Manual de Usuario Compras Servicios

SAP BAIO
Proceso de Compras
Servicios
Manual de Usuario
Versión V1.0
Mayo, 2013
PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN SAP BAIO
Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario
Contenido
1. COMPRAS DE SERVICIOS ....................................................................................................................................5
1.1 CREACIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO.................................................................................................................6
1.2 LIBERACIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO ..............................................................................................................9
1.3 LIBERACIÓN COLECTIVA DE SOLICITUDES DE PEDIDO ...........................................................................................11
1.4 CREACIÓN DE OFERTAS .....................................................................................................................................12
1.5 CREACIÓN DE PEDIDOS ......................................................................................................................................20
1.6 LIBERACIÓN INDIVIDUAL DE PEDIDOS ...................................................................................................................26
1.7 LIBERACIÓN COLECTIVA DE PEDIDOS ..................................................................................................................27
1.8 CREACIÓN DE CONTRATOS (PEDIDO ABIERTO) .....................................................................................................29
1.9 INGRESO DE ACTIVIDADES ..................................................................................................................................34
1.10 APROBACIÓN DEL SERVICIO ...........................................................................................................................36
2. REPORTES ...........................................................................................................................................................39
2.1 LISTADO DE SOLICITUDES DE PEDIDO..................................................................................................................39
2.2 LISTADO DE PEDIDOS .........................................................................................................................................40
2.3 EVALUACIONES DE PEDIDOS ...............................................................................................................................41
2.4 EVALUACIONES DE SERVICIOS.............................................................................................................................42
Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 3

PROYECTO
Proceso:
Área de la empresa: Compras
Disparador:
Resumen del Proceso de Negocio
En este proceso la compra del servicio se inicia en cada sector de manera

individual, dependiendo de la necesidad.
El documento que da inicio a este proceso es la solicitud de pedido.
En caso de ser necesario conocer el precio del servicio, el usuario puede
contactar al comprador con los datos precisos de la compra.
El usuario del departamento de compras tomará las distintas solicitudes
de pedido, creando a partir de las mismas pedidos de compras (ordenes
de compras) o bien podrá generar peticiones de oferta de proveedores.
Tanto la solicitud de pedido como el pedido, tendrán un proceso de
liberación en función del monto e imputación. Según dicha estrategia,
cada documento deberá ser aprobado por los niveles superiores de la
empresa.
Una vez liberado el pedido de compras, la compra se efectúa con el
proveedor dentro de los términos acordados.
Luego, desde compras se generará en el sistema la hoja de entrada de
servicios.
Posterior a esto, el Departamento de Finanzas creará la factura recibida
del proveedor y pago de la misma.

PROYECTO
1. Compras de Servicios
Departamento de Departamento de Departamento de

Usuario Aprobador Aprobador
Compras
Compras Finanzas
Inicio proceso de
compras
Crear solicitud de Existe fuente Crear Orden de Registro del Recepción de

Liberar Sí Liberar
Pedido de Aprovis? Compra Servicio Facturas
Sí NO Sí
Solicitud de Hoja de Entrada

Solped Peticion de Oferta Orden de compra de Servicios Factura
Pedido OC correcta?
correcta?
Recepción de
Corregir Corregir
ofertas
Factura para el
Pago
NO
No
Selección de
proveedor

PROYECTO
1.1 Creación de Solicitudes de Pedido
Vía menú Logística Gestión de Materiales

Compras Solicitud de Pedido Crear
Vía Código de Transacción ME51N, ME52N, ME53N
Para acceder a la creación de solicitudes de pedido, se debe ingresar a la

transacción indicada, o bien acceder al siguiente menú:
Accediendo a la transacción se visualiza la siguiente pantalla:
En nuestro caso siempre utilizaremos la clase de solicitud de pedido NB.

