Instructivo Código:

Pre-registro de Comprobantes de pago - Portal de Versión: Clasificación:

Proveedores 1 Uso interno
Macroproceso: Gestión de Finanzas Fecha de Vigencia:
Proceso: Gestión de Cuentas por Pagar 01/09/2019

I. OBJETIVO
Establecer el proceso para la realización del pre-registro de comprobantes de pago por el
Portal de Proveedores.

II. ALCANCE
El alcance del presente manual alcanza el proceso de Pre-registro de los comprobantes
de pagos a través del portal web de Pago Proveedores.
Este manual aplica a Centria y a todas las empresas vinculadas, a las que Centria les presta
servicios de Cuentas por Pagar.

III. REFERENCIAS
• Política de Gestión de Comprobantes de Pago.

IV. DEFINICIONES
• Proveedor. - Proveedor de Centria o proveedor de la empresa a la que Centria le brinda
servicios de Finanzas. Realiza las consultas en el aplicativo “Portal de Proveedores” de los
diferentes documentos de cada cliente a la que le brinda servicios

• Portal de Proveedores. - es un sistema que permite a los clientes y a sus proveedores

acceder a través de un portal a información en línea del estado de los documentos
recepcionados en la Ventanilla Única (VUR) de Recepción durante todo el flujo en Finanzas:
Registro, Programación y Pago.
• Comprobante de Pago. - es el documento que acredita la transferencia de bienes, la
entrega en uso o la prestación de servicios

• Adquiriente. - es el comprador del bien o usuario del servicio, responsable por el pago del
monto consignado en la factura negociable.

V. MANUAL
PRE-REGISTRO DE FACTURAS

Funciones del Proveedor

- El proveedor ingresa al Portal de Proveedores https://proveedores.centria.net haciendo

uso de sus credenciales de acceso que son proporcionadas por el usuario responsable del
sistema mediante correo electrónico.

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- Ingresar a la opción Pre-Registro. Colocar en Nuevo pre-registro.

- Seleccionar la opción de “Agregar HES/NI”.

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- En esta pantalla se podrá visualizar el desplegable para seleccionar la siguiente información:

a) Cliente: Nombre de la empresa a la cual factura y generara el Pre-Registro.

b) Tipo: Corresponde al tipo de operación realizada, el cliente deberá indicar si generó una
Hoja de Entrada de Servicios (HES) o una Nota de Ingreso (NI).

c) Moneda: Seleccionar la moneda de la Orden de Compra.

d) OC: Se puede colocar el número de la Orden de Compra

Pre-Registro - Hoja de Entrada de Servicio (HES)

OC: Numero de la Orden de Compra

Nro. Doc.: Numero de la HES
Fecha Emisión HES/NI: Fecha en la que se generó la HES
Posición: Orden de la HES
Posición OC: Posición de la HES en la Orden de Compra
Descripción: Texto breve que contiene información del servicio brindado.
Importe a Facturar: Importe sin incluir impuestos
Cantidad: En caso de servicios la cantidad será siempre 1.
Precio Unitario: En caso de servicios será igual al importe a facturar.

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Pre-registro con Nota de Ingreso (NI)

OC: Numero de la Orden de Compra

Nro Doc: Numero de la NI
Nro Guía: Numero de la guía de remisión
Fecha Emisión HES/NI: Fecha en la se generó la NI
Posición: Orden de la NI
Posición OC: Posición de la NI en la Orden de Compra
Descripción: Texto breve que contiene información del bien entregado
Importe a Facturar: Importe sin incluir impuestos
Cantidad: En caso la operación sea venta de bienes, se indicará la cantidad de unidades
facturadas
Precio Unitario: En caso la operación sea venta de bienes. se indicará el precio unitario de
las unidades facturadas

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Pre-registro de Facturas Físicas con HES / NI

Serie y Número: Datos de la factura a la cual se le generara el Pre Registro.

Fecha de Documento: Fecha de emisión de la factura.

Tipo de Documento: Elegir entre Factura o Banca y Seguros

Serie Guía: Formato XXXX (alfanumérico).Opcional

Numero de Guía: Formato XXXX (alfanumérico).Opcional

PDF Guía: Opcional.

PDF Otros Sustentos: Obligatorio. Se ha agregado la opción de anexar de manera

obligatoria 1 archivo que contenga otros documentos que sustenten la compra y/o
entrega del bien o servicio en el campo “PDF Otros Sustentos”, el peso máximo del archivo
a anexar es de 5 Mb, se le recomienda que sea sin colores y resolución baja o media.

- En caso los datos seleccionados no fueran los correctos puede eliminarlos marcando (x) de
la columna “Eliminar” e ingresar nuevamente al botón “Agregar HES/NI”.

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Pre-registro de Facturas Electronicas con HES / NI

Luego que los archivos han sido cargados, los campos: Serie y Número, Fecha de
Documento y Tipo de Documento serán completados de manera automática sin opción a
ser modificados.

