CAPITULO 1

Fase Definir

QUITAR ESTO DEL REPORTE

Se puede y se debe incluir, donde se requiera, imágenes, tablas, gráficas, etc. Debiendo
estar debidamente identificadas con su pie correspondiente y siendo referenciadas en el
párrafo inmediato anterior a donde aparecen.
Se redacta de forma impersonal, es decir, “se hace” en lugar de “hacemos”.
El archivo debe estar en PDF y llamarse SSE-T2-A3 número_del_equipo.

1.1 Datos generales de la empresa bajo estudio.

La empresa se llama “Farmacia BI” que tiene un giro de ser una organización de productos y
servicios la cual se centra en la venta de medicamentos genéricos y patentes, así como el servicio
de chequeo de peso y estatura, así como recargas telefónicas. Cuenta con tres empleados los
cuales dos están de lunes a viernes y el último los fines de semana, además de los dueños Brenda
Isabel del Valle Camarillo y Raúl Bedolla Matus.
Está ubicada en Calle Venustiano Carranza, esquina con Vicente Guerrero, Jalapilla desde hace
casi 2 años. Atiende en un horario de Lunes a Sábado, de 8:00 am a 8:00 pm y Domingo de 9:00
am a 4:00 pm.

1.2 Situación de la empresa.

La “Farmacia BI” cuenta con la problemática de las bajas ventas, pero platicando con la dueña,
nos comentaba los problemas que tenía con el inventario, concluyendo que esta era la principal
problemática.
Su situación es que, por palabras de uno de los dueños nos explicaron:
 A veces en el inventario no se relaciona con lo que venden
 Falta producto por mal registro de inventario
 Dan muchos movimientos para registrar un producto ya que tienen diferentes
laboratorios con el mismo producto y los tienen registrar individualmente
 No hay muchas ventas porque no se sabe si hay medicamento ya que por no revisar
adecuadamente a veces dicen que no hay
 Stock out de productos
 Pérdida de ventas por desorden en inventario
 Falta de capacitación de empleados
 El inventario se revisa no más de 2 veces al mes
1.3 Determinación de la VOC.
Explicar cómo se obtuvo la VOC, el procedimiento, instrumento o herramienta empleada.
EXPLICACIÓN DE COMO SE OBTUVO EL VOC

Lean Six Sigma

Mediante el proceso de check list relacionado con las problemáticas encontradas, se procedió a
darle importancia a las causas que originan el problema, como grado de mayor importancia 5 y
menor importancia 1.
Posteriormente, con la ayuda de un diagrama de Pareto se obtuvieron posibles causas
relacionadas y en esta ocasión se encontró que el problema principal es el inventario en ciertas
partes de su proceso , así que por ende se realizo el VOC enfocado en el proceso antes
mencionado con los requerimientos que pide el cliente, como se muestra a continuación.
HERRAMIENTA EMPLEADA

PARETO
CAUSAS PUNTUACIÓN FRECUENCIA FRECUENCIA
TOTAL ACUMULADA
El inventario no se relaciona con 8 16% 16%
lo que venden
Falta de producto por mal registro 7 14% 30%
de inventario
Hay muchos movimientos para el 6 12% 42%
registro del producto ya que hay
diferentes laboratorios,
presentaciones y hay que
registrar por lo tanto
individualmente
Falta de capacitación de 7 14% 56%
empleados
El inventario se revisa no más de 8 16% 72%
2 veces al mes
Pérdida de ventas por desorden 7 14% 86%
en inventario
Stock Out de productos, es decir 7 14% 100%
(falta de productos de reserva)

Lean Six Sigma

 TOTAL 50 100%

CONCLUSIÓN
Dado los resultados de la encuesta de prioridad de problemáticas aplicadas a los dos dueños
resaltan dos que son importantes la primera es “El inventario no se relaciona con lo que venden”
y la segunda es “El inventario se revisa no más de dos veces” por lo tanto con el Pareto
confirmamos que el proceso que se debe atender como prioridad es el del inventario

VOC

Lean Six Sigma

 Formato: Voz del cliente
PROCESO DE INVENTARIO DE LA FARMACIA BI
Fecha de
/2024 Cliente:
aplicación
PROCESO DE LA ORGANIZACION Verificación Validación Acomo

importancia (1-5)
RELACIONES

Se da instrucciones
próximo a vencer

del medicamento
1 Debil

medicamento
medicamento

medicamento

medicamento
Se contabiliza
Se almacena

Se acomoda
Se registra

TOTAL
Se separa
2 Media
3 Fuerte
REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

Que tenga conocimiento de la

existencia del producto 5 2 3 25
BUENA CALIDAD

Que no tenga medicamento

caducado 3 2 1 9
Que tenga conocimiento de
cómo se manejan nuevos
productos 3 2 6
Que no haya faltante de
medicamento 5 2 3 2 35
RAPIDEZ

Que en el inventario este todo

el producto 4 2 3 20
Que todo el medicamento se
encuentre ubicado en su lugar 3 2 6
IDENTIFICACIÓN

Que todo el medicamento

tenga precio

4 1 3 2 24
2 8 8 2 7 3 125
Código<. Versión: Elaboro: Reviso: Aprobó:

1.4 Determinación de los CTQ´s.

Explicar claramente cuáles son sus CTQ´s y cómo fue que los encontraron o determinaron
a partir de la VOC.