Si se tilda el campo “Determinar fuente de aprovisionamiento” el sistema
intentará determinar el proveedor de acuerdo a los registros del sistema.
Para crear la solicitud e incorporar los ítems necesarios se debe presionar el icono
en el resumen de posiciones. Si se desea agregar algún texto de cabecera
también se puede hacer presionando el icono correspondiente a la cabecera.
La pantalla despliega una grilla como la que se muestra a continuación:

PROYECTO
Para completar la solicitud, es necesario ingresar los siguientes datos:
I: Se requiere una imputación para la compra a realizar. Las opciones son las
siguientes:
- K – Centro de Costo
- P – Proyecto
P: Se requiere ingresar el tipo de posición que para servicios es ‘F’.
Material: Para el caso de servicios no se completa
Texto Breve: Se debe ingresar un texto que describa el servicio solicitado
Cantidad: En este campo se debe ingresar la cantidad a comprar.
UM: En este campo se debe ingresar la unidad de medida en que se solicita el

material. Este dato esta relacionado de manera directa con la cantidad ingresada.
T: Este campo refiere a la unidad de medida de tiempo utilizada para la fecha de

entrega.
Fe.Entrega: Aquí se debe cargar la fecha de entrega de la mercancía.
GpCp.: En este campo se debe cargar el grupo de compras correspondiente.
Solicitante: Si bien el solicitante no es necesario, es muy útil a la hora de saber

quien es la persona que solicito la mercadería.

PROYECTO
La pantalla siguiente muestra un ejemplo de datos cargados.
Al tratarse de un servicio el sistema solicita el número de servicio. Además se

debe cargar la cantidad y unidad de medida del servicio.
Con tipo de imputación K – Centro de costo, el sistema solicita el ingreso del

centro de costo en la solapa “Imputación”. Cada sector utiliza su propio centro de
costo.
Con tipo de Imputación P – Proyecto el sistema pedirá también datos de

imputación, pero deberá completarse el código del elemento PEP.
Al momento de guardar el documento, el sistema valida la fecha de entrega
solicitada, y en caso de ser cercana muestra un mensaje de advertencia donde
pregunta si se puede cumplir con dicha fecha. Este mensaje es solo una
advertencia para el usuario y no impide el procesamiento de la solicitud.
Al finalizar el ingreso de datos se debe grabar presionando el icono y el

sistema emitirá un mensaje como el siguiente:

PROYECTO
NOTA: Si el comprador detecta que el servicio solicitado no esta catalogado,

puede crearlo en el sistema y utilizar el código en la creación del pedido.
1.2 Liberación de Solicitudes de Pedido

Compras Solicitud de pedido ME54N -
Liberación individual
Vía Código de Transacción ME54N
Para acceder a la liberación de solicitudes de pedido se ejecuta a la transacción

indicada o se accede al menú siguiente:
Accediendo a la transacción el sistema muestra en la pantalla la última solicitud

visualizada. Para cambiar la solicitud de pedido, se debe presionar el icono y
colocar en el pop-up el número de documento buscado:

PROYECTO
En esta pantalla se verá con el icono aquel código de liberación que está
para liberar y a su lado el icono que si se pulsa libera el nivel correspondiente,
tal como se muestra a continuación, modificando además su estado de bloqueado
a liberado:

PROYECTO
1.3 Liberación Colectiva de Solicitudes de Pedido

Compras Solicitud de pedido Liberar
Liberación Colectiva
Vía Código de Transacción ME55
Para acceder a esta funcionalidad, se debe ejecutar a la transacción indicada o

bien ingresar al menú siguiente:
Para liberar solicitudes de pedido por medio de una lista:

Ingresando a la transacción ME55 el sistema nos muestra un listado como el
siguiente, donde el usuario debe ingresar su código de liberación para que
aparezcan las solicitudes de pedido pendientes de liberar:

PROYECTO
Donde podrá liberar individualmente, o bien seleccionar todas las solicitudes y

liberarlas de una vez.
1.4 Creación de Ofertas

Compras Pet.oferta/oferta
Vía Código de Transacción ME43, ME47, ME49
Para acceder a la creación de pedidos de compras (ordenes de compra) se ejecuta

a la transacción indicada o se accede al menú siguiente:
Ingresando a la transacción, aparecerá la siguiente pantalla:

En la misma, podrá ingresarse una solicitud de pedido que dará origen a la oferta.
Siempre se utilizará la clase de documento AN – Petición de Oferta:

PROYECTO

PROYECTO
La petición de oferta tomará las posiciones (materiales, cantidades, etc.) desde la

solicitud de pedido:
Presionando el botón accederemos a la siguiente pantalla:
En esta pantalla se detallan los códigos de los materiales a adquirir, las cantidades
necesarias, la unidad de medida y la fecha de entrega.
En los datos de cabecera de la petición de oferta, se suele cargar la licitación que

le dio origen:

