ERP SIESA ENTERPRISE

Sistemas de Información Empresarial S.A.

Manual de Comercial
Gestión de compras:
Solicitudes de compra.

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Solicitudes de compra.

Este es el mecanismo por medio del cual los diferentes usuarios para plantean
mediante el documento “solicitud de compra” sus necesidades de abastecimiento al
departamento de Compras.

Como parte del ciclo planteado en Siesa Enterprise esta solicitud al ser emitida por
una persona sin el permiso y/o criterio suficiente para la aprobación, es necesario que
cambie su estado a “aprobado” por parte de una persona autorizada, momento en el
cual queda habilitada para el proceso de “orden de compra”.

Características funcionales de Solicitudes de Compra.

Como una de las alternativas de origen del ciclo de compras se tienen las siguientes
funcionalidades asociadas a las solicitudes de compra.

- Manejo simultáneo de ítems de inventario y de servicio.

- Manejo de unidades de medida en compras con equivalencia automática en
unidades de inventario.
- Inclusión de comentarios para uso interno o impresión posterior.
- Autorizaciones en línea por parte de los diferentes niveles jerárquicos de
responsabilidad, con base en un esquema de transición de estados (en
elaboración, aprobado, desaprobar, cumplido, retractar el cumplido).
- Proceso alterno de generación de solicitudes de compra como consecuencia de
los procesos internos de requisición y de cantidad a pedir.
- Manejo de listas de precios por proveedor con vigencia a una fecha
determinada (contratos).
- Manejo totalmente automático del archivo histórico del proceso de compras,
por empresa y centro de operación.
- Durante la gestión de la solicitud de compra, se tiene acceso a una Pestaña de
“Monitor de ítem” en la que se accesa la consulta universal de todo tipo de
transacciones asociadas al ítem solicitado. En compras (cotizaciones,
solicitudes, ordenes, movimiento y consignaciones); en Ventas (pedidos
pendientes, historia de pedidos, backorder, compromisos, remisiones, facturas,
notas y cubos de facturación); en manufactura (órdenes de producción y
componentes por cada una de ellas).
- Mediante Entidades Dinámicas, es posible vincular autónomamente por parte
del usuario campos nuevos a la base de datos de la ERP Siesa Enterprise.
- Consultas de seguimiento a las cantidades pendientes,
- Cálculo automático de los impuestos asociados a la gestión de compras.
- Predefinición previa de informes considerados de uso frecuente, con base en
las funcionalidades de la consulta flex.
- Exportación de los informes y consultas en diferentes formatos: Excel, pdf, etc.
- Posibilidad de trabajar con descripciones ampliadas de los ítems; incluyendo
como parte de ellas, los textos incluidos en las notas explicatorias asociadas a la
transacción.

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Opciones de menú asociadas a las solicitudes de compra.

Opción de Menú de compras. Propósito de la opción del menú de compras.

Directas Proceso mediante el que se gestiona una “solicitud de compra”, sin
Ruta: tomar como base documentos previos de requisición de
/comercial/compras/solicitudes/Dire inventario.
ctas.

Solicitudes desde requisición por
ítem.
/comercial/compras/solicitudes/direc
tas
Solicitudes desde requisición por
documento.
/comercial/compras/solicitudes/direc
tas
Aprobación.
/comercial/compras/solicitudes/Apro
bación.
Aprobación de solicitudes retenidas.
/comercial/compras/solicitudes/Apro
bación de solicitudes retenidas.
Dar por cumplida.
Ruta:
/comercial/compras/solicitudes/Dar
por cumplida.
Para la generación masiva de solicitudes de compra esta opción
parte de las “requisiciones de inventario” previamente
diligenciadas en el módulo de inventarios, y como base de
generación tiene en cuenta los criterios dados para seleccionar los
ítems contenidos en un grupo determinado de “requisiciones de
inventarios”.
Para la generación masiva de solicitudes de compra esta opción
parte de las “requisiciones de inventario” previamente
diligenciadas en el módulo de inventarios, y como base de
generación tiene en cuenta los criterios dados para seleccionar un
determinado grupo de “requisiciones de inventarios”.
Mediante este proceso se toma un grupo de solicitudes de compra
que están en el estado inicial de “en elaboración”, y les cambia
masivamente el estado a “aprobado”.
Esta opción hace la aprobación masiva de varias solicitudes de
compra, a las cuales en su diligenciamiento individual se les aplicó
el estado de “retenida”. Esta situación se puede presentar cuando
por problemas logísticos es necesario paralizar temporalmente el
proceso de compra.
Proceso masivo para cambiar de estado a varias solicitudes de
compra, sobre las que el proveedor no va a abastecer las
cantidades que están pendientes.

