UNIDAD 6

Técnicas de organización
 6.1. Organigramas
 6.2. Mapas de procesos
 6.3. Diagramas de flujos
 6.4. Manuales
 6.4.1. Bienvenida
 6.4.2. De políticas
 6.4.3. De organización
 6.4.4. De procedimientos
 6.4.5. De calidad
 6.5. Distribución de espacios de trabajo.
• Aplica los factores que influyen en el diseño de
las organizaciones y que determinan los sistemas de
organización para el adecuado funcionamiento de
las mismas.

COMPETENCIA ESPECIFICA A
DESARROLLAR
 6.1. Organigramas:
Un organigrama es la representación gráfica de la
estructura de una empresa o cualquier otra
organización. Representan las estructuras
departamentales y, en algunos casos, las personas que
las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones
jerárquicas y competenciales de vigor en la
organización.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite
obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de
una organización:
Desempeña un papel informativo.
Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía
y la relación entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información
para conocer cómo es la estructura total de la empresa
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes
requisitos:
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables.
 1. Organigrama por ámbito
Estos son los organigramas que podrás encontrar según el ámbito en el que se
utilicen.
 General: una visión gráfica de la empresa o institución al completo.
 Específico: vista concreta de un área o departamento de una empresa.
2. Organigrama por naturaleza
Según la naturaleza de la empresa podemos encontrar diferentes clases
de organigrama empresarial.
 Microadministrativo: organigrama de una sola empresa. Una visión general o
específica.
 Macroadministrativo: información de más de una organización.
 Mesoadministrativo: suele utilizarse en el sector público. Muestra en el
organigrama varias organizaciones de un mismo sector.
3. Organigrama por su contenido
 Integrales: de todas las áreas de una empresa.
 Funcionales: el organigrama funcional se centra en un área:
ventas, producción, finanzas, operación, sistemas,...
 De puestos, plazas y unidades: indica los puestos existentes y las
plazas ocupadas.
 Tipos de organigrama:
 Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba
abajo.
 Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
 Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
 Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de
ella se forman círculos concéntricos donde figuran las
autoridades en niveles decrecientes.
 Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto
mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
 Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva
líneas que unen los mandos de autoridad.
El mapa de procesos es una representación gráfica que
nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen
en una empresa y su interrelación entre ellos. Antes de
realizar el mapa de procesos habrá que identificar
todos los procesos.
Los pasos para hacer un mapa de procesos serían los
siguientes:
1) Identificar a los actores
Clientes, proveedores y otras organizaciones de su
entorno

6.2. MAPAS DE PROCESOS:

2) Identificar la línea operativa
La línea operativa de nuestra organización está formada por la
secuencia encadenada de procesos que llevamos a cabo para
realizar nuestro producto
3) Añadir los procesos de soporte a la línea operativa y los de
Dirección
Dirección, mejora continua, estrategia, o lo que queramos
4) Añadir los procesos que afectan a todo el sistema
Gestión de reclamaciones, recursos humanos, auditorías internas.
Los mapas de procesos son útiles para:
conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente
- analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o
aumentar localidad
- utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo
proyectos de mejoramiento del proceso
- orientar a nuevos empleados
- desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos
críticos
- evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de
resultados
El diagrama de flujo o diagrama de actividades, también conocido como
flujograma es la representación gráfica del algoritmo o proceso.
Se utiliza en disciplinas como programación, economía, procesos industriales y
psicología cognitiva.
Resulta útil para investigar oportunidades para la mejora mediante la comprensión
detallada de la forma en que funciona en realidad un proceso.
A través del examen de la forma en que los diversos pasos de un proceso se
relacionan entre sí, se pueden descubrir a menudo las fuentes potenciales de los
problemas.
Los diagramas de flujo se pueden aplicar a todos los aspectos de cualquier proceso,
desde el flujo de materiales hasta los pasos para realizar una venta o darle
mantenimiento a un producto.

6.3 DIAGRAMA DE FLUJO

¿Cuál es la utilidad de un diagrama de flujo?

Se puede conocer el proceso de un solo vistazo.

