CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Muchas personas confunden el cronograma del proyecto con su

planificación, lo que es erróneo. La creación del cronograma del
proyecto es un proceso que afecta al alcance, coste, recursos, tiempo,
etc. Mientras que el cronograma es un documento resultado del proceso
de planificación temporal del proyecto, el cual está influido por la
planificación del resto de puntos.

El cronograma del proyecto es un documento que muestra

ordenadamente las diferentes tareas e hitos que forman el
proyecto, las relaciones de precedencia y antecedencia entre
ellas, su duración, y el inicio y fin del proyecto.

1. TIPOLOGÍAS DE CRONOGRAMA

Existen diferentes formas de representar un cronograma. Las tres

formas más habituales de representarlo son:

 Cronograma GANTT. Es lo que todo el mundo entiende como

cronograma, o sea la representación de las tareas en forma de barras
sobre un eje temporal (eje X), donde la longitud de la barra muestra
la duración de esta. La principal ventaja del GANTT es que permite
ver directamente las fechas de inicio y fin de cada tarea, su duración,
y la fecha de fin del proyecto.

 Cronograma PERT. Es una representación del cronograma que no

considera el eje temporal, únicamente las tareas en sí y las relaciones
entre ellas. En esta representación las tareas son cajas que contienen
una serie de informaciones, y que se ordenan de izquierda a derecha
en función de las relaciones de precedencia y antecedencia. De esta
forma, el PERT muestra de una forma más clara las relaciones de
dependencia entre tareas, y el orden en que deben ser ejecutadas.

 Cronograma de HITOS. Lo hitos no son tareas, sino

acontecimientos singulares u objetivos, tales como aprobaciones,
finalización de entregables parciales, finalización del proyecto,
reuniones importantes, inauguraciones, etc. Normalmente el hito se
sitúa al inicio o finalización de un conjunto de tareas, y mantiene una
relación con estas, por lo que, a la hora de reportar el estado del

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proyecto, lo podemos hacer de forma resumida reportando el estado
de los principales hitos que lo componen. Este documento puede
representarse en formato GANTT, mostrando únicamente los hitos, o
en forma de tabla.

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Ejemplo Cronograma GANTT

Fuente: https://co.pinterest.com
Ejemplo Cronograma GANTT

Fuente: https://www.eoi.es
2. LA LÍNEA BASE DEL CRONOGRAMA

Durante la fase planificación del proyecto se realizan una serie de

documentos, entre ellos el cronograma, los cuales una vez aprobados
por el sponsor (o el comité de dirección del proyecto) se transforman en
las líneas base del proyecto. Por tanto, se puede decir que la línea base
del cronograma es la última versión oficialmente aprobada de este.

Desde el punto de vista del director del proyecto, la línea base le

muestra los objetivos temporales del proyecto, y le permite tener una
referencia a la hora de llevar a cabo el proceso de control y
seguimiento. A nivel de representación, esta se muestra como un
segundo cronograma superpuesto al primero, pero fijo en el momento
de la aprobación.

3. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA

1. Crear la lista de actividades

Aquí deben incluirse las tareas necesarias para el alcance del proyecto,
es decir, cómo lo vamos a hacer.

2. Definir relaciones entre actividades

Una vez definidas el conjunto de actividades que componen el proyecto,

estas deben ordenarse en función de las relaciones de precedencia y
antecedencia oportunas, las cuales pueden ser de carácter obligatorio o
no. De esta forma las tareas pueden ordenarse según cuatro tipos de
relaciones:

Fin – Comienzo: la segunda tarea no puede empezar hasta que

acaba la primera. Es la relación más habitual.
Comienzo – Comienzo: la segunda tarea empieza al mismo
tiempo, o con un cierto desfase, que la primera.
Comienzo – Fin: la primera tarea comienza al mismo tiempo, o
con un cierto desfase, respecto al final de la segunda.
Fin – Fin: la segunda tarea finaliza al mismo tiempo, o con un
cierto desfase, que la primera
 3. Estimar los plazos de las actividades

Este paso consiste en estimar el número de horas, días, semanas, etc.

que se requieren para completar cada una de las actividades del
proyecto. Por ejemplo, colocar la información surgida del árbol de
objetivos. En la siguiente gráfica hay 3 resultados (R#1, R#2, R#3),
para lograrlos, se deben realizar las actividades que comprende cada
uno.

Fuente: Zurita (2009, p. 53)

4. Montar el cronograma de actividades

Uniendo los plazos con el diagrama de tareas tendremos un primer

cronograma de actividades que no tiene en cuenta los recursos ni su
disponibilidad. Esto equivale a considerar que disponemos de recursos
ilimitados en cualquier momento, lo que habitualmente es falso. Dentro
de este primer cronograma debemos incluir los hitos del proyecto, que
serán eventos que se corresponderán con alguna entrega, compromiso,
o punto importante del proyecto, y que nos servirán para controlar este,
y para informar del avance de forma resumida.
 5. Incluir los recursos

El siguiente paso será incluir los recursos, lo que implica asignar a cada
tarea el recurso que la ejecutará, considerando su porcentaje de
dedicación (en el caso de realizar varias tareas simultáneamente), su
capacidad de trabajo máxima, y su calendario laboral específico si lo
tuviera.

