Proyecto Final

Análisis Y Diseño de Sistemas

Grupo #3

Andrés Batista
2022-0776
Dariel Vallejo
2023-0186
Reynaldo S. López T.
2023-0201
Luiggi Medrano Ramírez
2022-1095
INDICE
Introducción ........................................................................................................................................ 3
Capítulo 1 ............................................................................................................................................ 4
Contextualización: ........................................................................................................................... 4
Problemática: ................................................................................................................................... 4
Importancia:..................................................................................................................................... 4
Explicación de la Necesidad del Cliente: ......................................................................................... 4
Justificación:.................................................................................................................................... 5
Limitantes (Alcances) de hacer el sistema:....................................................................................... 5
Cliente ............................................................................................................................................. 5
Propuesta del Proyecto..................................................................................................................... 5
Beneficios Esperados:...................................................................................................................... 6
Metodología: .................................................................................................................................. 6
Objetivos del Proyecto: .................................................................................................................... 6
Indicadores de Éxito: ....................................................................................................................... 8
Capítulo 2 ............................................................................................................................................ 9
Fundamentos y Planificación del Proyecto....................................................................................... 9
Capítulo 3 .......................................................................................................................................... 12
Factibilidad y Análisis del Proyecto. .............................................................................................. 12
Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas): .................................... 13
Matriz FODA ................................................................................................................................ 15
Análisis Costo-Beneficio ............................................................................................................... 15
Análisis de Riesgos ....................................................................................................................... 16
Plan de Contingencia ..................................................................................................................... 18
 Introducción

En el panorama empresarial actual, la gestión eficiente de la facturación es un elemento

crucial para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa. Este proyecto final se enfoca en
el análisis y diseño de un sistema de facturación, reconociendo su importancia como
componente fundamental en la gestión empresarial.

La automatización de los procesos de facturación no solo agiliza las tareas contables, sino que
también proporciona datos precisos y oportunos, contribuyendo así a la toma de decisiones
informadas. Este proyecto tiene como objetivo principal desarrollar un sistema de facturación
que se adapte a las necesidades específicas de una empresa, ofreciendo una plataforma
robusta y fácil de usar para la generación, gestión y seguimiento de facturas.

Los objetivos incluyen la eficiencia en el proceso, la adaptabilidad a diferentes entornos

empresariales, la integración con sistemas existentes y la creación de una interfaz intuitiva. A
través de una metodología estructurada, que abarca desde el análisis de requisitos hasta la
implementación y evaluación del sistema, se espera lograr un diseño sólido y una solución
funcional.

Este documento detallará el proceso de análisis y diseño, con el propósito de crear un sistema
de facturación que no solo cumpla con los estándares técnicos, sino que también se alinee con
las expectativas y necesidades de los usuarios y del negocio en general.
 Capítulo 1

Contextualización:
En el entorno empresarial actual, la gestión eficiente de la facturación es crucial para
garantizar el éxito y la sostenibilidad de una empresa. Un sistema de facturación bien diseñado
no solo agiliza los procesos contables, sino que también contribuye a la toma de decisiones
informadas al proporcionar datos precisos y oportunos.

Este proyecto se enfoca en la creación de un sistema de facturación que se adapte a las

necesidades específicas de una empresa, proporcionando una plataforma robusta y fácil de
usar para la generación, gestión y seguimiento de facturas.

Problemática:
El Departamento de Matrículas de la Universidad enfrenta desafíos significativos en su
sistema de facturación actual. La complejidad de gestionar manualmente las transacciones
relacionadas con la matrícula de estudiantes ha llevado a errores en la facturación, retrasos
en los pagos y una carga administrativa considerable. La falta de automatización ha afectado
la eficiencia operativa y la experiencia del estudiante.

Importancia:
La importancia de abordar esta problemática radica en la necesidad de optimizar los procesos
internos del Departamento de Matrículas. Un sistema de facturación eficiente no solo reducirá
los errores financieros, sino que también mejorará la experiencia del estudiante al
proporcionar información precisa y oportuna sobre los costos asociados con su matrícula.
Además, se espera que la implementación de esta solución contribuya a la mejora general de
la eficiencia administrativa.

