REGLAMENTO INTERNO Referencia RI-FCC-AD

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REGLAMENTO INTERNO DEL FONDO DE CAJA CHICA

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objetivo
El objetivo del presente reglamento es el de establecer aspectos normativos para la
empresa ISIMOBIL S.R.L. de los cuales debe sujetarse el manejo del Fondo de Caja
Chica, estableciendo los procedimientos necesarios para el funcionamiento de dichos
fondos, asegurando el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los
fines creados, con la finalidad de:

a. Establecer atribuciones, deberes y obligaciones del personal encargado del manejo

de fondos de Caja Chica.
b. Contar de manera oportuna, con los fondos necesarios para la atención de gastos
indispensables y/o urgentes de menor cuantía.
c. Definir procedimientos para la solicitud, control, registro de pagos por montos
menores en efectivo.
d. Establecer los parámetros mínimos bajo los cuales deben presentarse los descargos.
e. Definir procedimiento para la reposición de fondos de Caja Chica, de tal manera
que las reposiciones al fondo de Caja Chica se realicen de manera oportuna.

Artículo 2. Definición
La Caja Chica es un fondo creado y destinado a cubrir requerimientos de compra de
materiales cuya disponibilidad no exista en el Área de Almacenes y gastos menores
indispensables y urgentes, según disponibilidad presupuestaria. Considerando su
naturaleza y cuantía, los gastos efectuados con fondos de caja chica no requieren de
cotizaciones para su adquisición o contratación.

Artículo 3. Alcance y Ámbito de Aplicación

El presente Reglamento es de aplicación y alcanza de manera general a todas las áreas
organizacionales de la empresa ISIMOBIL S.R.L. y de manera específica al personal
involucrado en el manejo de fondos de Caja Chica, en la autorización, asignación, control
y uso de estos recursos.

Artículo 4. Responsabilidades
- Es responsabilidad del Gerente General la aprobación e implantación del
Reglamento Interno de Fondo de Caja Chica mediante conducto regular a través
de comunicado expreso.
- Es responsabilidad de la Unidad administrativa a través de los Jefes Regionales
difundir, cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno de Fondo de Caja Chica.
- Es responsabilidad de la Unidad Financiera y administrativa el de aprobar la
apertura de fondos fijos de caja chica para el periodo establecido.
- Es responsabilidad del Jefe Regional de autorizar, controlar la asignación de
recursos de caja chica, el de efectuar la revisión a los descargos por gastos
efectuados de fondos de la caja chica en el marco del presente reglamento, el de
supervisar y controlar las reposiciones de caja chica, así como también el de
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realizar las actividades destinadas al cierre de la caja chica.

- Es responsabilidad del Auxiliar administrativo la ejecución de los gastos de caja
chica con austeridad y responsabilidad en su manejo, de tener las
documentaciones de respaldos en orden cuando así se requiera y velar los
intereses de la empresa.
- Es responsabilidad de la Unidad administrativa el de efectuar la reposición de
fondos de caja chica previa revisión de los descargos respectivos.
- Es responsabilidad de la Unidad administrativa el de asignar techos
presupuestarios a las cajas chicas, según requerimiento da tal manera que se
garantice la reposición y cierre de las mismas.

Artículo 5. Incumplimiento al Reglamento

El incumplimiento del presente Reglamento generará responsabilidades bajo su mando,
llamada de atención, memorándum y sanciones mencionadas en el presente reglamento.

CAPÍTULO II
APERTURA Y AUTORIZACION, PROCEDIMIENTO, DESIGNACION, RESPONSABILIDAD,
CREACION Y LIMITE DE GASTO

Artículo 6. Apertura y Autorización

La apertura de caja chica, se realiza según el siguiente procedimiento:

a. Encargado de caja chica, solicitara la apertura de caja chica mediante Formulario

de apertura de fondo para Caja Chica, a la Unidad Financiera y Administrativa,
firmado por el solicitante y autorizado por el jefe regional. Ver anexo 1.
b. La Unidad Administrativa, revisara el formulario de solicitud que este
correctamente llenado y realizara los requerimientos y desembolsos del monto
aprobado.
c. Gerencia General, será el encargado de la aprobación de la solicitud de apertura
de caja chica.

