Colegio: Universidad del Valle de México

Materia: Enfoque Sistémico

Actividad: Proyecto Integrador Etapa 1

Nombre del docente: Violeta Bolado Limón

Integrantes:
Emilio Tejera Bernal
Nery Vázquez Rebolledo
Alejandro Mercado Marin
Mariana Guerrero Tinoco

Ciudad: Boca del Río, Veracruz

Fecha de entrega: 03 / Octubre / 2022

Introducción:

En esta primera etapa del proyecto aplicaremos los temas aprendidos durante la
unidad para desarrollar la resolución de la problemática de una empresa armadora
de autobuses y distribución de piezas, aplicando las herramientas indispensables en
la investigación y resolución de problemas como es la metodología de sistemas
suaves, esto nos ayudará a estructurar problemas complejos y desarrollar cambios
deseables y factibles con base a nuestro conocimiento, ​con el fin de analizar las la
problemática raíz usando el CATWOE, que por sus iniciales en inglés: customers,
actors, transformation process, worldview, owner, environmental constraints. Para
analizar un problema desde seis perspectivas diferentes, esto a menudo obliga a la
gerencia a abandonar las formas habituales de pensar que de otro modo pueden ser
un obstáculo para el crecimiento y la rentabilidad.

Problemática:
Una empresa armadora de autobuses y distribuidora de piezas ha identificado las
siguientes problemáticas internas:
La empresa lleva el control de su producción, administración, seguimiento de ventas
y servicios de postventa mediante software propio e independiente en cada
departamento y respondiendo únicamente a las necesidades que se presentan en el
día a día, sin planeaciones futuras. Estas circunstancias de operación están
teniendo una afectación directa en tiempos de entrega, lo que está derivando en
pérdida de clientes, fallas en la producción y problemas internos entre el personal
debido a los retrasos en entrega de documentación interdepartamental.

Solución propuesta:
Derivado de un análisis realizado por un grupo de expertos en arquitectura
empresarial, se concluye que la mejor solución es la instalación de un sistema de
planificación de recursos empresariales (ERP).
Actores involucrados:
Cliente: persona física o moral que solicita el servicio de actualización, modificación
o integración de elementos electrónicos autobuses de pasajeros.
Área de Recepción de Vehículos: que no se proveen de fábrica e liente,
especificaciones técnicas de los productos y servicios que la empresa ofrece, así
como en costos y presupuestos, con el objetivo de recibir las peticiones de los
clientes para orientarlos y proponerles las soluciones más adecuadas a sus
necesidades
Área de Compras: lleva el inventario del almacén y realiza compras para mantenerlo
actualizado. Recibe las solicitudes de productos y materiales del Área de Recepción
de Vehículos Equipo y las surte, cuando hay en existencia. Cuenta con atribuciones
para el manejo del presupuesto de su área y para la adquisición, de acuerdo con el
catálogo de proveedores de la empresa, de productos y materiales electrónicos que
le sean solicitados por el Área de Recepción de Vehículos y que no haya en
existencia.

Área de Técnicos: Equipo de personas con perfil técnico especializado en la

instalación y configuración de equipos electrónicos en autobuses.

Diagrama Funciones-Actores
El grupo de expertos consultado ha proporcionado los siguientes esquemas desde una
perspectiva de arquitectura para plantear la situación actual. Utilízalo como material de
apoyo.
I. Análisis de la problemática interna
introducción y presentar la problemática

Metodología de los sistemas blandos:

Para administrar la Metodología de Sistemas Blandos (SSM) en la dirección correcta, es
importante que alguien controle todo el proceso. Por lo general, este rol participativo lo
desempeña el llamado facilitador. No solo es responsable de poner en contacto a los
miembros heterogéneos del grupo con este sistema nos guiamos para la solución de la
problemática.

Primordialmente, consideramos que es de suma importancia que una empresa cuente con
una visión a futuro, ya que sino sería una empresa sin pies ni cabeza, no podría tener
ningún tipo de planeación en ninguno de sus ámbitos, ni producción ni financiero.

También es una situación que hace inmanejable a la empresa que cada

departamento tenga su propio sistema. Es imposible que el personal de ventas
entregue sus productos a tiempo, conozca los tiempos de entrega, el inventario y
ofrezca el producto a sus clientes actuales y/o futuros si no conoce el estado del
área de producción y de productos terminados. A partir de ahora, hay un gran
descontrol en la situación interna de la empresa.

Lo más preocupante de este problema es que el área de cuentas no sabe cuánto se

vende y cuánto se produce, estamos hablando de situaciones que llevarían a la
identificación de los muertos, la falta de productividad de los bienes, pero encima .
todos los costos que incurre en el área de producción, y especialmente la utilidad
del área de ventas.

1.2 Definiciones raíz de los sistemas pertinentes

En esta fase, comenzamos a describir las mejoras del sistema ERP que nos recomendó
para optimizar sus procesos comerciales.