PROYECTO
Cuando sea necesario detallar la posición de la compra, es posible ingresar un

texto explicativo:

PROYECTO
Una vez ingresados los materiales con sus detalles, es necesario agregar el/los
proveedor/es a los que se desea consultar. Para ello se debe seleccionar el icono

PROYECTO
Luego de guardar el documento, el sistema emitirá un mensaje indicando el

número de documento guardado:
• Actualización de Ofertas:
Por medio de la transacción ME47, se podrá actualizar el precio correspondiente a

cada oferta:

PROYECTO
Aparecerán los servicios cargados, y a cada uno de ellos se les actualizará el

precio:
• Comparación y selección de ofertas:
Por medio de la transacción ME49 es posible comprar el precio de las distintas

ofertas a través de un listado:

PROYECTO
En el mismo se pueden ingresar distintos criterios de búsqueda, como el número

de documento de SAP, el número de licitación (siempre y cuando se haya cargado
en las ofertas, proveedores, material):
Seleccionando una petición de oferta, será posible ingresar a la misma y
rechazarla o aceptarla. Para esto se debe presionar el botón
En la siguiente pantalla, se resalta el tilde de rechazo de la posición:

PROYECTO
1.5 Creación de Pedidos

Compras Pedido Crear
Proveedor/centro suministrador conocido
Vía Código de Transacción ME21N, ME22N, ME23N
Para acceder a la creación de pedidos de compras (ordenes de compra) se ejecuta

a la transacción indicada o se accede al menú siguiente:

PROYECTO
Para simplificar la creación del pedido, se pueden copiar las posiciones desde una
solicitud de pedido:
Si la pantalla se ve como la anterior, se debe presionar el icono

para poder seleccionar el documento fuente a copiar (en
nuestro caso la solicitud de pedido). La pantalla se verá como la siguiente:
En esta pantalla se puede seleccionar el tipo de documento base que queremos

utilizar presionando el icono , el que desplegará una lista como la siguiente:

PROYECTO
Por ejemplo, si se selecciona Solicitudes de Pedido, el sistema mostrará una

pantalla de selección de solicitudes de pedido.
En esta pantalla se pueden cargar los filtros que se consideren útiles, como por
ejemplo la fecha de la solicitud y el grupo de compras. Al ejecutar la selección el
sistema mostrará los pedidos seleccionados en el margen derecho de la pantalla,
tal como se muestra a continuación.

PROYECTO
Para seleccionar alguna posición de un pedido o el pedido, se puede abrir el

mismo presionando la flecha ubicada a la izquierda del mismo, y luego el icono de
copia y el sistema mostrará la pantalla con las posiciones incluidas en el
pedido a crear.
Cualquier error que el sistema detecte, será informado en la parte inferior

(mensaje en rojo) y debe ser corregido para poder grabar el pedido.
Si el sistema muestra mensajes de advertencia (mensaje en amarillo) para
continuar, solo debe presionarse “Enter” y continuar con la carga de datos.
Si el proveedor no ha sido determinado, el sistema solicitará su ingreso.
El pedido de compras consta de tres secciones:
• Cabecera: En la cabecera se encuentran los datos generales del pedido, los que
pueden ser modificados de ser necesario.

PROYECTO
• Resumen de Posiciones: El resumen muestra todas las posiciones con los datos
útiles para ser vistos de manera sencilla. Los datos pueden ser modificados
aquí o en el detalle.
• Detalle de Posiciones: En el detalle es donde deben completarse la mayoría de

los datos faltantes para corregir los errores detectados por el sistema en el
pedido.
En la solapa de Servicios se puede agregar además una tolerancia por exceso de

suministro o el tilde para que dicho suministro sea ilimitado.
En la solapa de Factura es importante cargar el indicador de impuestos

correspondiente de acuerdo a la compra.

PROYECTO
Adicionalmente, es posible cargar comentarios u observaciones en la solapa

‘Textos’:
En principio, puede observarse el ‘texto pedido de material’, el cual proviene del

maestro de materiales (dato maestro). Luego, hay una serie de textos que
pueden utilizarse para agregar los comentarios o notas que hagan falta.
También hay textos que se imprimen a nivel de la cabecera del documento, en la

solapa llamada de la misma manera:
Una vez cargados todos los datos se debe guardar el pedido presionado el
icono . El sistema mostrará un mensaje con el número de pedido generado.

