TES-PRO-002

MANEJO DE FONDOS FIJOS Versión:02

ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR Fecha: 09-02-18
JT JCTB/JADM GAF Páginas: 1 de 8

1. OBJETIVO

Establecer lineamientos para las actividades de apertura, manejo, control, incremento y cierre
de fondos fijos.

2. ALCANCE

Aplicable a todo el personal de la empresa Fase Dos que tenga alguna relación con el manejo,
control o autorización de los fondos fijos de la empresa.

3. DEFINICIONES

Responsable del Fondo Fijo: Personal de la empresa Fase Dos, autorizada para la
administración del fondo fijo.

Fondo Fijo: Suma de dinero asignada al responsable de fondo fijo para compras menores de
la empresa.

Reembolso: Reposición de dinero correspondiente a lo gastado en un periodo determinado.

Vale provisional: Documento que sustenta la entrega de efectivo a un personal de la empresa

para una compra menor.

Planilla de movilidad: Formato valido para sustentar gastos de movilidad.

Comprobantes de pago: Documentos válidos por la SUNAT para sustentar un costo y/o gasto.

Arqueo de caja: Auditoria del buen manejo del fondo fijo y la correcta utilización del importe
asignado.

Provisión Contable: Registro del costo y/o gasto en el sistema contable

Rendición de Caja: Formato a través del cual se pide el reembolso semanal o se entrega el
sustento para el cierre del fondo fijo definitivo.

OFC: Oficina Central

Auditores de Fondos Fijos: Personal del área de tesorería (Jefe de Tesorería, Asistente
Sénior de Tesorería y Asistente de Tesorería) encargado de realizar las auditorias de los fondos
fijos.

Personal Fase Dos: Trabajador de la empresa Fase Dos el cual requerida efectivo de la
empresa para actividades en beneficio de la empresa.

Documento Valido: Documento que acompaña el formato de rendición de caja y puede ser
factura, planillas de movilidad, tickets, boletas, recibos, formato de autorización de gasto sin
sustento.

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4. RESPONSABILIDADES

CARGO RESPONSABILIDAD
Responsable de aprobar y asegurar el cumplimiento de este
Gerente de
procedimiento establecido en Fase Dos.
Administración y
Responsable de la aprobación de la solicitud de fondo fijo.
Finanza
Responsable de la aprobación del incremento del fondo fijo
Responsable de la aprobación de la solicitud de fondo fijo.
Gerente de Área
Responsable de aprobar la solicitud de incremento de fondo fijo.
Responsable de implementar y controlar la correcta ejecución del
presente procedimiento
Jefe de Tesorería Responsable del control y reembolso del fondo fijo.
Responsable de aprobar el desembolso del fondo fijo.
Responsable de liderar la auditoria de los arqueos de fondos.
Responsable de implementar y controlar las políticas de utilización de
Jefe de movilidad
Administración Responsable de revisar la rendición de fondo fijo con los documentos
válidos correspondientes.
Responsable de revisar la solicitud de fondo fijo y colocar el sello de
Asistente de conformidad del área.
Contabilidad Responsable de revisar aspectos contables y tributarios de los
documentos liquidados en la rendición de gastos.
Responsable de registrar la apertura del fondo fijo en el sistema de
banca Online
Responsable de la auditoria de los arqueos de fondos fijos.
Asistente Sénior de
Responsable de registrar el reembolso semanal del fondo fijo en el
Tesorería
sistema de banca Online.
Responsable de presentar el informe de auditoría de arqueo de fondos
fijos.
Responsable de registrar la apertura de la caja chica
Asistente de Responsable de la auditoria de los arqueos de fondos fijos.
Tesorería Responsable de revisar la correcta sustentación de los documentos
entregados en la rendición de gastos.
Responsable de enviar el Memo en caso de falta de dinero (> 10%)
Jefe de R.R.H.H
luego del arqueo.
Responsable de la aprobación de la solicitud de fondo fijo.
Responsable de solicitar el incremento del fondo fijo al Gerente de
Jefe Inmediato
Administración y Finanzas.
Responsable de firmar la solicitud de fondo fijo con incremento.
Responsable de Cumplir con el procedimiento, sugerir o participar en
las modificaciones que puedan darse de acuerdo a posibles cambios
en la operatividad del manejo de los fondos fijos.
Responsable del Responsable de tener su fondo fijo completo y sustentado
Fondo Fijo Responsable de elaborar la rendición de gastos.
Responsable de entregar los documentos válidos para la liquidación o
cierre de fondo fijo.
Responsable de liquidar el fondo fijo semanal o por cierre.
Personal de Responsable del requerimiento de efectivo para actividades en
Fase Dos beneficio de la empresa.

