UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MÉXICO

Actividad 3. Proyecto integrador etapa 1

Docente: ANAHI GAYOSSO ESPINDOLA

Alumno: Pedro Alejandro Arellano Figueroa

Juan Antonio Aldazaba Marin

Ilse Abigail Zamora Quijada

08/04/2024
 Introducción:
Esta actividad consiste en aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo del curso
y retomar lo aprendido en cada una de las actividades realizadas, lo que garantiza
la transversalidad de los contenidos revisados para fortalecer el desarrollo de
competencias y lograr el fin de formación planteado.

Objetivo:
El objetivo del Proyecto integrador es aplicar una metodología de sistemas blandos
para establecer los pasos a seguir en la integración de un sistema ERP dentro de
una organización con la finalidad de resolver una problemática de gestión de
información, derivada del uso de sistemas independientes, de igual forma se
establecerá la aplicación de una metodología ágil.

Planteamiento:
Una empresa armadora de autobuses y distribuidora de piezas a identificado las
siguientes problemáticas internas:
La empresa lleva el control de su producción, administración, seguimiento de
ventas y servicios de post-venta mediante software propio e independiente en cada
departamento y respondiendo únicamente a las necesidades que se presentan en
el día a día, sin planeaciones futuras. Estas circunstancias de operación están
teniendo una afectación directa en tiempos de entrega, lo que está derivando en
pérdida de clientes, fallas en la producción y problemas internos entre el personal
debido a los retrasos en entrega de documentación interdepartamental. Algunos
problemas específicos y a los cuales urge darles solución son los siguientes:

Clientes: la empresa no cuenta con un control de clientes efectivo que le permita

integrar nuevos prospectos y administrar sus ventas a futuro. La falta de un control
de clientes también ha dificultado el control de las ventas actuales para su oportuno
cobro, así como el ofrecimiento de servicios post-venta que generen ingresos
adicionales, lo cual ha puesto obstáculos en la atención de los clientes cautivos.
Sistemas independientes: no se cuenta con una plataforma única e integrada, lo
que ocasiona duplicidad de trabajo y procesos. Retrasos y otros problemas
asociados.
Contabilidad: se genera con retrasos por que la información tiene que
recapturarse, a partir de documentos generados por cada sistema independiente.
Solución propuesta:
Derivado de un análisis realizado por un grupo de expertos en arquitectura
empresarial, se concluye que la mejor solución es la instalación de un sistema de
planificación de recursos empresariales (ERP).

Actores involucrados
Cliente: persona física o moral que solicita el servicio de actualización, modificación
o integración de elementos electrónicos -que no se proveen de fábrica- a uno o
varios autobuses de pasajeros.
Área de Recepción de Vehículos: equipo capacitado en atención al cliente,
especificaciones técnicas de los productos y servicios que la empresa ofrece, así
como en costos y presupuestos, con el objetivo de recibir las peticiones de los
clientes para orientarlos y proponerles las soluciones más adecuadas a sus
necesidades.
Área de Compras: lleva el inventario del almacén y realiza compras para
mantenerlo actualizado. Recibe las solicitudes de productos y materiales del Área
de Recepción de Vehículos Equipo y las surte, cuando hay en existencia. Cuenta
con atribuciones para el manejo del presupuesto de su área y para la adquisición,
de acuerdo con el catálogo de proveedores de la empresa, de productos y
materiales electrónicos que le sean solicitados por el Área de Recepción de
Vehículos y que no haya en existencia.
Área de Técnicos: equipo de personas con perfil técnico especializado en la
instalación y configuración de equipos electrónicos en autobuses.

Etapa 1 del Proyecto integrador:

Introducción:
I. Análisis de la problemática interna

La empresa enfrenta problemas internos debido al uso de software independiente

en cada departamento, lo que dificulta la integración y coordinación de operaciones.
Esto ha causado retrasos en las entregas, pérdida de clientes y fricciones internas.
Además, la falta de un sistema centralizado para gestionar clientes y ventas afecta
la captación de prospectos y los servicios post-venta. La contabilidad se ve afectada
por retrasos en la recaptura de información. La falta de una plataforma integrada
dificulta la coordinación de procesos, generando retrasos y errores. En resumen,
estos problemas afectan la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y la
gestión financiera, lo que requiere la implementación de un sistema ERP para
abordarlos.

1.1 Introducir y presentar la problemática

La empresa armadora de autobuses y distribuidora de piezas se enfrenta a diversos

desafíos internos que afectan su eficiencia operativa y su capacidad para satisfacer
las necesidades de los clientes. Estos desafíos incluyen retrasos en las entregas,
problemas de coordinación entre departamentos y dificultades en la gestión de
clientes y ventas.
 1.2 Definiciones raíz de los sistemas pertinentes

En esta etapa deberás establecer la definición raíz de la solución propuesta en el

planeamiento, en términos de la metodología que se está utilizando. Parte de las
siglas CATWOE (Clientes, actores, procesos de transformación, visión global,
propietarios, restricciones ambientales) e integra los elementos que ésta plantea
para proponer tu definición.
En el ámbito empresarial, resolver problemas implica utilizar una variedad de
enfoques metodológicos. CATWOE ofrece una guía clara para abordar los
elementos esenciales que influyen en el resultado final. Esta metodología
proporciona un marco mnemotécnico para examinar las variables clave necesarias
para diseñar un plan de acción efectivo. La concepción original de Peter
Checkland consiste en identificar seis componentes cruciales que deben ser
explorados para alcanzar una solución satisfactoria.
De manera oportuna, se busca fomentar un cambio en la mentalidad individual del
personal, destacando la importancia de la colaboración para alcanzar los objetivos
comunes. Mediante la reestructuración de los sistemas utilizados, se busca
mejorar la eficiencia en la recopilación de datos, creando un entorno único y
accesible para todos los involucrados.
-La empresa no cuenta con un sistema de ventas actualizado para atraer y
retener nuevos clientes, lo cual se debe al mal funcionamiento actual del negocio.
El único servicio de ventas que ofrece la empresa (brindar un buen servicio) no
está dando resultados y no está funcionando correctamente, lo que evidencia una
mala administración.

