Versión 1.

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Manual para Generar Solicitudes de
Pedido en PeopleSoft Fecha
Mayo/ 2018
Aprobación
Gestión de Compras y Pago a Proveedores Páginas Página 1 de 14

1. Objetivo.

Detallar de forma ordenada los pasos para la creación y gestión de una solicitud de pedido en el
sistema PeopleSoft.

2. Documentos Relacionados.

Documentos relacionados
N° Nombre de documento Origen de documento
1 Procedimiento de Compras Bienes, Insumos y Servicios Interno

3. Definiciones.

a) Solicitante:
Persona que puede realizar solicitudes de compra y es responsable de:

i. Solicitar bienes o servicios que sean necesarios para INACAP.

ii. Registrar todos los datos necesarios para que el aprobador del pedido cuente con la
información necesaria que oriente su decisión.
iii. Asegurar que los datos incluidos son correctos (producto, centro de responsabilidad,
actividad, código de proyecto, etc.).

b) Aprobador Solicitud:
Personas designadas por Centro de Responsabilidad para aprobar solicitudes de compra y es
responsable de:

i. Aprobar solicitudes de bienes o servicios que sean necesarios para INACAP.

ii. Confirmar que exista presupuesto disponible.
iii. Confirmar que las características de los bienes o servicios solicitados se encuentran dentro
de los estándares de INACAP.

c) Sistema PeopleSoft:
Es un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP, posee módulos de Contabilidad
General (GL), Cuentas por Pagar (AP), Compras (PO) , Tesorería (TR), Recurso Humano (HR),
Inventario (IN), Activos Fijos (AM) , entre otros módulos.

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d) Sistema Senegocia:
Plataforma de compras vigentes en INACAP.

e) Compra Vía Cotización:

Son aquellas que se realizan en Sede y/o unidad de Casa Central y DNC donde se considera la
adquisición de insumos y servicios para satisfacer necesidades de operación y gestión. Se acompañan
de cotizaciones de Proveedores y un Cuadro Comparativo que reúne los precios y especificaciones
de cada producto y/o servicio.

f) Compra Directa:
Son aquellas que se realizar sin la necesidad de contar con una cotización y están definidas según los
siguientes conceptos:

 Directa:
o Urgencia: Se refiere a aquellas compras excepcionales que no pueden esperar el
tiempo del proceso de compras normal.
o Proveedor Único: Se refiere a aquellas ocasiones en las cuales la necesidad sólo
la puede satisfacer un solo proveedor, ejemplo: único proveedor disponible en la
localidad, único proveedor certificado o autorizado para realizar el servicio,
proveedor exclusivo o representante de la marca, proveedor original habilitación
Sede, entre otros.

 Contrato:
Corresponde al proceso de adjudicación que se encuentra respaldado por la existencia de
un contrato entre las partes, el cual regula la relación contractual con el proveedor.

 Convenio/Licitación:
o Convenio: Acuerdo de condiciones de compra para ciertos productos y servicios.
o Licitación: Corresponde a compras que se realizan al amparo de un proceso de
licitación mediante el portal SENEGOCIA.

 Reemplazo/Complementaria:
Corresponde a órdenes de compra que se emitieron y que por alguna razón serán
reemplazadas por otras nuevas (cambio de Rut proveedor, error en la moneda, error en
el producto, etc.). Para este tipo de compra, es necesario anular la “Orden de Compra”
que va a ser reemplazada. También incluye aquellas órdenes de compra que por
diferencia en la recepción se debe generar una “Orden de Compra Complementaria”.

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 Regularización:
Corresponde a aquellas órdenes de compra que se emiten haciendo referencia a facturas
de sedes y áreas por concepto de bienes o servicios ya recibidos.

 Honorarios:
Corresponde a contrataciones a honorarios eventuales que realiza la Sede y áreas con
boleta física ya recibida y servicios prestados.

 Cotización Física:
Corresponde a cotizaciones recibidas físicamente o mediante correo electrónico, las
cuales posteriormente se adjudican.

