcentaje de dedicación (en el caso de
realizar varias tareas simultáneamente), su capacidad de trabajo máxima, y su
calendario laboral específico si lo tuviera.

6- Balancear los recursos

Balancear los recursos no es más que ajustar el cronograma de actividades para que
ningún recurso supere su capacidad de trabajo máxima. Con ello nos podemos encontrar
con dos situaciones diferentes:

 Que una tarea vea su plazo alargado por no disponer totalmente de un

recurso. Por ejemplo, si una tarea tiene una duración de 40h de trabajo, una
persona la puede ejecutar en una semana, pero si esta persona únicamente puede
dedicarle la mitad de su tiempo, la tarea pasará a requerir dos semanas. Por
tanto, la tarea pasará a ser ejecutada en un plazo superior a su duración. En el
cronograma de ejemplo podemos ver que el plazo de las tareas 1 y 2 se ha
doblado porque le hemos asignado el recurso A con un 50% de dedicación.
 No disponemos del recurso en el momento necesario, lo que nos obliga a
ajustar las fechas de la tarea a la disponibilidad del recurso. En el cronograma de
ejemplo podemos ver que la tarea 3 se ha situado por detrás de la tarea 4 al
compartir el recurso B con ella.

Un punto muy importante para tomar decisiones en el balanceo de recursos es conocer

la holgura de las tareas. Esta holgura permite saber qué actividades pueden atrasarse,
moverse o alargarse sin generar un atraso en el proyecto.

7- Incluir los márgenes

La inclusión de los márgenes en el cronograma se hace con la intención de proteger los

entregables del proyecto, bien sean parciales o el final. De esta forma, el margen debe
colocarse siempre antes del entregable que queramos proteger, y siempre de acuerdo a
los riesgos asociados a las tareas que llevan hasta este entregable. Ver artículo de
dimensionamiento de márgenes

Si volvemos al cronograma que usamos como ejemplo, podemos imaginar que el hito 2
y la entrega final son entregables, y por tanto necesitamos protegerlos. En este caso el
hito 2 depende de las tareas 2 y 4, por lo que protegeremos el hito 2 con un margen
igual al atraso estimado para los riesgos asociados a estas dos tareas. En el caso de la
entrega final haremos lo mismo, pero considerando las tareas 5 y 6, que son las tareas
que hay entre el último margen incluido y la entrega.

¿Y porque no consideramos las tareas 1 y 3? Pues el motivo es que estas no forman

parte del camino crítico, por lo que pueden retrasarse sin afectar al plazo de entrega.
Obviamente esto no quiere decir que no las tengamos que seguir, ni que se puedan
atrasar sin límite, ya que de atrasarse más que la holgura disponible, estas pasarían a
formar parte del camino crítico, lo que nos obligaría a modificar el cronograma.

8- Ajuste del cronograma de actividades

Una vez tenemos el cronograma de actividades del proyecto, este debe alinearse con el
resto de planes del proyecto (riesgos, costes, etc.), y contrastarse con las limitaciones y
requerimientos del proyecto, lo que puede implicar cambios en los pasos anteriores, y
por tanto volver a hacer el cronograma.

Existen multitud de motivos por los cuales deberemos ajustar o hacer el cronograma de
nuevo. Pero podríamos destacar:

 Detección de nuevos riesgos: como la posible falta de un recurso en un

determinado momento, o tener que hacer actividades de exterior en momentos
climáticamente adversos.
 Coste demasiado elevado. Lo que nos puede obligar a usar recursos de menor
nivel (normalmente más económicos, pero con menor rendimiento), modificar
las tareas, o tener que replantear el plan de compras.
 Plazo fuera de lo solicitado. En este caso deberemos aplicar técnicas de
compresión del cronograma para conseguir reducir el plazo. Ver técnicas de
reducción del plazo
 Disponibilidad de un determinado recurso en el momento que se necesita, lo
que implicará tener que replantear la tarea afectada con otro recurso, o cambiar
las fechas de esta.
Consideraciones generales.
Junto con estos 8 pasos para crear el cronograma de actividades del proyecto, hay una
serie de consideraciones generales que debemos tener en cuenta para poder aplicarlos
correctamente:

 Proceso cíclico: el proceso para hacer el cronograma de actividades suele

requerir de varias iteraciones hasta conseguir un buen ajuste.
 Proceso por fases: no siempre es posible hacer al inicio un cronograma
detallado de todo el proyecto, lo que implica que se deberemos realizar una
planificación por fases. De esta forma, la planificación en detalle de cada fase se
realiza al comienzo de la fase, usando la información que va creándose a medida
que avanza el proyecto.
 Consensuado y aceptado: es importante hacer el cronograma de actividades
junto con expertos y el equipo del proyecto, ya que estos son los que mejor
saben cuánto se tarda en efectuar una determinada tarea. A parte, hacer el
cronograma de actividades conjuntamente con el equipo facilita su aceptación y
compromiso con los plazos indicados, lo que facilitará su cumplimiento.
 Nivel de detalle de un cronograma: ¿Tiene sentido que un proyecto de 2 años
de duración se planifique en segundos? ¿Y que uno de 5 días se planifique en
semanas? Claramente no. ¿Pero cuál es la unidad de tiempo adecuada a
considerar en el cronograma? En algunos textos se recomienda que la unidad de
tiempo del cronograma del proyecto sea del orden del 2-3% de la duración total.
 Dedicación de los recursos: aunque teóricamente los recursos se balancean
considerando una dedicación del 100%, en la práctica es mejor considerar una
dedicación entorno al 85%-90%, ya que cualquier trabajador debe asumir en su
jornada trabajos fuera del proyecto (realizar partes de horas, reuniones, etc.) que
le restan capacidad.
Independientemente del ama de actividades debe ser una parte de su gestión.

 A la vista de este calendario, el Project Manager puede conocer el

momento de la necesidad de lacioso y basado en el tiempo.

Principales utilidades del cronograma de

actividades:

El cronograma de actividades cuenta con muchas ventajas para la gestión,

entre las que cabría destacar: adecuación de la manera en que cada retraso
puede afectar a otras actividades y a los resultados finales.

 Permite averiguar dónde van a quedar recursos disponibles, de forma

que se puede proceder a su reasignación a otras tareas o proyectos.
 Sirve de base para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Intentar gestionar un proyecto sin apoyarse en una herramienta como

el cronograma de actividades es casi como avanzar con los ojos cerrados ya
que, sin la visión y claridad que aporta la toma de decisiones pierde objetividad
y el nivel de riesgo.

La elaboración del cronograma de

actividades

Existen muchas maneras de poder elaborar cronogramas de actividades:

 Descripción del alcance del proyecto: permite determinar las fechas

de inicio y final clave, los principales supuestos detrás del plan, así como
las limitaciones y restricciones clave. También puede incluir expectativas
de los interesados, que a menudo determinan los hitos del proyecto.
 Lista de actividades y necesidades de recursos: es importante
determinar si hay otras restricciones a tener en cuenta en el desarrollo
de la programación. La comprensión de las capacidades de los recursos
unida a la experiencia profesional del Project Manager ayudará a
conocer qué factores o circunias (vacaciones, días libres, etc.) pueden
afectar al cronograma de actividades y, por tanto, al proyecto.
 Calendarios personales y de proyecto: en la programación del
proyecto se ha de incorporar la información relativa a los días
laborables, los turnos, y la disponibilidad de los recursos.
 Riesgos del proyecto: su comprensión es necesaria para planear cada
actividad con tiempo suficiente para hacer frente y responder a los
riesgos identificados, pero calculando la posible aparición también de
riesgos no identificados previamente.

Conocer toda esta información antes de la elaboración del cronograma de

actividades de proyecto, permite incrementar la flexibilidad al máximo,
omitiendo el riesgo. Con estos datos en la mano, el Project Managerpuede
comenzar la elaboración del calendario en base a la aplicación de alguna de
las metodologías de gestión de proyectos.

 Diagrama de Gantt o Pert: facilitan la creación de una representación

gráfica de las actividades del proyecto, el tiempo que se tardan en
completar y la secuencia en que se deben ejecutar. Mientras que
el Diagrama de Gantt es la herramienta idónea para cualquier tipo de
proyecto, muy recomendable para los más sencillos, Pert proporciona
excelentes resultados cuando la complejidad aumenta.
 Camino Crítico: permite buscar y calcular, de entre todas las
actividades que se deben completar, la o ruta crítica a tomar. Este
camino hace posible completar el proyecto en el menor tiempo posible
ya que se determina en función de los cálculos de los plazos más
tempranos y más ajustados posibles de inicio y fin para las actividades
del proyecto, estimando las dependencias entre ellas.
 Fast tracking: este método se basa en la reordenación de las
actividades que permite llevar a cabo un trabajo más paralelo. De esta
forma, se sustituyen las secuencias por simultaneidad de forma que,
actividades que normalmente se llevarían a cabo una tras otra, se
 ejecutan al mismo tiempo al aplicar esta técnica. Hay que tener en
cuenta que, además de la intensidad en recursos quge, la aplicación de
esta metodología aumenta el riesgo ya que disminuye la capacidad de
hacer frente a los cambios.