PROYECTO
1.6 Liberación Individual de Pedidos

Compras Pedido Liberar Liberación
Individual
Vía Código de Transacción ME29N
Para acceder se invoca a la transacción indicada o se accede al menú siguiente:
Accediendo a la transacción el sistema trae a la vista el último pedido visualizado.
Para cambiar el pedido se debe presionar el icono y colocar en el pop-up el

número de pedido buscado.
Una vez cargado se presiona “Enter” y el sistema mostrará el documento de

compras con todas sus posiciones y en la cabecera se situará en la solapa de
liberación del pedido.

PROYECTO
tal como se muestra a continuación, modificando además el status de “No
Liberado” a “Liberado Parcialemente”.
tal como se muestra a continuación, modificando además el status del mismo a
medida que se vaya liberando.
Una vez que el pedido se encuentra liberado en todos sus niveles el status pasa a
“Liberado”. Finalizada cada liberación el documento deberán guardarse los
cambios .
1.7 Liberación Colectiva de Pedidos

Compras Pedido Liberar Liberación
Colectiva
Vía Código de Transacción ME28
PROYECTO
En esta pantalla es necesario completar el código de liberación que depende de la

persona que va a liberar, ya que cada liberador esta asociado a un código de
liberador y el grupo de liberación. Como ayuda para obtener estos valores, se
puede ejecutar el matchcode.
Al ejecutar la transacción con el icono o F8 el sistema mostrarla siguiente

pantalla con la lista de pedidos a liberar.

PROYECTO
Para liberar el documento se puede presionar el icono el cual

además graba el documento.
1.8 Creación de contratos (pedido Abierto)

Compras Pedido Crear
Proveedor/centro suministrador conocido
Vía Código de Transacción ME31K, ME32K, ME33K
Para acceder a la creación de contratos (pedidos abiertos), se ejecuta a la

transacción indicada o se accede al menú siguiente:
Hay dos clases de pedido abierto:

- MK – Pedido por cantidad
- WK – Pedido por valor

PROYECTO
Una vez que se haya ingresado a la transacción, aparecerá la siguiente pantalla,

donde podrá ingresarse como documento de referencia una solicitud de pedido, o
bien una oferta:

PROYECTO
Lo primero que deberá cargarse en el documento es la fecha de fin de validez

(Fecha hasta la que se pueden llevar a cabo los servicios o entregar los
materiales).

PROYECTO
Al presionar el botón , el pedido abierto tomará las posiciones que

contiene el documento de referencia (en este caso es una solicitud de pedido).
Una vez que se hayan completado todos los datos, presionar el botón y el
sistema mostrará el número de documento creado:
Nota: el pedido abierto está sujeto a las mismas estrategias de liberación que el
pedido estándar NB y se libera desde las mismas transacciones indicadas
anteriormente.
A medida que el proveedor vaya informando las fechas en las que dará
cumplimiento a la prestación o entregando el material, se deberán ir creando
órdenes de entrega (pedidos desde la transacción ME21N, con referencia al pedido
abierto)

PROYECTO
Se deberá ingresar como dato la cantidad que se está registrando:
Cada vez que se haya creado una orden de entrega, se podrá ver desde el pedido
abierto:

PROYECTO
Para ello, presionar el botón :
1.9 Ingreso de Actividades
Vía menú Logística Gestión de Materiales Entrada

de actividad Actualizar
Vía Código de Transacción ML81N

PROYECTO
Accediendo a la transacción el sistema trae la siguiente pantalla.
Lo primero que debe hacerse es seleccionar el pedido al cual se le imputarán

horas de servicio (ingreso de actividades), presionando el icono .
El sistema mostrará un pop-up donde se debe cargar el número de pedido.

PROYECTO
Al presionar el icono o “Enter” el sistema vuelve a la pantalla anterior

incorporando los datos del pedido seleccionado.
Para dar entrada al servicio se debe presionar el icono , y se creara una nueva
hoja de entrada.
Una vez cargados los datos, éstos se deben grabar presionando el icono .
El sistema emite un mensaje informando la grabación de la hoja de entrada.
1.10 Aprobación del Servicio

de actividad Actualizar
Vía Código de Transacción ML81N

PROYECTO
Accediendo a la transacción el sistema trae la siguiente pantalla.
Lo primero que debe hacerse es seleccionar el pedido al cual se le imputarán

horas de servicio, presionando el icono .
El sistema mostrará un pop-up donde se debe cargar el número de pedido.