Artículo 7. Procedimiento
El procedimiento para la apertura y reposición de Caja Chica es la siguiente:
1. Previa aprobación la Unidad Administrativa realizara el depósito a la orden del
Encargado de Caja Chica para su disposición y administración del fondo, efectuando
todos los gastos menores que sean previamente autorizados por el Jefe regional.
2. Cuando el encargado de caja chica realice un gasto, guardara las documentaciones
de respaldo y llevara un control diario de los gastos.
3. La rendición de cuenta efectuada por el encargado de caja chica, deberá ser
revisada por el Jefe regional, este señalará los documentos que respalden su
rendición y firmará el detalle de gastos efectuados con el fondo.
4. Una vez que la rendición de cuenta ha sido aprobada, será enviado a la unidad
financiera y administrativa para proceder con el registro contable, debitando las
cuentas de gastos correspondientes con abono de Banco para la reposición de
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fondos.

Artículo 8. Designación de la Custodia y Administración del Fondo de Caja Chica

La designación del personal Responsable de la Custodia y Administración del fondo de
caja chica, será realizada mediante asignación y responsabilidad emitida por el Jefe
Regional a los Auxiliares administrativos de cada regional, en caso de no haber auxiliar
administrativo el encargado del fondo será el jefe regional.

Artículo 9. Responsabilidades del Encargado del Fondo de Caja Chica

El personal responsable de la administración del Fondo de Caja Chica tiene las siguientes
responsabilidades:

a. Cumplir estrictamente con el presente Reglamento Interno del Fondo de Caja Chica.
b. Administrar y custodiar los fondos de Caja Chica, resguardándolos según se vea
conveniente.
c. Verificar que las solicitudes de gasto con caja chica cuenten con disponibilidad
presupuestaria.
d. Entregar el efectivo solicitado por la unidad solicitante a través del Formulario de
solitud de Caja Chica, previa presentación de la documentación pertinente y
formulario llenado correctamente y aprobado por el Jefe Regional. Ver Anexo 2.
e. En los descargos presentados, cuando se trate de facturas, verificar que las mismas
estén a nombre de la empresa ISIMOBIL S.R.L con el NIT correspondiente.
f. Hacer autorizar el gasto por el Jefe Regional, para la ejecución del gasto.
g. Si el solicitante tuviere pendiente algún descargo, el responsable de caja chica
deberá rechazar la solicitud.
h. Cuando se trate gastos menores no relacionados a la compra de materiales (área
de almacenes), solicitar el documento de conformidad correspondiente
“Requerimientos de materiales”. Ver anexo 3.
i. Solicitar descargos por compras en el día efectuado el gasto.
j. En el caso de la no presentación de documentos de rendición que respalden los
importes asignados, se constituye como una falta leve.
k. Solicitar la reposición de los fondos de Caja Chica, cuando los gastos incurridos se
encuentren entre el 80% del importe asignado.
l. Mantener un archivo adecuado de la documentación emergente de la
administración y manejo de los recursos de Caja Chica para su remisión en el
momento de su reposición o rendición de manera mensual.
m. Verificar que la documentación emergente de la administración y manejo de los
recursos de Caja Chica estén libres de alteración, enmiendas, tachaduras, borrones,
raspaduras, correcciones o modificaciones que puedan ocasionar susceptibilidad
sobre la autenticidad de los mismos.
n. Llevar un registro diario como forma de control de los formularios de caja chica
justificando los documentos de respaldo del o los gastos efectuados.
o. Participar y colaborar en los arqueos realizados por el Jefe Regional o el inmediato
superior correspondiente, presentando toda la documentación pertinente y efectivo
correspondiente.
p. Realizar el cierre de Caja Chica en los plazos y procedimientos establecidos, en
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cumplimiento a instrucción emanada por la Unidad de Finanzas y administración.