Es importante que, desde el momento de recopilación de la información

necesaria para crear el cronograma de actividades, hasta su representación
gráfica, siguiendo cualquiera de los métodos propuestos, se cuente con la
participación de representantes de

Seguimiento y evaluación del

cronograma de actividades

Una vez que ha esbozado el esquema básico del cronograma de

actividades, es necesario revisarlo para asegurarse de que cada actividad está
alineada con los recursos necesarios para su ejecución, tanto humanos, como
materiales y temporales. Además, durante ntinuar con el seguimiento. Para
llevar a cabo esta tarea se pueden aplicar cualquiera de las siguientes
herramientas:

 Método de la cadena crítica: ayuda a evitar errores en materia de

disponibilidad de recursos. Este método planea actividades utilizando
sus últimas posibles fechas de inicio y fin, añadiendo más tiempo entre
cada una de ellas, que luego podrá utilizarse para gestionar las
interrupciones de trabajo.
 Análisis what if: este método compara y mide los efectos de diferentes
escenarios en un proyecto. Utiliza simulaciones para determinar los
efectos de varios supuestos adversos o nocivos, como el que los
recursos que no están disponibles a tiempo o que surjan retrasos en
unas u otras áreas del proyecto. En base a esos datos se pueden medir
y planear los riesgos que presenta cada uno de los escenarios para
preparar la toma de decisiones.
 Nivelación de recursos: consiste en reorganizar la secuencia de
actividades para hacer frente a la posibilidad tener que afrontar el que
los recursos necesarios no estén disponibles. También resulta de gran
utilidad para asegurarse de que los recursos no se someten a una
demanda excesiva. Si al aplicar este método se observa que los
recursos están disponibles sólo en cantidades limitadas, será necesario
aplicar cambios en el cronograma de actividades para asegurar que las
actividades más críticas tengan suficientes recursos.
Un flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual
de una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es
decir, el flujograma consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos,
movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.

 Un diagrama de flujo es una forma esquemática de representar ideas y

conceptos en relación. A menudo, se utiliza para especificar algoritmos
de manera gráfica.
 Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis
de un determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las
entradas de los proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos
puntos críticos del proceso.
 Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso
e identificar las oportunidades de mejorar la situación actual; diseñar un
nuevo proceso en el cual aparezcan incorporadas aquellas mejoras;
facilitar la comunicación entre las personas intervinientes; y para difundir
de manera clara y concreta informaciones sobre los procesos.
 Se conoce como diagramas de flujo a aquellos gráficos representativos
que se utilizan para esquematizar conceptos vinculados a la
programación, la economía, los procesos técnicos y/o tecnológicos, la
psicología, la educación y casi cualquier temática de análisis.
 Los diagramas de flujo son múltiples y diversos y pueden abordar
muchos temas distintos de formas también muy diferentes.

o En cualquier caso, el aspecto en común entre ellos es la
presencia de un vínculo entre los conceptos enunciados y una
interrelación entre las ideas.
o Comúnmente, se utiliza este tipo de diagramas para detallar el
proceso de un algoritmo y, así, se vale de distintos símbolos para
representar la trayectoria de operaciones precisas a través de
flechas.
o Siempre que existe un diagrama de flujo existe un proceso o
sistema que pretende ser graficado a través de símbolos visuales
que, en vez de términos verbales, simplifican el funcionamiento
de dicho proceso y lo hacen más claro y evidente al lector.
o Para que el diagrama de flujo tenga sentido como tal, debe existir
un camino hacia una solución que parte de un único inicio y arriba
a un único punto final.
 Con el propósito de desarrollar un diagrama de estas características, se
recomienda definir el propósito y destinatario del gráfico, identificar las
ideas principales, determinar los límites y alcance del proceso a detallar,
establecer el nivel de detalle requerido, identificar acciones, procesos y
subprocesos, construir el diagrama y finalmente titularlo con exactitud.
 Conviene revisar el diagrama para comprobar que cumple su objetivo
con claridad y precisión.
Una de las características de los flujogramas es la utilización de símbolos para
representar las diversas etapas del proceso, las personas o sectores
implicados, la secuencia de las operaciones y la circulación de documentos y
de datos.

 Entre los símbolos más comunes se destacan:


o Elipse-límites (identifica el inicio y el fin de un proceso)
o Rectángulo-operaciones (representa una etapa del proceso; tanto
el nombre de la etapa como de quien se encarga de ejecutarla, se
inscriben dentro del símbolo)
o Cuadrado recortado por debajo - documentos (documento que
resulta de la correspondiente operación; en el interior se anota el
nombre que corresponda) y
o Rombo - decisión (representa al punto del proceso en el cual hay
que tomar una decisión).
o La flecha (que indica sentido y trayectoria)
o El círculo (un punto de conexión) y otros.
  La pregunta se inscribe dentro del rombo y dos flechas que salen del
mismo enseñan la dirección del proceso en función de la respuesta real.
 Existen diversos tipos de diagramas de acuerdo a la forma:

o El vertical, en el que la secuencia o flujo es de arriba hacia abajo;

o El horizontal, de izquierda a derecha;
o El panorámico, puede apreciarse de una vez y de forma tanto
vertical como horizontal;
o El arquitectónico, describe una ruta sobre un plano arquitectónico
de trabajo.
 También los hay por el propósito:
o De forma
o De labor
o De método
o Analítico
o De espacio
o Combinado

Lista de Símbolos Utilizados en Diagramas de

Flujo
Aquí tienen una lista más completa de los símbolos de diagramas de flujo.