Al ser muy visual, permite que las personas involucradas, lleguen a acuerdos sobre
los métodos a utilizar y resolución de problemas, de una manera más fácil.
Se puede usar para identificar problemas, asignar recursos, coordinar actuaciones
y delimitar tiempos.
Deja bien definidas las funciones y responsabilidades de cada una de las personas
que intervienen en un proceso.
Permite establecer indicadores operativos.
Tipos de diagrama de flujo
Matricial
Los agentes que intervienen en el proceso aparecen en la cabecera del dibujo y
las actividades desempeñadas se encuentran subordinadas a ellos. Se pueden
construir de arriba abajo o de izquierda a derecha. Se recomiendan los primeros.
Lineal
Las actividades del proceso aparecen secuenciadas una debajo de la otra. Es
más fácil de construir y es recomendable si los agentes de proceso son mayores a
seis, pero aporta menos información.
SÍMBOLOS QUE SE UTILIZAN MÁS FRECUENTEMENTE
Y SU SIGNIFICADO
DIAGRAMA DE FLUJO
Si es un proceso existente
Identificar el principio y el fin del proceso.
Observar el proceso completo desde el principio hasta el fin.
Definir los pasos en el proceso (actividades, decisiones, entradas, salidas).
Elaborar un proyecto de diagrama de flujo para representar el proceso.
Revisar el proyecto de diagrama de flujo con las personas que participan en el proceso.
Mejorar el diagrama de flujo a partir de esta revisión.
Verificar el diagrama de flujo con respecto el proceso real.
Fechar el diagrama de flujo para referencia y uso futuros.

¿CÓMO SE ELABORA UN DIAGRAMA DE

FLUJO?
Para diseñar un nuevo proceso
Identificar el principio y el fin del proceso.
Visualizar los pasos que se deben dar en el proceso (actividades,
decisiones, entradas, salidas).
Definir los pasos en el proceso (actividades, decisiones, entradas,
salidas).
Elaborar un proyecto de diagrama de flujo para representar el
proceso.
Revisar el proyecto de diagrama de flujo con las personas que se
espera participarán en el proceso.
Mejorar el diagrama de flujo a partir de esta revisión.
Fechar el diagrama de flujo para referencia y uso futuros.
6.4 MANUALES
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemática, información acerca de la organización de la empresa.
Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:
6.4.1 MANUALES DE BIENVENIDA
Estos manuales son documentos que refieren la historia de una
organización, es decir, si creación, crecimiento, logros, evolución,
situación y composición.
Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visión de la
organización y su cultura, lo que facilita su adaptación y
ambientación laboral. Además sirve como mecanismo de enlace y
contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores,
clientes y usuarios.
La información histórica puede enriquecer otros manuales, como el
de organización, políticas, contenido múltiple, etc.
 En este tipo de manuales se describen las políticas de la
compañía, normas, prestaciones y otros temas relacionados.
Partes que lo conforman:
-Portada
-Palabras de bienvenida
-Historia de la empresa
-Objetivos
-Reglamentos
-Politicas
-Organigrama
-Descripcion de puestos
-Directorio
-Indice
También denominados de normas, estos manuales incluyen guías básicas que
sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e
implantar estrategias de una organización.
Definición de Manual de Políticas:
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración
que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas
establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda
obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según
convenga a las condiciones del organismo social.

6.4.2 MANUAL DE POLÍTICAS

Objetivo del Manual de Políticas:

Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada

organización.
Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse
en cada unidad administrativa.
Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos
claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa
6.4.3 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Aspectos Positivos Del Uso De Manual De Organización
 Contribuye a formular y crear la organización, así como al
análisis de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones
parciales o totales.
 La descripción de los puestos y unidades de la organización
contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y
objetivos de la empresa o institución.
 Los manuales de organización suministran información sobre las
relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.
 Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la
preparación de cuadros directivos y empleados.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda
auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente
al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente

6.4.4. DE PROCEDIMIENTOS
 Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
 Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen
en forma detallada las actividades de cada puesto.
 Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
 Interviene en la consulta de todo el personal.
 Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de
autoridad, etc.