Artículo 10. Cambio del Encargado del Fondo de Caja Chica

Si por caso de necesidad se debe cambiar o rotar al Encargado del Fondo de Caja Chica,
el mismo se efectuará previa presentación de descargos por parte del saliente y con la
aprobación de la Unidad de Finanzas y administración, la designación del nuevo
responsable se realizará de acuerdo a lo establecido en el Articulo 7.- del presente
reglamento.

Artículo 11. Creación de Fondos de Caja Chica

En el marco de la estructura organizacional vigente de la empresa ISIMOBIL S.R.L se
pondrá en apertura los Fondos de Caja Chica para apoyo a la Administración regional,
donde los auxiliares administrativos, son responsables del manejo de dichos fondos.
El monto de dinero a disposición del personal encargado será según gastos estipulados
de la regional que se detalla en lo siguiente:
• Regional de Santa Cruz de Bs.5.000,00 (Cinco mil bolivianos 00/100).
• Regional de Cochabamba de Bs.3.500,00 (Tres mil quinientos bolivianos 00/100).
• Regional de La Paz de Bs.3.500,00 (Tres mil quinientos bolivianos 00/100).
• Regional de Tarija, de Bs.2.500.- (Dos mil quinientos bolivianos 00/100).

Artículo 12. Límite de gasto

El importe máximo autorizado para realizar el pago por cada transacción individual a través
de Caja Chica es de la siguiente manera:
• Regional de Santa Cruz, límite de gasto de Bs.200.- a excepción del gasto por
transporte semanal de materiales de almacén por Bs.450.-
• Regional de Cochabamba, límite de gasto de Bs.180.-
• Regional de La Paz, límite de gasto de Bs.180.-
• Regional de Tarija, límite de gasto de Bs.180.-

Salvo excepción autorizada por la Unidad de Finanzas y administración, se podrán realizar

gastos de manera urgente y/o extraordinaria, que superen el límite del gasto citado.

CAPÍTULO III
GASTOS, DESCARGOS, REPOSICION Y CIERRE DEL FONDO DE CAJA CHICA

Artículo 13. Gastos permitidos con el Fondo de Caja Chica

Los gastos a realizarse con Caja Chica son los siguientes:

a. Servicios Básicos (cuando se trate de pagos urgentes y/o extraordinarios, previa

aprobación de la Unidad Administrativa y autorización de la Gerencia General).
b. Gastos por servicios de fletes o Courier (cuando se trate de pagos urgentes y/o
extraordinarios, previa aprobación de la Unidad Administrativa y autorización de
la Gerencia General).
c. Pasaje del personal concurrente.
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d. Mantenimiento y reparación de inmuebles y vehículos (no exceder el límite de gasto

a ejecutar).
e. Otros gastos por concepto de instalación, mantenimiento y reparación de bienes
tangibles.
f. Lavandería, limpieza e higiene.
g. Publicidad y propaganda.
h. Servicios de Imprenta, fotocopiados y fotográficos.
i. Servicios manuales no recurrentes.
j. Gastos notariales y judiciales.
k. Alimentos, bebidas y otros similares para personas (gastos efectuados en
reuniones, seminarios y otros eventos).
l. Formularios y valores. (relacionado con impresión de declaración)
m. Combustibles y lubricantes (cuando se trate de pagos urgentes y/o extraordinarios
previa aprobación de la Unidad Administrativa y autorización de la Gerencia
General).
n. Materiales de limpieza; Materiales de escritorio y oficina; Otros materiales no
existentes en almacén.
o. Repuestos y herramientas menores.
p. Pago por peajes, parqueos y otros realizados por el traslado y resguardo de los
vehículos en actividades oficiales.
q. Herramientas y equipos de protección personal E.P.P (cuando se trate de pagos
urgentes y/o extraordinarios, previa aprobación de la Unidad Administrativa y
autorización de la Gerencia General).

