Manual de Usuario Compras Materiales

SAP BAIO
Proceso de Compras
Materiales
Manual de Usuario
Versión V1.0
Mayo, 2013
PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN SAP BAIO
Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario Compras
Contenido
1. COMPRAS DE MATERIALES ................................................................................................................................5
1.1 CREACIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO.................................................................................................................6
1.2 LIBERACIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO ..............................................................................................................9
1.3 LIBERACIÓN COLECTIVA DE SOLICITUDES DE PEDIDO ...........................................................................................10
1.4 CREACIÓN DE OFERTAS .....................................................................................................................................12
1.5 CREACIÓN DE PEDIDOS ......................................................................................................................................19
1.6 LIBERACIÓN DE PEDIDOS ....................................................................................................................................25
1.7 LIBERACIÓN COLECTIVA DE PEDIDOS ..................................................................................................................27
1.8 CREACIÓN DE CONTRATOS (PEDIDO ABIERTO) .....................................................................................................28
1.9 INGRESO DE MERCANCÍAS ..................................................................................................................................33
2. REPORTES ...........................................................................................................................................................37
2.1 LISTADO DE SOLICITUDES DE PEDIDO..................................................................................................................37
2.2 LISTADOS DE PEDIDOS .......................................................................................................................................39
2.3 EVALUACIONES DE PEDIDOS ...............................................................................................................................40
2.4 LISTA DE DOCUMENTOS DE MATERIAL ..................................................................................................................42
2.5 VISUALIZACIÓN / ANULACIÓN DE DOCUMENTOS DE MATERIAL ................................................................................43
Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 3

PROYECTO
Proceso:
Área de la empresa: Compras
Disparador:
Resumen del Proceso de Negocio
En este proceso la compra del material se inicia en cada sector de

manera individual, dependiendo de la necesidad.
El documento que da inicio a este proceso es la solicitud de pedido.
En caso de ser necesario conocer el precio del material a adquirir, el
usuario puede contactar al comprador con los datos precisos de la
compra.
El usuario del departamento de compras tomará las distintas solicitudes
de pedido, creando a partir de las mismas pedidos de compras (ordenes
de compras) o bien podrá generar peticiones de oferta de proveedores.
Tanto la solicitud de pedido como el pedido, tendrán un proceso de
liberación en función del monto e imputación. Según dicha estrategia,
cada documento deberá ser aprobado por los niveles superiores de la
empresa.
Una vez liberado el pedido de compras, la compra se efectúa con el
proveedor dentro de los términos acordados.
Luego, desde Almacenes se generará en el sistema la recepción de la
mercadería.
Posterior a esto, el Departamento de Finanzas creará la factura recibida
del proveedor y pago de la misma.

PROYECTO
1. Compras de Materiales
Departamento de Departamento de Departamento de

Usuario Aprobador Aprobador
Compras
Compras Finanzas
Inicio proceso de
compras
Crear solicitud de Existe fuente Crear Orden de Recepción de Recepción de

Liberar Sí Liberar
Pedido de Aprovis? Compra Materiales Facturas
Sí NO Sí
Solicitud de Documento de
Solped Peticion de Oferta Orden de compra Material Factura
Pedido OC correcta?
correcta?
Recepción de
Corregir ofertas Corregir
Factura para el
Pago
NO
No
Selección de
proveedor

PROYECTO
1.1 Creación de Solicitudes de Pedido
Vía menú Logística Gestión de Materiales

Compras Solicitud de Pedido Crear
Vía Código de Transacción ME51N, ME52N, ME53N
Para acceder a la creación de solicitudes de pedido, se debe ingresar a la

transacción indicada, o bien acceder al siguiente menú:
Ingresando a la transacción, se visualiza la siguiente pantalla:
En nuestro caso siempre utilizaremos la clase de solicitud de pedido ‘NB’ (solicitud

de pedido estándar).
Si se tilda el campo “Determinar fuente de aprovisionamiento” el sistema
intentará determinar el proveedor de acuerdo a los registros del sistema.
Para crear la solicitud e incorporar los ítems necesarios, se debe presionar el icono
en el resumen de posiciones.
Si se desea agregar algún texto de cabecera, también se puede hacer presionando
el icono correspondiente a la cabecera.

