Enfoque Sistémico

Proyecto integrador

Etapa 1

Empresa armadora de autobuses y

distribuidora de piezas

Natalia Vignau León

Ciudad de México

1ro de abril de 2020

Introducción
El objetivo de esta actividad “Proyecto Integrador Etapa 1” tiene como finalidad
aplicar una metodología de trabajo según lo aprendido durante el módulo capaz de
organizar la empresa en varias áreas de negocio con la aplicación de un sistema
Enterprise Resource Planning (ERP) que sirva para dejar de utilizar sistemas
independientes dentro de la organización y evitar problemas de comunicación,
logística, atención a clientes, cuentas por cobrar y contabilidad como plataforma
única de gestión.

Problemática.
Una empresa armadora de autobuses y distribuidora de piezas a identificado las
siguientes problemáticas internas:
La empresa lleva el control de su producción, administración, seguimiento de ventas
y servicios de post-venta mediante software propio e independiente en cada
departamento y respondiendo únicamente a las necesidades que se presentan en el
día a día, sin planeaciones futuras. Estas circunstancias de operación están
teniendo una afectación directa en tiempos de entrega, lo que está derivando en
pérdida de clientes, fallas en la producción y problemas internos entre el personal
debido a los retrasos en entrega de documentación interdepartamental. Algunos
problemas específicos y a los cuales urge darles solución son los siguientes:
● Clientes: la empresa no cuenta con un control de clientes efectivo que le
permita integrar nuevos prospectos y administrar sus ventas a futuro. La falta
de un control de clientes también ha dificultado el control de las ventas
actuales para su oportuno cobro, así como el ofrecimiento de servicios post-
venta que generen ingresos adicionales, lo cual ha puesto obstáculos en la
atención de los clientes cautivos.
● Sistemas independientes: no se cuenta con una plataforma única e integrada,
lo que ocasiona duplicidad de trabajo y procesos. Retrasos y otros problemas
asociados.
● Contabilidad: se genera con retrasos por que la información tiene que
recapturarse, a partir de documentos generados por cada sistema
independiente
Solución propuesta:
Derivado de un análisis realizado por un grupo de expertos en arquitectura
empresarial, se concluye que la mejor solución es la instalación de un sistema de
planificación de recursos empresariales (ERP).

Actores involucrados
Cliente: persona física o moral que solicita el servicio de actualización,
modificación o integración de elementos electrónicos -que no se proveen de
fábrica-a uno o varios autobuses de pasajeros.
Área de Recepción de Vehículos: equipo capacitado en atención al cliente,
especificaciones técnicas de los productos y servicios que la empresa ofrece, así
como en costos y presupuestos, con el objetivo de recibir las peticiones de
los clientes para orientarlos y proponerles las soluciones más adecuadas a
sus necesidades.
Área de Compras: lleva el inventario del almacén y realiza compras para
mantenerlo actualizado. Recibe las solicitudes de productos y materiales del Área
de Recepción de Vehículos Equipo y las surte, cuando hay en existencia. Cuenta
con atribuciones para el manejo del presupuesto de su área y para la adquisición,
de acuerdo con el catálogo de proveedores de la empresa, de productos y
materiales electrónicos que le sean solicitados por el Área de Recepción de
Vehículos y que no haya en existencia

Área de Técnicos: equipo de personas con perfil técnico especializado en la

instalación y configuración de equipos electrónicos en autobuses.

Diagrama Funciones-Actores El grupo de expertos consultado ha proporcionado

los siguientes esquemas desde una perspectiva de arquitectura para plantear la
situación actual. Utilízalo como material de apoyo
Etapa 1 del Proyecto integrador
Introducción.
I. Análisis de la problemática interna
1.1 Introducir y presentar la problemática
Con base en el planteamiento y desde tu experiencia particular identifica y
desarrolla la problemática desde la perspectiva de la Metodología de los sistemas
blandos. Revisa el siguiente material como apoyo para el desarrollo de la actividad:

Metodología de los sistemas blandos:

La metodología de diseño empleada tiene como base la SSM y emplea
como técnica de modelado el UML, cuya característica principal es una
profunda exploración de los requerimientos de los individuos que mantienen algún
tipo de relación con el sistema. A diferencia de otras metodologías de diseño
de sistemas de información, ésta permite la habilitación de cambios sobre el
sistema humano que mantiene relación con el sistema de información.

