CORPORACIÓN–ACTUAR

CÓDIGO: FPO004
FAMIEMPRESAS-
DOCUMENTO: REGLAMENTO PARA EL
VERSIÓN: 5
MANEJO DE EFECTIVO
PROCESO: FINANCIERO FECHA: 29/11/2017

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO

PRESENTACIÓN

Teniendo en cuenta la importancia que tiene para toda organización la existencia de

controles efectivos aplicables a los recursos financieros, desde el punto de vista de la
custodia y el manejo físico de los mismos, la Dirección Financiera de Actuar
Famiempresas ha elaborado el presente “Reglamento para el Manejo del efectivo”,
con el ánimo de que exista en Actuar Famiempresas una normatividad formal y
estándar, aplicable a todas las Áreas que tengan la responsabilidad por el manejo de
dinero y títulos valores.

Es de aclarar que el presente reglamento pretende, entre otras cosas, crear

herramientas de control y apoyo para los procedimientos ya establecidos, referentes al
manejo del dinero y los títulos valores de la Institución. Por otra parte, el
establecimiento de la normatividad aquí presentada, permitirá que Actuar
Famiempresas cuente con ciertos beneficios tales como información permanente y
confiable para la toma de decisiones de carácter financiero, mayor seguridad tanto para
la integridad de las personas como para los recursos de la Institución, eliminación de
los espacios para posibles fraudes y una mejor organización en los procedimientos.

OBJETIVO GENERAL

Establecer lineamientos que garanticen el correcto manejo y control del dinero y títulos
valores en Actuar Famiempresas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Salvaguardar la entidad, evitando que se cometan errores de cualquier tipo que

atenten contra los recursos monetarios de la entidad.

2. Otorgar herramientas que contribuyan a mejorar los procedimientos ya establecidos y

que constituyan guías para los responsables del manejo de dinero en la
organización.

3. Fortalecer el control en el manejo de dinero en la organización.

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1. NORMAS GENERALES PARA EL MANEJO DE EFECTIVO

1.1 SEGUROS POR MANEJO DE EFECTIVO

1. En la dirección financiera, dentro de la sección de tesorería existen pólizas de

seguros por manejo de efectivo (Transporte y Manejo). El jefe del área debe estar
atento para que dichas pólizas estén vigentes en todo momento y porque estas
cubran completamente los riesgos.

2. En la dirección financiera, la cajera deberá evitar que el dinero sobrepase los montos
establecidos en la póliza de seguros.

3. El transporte de valores se debe realizar según lo establecido en la póliza respectiva.

4. Tanto la Dirección de crédito y cartera como la asistente de caja deben tener

disponible copia de la póliza de sustracción y transporte vigente.

5. Todo funcionario responsable del manejo de valores debe estar amparado por la
póliza de manejo de dinero.

1.2 MANEJO DE LA CAJA FUERTE

1. Las llaves y la clave de la caja fuerte deben estar bajo la responsabilidad de un solo
funcionario. Dicha responsabilidad recae en cabeza de la tesorera de la entidad y la
copia de estas deben permanecer en un sobre sellado en la oficina de la Dirección
Ejecutiva.

2. Actuar Famiempresas no se hará responsable por la pérdida de dineros, títulos

valores, documentos y objetos que no le pertenezcan a la entidad y que sean
depositados a título personal en la caja fuerte de la organización.

1.3 ARQUEOS

1. El tesorero de la entidad deberá realizar arqueos de caja general, diariamente y

bases frecuentemente y contabilizar las diferencias encontradas; cuando éstas sean
superiores a una hora del S.M.M.L.V., en caso de encontrarlas deberá informar a la
contadora y director financiero. El contador realizará el arqueo de caja menor.

2. Los arqueos de las cajas menores de las oficinas diferentes a la principal, serán
realizados por los coordinadores de zona y/o Directora de Microfinanzas, siendo este
reportado a la Contadora y/o Director Financiero.
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3. Cuando se presenten diferencias estipuladas en el numeral 3.1 del presente

reglamento, éstas deberán ser reportadas a la Dirección Ejecutiva

4. El Departamento Financiero realizará arqueos en la caja principal diariamente para

su cierre, y arqueos a través del sistema y comunicación electrónica o por voz
diariamente a las cajas de Cartago y Dosquebradas.