PROYECTO
La pantalla despliega una grilla como la que se muestra a continuación:
Para completar la solicitud, es necesario ingresar los siguientes datos:
I: Se requiere una imputación para la compra a realizar. Las opciones son las
siguientes:
- K – Centro de Costo
- P – Proyecto
- A – Activo Fijo
P: Se requiere ingresar el tipo de posición, que por default viene en blanco. En el

caso de la compra de materiales, se utilizará la posición de esta manera.
Material: Se debe seleccionar el código del material a adquirir.
Texto Breve: El sistema completará automáticamente este campo con el texto

del mismo a partir del material creado en el sistema
Cantidad: En este campo se debe ingresar la cantidad a comprar.
UM: En este campo se debe ingresar la unidad de medida en la que se solicita el

material. Este dato esta relacionado de manera directa con la cantidad ingresada.
T: Este campo refiere a la unidad de medida de tiempo utilizada para la fecha de

entrega.
Fe.Entrega: Aquí se debe cargar la fecha de entrega de la mercancía.

PROYECTO
GpCp.: En este campo se debe cargar el grupo de compras correspondiente.
Solicitante: Si bien el solicitante no es necesario, es muy útil para saber luego

quien fue la persona que solicitó la mercadería.
La pantalla siguiente muestra un ejemplo de datos cargados.
Con tipo de imputación K – Centro de costo, el sistema solicita el ingreso del

centro de costo en la solapa “Imputación”. Cada sector utiliza sus propios centros
de costo.
Con tipo de Imputación P – Proyecto el sistema pedirá también datos de

imputación, pero deberá completarse el código del elemento PEP.
Al momento de guardar el documento, el sistema valida la fecha de entrega

solicitada, y en caso de ser cercana, emite un mensaje de advertencia donde
pregunta si se puede cumplir con dicha fecha. Este mensaje es solo una
advertencia para el usuario y no impide el procesamiento de la solicitud.
Al finalizar el ingreso de datos se debe grabar presionando el icono y el

sistema emitirá un mensaje como el siguiente:

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NOTA: Si el comprador detecta que el material solicitado no esta catalogado,

puede crearlo en el sistema y utilizar el código en la creación del pedido.
1.2 Liberación de Solicitudes de Pedido

Compras Solicitud de pedido ME54N -
Liberación individual
Vía Código de Transacción ME54N
Para acceder a la liberación de solicitudes de pedido se ejecuta a la transacción

indicada o se accede al menú siguiente:
Accediendo a la transacción el sistema muestra en la pantalla la última solicitud

visualizada. Para cambiar la solicitud de pedido, se debe presionar el icono y
colocar en el pop-up el número de documento buscado:
En esta pantalla se verá con el icono aquel código de liberación que está
para liberar y a su lado el icono que si se pulsa libera el nivel correspondiente,
PROYECTO
tal como se muestra a continuación, modificando además su estado de bloqueado

a liberado:
1.3 Liberación Colectiva de Solicitudes de Pedido

Compras Solicitud de pedido Liberar
Liberación Colectiva
Vía Código de Transacción ME55
Para acceder a esta funcionalidad, se debe ejecutar a la transacción indicada o

bien ingresar al menú siguiente:

PROYECTO
Para liberar solicitudes de pedido por medio de una lista:

Ingresando a la transacción ME55 el sistema nos muestra un listado como el
siguiente, donde el usuario debe ingresar su código de liberación para que
aparezcan las solicitudes de pedido pendientes de liberar:
Donde podrá liberar individualmente, o bien seleccionar todas las solicitudes y

liberarlas de una vez.

PROYECTO
1.4 Creación de Ofertas

Compras Pet.oferta/oferta
Vía Código de Transacción ME43, ME47, ME49
Para acceder a la creación de pedidos de compras (ordenes de compra) se ejecuta

a la transacción indicada o se accede al menú siguiente:
Ingresando a la transacción, aparecerá la siguiente pantalla:

En la misma, podrá ingresarse una solicitud de pedido que dará origen a la oferta.
Siempre se utilizará la clase de documento AN – Petición de Oferta:

PROYECTO
La petición de oferta tomará las posiciones (materiales, cantidades, etc.) desde la

solicitud de pedido:

PROYECTO
Presionando el botón accederemos a la siguiente pantalla:
En esta pantalla se detallan los códigos de los materiales a adquirir, las cantidades
necesarias, la unidad de medida y la fecha de entrega.
En los datos de cabecera de la petición de oferta, se suele cargar la licitación que

le dio origen:

PROYECTO
Cuando sea necesario detallar la posición de la compra, es posible ingresar un

texto explicativo:

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Una vez ingresados los materiales con sus detalles, es necesario agregar el/los
proveedor/es a los que se desea consultar. Para ello se debe seleccionar el icono

PROYECTO
Luego de guardar el documento, el sistema emitirá un mensaje indicando el

número de documento guardado:
• Actualización de Ofertas:
Por medio de la transacción ME47, se podrá actualizar el precio correspondiente a

cada oferta:

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• Comparación y selección de ofertas:
Por medio de la transacción ME49 es posible comprar el precio de las distintas

ofertas a través de un listado:
En el mismo se pueden ingresar distintos criterios de búsqueda, como el número

de documento de SAP, el número de licitación (siempre y cuando se haya cargado
en las ofertas, proveedores, material):

PROYECTO
Seleccionando una petición de oferta, será posible ingresar a la misma y
rechazarla o aceptarla. Para esto se debe presionar el botón
En la siguiente pantalla, se resalta el tilde de rechazo de la posición:
1.5 Creación de Pedidos

Compras Pedido Crear
Proveedor/centro suministrador conocido
Vía Código de Transacción ME21N, ME22N, ME23N

PROYECTO
Para acceder a la creación de pedidos de compras (ordenes de compra) se ejecuta

a la transacción indicada o se accede al menú siguiente:
Accediendo a la transacción se visualiza la siguiente pantalla:
Para simplificar la creación del pedido, se pueden copiar las posiciones desde una
solicitud de pedido:
Si la pantalla se ve como la anterior, se debe presionar el icono

para poder seleccionar el documento fuente a copiar (en
nuestro caso la solicitud de pedido). La pantalla se verá como la siguiente:

PROYECTO
En esta pantalla se puede seleccionar el tipo de documento base que queremos

utilizar presionando el icono , el que desplegará una lista como la siguiente:
Por ejemplo, si se selecciona Solicitudes de Pedido, el sistema mostrará una

pantalla de selección de solicitudes de pedido.

PROYECTO
En esta pantalla se pueden cargar los filtros que se consideren útiles, como por
ejemplo la fecha de la solicitud y el grupo de compras. Al ejecutar la selección el
sistema mostrará los pedidos seleccionados en el margen derecho de la pantalla,
tal como se muestra a continuación:
Para seleccionar alguna posición de un pedido o el pedido, se puede abrir el

mismo presionando la flecha ubicada a la izquierda del mismo, y luego el icono de
copia y el sistema mostrará la pantalla con las posiciones incluidas en el
pedido a crear.

PROYECTO
Cualquier error que el sistema detecte, será informado en la parte inferior

(mensaje en rojo) y debe ser corregido para poder grabar el pedido.
Si el sistema muestra mensajes de advertencia (mensajes en amarillo) para
continuar, solo debe presionarse “Enter” y proseguir con la carga de datos.
Si el proveedor no ha sido determinado, el sistema solicitará su ingreso.
El pedido de compras consta de tres secciones:
• Cabecera: En la cabecera se encuentran los datos generales del pedido, los que
pueden ser modificados de ser necesario.
• Resumen de Posiciones: El resumen muestra todas las posiciones con los datos
útiles para ser vistos de manera sencilla. Los datos pueden ser modificados
aquí o en el detalle.

PROYECTO
• Detalle de Posiciones: En el detalle es donde deben completarse la mayoría de

los datos faltantes para corregir los errores detectados por el sistema en el
pedido.
En la solapa de Factura es importante cargar el indicador de impuestos

correspondiente de acuerdo a la compra.
Adicionalmente, es posible cargar comentarios u observaciones en la solapa

‘Textos’:
En principio, puede observarse el ‘texto pedido de material’, el cual proviene del

maestro de materiales (dato maestro). Luego, hay una serie de textos que
pueden utilizarse para agregar los comentarios o notas que hagan falta.

PROYECTO
También hay textos que se imprimen a nivel de la cabecera del documento, en la

solapa llamada de la misma manera:
Una vez cargados todos los datos se debe guardar el pedido presionado el icono
. El sistema mostrará un mensaje con el número de pedido generado.
1.6 Liberación de Pedidos

Compras Pedido Liberar Liberación
Individual
Vía Código de Transacción ME29N
Para acceder se invoca a la transacción indicada o se accede al menú siguiente:

PROYECTO
Para seleccionar el pedido a liberar, se debe presionar el icono y colocar en el

pop-up el número de pedido buscado:
Una vez cargado se presiona “Enter” y el sistema mostrará el documento de

compras con todas sus posiciones y en la cabecera se situará en la solapa de
liberación del pedido:
En esta pantalla se verá con el icono aquel código de liberación que está
para liberar y a su lado el icono que si se pulsa libera el nivel correspondiente,
tal como se muestra a continuación, modificando además el status del mismo a
medida que se vaya liberando.
Una vez que el pedido se encuentra liberado en todos sus niveles el status pasa a
“Liberado”. Finalizada cada liberación el documento deberán guardarse los
cambios .