Explicación de la Necesidad del Cliente:

El Departamento de Matrículas busca una solución integral que simplifique y automatice el
proceso de facturación para la matrícula de los estudiantes. La necesidad de una interfaz
intuitiva y fácil de usar es crucial, ya que implica la interacción con estudiantes y personal
administrativo con diferentes niveles de habilidades técnicas. Además, se requiere una
solución que permita la personalización de las tarifas de matrícula según los programas
académicos y los cursos.
 Justificación:
La implementación de un sistema de facturación automatizado es esencial para mejorar la
eficiencia operativa y financiera del Departamento de Matrículas. La reducción de errores en
la facturación, la agilización de los procesos de matrícula y la mejora en la gestión financiera
contribuirán directamente a una experiencia más fluida para los estudiantes y una
administración más eficaz de los recursos del departamento.

Limitantes (Alcances) de hacer el sistema:

El desarrollo del sistema de facturación estará sujeto a ciertas limitaciones y alcances
definidos. Estos incluirán restricciones presupuestarias, plazos de implementación,
integración con sistemas académicos existentes y la capacidad de adaptarse a cambios en las
políticas de tarifas y estructuras de matrícula.

Cliente
La Universidad X, representada en este proyecto, simboliza cualquier institución académica
que se enfrente a desafíos similares en la gestión de la facturación de matrículas. Este proyecto
busca ofrecer una solución específica para las necesidades del Departamento de Matrículas,
considerando la complejidad y los requisitos únicos asociados con los procesos de facturación
en el entorno universitario.

Propuesta del Proyecto

La Universidad X, consciente de la necesidad de mejorar sus procesos administrativos, busca
la implementación de un Sistema de Facturación eficiente y personalizado para su
Departamento de Finanzas. Este proyecto tiene como objetivo principal optimizar la gestión
financiera asociada a la matrícula y otros servicios ofrecidos por la universidad, reduciendo
errores, mejorando la transparencia y proporcionando una experiencia más eficiente para
estudiantes y personal administrativo.
 Beneficios Esperados:

-Reducción de Errores: Minimizar errores en la generación de facturas, garantizando la

exactitud de los montos y fechas de pago.

-Eficiencia Operativa: Optimizar los procesos administrativos relacionados con la

facturación, reduciendo el tiempo dedicado a tareas manuales.

-Transparencia para Estudiantes: Proporcionar a los estudiantes una visión clara y accesible
de sus detalles de facturación, facilitando el cumplimiento de pagos y la comprensión de costos
asociados a la matrícula.

Metodología:
El proyecto seguirá una metodología estructurada, desde la recopilación de requisitos hasta
la implementación y la formación del personal. Se utilizarán enfoques ágiles para garantizar
la flexibilidad y la entrega oportuna.

Objetivos del Proyecto:

Objetivos Específicos:

-Análisis de Requisitos (Inicio del Proyecto):

Realizar un análisis exhaustivo de los requisitos del Departamento de Finanzas y de los

usuarios finales para comprender las necesidades específicas del sistema de facturación.

-Diseño del Sistema (Inicio del Proyecto):

Diseñar una arquitectura eficiente y modular que permita la adaptabilidad del sistema a la
estructura universitaria y a futuras modificaciones.

-Desarrollo del Sistema (Fase de Implementación):

Implementar el sistema de facturación siguiendo las mejores prácticas de desarrollo de
software y garantizando la integración efectiva con los sistemas existentes de la universidad.

-Pruebas y Validación (Fase de Implementación):

Realizar pruebas exhaustivas para verificar la funcionalidad, rendimiento y seguridad del

sistema, asegurando que cumple con los requisitos establecidos.

-Despliegue y Puesta en Marcha (Fase de Implementación):

Implementar el sistema en un entorno de producción, garantizando una transición fluida desde

los sistemas anteriores y la disponibilidad operativa para los usuarios finales.

-Capacitación del Personal (Fase de Implementación):

Proporcionar capacitación detallada al personal del Departamento de Finanzas y a los

usuarios finales para asegurar un uso efectivo y eficiente del sistema.