5.Siempre que se realice un arqueo de caja, el Cajero deberá estar presente durante
todo el tiempo que dure esta actividad.

1.4 CUADRES DE CAJA

1. El cuadre de caja final debe hacerse con el mismo documento que se utiliza para el
arqueo de caja, el cual es emitido por el sistema.

2. El monto mínimo que podrá tenerse de los dineros recaudados durante el día en la
caja general será de $3.000.000 y el monto máximo será de 5.000.000, una vez
supere el monto mínimo sin superar el máximo y a juicio del cajero los dineros
recaudados serán llevados a caja fuerte; si supera el monto máximo se dejará una
base de $500.000 pesos en caja y el restante se depositará en caja fuerte.
3. Si se presenta diferencia de dinero superior a una hora de S.M.M.L.V durante el
cuadre de caja final, quien realice el cuadre deberá contabilizar la diferencia.

4. El funcionario encargado de realizar el cuadre de caja final deberá verificar que la

base de caja este completa y guardar este dinero en el lugar destinado para tal fin.

5. Sólo se podrán descargar del saldo de caja los valores que tengan como respaldo la
copia de la consignación original con el sello de banco respectivo y/o el timbre de la
caja registradora y recibo de caja.

6.El dinero depositado en caja fuerte tendrá que ser consignado en bancos como
máximo al día siguiente y el transporte de valores debe realizarse acompañado de la
seguridad respectiva o en su defecto a través de una compañía especializada en el
transporte de valores.

1.5 MANEJO DE LAS BASES DE CAMBIO.

1.La cajera deberá contar la base de dinero en efectivo al inicio de la jornada laboral,
dicha base estará representada en dinero de baja denominación y moneda para
facilitar la entrega de cambio a los usuarios.

2.El dinero destinado para bases de operaciones general, solo podrá ser utilizado para
cambio de moneda y para bases de cajeros.
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3.Las bases que se entregan a los cajeros deben estar respaldadas por un documento
firmado que acredite la tenencia de dicho dinero.

4.La entrega de dinero para cambio de moneda, solo se realizará el mismo día en que
se efectúe la transacción y con el respaldo de un documento firmado por quien recibe
el dinero.

5.Las cuantías de las bases con las que debe contar cada caja serán:
 Oficina Quindío, base de caja general …. $ 300.000
 Oficina Risaralda, base de caja general…$ 50.000
 Oficina Valle, base de caja general………$ 50.000

6.La denominación de los billetes que estén en la base deben ser menores ó igual a $
10.000, incluida una base de monedas en la oficina Quindío de $ 30.000 y en el
resto de oficinas de 5.000 .

7.El incremento de bases será autorizado por el Director Ejecutivo.

1.6 MANEJO DE INGRESOS

1. Todo ingreso por cualquier concepto debe ser registrado en el momento mismo que
se reciba el dinero y expedir el correspondiente recibo de caja, factura de venta o
tiquete de registradora según el caso.

2. La elaboración de recibos de caja y facturas debe realizarse siguiendo un orden

consecutivo.

3. Los pagos que efectúen los usuarios a través de cheques personales, sólo se podrán
recibir con el visto bueno del Jefe del Departamento de Crédito y cartera.

4. Los Cajeros únicamente podrán recibir dinero en su puesto de trabajo.

5. Por ningún motivo los Cajeros podrán tener dinero propio consigo, o en su puesto de
trabajo.

6. La responsabilidad del manejo del dinero no puede ser compartida al mismo tiempo.

7. Siempre que un funcionario entregue dinero debe radicar y hacer firmar por la
entrega del mismo, a quien reciba. A partir de ese momento, quien reciba se hará
responsable de dicho dinero.
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8. Los dineros recaudados y las bases de caja, deben permanecer en la caja fuerte en
los horarios no laborables y después del cuadre final del día.

9. El saldo registrado en el boletín de movimiento diario deberá reflejar el valor real del
dinero que se tenga en la caja.