PROYECTO
Al presionar el icono o “Enter” el sistema vuelve a la pantalla anterior

incorporando los datos del pedido seleccionado.
Para autorizar el servicio brindado por el proveedor se debe presionar el icono y

al presionar “Enter” el sistema mostrará un nuevo status “Se acepta”.
Luego se deben grabar los datos presionando el icono y se verá que la hoja de
entrada de servicios quedó aceptada.

PROYECTO
2. Reportes
2.1 Listado de Solicitudes de Pedido

Compras Solicitud de Pedido Visualizar
Lista
Vía Código de Transacción ME5A / MSRV2 / MELB / ME5W

PROYECTO
Estos reportes nos ofrecen la información que esta en el sistema de diferentes

maneras.
2.2 Listado de Pedidos

Compras Pedido Visualizar Lista
Vía Código de Transacción ME2L / ME2M / ME2C / ME2B / ME2N /
MSRV3

PROYECTO

maneras.
2.3 Evaluaciones de Pedidos

Compras Pedido Evaluaciones
Vía Código de Transacción ME80FN / ME81N

PROYECTO

maneras.
2.4 Evaluaciones de servicios

de Actividad Evaluaciones listado
Vía Código de Transacción MSRV6 / ML84

maneras.

PROYECTO

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Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 3

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario

Resumen del Proceso de Negocio

En este proceso la compra del servicio se inicia en cada sector de manera

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 4

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario

Departamento de Departamento de Departamento de

Crear solicitud de Existe fuente Crear Orden de Registro del Recepción de

Solicitud de Hoja de Entrada

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 5

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario

1.1 Creación de Solicitudes de Pedido

Vía menú Logística Gestión de Materiales

Para acceder a la creación de solicitudes de pedido, se debe ingresar a la

Accediendo a la transacción se visualiza la siguiente pantalla:

En nuestro caso siempre utilizaremos la clase de solicitud de pedido NB.

La pantalla despliega una grilla como la que se muestra a continuación:

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 6

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario

Para completar la solicitud, es necesario ingresar los siguientes datos:

P: Se requiere ingresar el tipo de posición que para servicios es ‘F’.

Material: Para el caso de servicios no se completa

Texto Breve: Se debe ingresar un texto que describa el servicio solicitado

Cantidad: En este campo se debe ingresar la cantidad a comprar.

UM: En este campo se debe ingresar la unidad de medida en que se solicita el

T: Este campo refiere a la unidad de medida de tiempo utilizada para la fecha de

Fe.Entrega: Aquí se debe cargar la fecha de entrega de la mercancía.

GpCp.: En este campo se debe cargar el grupo de compras correspondiente.

Solicitante: Si bien el solicitante no es necesario, es muy útil a la hora de saber

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 7

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario

La pantalla siguiente muestra un ejemplo de datos cargados.

Al tratarse de un servicio el sistema solicita el número de servicio. Además se

Con tipo de imputación K – Centro de costo, el sistema solicita el ingreso del

Con tipo de Imputación P – Proyecto el sistema pedirá también datos de

Al finalizar el ingreso de datos se debe grabar presionando el icono y el

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 8

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario

NOTA: Si el comprador detecta que el servicio solicitado no esta catalogado,

1.2 Liberación de Solicitudes de Pedido

Vía menú Logística Gestión de Materiales

Para acceder a la liberación de solicitudes de pedido se ejecuta a la transacción

Accediendo a la transacción el sistema muestra en la pantalla la última solicitud

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 9

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Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 10

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario

1.3 Liberación Colectiva de Solicitudes de Pedido

Vía menú Logística Gestión de Materiales

Para acceder a esta funcionalidad, se debe ejecutar a la transacción indicada o

Para liberar solicitudes de pedido por medio de una lista:

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 11

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario

Donde podrá liberar individualmente, o bien seleccionar todas las solicitudes y

1.4 Creación de Ofertas

Vía menú Logística Gestión de Materiales

Para acceder a la creación de pedidos de compras (ordenes de compra) se ejecuta

Ingresando a la transacción, aparecerá la siguiente pantalla:

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 12

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 13