-Monitoreo y Mejora Continua (Fase de Operación y Mantenimiento):

Establecer un sistema de monitoreo continuo para evaluar el rendimiento y la satisfacción del

usuario, implementando mejoras y actualizaciones según sea necesario.

-Adaptabilidad y Escalabilidad (Fase de Operación y Mantenimiento):

Mantener la adaptabilidad del sistema para responder a cambios en los procesos

administrativos y garantizar su escalabilidad para futuros incrementos de carga o
ampliaciones de servicios.
 Indicadores de Éxito:

-Reducción de Errores en Facturación:

Lograr una disminución significativa en los errores asociados a la facturación, medida

mediante la comparación de los informes de errores pre y post implementación.

-Eficiencia en Procesos Administrativos:

Obtener una mejora cuantificable en el tiempo dedicado a tareas administrativas relacionadas

con la facturación, demostrando una mayor eficiencia.

-Satisfacción del Usuario:

Obtener una alta satisfacción del usuario, medida a través de encuestas y retroalimentación
directa del personal del Departamento de Finanzas y de los estudiantes.

-Cumplimiento de Plazos de Pago:

Lograr un aumento en el cumplimiento de plazos de pago por parte de los estudiantes,

indicando una mejor comprensión y gestión de sus obligaciones financieras.

-Ciclo de Vida del Sistema:

El proyecto seguirá un enfoque de ciclo de vida en espiral, que permitirá la adaptación a

cambios en los requisitos y la incorporación de retroalimentación continua del usuario a lo
largo del desarrollo y la implementación del sistema. Este enfoque iterativo garantizará una
mayor flexibilidad y posibilidad de respuesta a las necesidades cambiantes del Departamento
de Finanzas y de la universidad en general.
 Capítulo 2
Fundamentos y Planificación del Proyecto
Para el desarrollo de nuestro sistema se tomó la decisión de que fuera una aplicación web ya
que esta tiene muchas ventajas, aunque no lo parezca, la misma cuenta con una de las mejores
características, esta es la de que no se necesita realizar la descargar de alguna app ya que
todo estará orientado a la nube, es decir contener toda la información y manejo del sistema en
un servidor.

Las tecnologías que utilizaremos para desarrollar el sistema son los siguientes:

Lenguajes de programación:

PHP: Es un lenguaje de programación de propósito general especialmente

diseñado para el desarrollo web.

JavaScript: JavaScript es un lenguaje de programación de alto nivel, interpretado

y orientado a objetos, ampliamente utilizado en el desarrollo web.

Lenguajes para el desarrollo de la web:

CSS Y HTML: HTML es el lenguaje estándar utilizado para crear y diseñar

contenido en la web. Se trata de un lenguaje de marcado que utiliza etiquetas
para estructurar la información en una página web y CSS es un lenguaje de
estilo que trabaja en conjunto con HTML para controlar el diseño y la
presentación visual de una página web.
Framework
Bootstrap: Bootstrap es un popular framework de código abierto desarrollado
por Twitter. Diseñado para facilitar y acelerar el proceso de desarrollo web,
Bootstrap proporciona una colección de herramientas y estilos predefinidos que
permiten a los desarrolladores crear interfaces atractivas y responsivas con
facilidad.

Gestor de base de datos:

PhpMyAdmin: Es una herramienta de administración de bases de datos muy
popular y de código abierto diseñada para interactuar con sistemas de gestión
de bases de datos (SGBD) MySQL a través de una interfaz web.

Diagrama de base de datos

Diagrama de la base de dato.png - Google Drive

Bien, estos son las tecnologías que utilizaremos para desarrollar el sistema, php lo usaremos
para al backend y los otros lenguajes para le front end.
Para el despliegue del sistema realizaremos un conjunto de paso para realizarlo como:

Sprint 1: Definición de Requisitos Iniciales y Planificación:

• Reunión de Planificación: El equipo Scrum se reúne para definir los requisitos
iniciales del sistema de facturación, priorizar las funcionalidades clave y planificar el
primer sprint.