Artículo 14. De la Presentación de los Descargos

El personal, al cual solicito los recursos, en el mismo día debe presentar el descargo a
través de los respaldos originales por los gastos efectuados al Encargado del Fondo de
Caja Chica y devolver el importe no utilizado, si existiese; en caso de no realizar la
devolución en el día no se considerarán los gastos presentados y el personal solicitante
deberá proceder a la devolución en su integridad del importe asignado.

Si el personal no presenta el descargo respectivo o que el mismo se encuentre fuera de

plazo o no devolviese el importe no utilizado, se procederá al descuento mediante planilla
de sueldos del mes siguiente a través de la Unidad de Recursos Humanos, por el importe
no rendido, para este efecto, el Encargado del Fondo de Caja Chica mediante informe
dirigido a la Unidad de Finanzas y administración, acompañado de la documentación
correspondiente, deberá solicitar el descuento.

A partir de Bs. 5 (Cinco 00/100.- Bolivianos) todo pago deberá estar respaldado con la
factura respectiva en original, a nombre de la empresa con Número de Identificación
tributaria correspondiente y con indicación clara del bien o servicio adquirido; excepto en
los casos de pago de pasajes por transporte del personal en el área urbana o pagos que
por su naturaleza no cuentan con factura, los mismos que serán descargados mediante
comprobantes habilitados para el efecto. En caso de no obtener la factura, cuando
corresponda, se deberá recabar un recibo oficial a nombre de la empresa donde se
consigne mínimamente el nombre del beneficiario y adjuntando fotocopia del carnet de
identidad de la persona que recibió los recursos (proveedor), el importe en bolivianos, el
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concepto del gasto y el importe retenido por impuestos casos excepcionales (I.U.E. 12.5%,
I.T. 3% - Servicios), (I.U.E. 5%, I.T. 3% - Bienes). Ver anexo 4

Los documentos de descargo a presentar son:

a. Gastos de pasajes por transporte de personal

• Recibo de gasto con firma del personal que hizo uso del servicio
• Constancia de la visita efectuada (sellos en las entidades, notas, o
cualquier otro documento que respalde la visita).
b. Gastos por la adquisición de bienes autorizado
• Factura o recibo a favor de la empresa con el NIT correspondiente.
c. Gastos por la prestación de servicios no rutinarios
• Factura o recibo a favor de la empresa con el NIT correspondiente.
• Recibo de prestación del servicio o Nota de conformidad por el servicio
prestado, copia del CI del personal contratado o NIT de no emite factura.

Los documentos presentados como descargo (facturas, recibos u otros) deberán estar
libres de alteración, enmiendas, tachaduras, borrones, raspaduras, correcciones o
modificaciones que puedan ocasionar susceptibilidad sobre la autenticidad de los mismos.

Artículo 15. Reposición de Fondos de Caja Chica

La reposición de fondos se realizará cuando el total de gastos efectuados con recursos
del Fondo de Caja Chica igual o superior al 80% del monto asignado.

Para la reposición de fondos el Encargado del Fondo de Caja Chica deberá presentar la
siguiente información:

a. Informe de solicitud de reposición de Caja Chica más justificación, el informe debe

contar con las firmas de autorización correspondiente. Ver anexo 5
b. Presentación de Formulario de rendición de gastos efectuados más respaldos
correspondientes para su presentación hasta el día 2 de cada mes de manera
obligatoria. Ver anexo 6
El área de administración, previa revisión de cumplimiento con lo establecido en el presente
reglamento, procederá con la reposición de recursos al Fondo de Caja Chica según
procedimiento establecido.

En caso de existir observaciones subsanar las observaciones efectuadas por el Área de

Finanzas y Administración producto de los descargos presentados.