-Existe dificultad en el proceso de cobro debido a problemas de documentación

entre departamentos y a la mala comunicación entre ellos. Los retrasos causados
por el doble trabajo de documentación impiden que los sistemas de cobro se
realicen a tiempo, lo que provoca que las facturas se emitan tarde y se sometan a
revisión aún más tarde, generando un retraso total que afecta directamente el
capital de la empresa. Esto se traduce en la necesidad de trabajar y pagar
materiales, servicios y salarios con un capital que aún no ha sido recuperado de
las ventas realizadas. Además, esto implica pagar a los trabajadores por un
tiempo de trabajo adicional, ya que se requiere el doble de esfuerzo para poder
cobrar.
-Debido a la falta de un sistema interconectado en red, como una base de datos
intranet, correo electrónico, etc., la empresa se ve obligada a duplicar la
documentación en cada departamento para su ingreso y registro correspondiente.
-Esto conlleva a un aumento en los costos de nómina y servicios, ya que se
requiere más tiempo de trabajo para llevar a cabo las actividades necesarias.
-El problema de retraso y trabas en la captura y entrega de documentación entre
departamentos conlleva a retrasos en los departamentos de contabilidad y
cobranza, lo que provoca cobros fuera de tiempo y una recuperación lenta de la
liquidez.
 Elementos. Descripción.
Clientes El personal de las agencias de
camiones y autobuses se ve
influenciado por las acciones y
elecciones de la organización en la
gestión de las ventas.
Actores La gestión de procesos y ventas
implica la participación tanto del
equipo administrativo como del
equipo de sistemas en la
organización.
Procesos de La eficacia en la productividad se
transformación logra principalmente mediante la
organización de los servicios de
producción y las partes de la
empresa, con la participación clave
del personal humano y
administrativo.
Visión global Resolver los desafíos actuales de la
empresa implica mantener una
buena reputación entre
Solución.
Mejorar el control de los métodos utilizados en
la gestión administrativa y de mercancías para
optimizar la recepción del cliente, lo que
conllevará a una mayor satisfacción general.
El objetivo es complementar las habilidades
individuales con el trabajo en equipo para
potenciar la efectividad de los sistemas
existentes. Se busca unificar cada aspecto en
todas las áreas para lograr una mayor eficiencia
y cohesión en toda la organización.
Es fundamental valorar y organizar la
mercancía, implementando un control de
procesos que establezca un lineamiento claro
para asegurar la ejecución de una única idea y
alcanzar un objetivo común.
Basándonos en los lineamientos establecidos,
nuestro objetivo es mejorar la organización del
personal y de los sistemas en la empresa.
Buscamos adoptar un enfoque unificado de
 compradores, clientes y otras partes
interesadas.
Propietarios Para abordar esta situación, nos
enfocaríamos en dos áreas
específicas: la administrativa y la de
sistemas.
Restricciones Aunque se aprueben y ejecuten las
soluciones propuestas, es crucial
contar con los recursos necesarios y
la disposición del personal
involucrado. Dado que están
acostumbrados a trabajar de forma
individual en sus respectivas áreas,
es probable que sientan cierto
recelo al tener que compartir su
trabajo con otros involucrados.
trabajo, integrando las contribuciones
individuales y promoviendo la unidad
organizacional. Para ello, implementaremos un
sistema administrativo único que facilite el
acceso a todos los miembros del equipo según
sea necesario.
Con el propósito de mejorar la coordinación
entre la información y los procesos, se evalúa la
introducción de una intranet accesible para
todos los empleados autorizados, lo que
agilizará la búsqueda de información y facilitará
el seguimiento de las necesidades de los
clientes y los servicios.
Buscamos promover la colaboración entre
departamentos para alcanzar los objetivos
organizacionales. Se planea unificar todas las
áreas en un sistema único, ya sea mediante
desarrollo de software para reducir costos o
instalación de estructuras adicionales si es
necesario.

Castillo, J. (s.f). La metodología de sistemas blandos como herramienta para la implementación

de sistemas de gestión de calidad [Archivo PDF]. Recuperado de
http://archivo.ucr.ac.cr/cau/docs/Ponencia_Juan_Miguel_Castillo_Fonseca.pdf

Osorio, J. (2017). Introducción al pensamiento sistémico [Versión electrónica].

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Villafuerte, L. P. (2018, noviembre 15). Pensar fuera de la caja (negra) - Modelo CATWOE.
Linkedin.com; LinkedIn.
https://www.linkedin.com/pulse/pensar-fuera-de-la-caja-negra-modelo-catwoe-luis-pablo-
villafuerte/?originalSubdomain=es