Sprint 2-4: Desarrollo Iterativo:

• Desarrollo Incremental: En cada sprint, el equipo implementa incrementos del sistema
de facturación. Por ejemplo, en el primer sprint, podrían trabajar en la interfaz de
usuario y en la base de datos para almacenar información de los estudiantes y cursos.

Sprint 5: Revisión y Retrospectiva:

• Revisión del Sprint: El equipo demuestra el incremento del sistema al cliente (la
universidad) y recibe retroalimentación.
• Retrospectiva: El equipo reflexiona sobre lo que salió bien y qué áreas podrían
mejorarse.
Sprint 6-8: Iteraciones y Mejoras Continuas:
• Iteraciones Sucesivas: Los sprints subsiguientes se centran en agregar
funcionalidades adicionales, como la generación de facturas, integración con el
sistema de matrícula, etc.
• Adaptabilidad: El equipo tiene la flexibilidad de ajustar las prioridades en cada sprint
según la retroalimentación recibida.
•

Diagrama de clase:
Diagrama de clase.png - Google Drive
Diagrama de caso de uso

Diagrama de despliegue:
 Capítulo 3
Factibilidad y Análisis del Proyecto.
- Factibilidad económica:

• Análisis de Costos

- Los costos directos e indirectos asociados con el desarrollo del sistema fueron
evaluados. En este caso, la institución posee un software, hardware, control de calidad,
personal, capacitación y soporte técnico adecuados para un uso correcto del sistema.

• Beneficios a largo plazo

Identificamos los beneficios financieros esperados a lo largo del tiempo. Entre los beneficios
identificados, los más importantes son: Eficiencia Operativa, la reducción de errores,
adaptabilidad al crecimiento empresarial y la reducción de costos.

- Factibilidad Técnica:

• Compatibilidad Tecnológica

- El sistema de nuestro equipo es compatible con el equipo que se posee

• Requisitos de Hardware y Software

- El Software y Hardware de la institución cumple con las especificaciones necesarias

- Factibilidad Operativa

• Procesos Actualizados

- Nuestro equipo hizo el programa de tal manera para que la implementación de este sea
totalmente viable. Posee una interfaz sencilla de entender, y procesos funcionales y
fáciles de ejecutar.

- También nos dedicamos a identificar las debilidades de nuestro programa, y como

erradicarlas.

• Capacitación del Personal

 - Diseñamos un plan de capacitación para el personal, así asegurando que estén
preparados para utilizar el sistema.

Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas):

Fortalezas:

• Eficiente:

El uso de este sistema de facturación posee gran eficiencia al momento de realizar

transacciones, y, también reduce los errores manuales.

• Personal preparado:

Se posee un personal al cual se le hizo una preparación previa para emplear el sistema.

• Cumplimiento Fiscal y Normativo:

El sistema cumple con las regulaciones fiscales y normativas para evitar sanciones y mantener
la legalidad.

Oportunidades:
• Integración con Sistemas Existentes:
El sistema puede integrarse fácilmente con otros sistemas universitarios (por ejemplo, sistemas
académicos, de matrícula), lo cual facilita el flujo de información y procesos.
• Exploración y mejoramiento:

Explorar como la mejora en la eficiencia operativa puede aprovecharse para realizar

innovaciones.

• Flujo de Efectivo más eficiente:

Al optimizar el proceso de facturación se puede contribuir al mejoramiento del flujo de efectivo
de la institución.
Debilidades:
• Falta de escalabilidad:

Posee espacio insuficiente para el almacenamiento de información (en caso de crecimiento de

la institución).

• Costos Iniciales:

Los costos iniciales asociados con la implementación del sistema pueden ser un posible
problema financiero para la institución.

Amenazas:
• Riesgos de Seguridad de Datos:
La seguridad de la información financiera es una preocupación habitual, y una brecha de
seguridad podría tener consecuencias graves.
• Competencia en el Mercado de Software
La presencia de otros sistemas de facturación en el mercado puede afectar la adopción y la
venta del producto.
• Posibles problemas de integración:
La integración con sistemas existentes puede presentar problemas de compatibilidad.
 Matriz FODA

Análisis Costo-Beneficio
Costos:

• Desarrollo del Sistema:

- Costo de contratar o asignar personal para el desarrollo del sistema.