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 GAF-ADM-GEN-POL-001 - Política de pago de movilidad local por comisiones

(sede central y obras en general)

6. DESARROLLO

6.1. APERTURA DEL FONDO FIJO

El procedimiento inicia con la apertura de una nueva cuenta bancaria de ahorros, de

preferencia en la entidad financiera del “Banco de Crédito del Perú” (*) por cada
responsable del fondo fijo, esta cuenta es de uso único y exclusivo para el depósito de fondos
fijos que realiza la empresa Fase Dos, con la finalidad de no incurrir o confundir la cuenta de
haberes del colaborador con gastos propios de la empresa.

(*) Se permitirá la apertura de una cuenta de ahorros en una entidad financiera diferente al BCP, solo en caso
excepcionales previa coordinación con el Jefe de Tesorería.

Luego de la apertura de la cuenta bancaria, el Responsable del Fondo Fijo solicita el depósito
correspondiente a la nueva cuenta bancaria de ahorro con la SOLICITUD DE FONDOS TES-
FOR-002, previa revisión y aprobación por los Gerentes y/o Responsables de cada área según
el siguiente cuadro:

Responsable del Tipo de Responsable de Responsable de

Fondo Fijo Fondo Fijo Aprobación Aprobación de Gerencia
Administrador de Obra Fondo Fijo de Obra Residente de Obra Gerente de Operaciones
Asistente Administrativo Fondo Fijo de OFC Jefe de Administración Gerente de Adm y Finanzas
Encargado de Post-Venta Fondo Fijo de Post Venta Jefe de Calidad Gerencia General
Jefe de Logística Fondo Fijo de Combustible Jefe de Logística Gerente de Adm y Finanzas
Auxiliar de Mantenimiento Fondo Fijo de Almacén Central Jefe de Logística Gerente de Adm y Finanzas
Asistenta Social Fondo Fijo de RRHH Jefe de RRHH Gerente de Adm y Finanzas
Cuadro N°01: Responsables de aprobación de solicitudes de Fondos Fijos

Nota N°01: En caso exista una solicitud de Fondos Fijos que no se encuentre en el cuadro N°01, el responsable de solicitar el
fondo fijo debe tener la aprobación de su jefatura y/o gerencia correspondiente para su respectiva revisión y aprobación de la
nueva solicitud del fondo fijo.

Luego de la aprobación de la SOLICITUD DE FONDOS- TES-FOR-002, el Responsable del

Fondo Fijo entrega la solicitud al Asistente de contabilidad, quien revisa y registra la apertura
del fondo fijo en el módulo de Facturación del S10; para luego enviarlo al Asistente de
Tesorería, quien registra en el sistema S10 módulo Administrativo el pago de del fondo fijo
envía la SOLICITUD DE FONDOS- TES-FOR-002 al Asistente Sénior de Tesorería para que
registre en el sistema de banca Online, el depósito de lo solicitado por el Jefe o Gerente del
Responsable del fondo fijo.

El Jefe de Tesorería solicita la firma digital de la Gerencia de Administración y Finanzas y de

La Gerencia General. Teniendo las dos firmas digitales de aprobación, la entidad bancaria
procede a realizar el desembolso solicitado.