2. UTILIDAD
 Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya
existente.
 Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo
y evitar su alteración arbitraria.
 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
 Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su
evaluación.
 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que
deben hacer y cómo deben hacerlo.
 Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican la
misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la
calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política.
El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la
Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con
los manuales o de instrucciones.
Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar
cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de él
se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc.

6.4.5. DE CALIDAD:
El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización en
la implantación de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestión de la empresa,
el compromiso de éste hacia la calidad, la gestión de recursos humanos, materiales...
Ha de ser un documento público frente a clientes y proveedores, con una extensión
preferiblemente no superior a las 20 páginas y se suele redactar al final de la
implantación una vez documentados los procedimientos que la norma exige.
Respecto a otras normas como pueden ser las desarrolladas por el ICTE; la
norma Q del sector turístico, no exige la realización de un Manual de Calidad,
aunque sí ayuda a la implantación de la misma. Lo mismo sucede con el EFQM
que es el modelo de excelencia europeo, que actualmente se está
implantando con bastante éxito en España. Es un modelo que tampoco exige
el desarrollo de un Manual de Calidad entendido como tal.
El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo
que hace la organización para alcanzar la calidad mediante la adopción del
correspondiente sistema de Gestión de la Calidad.
Concepto:
La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los
puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la
ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto
para el personal, como para los clientes

6.5. DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS DE

TRABAJO:
Objetivos:
El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la
eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una
organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el
espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de
manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la
organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores
condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las
personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso
adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para
llevarlos a cabo.
 En la industria el trabajador ejecuta tareas muy especiales. Para la ejecución
de estas es necesario, en muchos casos, la adopción de posturas agresivas así
como el manejo y transporte de cargas pesadas, esto obliga a una reacción
del sistema músculo esquelético que, en ocasiones, puede resultar en
desordenes de tipo físico; lesiones. Para evitar estas lesiones, que no sólo
perjudican al trabajador sino también a la empresa pues son causa de
absentismo y disminución del desempeño, es necesario diseñar los puestos de
trabajo considerando una variable adicional: el hombre
 ANÁLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO
Antes de iniciar el diseño del puesto de trabajo será conveniente examinar los
siguientes aspectos:
- Métodos de trabajo que existen o existirán en el puesto: Proceso de trabajo.
- Dimensiones del o los usuarios del puesto: Condiciones físicas.
- Posturas, movimientos, tiempos y frecuencias: Dimensión del puesto de
trabajo.
- Fuerzas y cadencias que desarrollará el usuario: Condiciones físicas
- Importancia y frecuencia de atención y manipulación de los dispositivos
informativos y controles: Información recibida.
- Regímenes de trabajo y descanso, sus tiempos y horarios: Proceso de
trabajo.
- Carga mental que exige el puesto: Estado psíquico.
- Riesgos efectivos y riesgos potenciales implicados en el puesto: Ambiente de
trabajo.
- Ropas, herramientas y equipos de uso personal: Dimensión del puesto de
trabajo.
- Ambientes visual, acústico, térmico, etc. del entorno: Ambiente de trabajo.
- Otros: Aspecto social.
Una vez que se tiene conocimiento de los aspectos señalados anteriormente
se puede decir que se ha iniciado el proceso que nos conducirá al correcto
diseño de la estación de trabajo.
 PRINCIPIOS DE DISEÑO
Idear e implementar una estación de trabajo en forma correcta, de manera
que evite el riesgo de lesiones y que por el contrario sea seguro, saludable y
productivo es una tarea difícil. Para lograr este propósito se debe procurar que
el puesto sea tan flexible como sea posible para que pueda adaptarse a
diferentes usuarios. Dado que cada uno tiene peso, estatura, fuerza y
dimensiones de segmentos corporales diferentes. A continuación se presentan
once principios para el correcto diseño de la estación de trabajo:

1. Evitar las cargas estáticas y dinámicas: Una carga es estática cuando no

implica que el músculo se mueva y, por el contrario, es dinámica cuando el
músculo si tiene movimiento, por ejemplo cuando se sostiene un peso (carga
estática) o cuando se levanta o transporta (carga dinámica). En ambos casos
estas cargas impuestas obligan al cuerpo a generar una fuerza compensatoria
interna para guardar el equilibrio.
 2. Evitar las posturas fijas e inadecuadas: Un diseño correcto de la estación
de trabajo debe permitir que el usuario pueda adoptar diferentes posturas
tanto mejor si puede alternar entre la posición sentada como de pie y en
movimiento, pues mantener una de estas posiciones durante largas horas no
solo causa fatiga sino también problemas de salud, por ejemplo el estar de
pie produce varices y el estar sentado provoca dolores de espalda.
3. Diseñar la altura de trabajo en aproximadamente 5 cm bajo el
codo: Mantener una altura óptima de trabajo cuando hay diferentes usuarios
de la estación de trabajo, puede obtenerse si se considera que la altura de la
mesa de trabajo es regulable o cuando se cuenta con taburetes auxiliares,
que pueden colocarse en el suelo para compensar la altura de los más
pequeños.

4. Procurar que la tarea se desarrolle en el área normal de trabajo: El área
normal de trabajo es aquella que se puede generar con el brazo pegado al
cuerpo y haciendo girar el antebrazo teniendo como centro el codo . Esta es el
área recomendada para centrar el trabajo pues existe control visual, la palanca
es corta se cuenta con mejor control de los movimientos es decir mayor rapidez
y precisión.
5. Proporcionar apoyo a los segmentos corporales: Tareas que requieren apoyar
codos, antebrazos o muñecas para sostener herramientas o elementos de
trabajo deben contar con soportes acojinados que proporcionen comodidad y
además ayuden a sostener el peso de los brazos, cuando la tarea requiere que el
antebrazo este apoyado, los bordes agudos de la mesa de trabajo causan gran
dolor al operador cuando son expuestos a esta postura largo tiempo.
6. Proporcionar una silla ajustable: Cuando se incorpora una silla a la estación
de trabajo hay que tener en cuenta que esta debe poder ajustarse a los
diferentes tipos de usuarios es decir debe poder regularse la altura del asiento, el
respaldar debe poder moverse vertical y horizontalmente; el movimiento vertical
a fin de proporcionar un apoyo a la región lumbar del usuario, el segundo para
que avance o retroceda según la espalda lo hace.
 7. Proporcionar ropa y calzado apropiados así como accesorios de
seguridad: La ropa y el calzado son accesorios importantes cuando se observa
un puesto de trabajo por ejemplo en un trabajo de pie se debe contar con un
calzado que no sólo permita la estabilidad sino la comodidad de los pies para
retardar la fatiga, en el caso de trabajar con máquinas se recomienda trabajar
con prendas de manga corta que eviten el ser atrapado por la máquina.
8. Evitar tareas repetitivas: Al analizar el contenido de trabajo y detectar
operaciones cortas y repetitivas, éstas deben corregirse inmediatamente, pues,
son causas de desordenes de trauma acumulado (DTA) que son lesiones que
ocurren principalmente en las muñecas, hombros y región lumbar causadas por
acciones repetitivas y sobreesfuerzos, estas lesiones son graves pues inhabilitan al
trabajador de continuar con sus labores, en ocasiones como en el caso de la
lesión en las muñecas pueden perder la capacidad de aprehensión de la mano.
 9. Establecer lugares fijos para materiales y herramientas: Realizar una tarea
exige 1) planeación y 2) ejecución, para reducir el tiempo de la primera será
conveniente que el trabajador conozca y tenga sus materiales y equipo a
utilizar en un lugar fijo, de esta manera la ejecución de sus movimientos
también será más rápida pues sabrá exactamente la posición donde
encontrará tal o cual herramienta.
10.Proporcionar dispositivos informativos de control adecuados: Para diseñar
o seleccionar un dispositivo informativo o de control hay que tener en
cuenta el tipo de información que se ha de recibir, la importancia de los
posibles errores y sus consecuencias, la frecuencia y el tiempo disponible de
reacción, las posibles interferencias, la altura adecuada y el tamaño de
manera que sean de fácil lectura y compresión por el trabajador, entre otros.
11. Seleccionar y distribuir los controles para que ninguna extremidad se
sobrecargue.