4. Descripción de las Actividades.

La generación y gestión de una Solicitud de Pedido parte desde la detección de la necesidad de

abastecimiento de algún bien, insumo o servicio para los cual debe ser completada por el Solicitante de
Pedido en el sistema PeopleSoft y seguir los siguientes pasos:

 Ingresar al sistema PeopleSoft

 Ingresar parámetros de la solicitud
 Ingresar parámetros del solicitante
 Seleccionar artículos
 Revisar y presentar
 Confirmar y enviar a aprobación
 Notificación de emisión orden de compra
 Recepción
 Gestión de Solicitudes

a) Ingresar al sistema PeopleSoft:

Para ingresar al sistema PeopleSoft debe contar con ID de Usuario y Contraseña, de no contar con el
acceso, debe solicitar a la jefatura directa gestionar los accesos.

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Pantalla de acceso al sistema PeopleSoft:

b) Ingresar parámetros de la solicitud:

Una vez dentro del sistema debe seleccionar la opción de creación de solicitudes de pedido para lo
cual debe ir al menú principal -> e - compras -> creación de solicitudes tal como se muestra en la
siguiente imagen:

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Posteriormente, debe seleccionar la Unidad de Negocio por defecto que está asociada a la Sede
y al Rut del solicitante, en el caso que la solicitud se requiera para una unidad de negocio distinta, debe
seleccionarla de la lista desplegable de la siguiente forma y según como se muestra en la imagen:
1. Hacer click en el icono
2. Seleccionar de la lista

c) Ingresar parámetros del solicitante:

Posteriormente, debe validar y registrar antecedentes del Solicitante de Pedido para lo cual debe
seleccionar la pestaña “Parámetros del Solicitante”, validar e ingresar antecedentes según se
describe a continuación:

1. Campo nombre Solicitud, optativo, no viaja a Senegocia. Se recomienda ingresar un nombre

referencial de la solicitud.
2. Campo Moneda por defecto es CLP y no se debe modificar.
3. Comprador es obligatorio y debe seleccionar de la lista desplegable.
4. En Valores por Defecto Contabilidad, indicar todos los parámetros según tipo de compra:

a. Compra de Activo Fijo: debe ingresar Centro Resp, Producto, Proy (Proyecto de
inversión).
b. Compra de Servicios: debe ingresar Centro Resp, Producto y Código de Actividad.
c. Compra de Consumibles: No se debe ingresar ningún parámetro.
d. Compras con OT: se requiere ingresa una Orden de Trabajo.

Importante:
Revisar que UN, Dest Envió, Ubicación, UN GL, Sede, estén correctas según la UN seleccionada, un
error en estos campos implicará problemas en la recepción y contabilización de las facturas.

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5. Luego debe presionar botón continuar para pasar a la siguiente pestaña.

A continuación, se muestra imagen con cada uno de los pasos antes descritos:

d) Seleccionar artículos:
Existen 2 formas para la búsqueda y selección del artículo tal como se muestra en una de las
imágenes.

Opción 1: Búsqueda a través del recorrido del árbol

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Opción 2: Búsqueda a través del buscador en donde debe ingresar una descripción del artículo

1. Ingresa criterio de búsqueda (Ejemplo Arriendo).

2. Ejecutar búsqueda.
3. Resultado y selección.

Importante: Por defecto la cantidad siempre es “1” la cual se debe modificar según la necesidad de
compra.

e) Revisar y presentar: en esta pestaña es importante revisar, validar y completar los siguientes
campos:

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Campo nube: En este campo se debe ingresar solamente la descripción del servicio solicitado,
los datos ingresados en este campo pasan a ser la descripción del artículo en Senegocia, lo que
será visto por el proveedor al cotizar y al emitir la OC.

Ejemplo:
En esta compra de pasaje, el artículo se llama ARRIENDO BUS, sin embargo en la nube se describe
con mayor detalle.

Lo que posteriormente se muestra de la siguiente forma en la Orden de Compra de Senegocia.

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Importante:
 En este campo no incluir, Rut de proveedores, códigos de actividad ni montos.
 En el caso de los activos fijos y consumibles, este campo no remplaza el nombre del artículo al
pasar a Senegocia, por lo tanto debe ser utilizado para incluir especificaciones, montos
referenciales, etc.