PROYECTO
1.7 Liberación Colectiva de Pedidos

Compras Pedido Liberar Liberación
Colectiva
Vía Código de Transacción ME28
Para acceder a esta funcionalidad, se debe ejecutar a la transacción indicada o

bien ingresar al menú siguiente:
Accediendo a la transacción se visualiza la siguiente pantalla:
En esta pantalla es necesario completar el código de liberación que depende de la

persona que va a liberar, ya que cada liberador esta asociado a un código de
liberador. El código de liberación será siempre ‘PR’. Como ayuda para obtener
estos valores, se puede ejecutar el matchcode.
PROYECTO
Al ejecutar la transacción con el icono o F8 el sistema mostrarla siguiente

pantalla con la lista de pedidos a liberar.
Para liberar el documento se puede presionar el icono el cual

además graba el documento.
1.8 Creación de contratos (pedido Abierto)

Compras Pedido Crear
Proveedor/centro suministrador conocido
Vía Código de Transacción ME31K, ME32K, ME33K
Para acceder a la creación de contratos (pedidos abiertos), se ejecuta a la

transacción indicada o se accede al menú siguiente:
Hay dos clases de pedido abierto:

- MK – Pedido por cantidad

PROYECTO
- WK – Pedido por valor
Una vez que se haya ingresado a la transacción, aparecerá la siguiente pantalla,

donde podrá ingresarse como documento de referencia una solicitud de pedido, o
bien una oferta:

PROYECTO
Lo primero que deberá cargarse en el documento es la fecha de fin de validez

(Fecha hasta la que se pueden llevar a cabo los servicios o entregar los
materiales).

PROYECTO
Al presionar el botón , el pedido abierto tomará las posiciones que

contiene el documento de referencia (en este caso es una solicitud de pedido).
Una vez que se hayan completado todos los datos, presionar el botón y el
sistema mostrará el número de documento creado:
Nota: el pedido abierto está sujeto a las mismas estrategias de liberación que el
pedido estándar NB y se libera desde las mismas transacciones indicadas
anteriormente.
A medida que el proveedor vaya informando las fechas en las que dará
cumplimiento a la prestación o entregando el material, se deberán ir creando
órdenes de entrega (pedidos desde la transacción ME21N, con referencia al pedido
abierto)

PROYECTO
Se deberá ingresar como dato la cantidad que se está registrando:
Cada vez que se haya creado una orden de entrega, se podrá ver desde el pedido
abierto:

PROYECTO
Para ello, presionar el botón :
1.9 Ingreso de Mercancías
Vía menú Logística Gestión de Materiales Gestión

de Stocks Movimientos de Mercancías
Entrada de Mercancías Por Pedido EM
para pedido (MIGO)
Vía Código de Transacción MIGO
Para acceder se invoca a la transacción indicada o se accede al menú siguiente:

PROYECTO
Accediendo a la transacción el sistema trae la pantalla y se debe realizar el

ingreso del número de pedido que se está recibiendo.
Una vez ingresado y presionando “Enter” el sistema trae los datos del pedido y
coloca al mismo en el historial (lado izquierdo).
En esta pantalla se puede cargar un número de nota de entrega (que puede
referirse al número de remito o número de factura a recibir, etc.).

PROYECTO
Luego en la solapa de cantidad se debe cargar la cantidad recibida de material y

confirmar la posición con el checkbox de “Posición OK”.
Si la cantidad recibida es menor a la solicitada y se conoce que no se recibirá el

faltante entonces se deberá ingresar a la solapa de “Datos Pedido” y colocar el
indicador de entrega final en 2 – Fijar. Caso contrario no es necesario.
Una vez finalizado el ingreso de los materiales recibidos se deberán grabar los
datos presionando el icono . El sistema generará un documento de material el
que se verá agregado en la lista del lado izquierdo.

