¿COMO SE CONSIGUE LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS?

METODO BASICO

Es el método más rentable, ya que requiere de una pequeña inversión y se

obtienen resultados a corto plazo, debido a la optimización de los recursos
destinados a la gestión de la documentación y a la gestión integrada de algunos
procesos.

Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este método se encuentran las
siguientes:

 Integrar las políticas de cada sistema de gestión siendo una única política

del sistema de gestión integrado.
 Integrar en un único manual de gestión la documentación de los
sistemas de gestión que se aplican.
 Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los
procesos críticos para la gestión de todos los aspectos que cubre el sistema
integrado de gestión.
 Se debe integrar la gestión de algunos procesos organizativos de los
sistemas teniendo en cuenta todos los requisitos de cada uno.
 Integrar de forma documentada todos los procesos.

Método avanzando

Este método supone la continuación natural del método básico.

Para aplicar el método se necesite un nivel de madurez en la gestión por

procesos. Se debe aplicar este método sin tener experiencia en la gestión por
procesos puede suponer la aparición de problemas durante la integración.

Las acciones que pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:

 Desarrollo de un mapa de procesos que integre los diferentes sistemas de

gestión, los procesos de gestión, los procesos operativos y los procesos de
soporte.
 Se deberá definir y gestionar los procesos que contemplan entre otros
siguientes factores.
  Presentar el servicio y, mantener los equipos de seguimiento y medición.
 Revisar y mejorar de forma sistemática todos los procesos teniendo en
cuenta los requisitos de cada sistema.

Método experto

Este método supone la continuación natural del método avanzado. Un método

muy rentable, ya que supone extender la integración a corto plazo del sistema de
gestión por procesos existente a otras áreas o aspectos no contemplados hasta
ahora. .

Se requiere una gran experiencia en la gestión por procesos para aplicar este

método. Las acciones que, pueden ser abordadas en este estadio son las
siguientes:

 Establecer objetivos y metas e indicadores integrados. Se deben desplegar

los objetivos e indicadores a los procesos.
 Incluir al cliente, a los proveedores y otras partes interesadas en el diseño
de todos los procesos.
 Extender la gestión por procesos a las actividades administrativas y
económicas.
 Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.

Pasos que hay que seguir

Para conseguir finalizar con éxito un proyecto de integración de sistemas, las
organizaciones deben seguir una serie de pasos que se explican a continuación.
En primer lugar, hay que identificar en la organización todos los sistemas de
gestión implantados, las metodologías que se estén utilizando y las
responsabilidades asignadas. Si la organización no tiene sistemas implantados,
entonces se puede comenzar por el siguiente paso.
El segundo paso es designar a la persona coordinadora o responsable del
proyecto de integración. En muchos casos, coincide con la persona que asume la
responsabilidad de los sistemas de gestión. En función del tamaño de la empresa
y complejidad del proyecto de integración, podría ser conveniente formar un
comité o equipo con las personas responsables de los departamentos, los
procesos o los sistemas que se vayan a integrar.
La planificación es la tercera acción que hay que llevar a cabo. Para ello, se
establece un cronograma donde se especifican los elementos que se tienen que
integrar, plazos, responsables de los procesos afectados y documentos que se
van a generar.
Por último, para asegurar el éxito del proyecto, hay que comunicar a todas las
personas de la organización que estén implicadas los cambios que se van a
realizar, la nueva estructura, documentación y funciones asignadas.

Los principales objetivos serán entonces:

Mejorar el funcionamiento de nuestra empresa, a fin de ser más eficaces, esto es,
alcanzar nuestras metas empresariales y ejecutar nuestras estrategias.
Mejorar la eficiencia, es decir, no sólo alcanzaremos nuestros objetivos
empresariales sino que además lo haremos de una forma más rápida, menos
costosa y en definitiva, mejor.
Obtener nuevos clientes. Está claro que una empresa que funciona mejor y que
logra cumplir sus estrategias y planes va a gozar de mayor reputación, por lo que
tendrá más capacidad y dispondrá de una mejor imagen que atraiga a posibles
clientes.
Aumentar la satisfacción de nuestros clientes actuales. Como comentábamos al
principio, se podría decir que el principal objetivo de un sistema de gestión de
calidad es obtener un mayor nivel de satisfacción de nuestros clientes, lo que se
traducirá en mayores ventas o en ventas más frecuentes.
Mejorar nuestros productos y servicios. A través de la aplicación de un sistema de
calidad estaremos cumpliendo unas garantías objetivas fijadas de forma
internacional, lo que repercutirá en una mayor calidad en nuestros productos o
servicios.
Ser más competitivos. Si conseguimos adaptar nuestra empresa a estándares
internacionales de calidad, estaremos mejorando nuestra estructura empresarial y
estaremos trabajando mejor que la competencia, por lo será más sencillo atraer a
clientes de nuestros competidores y adaptarnos mejor a los cambios del sector en
el que nos encontremos.
Mejorar uno de nuestros recursos más importantes como es el capital humano.
Realizando controles y adoptando medidas estandarizadas conseguiremos que
nuestra plantilla trabaje mejor, incluso si para ello tenemos que invertir en
formación. Algo que en definitiva, repercute directamente sobre la valía de
nuestros propios empleados.
Mejorar la comunicación de la empresa. Nos sorprendería la de casos de
empresas en las que la comunicación no es buena, y eso conlleva a pérdidas de
tiempo y dinero, duplicidades, tareas poco eficientes, desconocimiento de datos
valiosos o fundamentales por parte de trabajadores implicados. Mejorar la
comunicación interna de la empresa es algo vital que afecta directamente a la
toma de decisiones y la planificación de las estrategias empresariales.