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6.2. MANEJO DE FONDOS FIJOS

6.2.1. CONDICIONES DEL MANEJO DEL FONDO FIJO

Se debe tener en cuenta las siguientes condiciones del manejo de fondo fijo:

 Los fondos fijos son para uso exclusivo de compras menores y movilidad local.
 Las compras materiales se deben gestionar únicamente por el área de logística a
excepción de compras menores de materiales de Postventa.
 Las compras de accesorios de cómputo no se hacen por fondo fijo, se coordinan con el
Responsable de Sistemas para su compra.
 Los activos fijos no se compran a través de fondos fijos.
 Las recargas de celulares no van por el fondo fijo, si en caso se necesita un incremento
de minutos se gestiona con el Responsable de Sistemas previa autorización del Jefe
inmediato.
 La compra de Equipos de Protección Personal (EPP) no se realiza por el fondo fijo, se
gestiona con el Jefe de SSOMA y Jefe de logística para su adquisición.
 La utilización de la movilidad está condicionado bajo las Política de Pago de
Movilidad Local por Comisiones
 No se permite el consumo de alimentos con el dinero de los fondos fijos, con excepción
de una previa autorización del Gerente del Área.

6.2.2. MANEJO DE VALES PROVISIONALES

Todo personal de la empresa Fase Dos que requiera de efectivo para alguna actividad en
beneficios de sus labores para la empresa, solicita el efectivo correspondiente al Responsable
del Fondo Fijo. El personal solicitante recibe el efectivo del fondo fijo y deberá llenar el formato
de VALE PROVISIONAL – TES-FOR-003 por el monto recibido y entregarlo al Responsable
del Fondo Fijo.

Luego de la utilización del efectivo, el personal entrega el documento válido al Responsable

del Fondo Fijo, a cambio del VALE PROVISIONAL – TES-FOR-003.El personal que solicito el
efectivo del fondo fijo, debe de realizar el cambio de los vales provisionales por el documento
válido correspondiente, antes que se cumpla una semana de su utilización. El vale provisional
deberá contener lo siguiente:

 Fecha de entrega del Vale

 Motivo
 Importe del Vale.
 Nombre y Firma del receptor del dinero.
 Área.

Si en caso el personal no pueda sustentar el gastos realizado con un comprobante de pago

valido para efectos tributarios, deberá adjuntar al gasto en el formato de AUTORIZACIÓN DE
REGISTRO SIN COMPROBANTE DE PAGO – TES-FOR-005 en donde justifica el motivo por
el cual no tiene el comprobante de pago.
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6.2.3. MANEJO DE PLANILLA DE MOVILIDAD

El Responsable del Fondo Fijo y el personal que utiliza las planillas de movilidades, deberá
tener en consideración las Política de pago de movilidad local por comisiones (sede
central y obras en general) - GAF-ADM-GEN-POL-001, en donde se indica el adecuado
manejo de la movilidad y Tarifario de Movilidad - GAF-ADM-GEN-TAB-001 establecido de la
empresa Fase Dos.

6.3. ARQUEO DE FONDOS FIJOS

Los Responsables del Fondo Fijo deben tener en todo momento su fondo fijo ordenado y listo
para poder realizar un arqueo de Fondos Fijos. Los arqueos de fondos fijos se realizan en
forma sorpresiva a los Responsables de Fondos Fijos, que son auditadas por el Jefe de
Tesorería, Asistente Sénior de Tesorería y/o Asistente de Tesorería.

Los Arqueos de Fondo fijo se realizarán con una frecuencia no menor a 4 veces por año a
cada Fondo Fijo. El fondo fijo siempre debe de estar completo y sustentado con efectivo,
saldo de cuenta bancaria, documento válido, vales provisionales y documentos sin
sustento por el Responsable del Fondos Fijos.

Las auditorías realizadas a los fondos fijos, tienen como resultado el Arqueo de Fondo Fijo –
TES-FOR-004 que tiene como resumen el arqueo realizado de vales provisionales, documento
sustentatorio, dinero en efectivo, el saldo en la cuenta bancaria y documento sin sustento.