Campo Anexo de Archivos: People Soft acepta todo tipo de archivos y en este campo debe subir
archivos relevantes para la solicitud y que sean de utilidad para el comprador o aprobador de la
solicitud (Ej. Foto del producto, cotizaciones, respaldos de autorizaciones, catálogos etc.), en el
caso de los correos electrónicos deben subirse en formato HTML. Para subir un archivo debe
seguir los siguientes pasos tal cual se indica e ilustra en la imagen:

1. Se da clic en Añadir Anexos (selecciona archivo y sube).

2. Valida archivo.
3. Presiona botón “Aceptar”.

Campo Comentarios: Se podrá incluir toda la información que ayude, oriente o clarifique lo que
se necesita, para aportar al proceso de cotización; sin embargo, la tipificación del “tipo de
compra directa” será responsabilidad del comprador en el portal Senegocia, quien tiene la
información de los convenios, contratos, proveedores homologados y regularizaciones en el
caso que corresponda a una factura ya emitida o boleta de honorarios.

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Importante: En el caso de las compras directas de servicios se deben indicar: Nombre proveedor,
Rut proveedor, monto compra, impuesto asociado y tipo de moneda.

Se adjunta ejemplo de compra directa por convenio / Licitación:

A continuación, se detallan los “Comentarios” a ingresar por cada uno de los conceptos de tipo
de compra con el objetivo que el comprador pueda identificar claramente el requerimiento y se agilice
el proceso.

La información ingresada en este campo se integra a Senegocia y se muestra en el campo

observación tal cual se aprecia en la siguiente imagen:

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f) Guardar y enviar: Finalmente una vez ingresados todos los antecedentes necesarios para gestionar
la compra, debe enviar la solicitud a la aprobación para lo cual debe presionar el botón “Guardar y
Enviar” con esta acción se genera la solicitud y se notifica al aprobador:

1. Presionar botón “Guardar y enviar”.

2. Confirmación de la Solicitud.

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Una vez aprobada la Solicitud de Pedido, se notificará al comprador quien seguirá con el proceso
de compras según lo definido en el Procedimiento de Compras Bienes Insumos y Servicios.

g) Notificación de emisión orden de compra: realizado el proceso de compra por parte del comprador
y una vez aprobada la Orden de Compra según matriz de aprobaciones, recibirá una notificación
indicando que se ha emitido una Orden de Compra por el producto o servicio solicitado, para lo cual
debe validar que lo indicado en la OC sea consistente con lo especificado en la solicitud de pedido y
principalmente que satisface la necesidad que dio origen a la compra (si no corresponde a lo
solicitado, debe informar inmediatamente al comprador para ajustar o anular requerimiento).

h) Recepción: La recepción es realizada por el Encargado de Bodega y en el caso que el producto llegue
directamente al Solicitante del Pedido o el servicio haya sido realizado, este deberá informar
inmediatamente al Encargado de Bodega para que realice la recepción correspondiente.

i) Gestión de Solicitudes de Pedido En PeopleSoft: En caso de requerir acceder a la Solicitud de Pedido

lo puede realizar con el número de solicitud u otro parámetro de búsqueda (usuario, fecha, estado)
tal como se muestra en los siguientes pasos ilustrados.

i. Acceso a módulo de gestión Solicitudes de Pedido, Ruta: Menú Principal-> e-Compras ->
Gestión de Solicitudes

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ii. Ingresar parámetros de búsqueda y ejecutarla.

1. Borrar unidad de negocio por defecto y dejar campo en blanco.

2. Ingreso de parámetros.
3. Presionar botón “Buscar”.

iii. Seleccionar solicitud a revisar

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5. Registros del Proceso.

Registros del Proceso

Recuperación Disposición
Nombre Almacenamiento Protección Retención
Responsable Indexación Posterior
No Aplica

6. Anexos.

a) No Aplica.

7. Control de Cambios.

Control de Cambios
Versión Fecha Tema modificado Resumen de modificaciones
1.0 Mayo/ 2018 Inicial No Aplica

8. Control de Aprobación.

Control de Aprobación
Elaborado por Revisado por Aprobado por
Nombre Cristian Vidal Mejías Loreto Colil Soto Loreto Colil Soto
Cargo Encargado de Compras Jefe Compras Jefe Compras
Fecha Mayo/ 2018 Mayo/ 2018 Mayo/ 2018

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