EXPLICACIÓN DEL CTQ

Se tomo los resultados obtenidos del VOC el cual fue contestado en base al criterio del encargado
del proceso del inventario, así como las respuestas a la entrevista hacía la dueña de la Farmacia
“BI”, por lo que se le proporcionan esas relaciones entre el requerimiento del cliente y el proceso
de la organización. Una vez con las sumatorias de las relaciones, se tomaron los requerimientos

Lean Six Sigma

 con los valores más altos para encontrar datos cuantitativos para poder ser medidos y así, poder
dar un porcentaje como meta a cada uno.

VOC CARACTERÍS CTQ INDICADOR META LIMITES DE

TICAS DE ASOCIAD ESPECIFICACI
CALIDAD O ÓN
Que no haya siempre se Porcentaje (Número de 80% de LSE: 100%
faltante de tenga lo que el de pedidos pedidos pedidos
medicamento cliente de completados sin completos
requiere medicame faltantes / Número sin LIE: 75%
ntos que total de pedidos) x faltantes.
se 100.
completan
sin
faltantes.
Que tenga Haya una Porcentaje (Número de 70% de LSE: 100%
conocimiento de descripción del de personas que conocimie
Quiero un buen inventario

la existencia del producto personas conocen el nto del

producto que producto / Número producto LIE: 69%
conocen la total de personas en un
existencia encuestadas) x plazo de 3
del 100. meses.
producto
Que todo el Cobrar Porcentaje (Número de 90% de LSE: 100%
medicamento exactamente de medicamentos en medicame
tenga precio el valor del medicame el catálogo con ntos con LIE: 85%
producto ntos en el precio definido / precio
catálogo Número total de definido.
con precio medicamentos en
definido. el catálogo) x 100.
Que en el siempre haya Porcentaje (Número de 90% de LSE: 100%
inventario este un stock de de productos en el coincidenc
todo el producto seguridad productos inventario que ia entre el
en el coinciden con el inventario LIE: 85%
inventario stock real / Número y el stock
que total de productos real.
coinciden en el inventario) x
con el 100.
stock real.

1.5 Selección del problema.

Explicar las herramientas aplicadas para elegir, de todos los problemas encontrados en la
VOC, el problema a atacar.

Las herramientas que se aplicaron primeramente fue la encuesta hacia los dueños de la farmacia
“Bi” para medir el nivel de importancia de cada una de las problemáticas que previamente se
habían determinado con la dueña, para después mediante un Pareto elegir las de mayor impacto,
seguido de esto se realizó el VOC con los requerimientos del personal, así como la importancia de

Lean Six Sigma

cada uno, con ello se determinaron los requerimientos de mayor impacto y mediante un análisis
en equipo se determinó que los problemas giraban en torno al inventario. Finalmente, con ayuda
de un CTQ se determinaron los indicadores con los que se podrán medir dichos requerimientos
del personal definiendo una meta a lograr.
El problema a atacar es la ineficiencia en los subprocesos del inventario ya que con la información
recabada se pudo obtener que dentro del proceso del inventario en esta empresa hay
movimientos que no concuerdan o salen sobrando.

1.6 Mapeo del proceso.

Explicar qué proceso es el involucrado en el problema y obtener el SIPOC correspondiente.
Si es aplicable a su caso, pueden desarrollar también un VSM de estado actual.

Lean Six Sigma

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE INVENTARIO DE LA FARMACIA BI
DUEÑO DEL PROCESO: FARMACIA BI

S
PROVEEDORES ENTRADAS
I P PROCESO
O C
SALIDAS CLIENTES
¿Quién provee cada ¿Qué recursos son ¿Qué requiere y hace el ¿Qué salidas genera ¿Quiénes son los
entrega? necesarios? proceso? el proceso? clientes?

 Fabricantes de  Productos 1. Almacenamiento  Medicamentos  La farmacia BI

medicamentos farmacéuticos El producto se almacena  Informes de
enseguida que llega a la inventario
 Distribuidores .
mayoristas de  Órdenes de farmacia por el proveedor
medicamentos compra 2. Contabilización
 Este paso se lleva a cabo
 Gestión del hasta que uno de los
trabajadores de la empresa
inventario. observe que falta
medicamento en el
apartado de anaqueles de
venta, llevando el control de
todo el producto que está
en almacenamiento
3. Registro
Cada producto se debe
registrar en el inventario o
base de datos de la

Lean Six Sigma

 empresa.
4. Separación de
medicamento
Se checa los productos
de caducidad y se des
contabilizan del
inventario apartándolos
para darle su proceso
correspondiente para
resguardar e iniciar otro
proceso.
5. Instrucciones
Se recibe la información
sobre los medicamentos
para poderlos acomodar
6. Acomodo
Se coloca cada
medicamento en anaquel
de acuerdo al sistema de la
empresa.