Análisis de la problemática:
Considero que una empresa no tiene futuro si no tiene una organización, una visión
y misión. Si no tienen estas tres cosas la empresa va a tener demasiados problemas
y sus probabilidades de tener éxito se reducen cada día más. Desde mi punto de
vista uno de sus problemas más grandes es que todos los departamentos trabajan
con demasiada independencia y no se comunican bien o casi nada, por lo tanto
tienen problemas derivados de esto. Un ejemplo claro es de que si los de compras
no saben que ya se acabó un tipo de pieza entonces cuando los técnicos la
necesiten para un autobús, van a tener que esperar a que compras la pida y esto
genera problemas con el cliente por entregas tardías.

Otro problema grande es que el área de contabilidad desconoce cuánto se vende

y cuánto se produce, estaríamos hablando de situaciones que te llevarían a
reconocer casos de inventario muerto, falta de productividad por materia
prima, pero sobre todo los gastos que se hace en el área de producción y
sobre todo desconocer la utilidad que te genera el área de ventas. En lo personal
como plan de acción considerar 2 puntos importantes que pueden ayudar a rescatar
esta empresa:
1. La empresa necesita decidir qué misión tiene, a qué quieren llegar y cómo van a
hacerlo.
2. Implementación de sistema para la empresa: para terminar el problema de
falta de comunicación y de organización, este sistema debe de tener controles de
seguridad para controlar los cambios, de esta manera podrán visualizar la base de
datos que van a ir creando. Considero que cada área debe de poder modificar una
sección propia pero solo directivos pueden acceder y modificar cambios en todas las
áreas simultáneamente.

1.2 Definiciones raíz de los sistemas pertinentes.

En esta etapa deberás establecer la definición raíz de la solución propuesta en el
planeamiento, en términos de la metodología que se está utilizando. Parte de las
siglas CATWOE (Clientes, actores, procesos de transformación, visión global,
propietarios, restricciones ambientales) e integra los elementos que ésta plantea
para proponer tu definición.
En el siguiente esquema se plantean las mejoras propuestas para optimizar
los procesos. Los recuadros verdes representan las secciones donde el ERP
apoyará. Utiliza el esquema como material de apoyo
En este punto comenzaremos a plantear las mejoras propuestas por el sistema de
planificación de recursos empresariales (ERP) que nos propuso para optimizar los
procesos de la empresa. Antes de comenzar a realizar los cambios en los procesos
operacionales de cada departamento, se instalará un nuevo software que responda
a las necesidades de todas las áreas. Con la instalación de esta nueva
plataforma todos los departamentos estarán conectados para evitar retrasos,
duplicidad de procesos y de trabajo. En este punto con la plataforma ya
instalada, el nuevo proceso para brindar un mejor servicio y experiencia al cliente
comenzará de la siguiente manera:
1. El cliente al ingresar a las instalaciones de la empresa será recibido por
área de recepción que será la encargada de asignar un asesor capacitado
para darle seguimiento y brindarle la mejor experiencia al cliente, cuando el
asesor empieza con su proceso de ofrecer los servicios que tiene la empresa, le
solicitará información al cliente para agregar/actualizar sus datos a nuestra
plataforma.
2. Con la información proporcionada por el cliente se realizará una evaluación
por parte de un técnico y a continuación se le podrá dar entrega de la cotización
al cliente.
3. Al ser aceptada la cotización por el cliente en automático le notificará la
plataforma al área de compras y de servicio técnico de un servicio, esto es
para que estos departamentos puedan validar su inventario y cola de producción
con tiempo, y así poder brindarle una fecha de entrega al cliente. También esto le
servirá a la empresa para tener un historial del movimiento de dicha pieza o
armado, en base al historial podrán tener una noción del movimiento o
solicitudes.
4. El cliente tendrá que realizar el pago en base a la cotización realizada.
5. Cuando el pago se ve reflejado en la plataforma, le notificará en automático al
área de compras para que confirme el inventario, y así puedan surtir
nuevamente las piezas a vender en el servicio, para contar con stock para futuras
ventas.
6. Al recibir el departamento de compras la confirmación, programará el camión
del cliente a la cola de producción para que pueda ingresar a la línea de
producción que se encuentra en el departamento de servicio técnico. Cuando ha
ingresado a la línea, darán comienzo los técnicos especializados en la
instalación y configuración de equipos electrónicos en autobuses, a trabajar
con el camión del cliente.
7. Durante ese proceso, se realizarán pruebas y servicio de calidad que se le será
notificado por medio electrónico al cliente.
8. Cuando se haya terminado el proceso del camión en el departamento de
técnicos, se le notificará al área de recepción, para que pueda realizar la
factura y ponerse en contacto con el cliente.
9. Finalmente, el cliente recibirá su camión y la documentación que se elaboró
durante el tiempo que estuvo el equipo en las instalaciones de la empresa.