- Costo de software y hardware necesarios para implementar el sistema.

• Capacitación:

- Costo de entrenar al personal para utilizar el sistema.

• Integración:

- Costo de integrar el sistema de facturación con otros sistemas existentes.

• Mantenimiento:
 - Costo para mantener y actualizar el sistema.

• Licencias y Soporte:

- Costo de adquirir licencias de software y servicios de soporte técnico.

Beneficios:

• Ahorro de Tiempo:

- Reducción del tiempo necesario para generar y procesar facturas manualmente.

• Minimización de Errores:

- Disminución de errores humanos en el proceso de facturación.

• Mejora en la Gestión Financiera:

- Mayor visibilidad y control sobre las finanzas de la universidad.

• Facilita el Cumplimiento Normativo:

- Ayuda a garantizar el cumplimiento de regulaciones y normativas fiscales.

• Mejora en la Experiencia del Usuario:

- Facilita a estudiantes y personal el acceso a información financiera de manera más

rápida y sencilla.

Análisis de Riesgos

Requisitos del Usuario:

▪ Riesgo: Cambios constantes en los requisitos por parte de los usuarios.

▪ Mitigación: Establecer un proceso claro para la gestión de cambios y realizar
revisiones periódicas con los usuarios para asegurar que los requisitos estén
alineados.
Tecnología:

▪ Riesgo: Problemas de compatibilidad o limitaciones tecnológicas.

▪ Mitigación: Realizar una investigación acerca de las tecnologías seleccionadas,
asegurarse de que sean escalables y mantenerse actualizado sobre las actualizaciones
y nuevas versiones.

Seguridad:

▪ Riesgo: Vulnerabilidades de seguridad que podrían comprometer la información

financiera.
▪ Mitigación: Implementar prácticas de desarrollo seguro y realizar auditorías de
seguridad.

Integración con Sistemas Existentes:

▪ Riesgo: Dificultades en la integración con sistemas existentes en la universidad.

▪ Mitigación: Conducir un análisis de los sistemas existentes, comunicarse con los
responsables de esos sistemas y establecer protocolos claros para la integración.

Capacitación del Usuario:

▪ Riesgo: Resistencia al cambio por parte de los usuarios o falta de comprensión del
nuevo sistema.
▪ Mitigación: Implementar un programa de capacitación efectivo, proporcionar
materiales de referencia y ofrecer soporte continuo durante la transición.

Escalabilidad:

▪ Riesgo: El sistema no puede manejar volúmenes de datos crecientes.

▪ Mitigación: Diseñar la arquitectura del sistema para ser escalable y realizar pruebas
de rendimiento para garantizar que pueda manejar aumentos en la carga de trabajo.
Errores en la Facturación:

▪ Riesgo: Posibles errores en el cálculo de las facturas.

▪ Mitigación: Implementar un proceso de verificación exhaustivo, realizar pruebas de
unidad y realizar auditorías periódicas en el sistema.

Tiempo y Presupuesto:

▪ Riesgo: Desviaciones en el tiempo de desarrollo o en el presupuesto asignado.

▪ Mitigación: Realizar una planificación realista y tener un seguimiento constante del
progreso.

Cambios Legales y Normativos:

▪ Riesgo: Cambios en las regulaciones fiscales o financieras que afecten el sistema.

▪ Mitigación: Mantenerse informado sobre cambios legales, diseñar el sistema de
manera flexible para adaptarse a cambios normativos y trabajar con profesionales
legales cuando sea necesario.

Plan de Contingencia
• Comunicación continua

Establecer una comunicación continua para informar a los implicados acerca de los riesgos y
las medidas de mitigación

• Respaldo y Recuperación de datos

Uso de un sistema de respaldo de información efectivo

• Problemas de Seguridad

Implementar parches de seguridad en caso de vulnerabilidades.

• Realizar revisiones periódicas

Realizar revisiones periódicas del plan de riesgos y ajustar las estrategias de mitigación según
sea necesario

• Errores de facturación

Implementar un proceso de revisión adicional antes de la emisión de facturas.