Implementación del sistema de semáforo

para control de fechas de vencimiento

a) INTRODUCCIÓN
El control de la fecha de vencimiento es importante tanto desde el punto de vista asistencial, para
no administrar medicamentos vencidos, como administrativo para la devolución oportuna al
laboratorio productor.

Generalmente se observa lo siguiente: Fecha de vencimiento: mes-año en este caso se entiende

que la validez termina el último día del mes del año indicado. (Después de la fecha de
vencimiento, los medicamentos pierden su eficacia y en algunos casos, como el de la tetraciclina

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pueden volverse tóxicos).

El Sistema de Semáforo es una herramienta que se aplica en los almacenes para el control de
vencimientos, permite de manera visual identificar los insumos próximos a vencer mediante la
utilización de los colores, rojo, amarillo y verde para clasificar cada insumo de acuerdo a la fecha
de vencimiento establecida por el fabricante.

El objetivo principal es garantizar el control de fechas de vencimiento de medicamentos y

productos afines para la adecuada utilización y seguridad de los usuarios. Se aplica desde el
momento de recepción de los insumos hasta su empleo en el tratamiento de los pacientes.

Para establecer un semáforo, de debe conocer y tomar en cuenta los siguientes aspectos:

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD

 ¿Cuál es el insumo más próximo a caducar?
 ¿Cuál es el consumo mensual de tal insumo?
 ¿Cuánta existencia queda del insumo?

b) ALCANCE
 Logística de Medicamentos y Productos Afines del MSPAS
 Direcciones de Área de Salud
 Distritos Municipales de Salud
 Servicios de salud
c) USUARIOS
 Encargado y auxiliares de almacén.
 Encargado de puesto de salud.

d) DEFINICIONES
BODEGA: Una bodega o almacén es el espacio físico en donde se resguardan los medicamentos
o productos afines por un período determinado.

FECHA DE VENCIMIENTO: Es la fecha que aparece en un producto farmacéutico,

establecida por el fabricante, pasada la cual éste no garantiza la potencia, pureza,
uniformidad o biodisponibilidad del producto.

INVENTARIO: Corresponde a la suma de todos los artículos disponibles en existencias.

LOTE: Es la cantidad de medicamento fabricada en un turno de producción.

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e) REFERENCIAS
 Norma Técnica para la Gestión de Medicamentos y Productos Afines en Direcciones de
Área de Salud.

f) DESCRIPCIÓN
f.1) IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE SEMAFORO DE FECHAS DE VENCIMIENTO

A continuación se presentan los lineamientos a seguir en la implementación del sistema de control

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de fechas de vencimiento en bodegas de medicamentos y productos afines; este control se deberá
establecer en cada bodega del área de salud como parte de las buenas prácticas de
almacenamiento, con el fin de mantener un control para evitar vencimientos y pérdidas en los
servicios.

1. El sistema del Semáforo permitirá determinar en el momento oportuno qué

medicamentos están próximos a vencer, permitiendo del mismo modo ejercer un control
con los medicamentos de baja rotación.
2. Es responsabilidad del Químico Farmacéutico y Encargado del Almacén establecer e
implementar el sistema de control de fechas de vencimiento, así como velar por su
correcta utilización y control adecuado por parte del personal.
3. Los rangos de fechas que se deben utilizara para cada dolor del semáforo, según el tipo de
bodega, son los siguientes:
 Bodega de Servicios:
 Rojo: todos los productos que tengan fecha de vencimiento menor a 6 meses,
 Amarillo: todos los productos que tengan fecha de vencimiento entre 6 a 12 meses
 Verde: todos los productos con fecha de vencimiento mayor a 12 meses

Fecha de Vencimiento
menor a 6 meses

Fecha de Vencimiento
entre 6 y 12 meses
SEMÁFORO
SERVICIOS
Fecha de Vencimiento
mayor a 12 meses

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Figura 1: Detalles e Interpretación de Semáforo de Control de Fechas de Vencimiento,
en bodegas de los servicios ( post consultas C/S, CAP, CAIMI, P/S, etc)

 Bodega de distrito y Área de Salud:

 Rojo: todos los productos que tengan fecha de vencimiento menor a 12 meses
 Amarillo: todos los productos que tengan fecha de vencimiento entre 12 a 18
meses
 Verde: todos los productos con fecha de vencimiento mayor a 18 meses.

Fecha de Vencimiento

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menor a 12 meses

SEMÁFORO
Fecha de Vencimiento
BODEGA entre 12 y 18 meses
DMS y DAS
Fecha de Vencimiento
mayor a 18 meses

Figura 2: Detalles e Interpretación de Semáforo de Control de Fechas de Vencimiento

para Bodega de DMS y DAS.