El Responsable de la auditoría, entregara (01) una copia al Responsable del Fondo Fijo como
constancia de conformidad de la realización del arqueo de fondo fijo, con esta información el
responsable de la auditoria describe las actividades de la auditorias, conclusiones,
observaciones y recomendaciones del fondo fijo en el Arqueo de Fondo Fijo – TES-FOR-004
en donde el resultado del fondo fijo puede tener 3 opciones:

a) Si el Fondo Fijo está completo: Se indicará en el informe la conformidad y orden del fondo fijo
asignado.

b) Si el Fondo Fijo tiene sobrante: El dinero sobrante es entregado por el Responsable del
Fondo Fijo al Auditor para su posterior depósito a la cuenta de la empresa.

c) Si el Fondo Fijo tiene faltante: El Jefe de Tesorería, solicita al Jefe de R.R.H.H el envió del
memo por el motivo de faltante de fondo fijo, en caso que el monto faltante sea superior al
10% del fondo fijo asignado, y no tenga un sustento valido “.

Si el monto faltante del fondo fijo asignado es menor al 10% de lo asignado, el auditor del
fondo fijo solo lo comentara en las conclusiones y recomendaciones, y no es necesario la
solicitud de un memo.
En todos los casos el responsable del fondo fijo debe reponer el faltante.

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El Arqueo de Fondo Fijo – TES-FOR-004, será archivado por el área de tesorería como
medio sustentatorio de las áreas de contabilidad y tesorería.

6.4. LIQUIDACIÓN SEMANAL DE FONDOS FIJOS

El Responsable del Fondo Fijo elabora la rendición de gastos a través del Módulo Almacén,
obteniendo un Reporte detallado del S10 (debe completarse el baco, el nro. cuenta bancario y
el tipo de fondo), este reporte con los sustentos correspondientes debe tener el V°B del Jefe
de Administración, para su posterior entrega al área de contabilidad.

Se revisará que los documentos liquidados y registrados en el “Reporte detallado del S10”
sean gastos pertinentes, utilizados con criterio y teniendo en cuenta las Condiciones de
Manejo de Fondo Fijo (punto 5.2.1).Si en caso existiese algún documento válido con
observación por parte del Jefe de Administración/contabilidad, se retirara el documento válido
observado y se comunica al Responsable del Fondo Fijo con copia a la persona que autorizó
el “Reporte detallado del S10” para que pueda revisar el documento válido observado y si en
caso el Responsable de Fondo Fijo pueda subsanar esta observación, realiza el trámite
correspondiente para enviar el documento válido con las observaciones levantadas en la
siguiente RENDICIÓN DE GASTOS

Si el Responsable del Fondo Fijo incurre en reiteradas equivocaciones de Rendición de

Fondo Fijo, el Jefe de Administración se comunicará mediante un correo electrónico al que
autoriza la Rendición de Fondo Fijo para que realice las medidas correspondientes.

Si en caso el importe es el correcto, el Asistente de Contabilidad ingresa al módulo de

Facturación del S10, registra la aprobación y cierra la caja chica, luego entrega “Reporte
detallado del S10” revisada y documenta al Asistente de Tesorería el día miércoles.

En caso el importe de lo liquidado sea correcto, todos los viernes de cada semana el área de
Tesorería registra el pago en el S10 y luego se registrará en la banca on line para las firmas
correspondientes.

Nota 02: Los gastos bancarios e ITF que se generan por movimientos y gastos bancarios, forman parte de la RENDICIÓN DE
GASTOS semanal. El Responsable de Fondo Fijo debe sustentar estos gastos con el estado de cuenta de los últimos
movimientos cada semana.

Nota 03: El área que rechaza algún documento válido de la Rendición del Fondo Fijo (Administración, contabilidad o
tesorería), se encargará de la comunicación del rechazo de la documentación al responsable del fondo fijo.

En caso el Responsable del Fondo Fijo tenga que ausentarse por vacaciones u otro motivo,
debe liquidar su fondo fijo teniendo en consideración los siguientes puntos:

 Entregar todos los documentos válidos (comprobantes de pago, planilla de movilidad,

gastos sin sustentos correspondientes, otros)
 Depositar el importe total del efectivo del fondo fijo en cuenta de Fase Dos

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 El saldo de la cuenta bancaria del fondo fijo se debe transferir a la cuenta bancaria de
Fase Dos S.A.C.
 Todo con el objetivo que el fondo fijo quede en cero.
Nota: Las autorizaciones por reembolso semanal en obra seran dadas por el Residente de
Obra y en OFC por el jefe inmediato de cada responsable.