Antes de realizar cualquier cambio en los procesos de trabajo de cada departamento, se

instala un nuevo software que satisface las necesidades de todos los departamentos. Al
instalar esta nueva plataforma, todos los departamentos estarán conectados para evitar
retrasos, duplicidad de procesos y trabajo.

Una vez que la plataforma ya está instalada, se inicia un nuevo proceso para brindar un
mejor servicio y experiencia al cliente de la siguiente manera:

1. Los clientes son recibidos al ingresar a las instalaciones de la empresa en un área

de recepción de vehículos responsable de la asignación de consultores capacitados
para dar seguimiento cuando los consultores comienzan a prestar servicios y brindar
una experiencia superior al cliente. Solicitó agregar/actualizar sus datos en nuestra
plataforma. Las ofertas pueden enviarse de forma privada utilizando la información
proporcionada por el cliente.
 2. La nueva plataforma también permite realizar ofertas online sin necesidad de acudir
a las instalaciones de la empresa, por lo que también se pueden obtener datos
sobre posibles ventas futuras. En la modalidad online recibirás ofertas por correo
electrónico.

3. Con la generación automática de cotizaciones, la plataforma informa a los

departamentos de compras y servicio técnico de los posibles servicios, para que
estos departamentos puedan validar oportunamente las colas de inventario y
producción e indicar las fechas de entrega al cliente. Esto también ayuda a la
empresa a obtener un historial del movimiento de esa pieza o ensamblaje. Según su
historial, puede tener alguna idea de la mudanza o los requisitos.

4. Este proceso permite al cliente revisar el precio cotizado, solicitar un ajuste de

precio o cambiar piezas. Cuando aceptas el precio y confirmas tu compra. El pago
debe hacerse en base a la cotización.

5. Cuando aparece un depósito en la plataforma, notifica automáticamente a los

departamentos de compras que verifiquen el inventario, repone las piezas vendidas
en servicio y cuenta el inventario para futuras ventas.

6. Al recibir la confirmación de compra, el camión del cliente se programa en una cola

de producción para ingresar a la línea de producción ubicada en el Departamento
de Servicios Técnicos. Un técnico profesional que instala y configura la electrónica
del autobús comienza a trabajar en el camión del cliente.

7. Este proceso implica la prueba y calidad del servicio y la comunicación electrónica

del estado del camión a los clientes, recepcionistas/consultores.

8. Una vez tramitado el seguimiento por parte del departamento técnico, se avisará al
departamento de recepción/asesoramiento para que se genere un albarán/factura y
se comunique al cliente.

9. Finalmente, el cliente recibe el camión y los documentos creados mientras el

equipo estaba en las instalaciones de la empresa.

Cómo implementar el ERP en la problemática

Actualmente, el sistema integrado de gestión empresarial es cada vez más común
en el mercado, con varias opciones de ERPs disponibles, cada uno con sus
ventajas y desventajas que varían según la oferta de características y precio.

Sin embargo el que es seguro que solucionaría esta problemática de empresa es

Oracle, el cual es una compañía estadounidense que está activa en el campo de los
sistemas informáticos empresariales y las bases de datos inteligentes.
El sistema ERP permite la gestión de información que va desde la contabilidad
hasta la emisión de informes. Permite trabajar con una opción de sistema híbrido,
instalada en la nube, en el modelo de Cloud Computing.
De esta manera, con este sistema, la mala comunicación entre empleados se
acabaría así como el retraso de información. También ayudaría mucho por el hecho
de ahorrar mucho trabajo y hacer la empresa y sus distintos departamentos más
eficientes, pasaría de una mala organización y vivir del día a día a poder empezar a
realmente tener una planeación, objetivos de distintos plazos futuros y un mejor
crecimiento.

Ejemplo:
De acuerdo a lo estudiado y aprendido de las metodologías de sistemas y como
opinión personal, considero que una empresa sin una visión o planeación futura es
una empresa que no logrará sus objetivos establecidos al no contar con orden,
organización. La problemática muestra que esta empresa no tiene planeación de
ningún tipo en diferentes aspectos. etc. Etc Escribir también lo más importante o lo
que más impacta del problema, que plan de acción tomarías y porque (incluir como
plan de acción , implementar una planeación)

Referencias bibliográficas:

Cuofano, G. (2022, 29 agosto). ¿Qué es el análisis CATWOE y por qué es importante en los
negocios? FourWeekMBA. Recuperado 29 de septiembre de 2022, de
https://fourweekmba.com/es/an%C3%A1lisis-de-catwoe/

Sistema ERP: cómo funciona y sus ventajas. (s. f.). Recuperado 30 de septiembre de 2022,

de https://www.techedgegroup.com/es/blog/comunicacion-criptografia-cuantica-0-0