NOTA: Para DMS donde la capacidad de almacenamiento en la bodega es

reducida, aplicar el semáforo establecido para servicios. (Figura 1)
4. Adicionalmente, en forma mensual al momento de realizar inventario físico se hará una
verificación de fechas de vencimiento y actualización del sistema de acuerdo a las variaciones
que se den en el almacén, es decir ingresos y despachos de insumos. Cada lote se revisará y
clasificará de acuerdo a la fecha de vencimiento. Al momento de recepción se debe identificar
los insumos recibidos colocando las etiquetas, según lo indicado en los numerales 6, 7 y 8.
5. En los estantes cada insumo deberá tener un lugar establecido; deberán ubicarse los
productos que vencen primero, en la parte delantera, para despacharlos primero. (Aplicar el
sistema PEPE: Primero en expirar, primero en entregar)
6. Cada producto deberá identificarse con una tarjeta, la cual debe contener:
 Nombre genérico
 Concentración y presentación
 Número de lote
 Fecha de vencimiento.
 En esta misma tarjeta, en un espacio disponible, deberá colocarse una etiqueta de
identificación con el color correspondiente según fecha de vencimiento.
7. Además, puede o no incluirse una casilla que indique cuantas unidades de dicho medicamento
existen, la cual se actualizará de acuerdo al movimiento que tuviese ese producto, a fin de
llevar un mejor control de la cantidad de producto de ese lote y fecha de vencimiento.

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8. Las etiquetas de identificación del semáforo pueden hacerse con círculos, cuadrados,
triángulos, etc., según la facilidad del administrador del mismo, y deben poder ser
reemplazables a medida que transcurre el tiempo, puesto que al momento de la creación de
una tarjeta, el medicamento puede estar en AMARILLO, pero transcurridos 6 meses será ROJO.

Albendazol

Tableta 200 mg

No. de Lote: GUA10211

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Vence: Agosto 2015
Fumarato/Sulfato Ferroso

200 mg/5 ml Jarabe

No. de Lote: LTGT1501

Vence: Julio 2017

Figura 3: Ejemplo de tarjeta identificación para medicamentos.

Se debe colocar toda la información y el sticker de color de acuerdo a fecha de vencimiento.

9. En caso de detectar productos próximos a vencer, el responsable del servicio o bodega deberá
analizar si la cantidad en existencia de acuerdo a su PMDR se consumirá antes de la fecha de
 vencimiento o no. Si no logra consumirlo deberá notificar al nivel superior la cantidad que de
acuerdo a la proyección no logrará consumir para gestionar su redistribución a otros servicios.
10. En el caso de DAS que cuenten con carta de compromiso de cambio por parte del proveedor,
el encargado de almacén o bodega deberá solicitar el cambio de los medicamentos y
productos afines que no logrará consumir de acuerdo a su PMDR.
11. En caso de que se detecten productos vencidos se deberán apartar, identificar e iniciar el
proceso de baja ya establecido (Acuerdo Ministerial 534-2011).
12. El Químico Farmacéutico y el Encargado de Almacén deberá verificar y recordar
constantemente al personal encargado de la dispensación de medicamentos, el estricto
cumplimiento de la organización de los mismos en la estantería para evitar posibles
vencimientos y pérdidas económicas.
13. Al momento de dispensar y entregar los insumos a los servicios que los soliciten, el encargado
deberá revisar las fechas de vencimiento de los insumos próximos a entregar teniendo en
cuenta la etiqueta del semáforo, se dispensan y entregan primero los insumos con fecha de
vencimiento marcados con etiqueta color rojo.
14. Además de la colocación de las etiquetas, el semáforo se deberá colocar de manera gráfica en
un lugar visible en el almacén para la interpretación de cada uno de los colores utilizados de
acuerdo a los rangos de fechas, para un mejor control se sugiere colocar la cantidad de

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medicamentos que se encuentren en cada rango y el mes más próximo de vencimiento en el
caso de los que se encuentren a menos de 6 meses.

Marzo 2015
5 <6
meses Mayo 2015

10 6 - 12
meses

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45 > 12
meses

Figura 4: Ejemplo Rotulo de interpretación del Semáforo de Fechas de Vencimiento en Servicios. En

los círculos se muestra la cantidad de medicamentos que se encuentran dentro de ese rango de
vencimiento. Se muestran los rangos de acuerdo a lo establecido para el semáforo. Se listan los
meses para los productos próximos a vencer.