6.5. INCREMENTO DE UN FONDO FIJO

El Responsable del Fondo Fijo comunica al Jefe Inmediato, la necesidad de incremento del
fondo fijo y la aprobación se realizará de acuerdo al siguiente cuadro:
Responsable del Tipo de Responsable de Responsable de
Fondo Fijo Fondo Fijo Aprobación Aprobación de Gerencia
Administrador de Obra Fondo Fijo de Obra Residente de Obra Gerente de Operaciones
Asistente Administrativo Fondo Fijo de OFC Jefe de Administración Gerente de Adm y Finanzas
Encargado de Post-Venta Fondo Fijo de Post Venta Jefe de Calidad Gerencia General
Jefe de Logística Fondo Fijo de Combustible Jefe de Logística Gerente de Adm y Finanzas
Auxiliar de Mantenimiento Fondo Fijo de Almacén Central Jefe de Logística Gerente de Adm y Finanzas
Asistenta Social Fondo Fijo de RRHH Jefe de RRHH Gerente de Adm y Finanzas

, en donde se indicará el motivo de incremento. El Jefe Inmediato del Responsable del Fondo
Fijo revisa y si en caso se aprueba, envía un correo al Gerente de Administración y finanzas
con copia al Jefe de Tesorería, informándoles sobre el incremento.

El Gerente de Administración y Finanzas evalúa la solicitud de incremento del fondo fijo y si en

caso no se aprueba el incremento del fondo fijo se comunica al Responsable del Fondo Jefe
Inmediato la no aprobación con el respectivo sustento. Si se aprueba el incremento del fondo
fijo, el Responsable del Fondo Fijo elabora una nueva SOLICITUD DE FONDOS - TES-FOR-
002 con el incremento del fondo fijo aprobado, en la que indicara el importe del incremento (el
nuevo fondo fijo) y la firma de aprobación del jefe y/o gerente respectivo.

Paralelamente, el Gerente de Administración y Finanzas comunica al Jefe de Tesorería del

incremento del fondo fijo. El Responsable del Fondo Fijo envía la nueva SOLICITUD DE
FONDOS- TES-FOR-002 con el incremento al Asistente Contable para que registre en el S10
el incremento, luego pasa a Tesorería para que el asistente de Tesorería registre el pago del
incremento en el S10 y finalmente el asistente Senior ingresa en la Banca Online para terminar
con las firmas de aprobación por parte del Jefe de Tesorería y el Jefe de Administracion.

6.6. CIERRE DE FONDO FIJO

En el caso de cierre de Fondo Fijo, se procederá como en el resto de las liquidaciones

semanales según el del punto 6.4. LIQUIDACIÓN SEMANAL DE FONDOS FIJOS, con las
siguientes consideraciones adicionales:

 La entrega de documentación valida y la Rendición de Fondo Fijo, se puede

entregar de lunes – viernes al Jefe de Administración.
 Si en caso el Responsable de Fondo Fijo cuente con efectivo o dinero en cuenta,
deberá realizar el deposito en la cuenta bancaria de la empresa Fase Dos S.A.C, en
donde incluirá el voucher dentro de los documentos “Reporte S10”
 El asistente de Tesorería realiza el cierre del fondo fijo en el S10 (SALDO CERO).
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 Si en caso el Responsable del Fondo Fijo realizo un gasto mayor al último fondo fijo
asignado, se repondrá este dinero al Responsable del Fondo Fijo.

7. REGISTROS

REGISTROS CODIFICACIÓN
Solicitud de Fondos TES-FOR-002
Vale provisional TES-FOR-003
Arqueo de Fondo Fijo TES-FOR-004
Autorización de registro sin comprobante de pago TES-FOR-005

8. HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Fecha de
Versión Descripción del Cambio
Aprobación

Se cambió de código a este documento y a los formatos asociados a este

00 10/11/15 instructivo

01 21-10-16 Modificación del punto 6.1, 6.3 y 6.4, 6.5 y 6.6. Eliminación del
formato Rendición de Gastos

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