6. Balancear los recursos

Balancear los recursos no es más que ajustar el cronograma de

actividades para que ningún recurso supere su capacidad de trabajo
máxima. Por lo que pueden surgir dos situaciones diferentes:

 Que una tarea vea su plazo alargado por no disponer

totalmente de un recurso. Por ejemplo, si una tarea tiene una
duración de 40 horas de trabajo, una persona la puede ejecutar en
una semana, pero si esta persona únicamente puede dedicarle la
mitad de su tiempo, la tarea pasará a requerir dos semanas. Por
tanto, la tarea pasará a ser ejecutada en un plazo superior a su
duración, con un 50% de dedicación.

 No disponer del recurso en el momento necesario, obligará a

ajustar las fechas de la tarea a la disponibilidad del recurso.

Un punto muy importante para tomar decisiones en el balanceo

de recursos, es conocer la holgura de las tareas. Esta holgura
permite saber qué actividades pueden atrasarse, moverse o
alargarse sin generar un atraso en el proyecto.

7. Ajuste del cronograma de actividades

Una vez terminado el cronograma de actividades del proyecto, este

debe alinearse con el resto de los planes del proyecto (riesgos, costes,
etc.), y contrastarse con las limitaciones y requerimientos del proyecto,
lo que puede implicar cambios en los pasos anteriores y, por tanto,
volver a hacer el cronograma.

Existen multitud de motivos por los cuales se debe ajustar o hacer el

cronograma de nuevo. Entre los aspectos más destacados se
encuentran:
  Detección de nuevos riesgos: como la posible falta de un
recurso en un determinado momento o tener que hacer
actividades al exterior en momentos climáticos adversos.

 Coste demasiado elevado. Lo que nos puede obligar a usar

recursos de menor nivel (normalmente más económicos, pero con
menor rendimiento), modificar las tareas o tener que replantear el
plan de compras.

 Plazo fuera de lo solicitado. En este caso se tendrán que

aplicar técnicas de compresión del cronograma para conseguir
reducir el plazo.

 Disponibilidad de un determinado recurso. En el momento

que se necesite, lo que implicará tener que replantear la tarea
afectada con otro recurso o cambiar las fechas de esta.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

Junto con los pasos anteriores para crear el cronograma de actividades

del proyecto, hay una serie de consideraciones generales que se deben
tener en cuenta para poder aplicarlos correctamente:

 Proceso cíclico: el proceso para hacer el cronograma de

actividades suele requerir de varias iteraciones hasta conseguir un
buen ajuste.

 Proceso por fases: no siempre es posible hacer al inicio un

cronograma detallado de todo el proyecto, lo que implica que se
deberemos realizar una planificación por fases. De esta forma, la
planificación en detalle de cada fase se realiza al comienzo de la
fase, usando la información que va creándose a medida que
avanza el proyecto.

 Consensuado y aceptado: es importante hacer el

cronograma de actividades junto con expertos y el equipo del
proyecto, ya que estos son los que mejor saben cuánto se tarda
en efectuar una determinada tarea. A parte, hacer el cronograma
de actividades juntamente con el equipo facilita su aceptación y
compromiso con los plazos indicados, lo que facilitará su
cumplimiento.
  Nivel de detalle de un cronograma: ¿tiene sentido que un
proyecto de 2 años de duración se planifique en segundos? ¿Y que
uno de 5 días se planifique en semanas? Claramente no. Pero
¿cuál es la unidad de tiempo adecuada a considerar en el
cronograma? Algunos expertos recomiendan que la unidad de
tiempo del cronograma del proyecto sea del orden del 2-3% de la
duración total.

 Dedicación de los recursos: aunque teóricamente los recursos

se balancean considerando una dedicación del 100%, en la
práctica es mejor considerar una dedicación entorno al 85%-90%,
ya que cualquier trabajador debe asumir en su jornada trabajos
fuera del proyecto (realizar partes de horas, reuniones, etc.) que
le restan capacidad.

Tomado y adaptado de Garriga, Albert.

Cómo hacer el cronograma de actividades del proyecto.

REFERENCIAS

Fundación Suiza de Cooperación para el Desarrollo Técnico. (2017).

Guía para la formulación de proyectos bajo el Enfoque de Marco
Lógico. Suiza.

Garriga, Albert. Cómo hacer el cronograma de actividades del proyecto.

Bogotá, Colombia: Recursos en Project Management. Recuperado de
https://www.recursosenprojectmanagement.com

Betancourt, D. F. (30 de junio de 2017). Indicadores de gestión:

Definición, elaboración e interpretación con ejemplo práctico.
Recuperado el 22 de abril de 2020, de Ingenio Empresa:
www.ingenioempresa.com/indicadores-una-guia-incompleta.

Zurita, Alejandro. (2009). Identificación y formulación de proyectos:

Una guía práctica basada en el Enfoque de Marco Lógico. Grafismo
Comunicaciones. España.