ETAPAS DEL PROCESO

Separación de
Inicio Almacenamiento Contabilización Registro medicamento Instrucciones Acomodo
Fin

1.7 Carta del proyecto.

Presentar la carta del proyecto. Diseñarla de acuerdo con el material de la clase.

Lean Six Sigma

 TEAM CHARTER
CASO DEL NEGOCIO DEFINICIÓN DE LA OPORTUNIDAD
Se observó que en los últimos meses no ha existido una revisión La Farmacia “BI” no cuenta con un control en el inventario, pues
constante del inventario, lo que produce pérdidas económicas no se encuentra actualizado, no hay una estandarización al
para la farmacia porque no se cuentan con los productos en meter productos, el personal no se capacita cuando hay nuevos
demanda, así que, al haber diferentes opciones de un producto, productos en tienda y todo esto ocasiona pérdidas en las ventas
no se define un precio estándar o solo bastantes productos no se y falta de comunicación entre el vendedor-cliente.
consideran en el inventario.
DEFINICIÓN DE LA META ALCANCE DEL PROYECTO
Se espera que haya un aumento de 70% de conocimiento del Nos enfocaremos en la actualización y estandarización del
producto, 80% de pedidos completos sin faltantes, 90% de inventario, sin intervenir en los precios que maneja la farmacia
coincidencia entre el inventario y el stock real, y un 90% de “BI”, ya que es reconocida por manejar precios accesibles en
medicamentos con precio definido en un plazo de 3 meses. comparación a la competencia. También nos limitaremos a
trabajar con los dueos y los trabajadores que laboran entre
semana, dejando a un lado proveedores y gente externa.
Nuestro proceso será desde el momento que se recibe el pedido
del medicamento hasta que se acomoda en anaqueles.
PLAN DEL PROYECTO SELECCIÓN DEL EQUIPO
Aplicar las 5 fases de Lean Six Sigma, los cuales son; definir el Castillo Romero Karen Antonia
problema, medir, analizar, mejorar y controlar el mismo, todo en Cotlame Rodela Diana Guadalupe
un plazo de 3 meses. Lazcano Balderas Luis Fernando
Martínez Rivera Carla De Jesús
Zarate Hernández Orlando

1.8 Beneficios del proyecto.

Explicar los beneficios que se esperan obtener con el proyecto, tanto en calidad como en costos.

En la implementación de un sistema de inventarios bien estructurado en la farmacia “BI”, es crucial para optimizar la gestión de
los productos y mejorar la eficiencia operativa, esto puede traer los siguientes beneficios:

Lean Six Sigma

 Optimización del stock: Con un sistema de inventario eficiente permitirá a la farmacia “BI” conocer en tiempo real la cantidad
exacta de cada producto en existencia. Esto ayuda a evitar el exceso de inventario, reduciendo así los costos asociados con el
almacenamiento de productos que no se venden rápidamente. Además, ayuda a prevenir la escasez de productos, lo que
garantiza que los clientes siempre puedan encontrar lo que necesitan en la farmacia, además que esto puede generar lo
siguiente:
o Mejora en la gestión de pedidos: Al tener un registro claro de los niveles de inventario, la farmacia puede realizar
pedidos de reposición de manera más precisa y oportuna. Esto significa que se pueden evitar situaciones en las que
los productos se agoten antes de que llegue un nuevo pedido, lo que podría afectar negativamente la satisfacción del
cliente al no tener medicamento requerido. Asimismo, se reducen los costos de envío por parte de proveedores al
realizar de manera urgente o de emergencia al no tener medicamento en existencia el poder planificar los pedidos con
anticipación ayuda a la farmacia BI a tener una mayor organización en cuanto a pedidos.
o Reducción de pérdidas por caducidad: Con un sistema de inventario adecuado, la farmacia puede monitorear las
fechas de vencimiento de los productos y asegurarse de que los productos más antiguos se vendan antes de que
caduquen. Esto reduce las pérdidas asociadas con la eliminación de productos vencidos y también garantiza que los
clientes reciban productos frescos y efectivos.
o Mayor precisión en la facturación y contabilidad: Un sistema de inventario bien estructurado facilita la coherencia
entre el inventario físico y los registros contables del sistema. Esto ayuda a reducir los errores en la facturación y la
contabilidad, lo que a su vez mejora la precisión en los informes financieros y facilita el cumplimiento de las
obligaciones fiscales.
o Mejora de la experiencia del cliente: Al garantizar que los productos estén disponibles cuando los clientes los
necesiten y que estén en buen estado, la farmacia BI puede mejorar la experiencia del cliente. Los clientes estarán
más satisfechos al encontrar fácilmente lo que buscan y al recibir productos de alta calidad, lo que puede generar
lealtad, aumentar las ventas y atraer a más clientes potenciales.

Con esto se ve que la implementación de un sistema de inventarios estructurado en una farmacia puede generar beneficios en
calidad de servicio y rentabilidad. Desde la optimización del stock hasta la mejora en la experiencia del cliente, un sistema de
inventario eficiente es fundamental para el éxito a largo plazo de cualquier farmacia.

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