En caso los datos seleccionados no fueran los correctos puede eliminarlos marcando (x) de
la columna “Eliminar” e ingresar nuevamente al botón “Agregar HES/NI”.

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- En caso desee salir de esta pantalla completamente debe seleccionar la opción “Cancelar”,
elegir SI en el mensaje de confirmación, y regresará a la pantalla inicial de Pre-Registro

- De estar conforme con los datos que se seleccionaron, así como con los importes que se
muestran en la pantalla, presionar el botón “Pre Registrar”.

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- Generación del código de pre-registro.

Desde el mensaje generado se podrá descargar la constancia de Pre-Registro a través de la

opción “Descargar”.

De manera simultánea llegará un mensaje al correo inscrito en el Portal de Proveedores,

con la información del Pre Registro que se generó. El mensaje llegara a través del buzón
notificaciones@centria.net.

- Descarga de Constancia de Pre-Registro.

Luego de seleccionar la opción “Descargar” se mostrará la Constancia de Pre-Registro en

formato PDF. La Constancia muestra la siguiente información:
N° de Pre-Registro: Código de Pre-Registro
Fecha de Pre-Registro: Fecha en la que se generó el Pre-Registro
Tipo de Factura: Física o Electrónica
Cod.Ref. Pago: Código de Identificación
Moneda: Soles o Dólares
Tipo: HES o NI

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RUC: Identificación del cliente

Razón Social: Identificación del cliente
Serie y Número de Documento: Datos del comprobante de pago
Fecha de Documento: Fecha de emisión de la factura
Tipo de Documento: Factura o Banca y Seguros

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PRE-REGISTRO DE NOTA DE DÉBITO

Ingresar a la pestaña PRE REGISTRO, ubicada en la columna izquierda de su pantalla.

Darle clic al botón NUEVO PRE REGISTRO y seleccionar el tipo de documento: N/DEBITO

En el casillero PDF FACTURA adjuntar el pdf de la Nota de débito a registrar.

En el casillero REFERENCIA digitar la serie y número de la factura a la que hace referencia la Nota
de débito.

Buscar y agregar la línea de la Orden de compra y HES/NI correspondientes.

En el casillero PDF OTROS SUSTENTOS adjuntar la factura en pdf de la referencia.

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Para finalizar darle clic al botón PRE REGISTRAR, se mostrará un mensaje indicando que el
documento fue registrado y podrá descargar la Constancia del pre registro.

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PRE-REGISTRO DE FACTURA LEASING

Darle clic al botón NUEVO PRE REGISTRO y seleccionar el tipo de documento: FACTURA
LEASING.

En el casillero PDF FACTURA adjuntar el pdf de la factura leasing a registrar.

En el casillero BANCO seleccionar la entidad bancaria del desplegable.

Buscar y agregar la línea de la Orden de compra y HES/NI correspondientes.

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En el casillero PDF GUIA adjuntar la OC en pdf y en el casillero PDF OTROS SUSTENTOS adjuntar
la HES o NI en pdf.

Para finalizar darle clic al botón PRE REGISTRAR, se mostrará un mensaje indicando que el
documento fue registrado y podrá descargar la Constancia del pre registro.

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PRE-REGISTRO DE FACTURA DEL EXTERIOR

Darle clic al botón NUEVO PRE REGISTRO y seleccionar el tipo de documento: DOC. NO
DOMICILIADO.

En el casillero PDF FACTURA adjuntar el pdf de la factura a registrar.

Buscar y agregar la línea de la Orden de compra y HES/NI correspondientes.

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En el casillero PDF GUIA adjuntar la OC en pdf y en el casillero PDF OTROS SUSTENTOS adjuntar
la HES o NI en pdf.

Para finalizar darle clic al botón PRE REGISTRAR, se mostrará un mensaje indicando que el
documento fue registrado y podrá descargar la Constancia del pre registro.

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PRE-REGISTRO DE RECIBO POR HONORARIO

Darle clic al botón NUEVO PRE REGISTRO y seleccionar el tipo de documento: REC. HONORARIO.

En el casillero PDF FACTURA adjuntar el pdf del Recibo por honorario a registrar.

Buscar y agregar la línea de la Orden de compra y HES correspondientes.

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En el casillero PDF GUIA adjuntar la OC en pdf y en el casillero PDF OTROS SUSTENTOS adjuntar
la HES en pdf.

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NOTA: En el caso de contar con la Constancia de Suspensión de renta de 4ta categoría deberá
seleccionar dentro del recuadro en el casillero EXONERADO y adjuntar el pdf de la Constancia en
el casillero PDF OTROS SUSTENTOS.

Para finalizar darle clic al botón PRE REGISTRAR, se mostrará un mensaje indicando que el
documento fue registrado y podrá descargar la Constancia del pre registro.

Versión Fecha del Cambio Descripción del Cambio

VI. APROBACIÓN
Elaborado por: Revisado por:

Giuliana Vercelli
Genaro Benites / Vilma Llave Sub Gerente de Finanzas

Firma Firma

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