Artículo 16. Cierre del Fondo de Caja Chica

El Fondo de Caja Chica debe cerrarse al (31 de diciembre), considerando los plazos y
procedimiento establecidos, revirtiendo los saldos de efectivo a la cuenta de origen,
adjuntando el Informe de cierre acompañado de la documentación de sustento original y
el comprobante de servicio cuando no corresponda factura.
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CAPÍTULO IV
PROHIBICIONES Y CONTROL DEL FONDO DE CAJA CHICA

Artículo 17. Prohibiciones.

Queda prohibido y será considerado como USO INDEBIDO DE FONDOS y por lo tanto
considerado MALVERSACION DE FONDOS, el destinar recursos del Fondo de Caja Chica a
los siguientes rubros:

a. Fraccionamiento de gastos mayores que excedan los límites autorizados.

b. Gastos cuyas facturas no estén a nombre de la empresa y/o no contengan el
Número de Identificación Tributaria (NIT).
c. Gastos extra presupuestarios.
d. Compra de Activos Fijos o bienes.
e. Utilización de recursos asignados a un fin distinto del solicitado inicialmente.
f. Asignar recursos mediante Recibos de Caja Chica sin que estos cuenten con las
firmas autorizadas.
g. Efectuar gastos para uso personal que no se relacionen con la empresa.

Quienes incurran en estos gastos, están obligados a la devolución inmediata del importe
o descuento de sueldo y considere como una falta grave.

Artículo 18. Arqueos

Con la finalidad de asegurar el uso adecuado de los recursos del Fondo de Caja Chica, se
realizarán arqueos sorpresivos en cualquier momento, los mismos podrán ser instruidos
por la Unidad de Finanzas y administración.

Artículo 19. Diferencias de Saldos

Las diferencias resultantes del arqueo del Fondo de Caja Chica serán tratadas de la
siguiente manera:

a. Sobrantes de efectivo: Sera depositado a la cuenta de la empresa, hasta la

verificación del hecho del sobrante, en caso de no encontrar reclamos u origen del
mismo serán considerado como otros ingresos para la empresa.
b. Faltantes de efectivo: Serán cubiertas por el Encargado del Fondo de Caja Chica
en ejercicio durante 24Hrs. siguientes al arqueo, en caso de que el Encargado del
Fondo de Caja Chica no procediera a realizar la devolución correspondiente, se
procederá al descuento mediante planilla del sueldo del mes siguiente a través de
la Unidad de Recursos Humanos, por el importe faltante.
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ANEXOS
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ANEXO 1
ISIMOBIL SRL
SOLICITUD DE APERTURA DE CAJA CHICA
SCCH - 00001
JEFE REGIONAL: FECHA:
SOLICITANTE: BANCO:
CARGO: CUENTA:
REGIONAL: C.I.:
N° DESCRIPCION IMPORTE Bs.

TOTAL Bs -
TOTAL EN LITERAL
JUSTIFICACION

Nota1: La presente solicitud debera ser presentada a la Unidad administrativa.

Nota 2: En caso de suspender la actividad para el cual se esta realizando la solicitud, la Unidad administrativa tendra la responsabilidad de la
aclaracion o justificacion del hecho.
Nota 3: Las reposiciones deberan ser realizadas cuando se encuentre en el 80% de ejecucion de gastos

Elaborado por: Autorizado por:

ENCARGADO DE CAJA CHICA JEFE REGIONAL

USO EXCLUSIVO DE OFICINAS CENTRALES

UNIDAD FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

Revisado por: Aprobado por:

Administracion Nacional Gerencia General
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ANEXO 2
ISIMOBIL SRL
FONDO FIJO DE CAJA CHICA
SOLICITUD DE MATERIALES, SERVICIOS Y OTROS
Hasta Bs.180.-
LUGAR Y FECHA:
SOLICITANTE: FORMULARIO N° 00001
CARGO:
CANTIDAD DESCRIPCION IMPORTE Bs.

TOTAL Bs -
TOTAL EN LITERAL
JUSTIFICACION:

Nota1: La presente solicitud debera ser presentada al Encargado de Caja Chica de uno a tres dias de anticipación
Nota 2: En caso de suspender la actividad para el cual se esta realizando los fondos, los recursos asignados deberan ser devueltos al
Responsable de Caja Chica, en el mismo dia de la no ejecucion del gasto.
Nota 3: Las documentaciones que respalden las compras debe ser entregadas al Encargado de Caja Chica.