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Operación del sistema para la gestión de las solicitudes de compra.

Pantalla principal.
Ruta: /comercial/compras/solicitudes/directas.

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Pestaña Generales de solicitudes de compras.

Generales:
Campo Descripción
Solicitante Código del tercero que gestiona la solicitud de compra, el cual se habilitó
previamente como “solicitante” en el maestro de funcionarios
Docto referencia. Documento externo al sistema de compras Enterprise que se desea asociar a
la solicitud de compra.

Notas Campo explicativo de libre utilización por parte del usuario.

Pestaña Items de solicitudes de compras.

Items:
Campo Descripción
Item Código del ítem solicitado.
Bodega Bodega para la cual se solicita el ítem.

Motivo Código de transacción asociada a la solicitud de compra que se está

tramitando.

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Subpestaña de Movimiento en Items de solicitudes de compras.

Movimiento
Campo Descripción
Unidad Unidad de medida del ítem solicitado.
Cantidad Cantidad de ítems solicitados en la unidad de medida informada en el campo
anterior.

Entrega en Número de días planteados inicialmente como plazo para necesitar el ítem
solicitado.
Fecha de entrega Fecha calculada por el sistema, sumando los días del campo anterior a la
fecha actual del sistema.
C.O. Centro de operación asociado al ítem que se está solicitando.
C. Costo Centro de costo asociado al ítem que se está solicitando.
Proyecto Código de proyecto asociado al ítem que se está solicitando.
Notas Campo de libre utilización por parte del usuario.
Botón Monitor de ítems Botón que activa la consulta universal de todas las transacciones que ha
tenido el ítem solicitado. En compras (cotizaciones, solicitudes, órdenes,
movimiento y consignaciones); en Ventas (pedidos pendientes, historia de
pedidos, backorder, compromisos, remisiones, facturas, notas y cubos de
compraas); en Manufactura (órdenes de producción y componentes de cada
una de ellas).
Botón Adicionar Botón que graba en la base de datos de Siesa Enterprise el registro de
movimiento que se está realizando y plantea la incorporación de un nuevo
ítem.
Botón Eliminar Botón que elimina el registro de movimiento que se está capturando.
Botón Cancelar Botón que retracta la operación que se está realizando.

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Pestaña Entidades de solicitudes de compras.

Entidades:
Campo Descripción
Grupo Entidad Código de la entidad dinámica definida previamente, la cual contiene datos
adicionales a la base de datos, definidos autonómamente por el cliente.

Estados asociados a la gestión de las solicitudes de compra.

Estado Descripción
En elaboración Es el estado inicial por el que pasa una “solicitud de compra” durante su
creación inicial por parte de la persona que pone a consideración del
departamento de compras o de la persona autorizada, la necesidad de
solicitud.

Icono de apoyo Efecto

Almacena el contenido de la “solicitud de compra”.
Aprobado Cuando la solicitud de compra es evaluada afirmativamente por la persona
encargada de su trámite de abastecimiento, se realiza la transición a este
segundo estado de “aprobado”.

Icono de apoyo Efecto

Realiza la transición de estado de “en elaboración”
o “desaprobado” a “aprobado”.
Retracta la decisión de “aprobación”.
Cumplido Cuando se van realizando los procesos posteriores de “órdenes de compra
con base en solicitudes”, la cantidad pendiente va disminuyendo hasta llegar
a cero, momento en el cual la “solicitud de compra” pasa a su tercer estado
“cumplido”. Otra situación que puede generar esta transición del estado a
“cumplido” se presenta cuando por diferentes razones de tipo logístico la
cantidad pendiente no se va cumplir totalmente.

Icono de apoyo Efecto

Realiza la transición de estado de “aprobado” a
“cumplido”, momento a partir del cual el sistema
no permite realizar más “órdenes de compra con
base en solicitudes” ya que la cantidad solicitada ya
fue suministrada.
Retracta la decisión de “dar por cumplido”.

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