PROYECTO

PROYECTO
2. Reportes
2.1 Listado de Solicitudes de Pedido

Compras Solicitud de Pedido Visualizar
Lista
Vía Código de Transacción ME5A / MSRV2 / MELB / ME5W
Estos reportes nos ofrecen la información que esta en el sistema de diferentes

maneras.

PROYECTO

PROYECTO
2.2 Listados de Pedidos

Compras Pedido Visualizar Lista
Vía Código de Transacción ME2L / ME2M / ME2C / ME2B / ME2N /
MSRV3

maneras.

PROYECTO
2.3 Evaluaciones de Pedidos

Compras Pedido Evaluaciones
Vía Código de Transacción ME80FN / ME81N
PROYECTO

maneras.

PROYECTO
2.4 Lista de documentos de material
Acceso por menú Logística Gestión de Materiales Gestión

de Stock Entorno Visualizar Lista
Código de Transacción MB51 / MR51 / MBSM / MBGR

maneras.

PROYECTO
2.5 Visualización / Anulación de documentos de material
Vía menú Logística Gestión de Materiales Gestión

de Stock Documento de material
Vía Código de Transacción MB03 / MBST
La transacción MB03 nos permite visualizar el documento de material generado

con el ingreso del material y la transacción MBST nos permite anular un ingreso
que contenga errores.

PROYECTO

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Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario Compras

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 3

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario Compras

Resumen del Proceso de Negocio

En este proceso la compra del material se inicia en cada sector de

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 4

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario Compras

Departamento de Departamento de Departamento de

Crear solicitud de Existe fuente Crear Orden de Recepción de Recepción de

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 5

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1.1 Creación de Solicitudes de Pedido

Vía menú Logística Gestión de Materiales

Para acceder a la creación de solicitudes de pedido, se debe ingresar a la

Ingresando a la transacción, se visualiza la siguiente pantalla:

En nuestro caso siempre utilizaremos la clase de solicitud de pedido ‘NB’ (solicitud

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 6

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario Compras

La pantalla despliega una grilla como la que se muestra a continuación:

Para completar la solicitud, es necesario ingresar los siguientes datos:

P: Se requiere ingresar el tipo de posición, que por default viene en blanco. En el

Material: Se debe seleccionar el código del material a adquirir.

Texto Breve: El sistema completará automáticamente este campo con el texto

Cantidad: En este campo se debe ingresar la cantidad a comprar.

UM: En este campo se debe ingresar la unidad de medida en la que se solicita el

T: Este campo refiere a la unidad de medida de tiempo utilizada para la fecha de

Fe.Entrega: Aquí se debe cargar la fecha de entrega de la mercancía.

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 7

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario Compras

GpCp.: En este campo se debe cargar el grupo de compras correspondiente.

Solicitante: Si bien el solicitante no es necesario, es muy útil para saber luego

La pantalla siguiente muestra un ejemplo de datos cargados.

Con tipo de imputación K – Centro de costo, el sistema solicita el ingreso del

Con tipo de Imputación P – Proyecto el sistema pedirá también datos de

Al momento de guardar el documento, el sistema valida la fecha de entrega

Al finalizar el ingreso de datos se debe grabar presionando el icono y el

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 8

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario Compras

NOTA: Si el comprador detecta que el material solicitado no esta catalogado,

1.2 Liberación de Solicitudes de Pedido

Vía menú Logística Gestión de Materiales

Para acceder a la liberación de solicitudes de pedido se ejecuta a la transacción

Accediendo a la transacción el sistema muestra en la pantalla la última solicitud

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario Compras

tal como se muestra a continuación, modificando además su estado de bloqueado

1.3 Liberación Colectiva de Solicitudes de Pedido

Vía menú Logística Gestión de Materiales

Para acceder a esta funcionalidad, se debe ejecutar a la transacción indicada o

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 10

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario Compras

Para liberar solicitudes de pedido por medio de una lista:

Donde podrá liberar individualmente, o bien seleccionar todas las solicitudes y

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 11

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario Compras

1.4 Creación de Ofertas

Vía menú Logística Gestión de Materiales

Para acceder a la creación de pedidos de compras (ordenes de compra) se ejecuta

Ingresando a la transacción, aparecerá la siguiente pantalla:

Versión: MAE SAP BAIO – Manual de usuario Página: 12

Fase 3: Realización FC-13/A- Manual de usuario Compras

La petición de oferta tomará las posiciones (materiales, cantidades, etc.) desde la