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

SOLICITANTE ENCARGADO DE CAJA CHICA JEFE REGIONAL

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ANEXO 3
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ANEXO 4
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ANEXO 5

ISIMOBIL SRL
SOLICITUD DE FONDOS DE CAJA CHICA
REEMBOLSO DE GASTOS
FORMULARIO N° 03/1
JEFE REGIONAL: FECHA:
SOLICITANTE: BANCO:
CARGO:
REGIONAL: CUENTA:
SALDO EN DISPOSICION: C.I.:
UNIDAD DESCRIPCION IMPORTE Bs.

TOTAL Bs -
TOTAL EN LITERAL
JUSTIFICACION:

Nota1: La presente solicitud debera ser presentada a la Unidad administrativa.

Nota 2: En caso de suspender la actividad para el cual se esta realizando la solicitud, la Unidad administrativa tendra la responsabilidad de la
aclaracion o justificacion del hecho.
Nota 3: Las reposiciones deberan ser realizadas cuando se encuentre en el 80% de ejecucion de gastos
Reconocimiento y aceptación:
Como Responsable de los fondos recibidos, me comprometo a presentar el descargo del mismo en el plazo y condiciones establecidas por los
que en señal de mi conformidad y en caso de incumplimiento autorizo el descuento de mis haberres

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ENCARGADO DE CAJA CHICA JEFE REGIONAL ADMINISTRACION

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ANEXO 6

ISIMOBIL SRL
RENDICION DE CAJA CHICA

FORMULARIO N° 04/1
LUGAR Y FECHA: PERIODO:
REALIZADO POR: BANCO:
CARGO: CUENTA:
FECHA DE N° FACTURA O
PAGADO A: POR CONCEPTO DE : IMPORTE Bs.
PAGO RECIIBO

TOTAL Bs -
TOTAL EN LITERAL
OBSERVACIONES Y /O ACLARACIONES

SALDO DISPONIBLE: MONTO SOLICITADO: TOTAL CAJA CHICA:

Nota 1: Los documentos de respaldos son Declaraciones Juradas por el gasto realizado, razon por la cual no se aceptan enmiendas, borrones u otros similares.

Elaborado por: Revisado por:

ENCARGADO DE CAJA CHICA JEFE REGIONAL

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REGLAMENTO INTERNO DEL FONDO DE CAJA CHICA

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Objetivo
Artículo 2. Definición
Artículo 3. Alcance y Ámbito de Aplicación
Artículo 4. Responsabilidades
Artículo 5. Incumplimiento al Reglamento

CAPÍTULO II
APERTURA, AUTORIZACION, LIMITE DE GASTO, DESIGNACION, CREACION Y
RESPONSABILIDAD

Artículo 6. Apertura y Autorización

Artículo 7. Procedimiento
Artículo 8. Designación de la Custodia y Administración del Fondo de Caja Chica
Artículo 9. Responsabilidades del Encargado del Fondo de Caja Chica
Artículo 10. Cambio del Encargado del Fondo de Caja Chica
Artículo 11. Creación de Fondos de Caja Chica
Artículo 12. Monto máximo o límite de gasto

CAPÍTULO III
GASTOS, DESCARGOS, REPOSICION Y CIERRE DEL FONDO DE CAJA CHICA

Artículo 13. Gastos permitidos con el Fondo de Caja Chica

Artículo 14. De la Presentación de los Descargos
Artículo 15. Reposición de Fondos de Caja Chica
Artículo 16. Cierre del Fondo de Caja Chica

CAPÍTULO IV
PROHIBICIONES Y CONTROL DEL FONDO DE CAJA CHICA

Artículo 17. Prohibiciones.

Artículo 18. Arqueos
Artículo 19. Diferencias de Saldos