LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros contables son archivos o documentos

en los que se registra la información
financiera y económica de una empresa.

Esto abarca todas operaciones realizadas

durante un período de tiempo determinado. De
esta manera, su principal función consiste en llevar
registros contables de manera ordenada y cronológica.
Además, permiten extraer información financiera
específica de la empresa, con el fin de conocer el
balance general en algún momento determinado o
realizar tramitaciones ante las entidades del Estado que
correspondan.

Los libros contables deben presentarse de manera

periódica ante las instituciones mercantiles
correspondientes para su legalización y en la
mayoría de los casos deben ser conservados durante 5
años o más.
En el pasado cuando la contabilidad se llevaba
manualmente, un libro de contabilidad era precisamente
un texto con hojas y folios donde se registraba
cronológicamente cada operación económica de la
empresa.

Hoy en día, los libros de contabilidad están digitalizados

y llevados en un software de contabilidad, que también
se pueden imprimir para armar un libro de papel físico.
CARACTERÍSTICAS DE LOS LIBROS CONTABLES
Las principales características de los libros contables son
las siguientes:

▪ Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.

▪ Registran información contable y financiera pertinente.
▪ Se componen por anotaciones que se llaman asientos
contables. Estos se realizan en orden cronológico.
▪ La información se asienta de manera sistemática.
▪ Tienen carácter legal.
▪ En la actualidad pueden llevarse en papel o de forma
digital.
TIPOS DE LIBROS CONTABLES
De acuerdo con su obligatoriedad, los libros contables pueden
ser obligatorios o voluntarios.

LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS

▪ Libro de Inventario y Balance (Activo, Pasivo y Patrimonio)
▪ Libro diario (Todas las transacciones que realiza la entidad
compra, venta, gasto u otros)
▪ Libro mayor

Otros libros contables obligatorios: adicional a los ya

mencionados, se pueden encontrar otros libros igualmente
obligatorios, como el libro de caja y bancos, libro de
registro de ventas, registro de compras, registro de
activos, libro de actas, entre otros. Estos pueden variar de
un país a otros, o bien aplicarse solo en algunos rubros
económicos.
Libros auxiliares: Estos se diferencian de los anteriores
porque son opcionales y se emplean en la medida en
que la magnitud de las necesidades y las políticas de las
empresas lo demanden. Es decir, se trata de registros
alternativos que facilitan la gestión financiera de la
organización en cuestión.
▪ Caja chica
▪ Letras por cobrar
▪ Letras por pagar
▪ Proveedores
▪ Clientes
▪ Control IGV y renta
▪ Control de retenciones
▪ Control de venta de factura
IMPORTANCIA DE LOS LIBROS CONTABLES
Los libros contables desempeñan un papel esencial en la
gestión de cualquier organización, ya que su correcto uso
permite tomar decisiones financieras oportunas y llevar a
cabo una estructura en las finanzas. Por lo tanto, son el
fundamento de la contabilidad de una empresa.

Por otro lado, los registros contables son esenciales para

determinar la rentabilidad de una organización porque
permiten medir la cantidad de dinero que entra y que sale, y
definir así las deudas existentes.

Finalmente, los libros contables reúnen ordenadamente toda

la información referente a la situación financiera de una
empresa, de modo que favorecen la toma de decisiones
acertadas y propicias para mantener la estabilidad y el
crecimiento, y definen aquellos ajustes necesarios para
corregir el rumbo.
PROCESO DE LA CONTABILIDAD
El proceso contable es el conjunto de pasos que permite
expresar a través de estados financieros las operaciones
económicas de una entidad u organización. Dicho ciclo
es esencial para toda empresa ya que gracias a ella
podrán ver sus gastos e ingresos, y así realizar
proyecciones, evitando muchas veces crisis que pueden
llevar al cierre de la compañía.
Pasos para realizar un proceso contable de manera
correcta y eficaz:
1.- Identificación de las operaciones
El contador debe de introducir la totalidad de las
operaciones económicas hechas por la organización.
Las operaciones que tiene que tener en cuenta son:
Operaciones rutinarias
Aquellas que se presentan de manera frecuente y
constante en las actividades de la organización.
Estas a su vez se dividen en:
▪ Básicas: son aquellas que sirven para la obtención
de bienes o servicios de la empresa. Generalmente
se estipulan en ellas a los usuarios o clientes
externos.
▪ De apoyo: sirven como soporte para la prestación de las
operaciones básicas. Acá se encuentran los usuarios o
clientes internos y externos.

Operaciones no rutinarias: Son aquellas que no ocurren

permanentemente en una organización.

▪ En esta se estipula:
✓ Los daños o pérdidas por casos inesperados.
✓ Las pérdidas por fallos judiciales.
✓ Las adquisiciones o remodelaciones.

Procesos de investigación para el desarrollo de nuevos

productos o servicios.
2.- Recolección de información: Esta se hace a través de los
medios que se defina para cada una de las operaciones a usar. El
contador debe asegurarse que toda la información que se ha
estipulado sea confiable.

3.- Clasificación y registro: La clasificación y el registro de toda la

información se genera en los asientos de contabilidad. Se llama así
al esquema basado en el principio de partida doble (causa – efecto)
la cual tiene dos tratados: el deber y el haber. El deber o cargo se
coloca a la izquierda del cuadro, mientras que a la derecha de
coloca el haber. Para la realización de los asientos
contables, el deber y haber se combinan con las
cuentas contables que son:

Reales o del balance: acá se registran las operaciones que

afecten la situación financiera de la empresa (Activos, pasivos,
patrimonio).
De resultados, de ganancias y pérdidas o nominales: en ella se
registran las operaciones que afecten los resultados financieros de
la organización (Ingresos, costos y gastos).
4.- Resúmenes intermedios
Los resúmenes intermedios son aquellos que producen
los estados financieros que permitirán informar a los
usuarios internos y externos de los recursos que tiene la
empresa. Estos resultados se registran en dos clases de
libros: los libros auxiliares y los libros principales (Libro
diario, Columnario, Libro mayor y Balances).

5.- Estados financieros

Son el producto final del estado contable y tiene como
objeto presentar la información financiera a los jefes de la
empresa para que puedan tomar decisiones
económicas eficientes. La información que se
encuentra en los estados financieros se enfoca en la
rentabilidad, posición financiera, capacidad de
crecimiento y el flujo de fondos.
Estos comprenden cinco partes, balance general, estado
de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto y
estado de flujos de efectivo.

▪ Estado de situación financiera: en muchos

sentidos, esto es una radiografía del estado de una
empresa en un plazo de tiempo determinado.
▪ Estado de resultados: Conocido también como
estado de pérdidas y ganancias, registra tanto los
ingresos como los gastos de la empresa.
▪ Estado de cambios en el patrimonio neto:
Comprende las razones de la variación en el patrimonio
de la empresa.
▪ Estado de flujos de efectivo: comprenden las
actividades de operación, las de inversión y las
actividades financieras. Mediante estas se verifica el
impacto de las operaciones de la empresa.