10. Toda la información contable que generen las áreas deberá ser reportada al área
Financiera diariamente.

11. Se permitirá la realización de avances de dinero en efectivo, a través del

comprobante de efectivo únicamente, previa autorización del Director Ejecutivo.

12. Ninguna persona distinta a las autorizadas por la dirección ejecutiva y dirección
financiera podrá recibir dinero de la entidad.

13. Los Cajeros no podrán hacer pago en efectivo por concepto de devolución de
ingresos, a través del comprobante de efectivo, una vez cumplido el procedimiento
correspondiente (pago a proveedores)

14. Cuando un Cajero abandone su puesto de trabajo temporalmente, deberá informar

al Jefe inmediato y dejar el dinero en un sitio seguro (bajo llave o en caja fuerte), en
este caso se asignará un nuevo código y clave a la persona que reemplace
temporalmente al cajero.

1.7. MANEJO DE LA CAJA MENOR

1. El manejo del dinero destinado para Caja Menor estará siempre bajo la
responsabilidad del tesorero o asistentes administrativos cuando se trate de oficinas
en otras ciudades.

2. En ningún caso, quien autorice los gastos podrá encargarse del manejo de la base
de Caja Menor simultáneamente.

3. En los fondos de Caja Menor no podrán existir vales de más de un día sin ser
legalizados y/o cheques post fechados.

4. Los pagos efectuados por Caja Menor, sólo podrán ser autorizados en el caso de
recursos de Actuar por los directores de proceso.

5. Todo egreso del fondo de Caja Menor deberá estar respaldado por una factura
original o su documento equivalente en tinta (Formato de Régimen Simplificado,
Recibo de Caja Menor o Tiquete de Caja Registradora).
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6. Solo se podrán hacer pagos laborales (servicios, honorarios) siempre y cuando

tengan visto bueno del Director Ejecutivo.

7. Cuándo se haga un pago provisional, éste debe ser soportado a más tardar dentro de
las 12 horas siguientes a la realización del mismo.

8. Por ningún motivo se podrán cambiar los conceptos por los cuales se generan pagos
por Caja Menor.

9. Los pagos efectuados por Caja Menor no podrán exceder los límites establecidos ,
hasta 7% del valor de la base de caja menor de la sede principal, equivalente a
($70.000)

10. La Caja Menor debe permanecer guardada en un sitio seguro en todo momento.

11. Todo incremento de la Base de Caja Menor debe ser autorizado por el Director
Ejecutivo.

12. Los gastos de Caja Menor deben ser contabilizados en el mismo mes en que se
efectúe el pago.

13. Los cheques y/o comprobantes de efectivo de reintegro de Caja Menor deben ser
girados a favor de quien responde por el manejo de físico de la Base.

14. Existirá caja menor en las sucursales de otras ciudades y su base será establecida
por la dirección financiera y aprobada por la Dirección ejecutiva.

15. La base de caja menor para la sede principal corresponde a un millón de pesos ($
1.000.000.oo) y para las otras ciudades será de doscientos mil pesos ($200.000)

2. NORMAS ESPECÍFICAS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO

2.1 ÁREA DE TESORERÍA

1. El corte diario se realizará después de las 6:00 p.m., para tal efecto la tesorera debe
procesar el listado de caja en el sistema de la caja general en la oficina principal, y
confrontar los ingresos del cajero en el listado antes mencionado. Si se presenta un
sobrante o un faltante de dinero superior a una hora de un S.M.M.L.V., la tesorera
debe contabilizar la diferencia inmediatamente, dejando constancia de la fecha
correspondiente al descuadre, para las cajas de las demás oficinas este proceso de
confrontación se realizará a través de medios electrónicos o de voz.
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2. Los ingresos que en caja, una vez efectuado el arqueo se procede a ser guardado en
las respectivas tulas y se guarda en la Caja fuerte de la Bóveda. Dicho dinero debe
ser consignado el día hábil siguiente al recaudo, así mismo en caso de sobre pasar
el monto que debe permanecer en caja de acuerdo al numeral 2 de la sección 1.4, se
realizará el arqueo y se procederá a ser guardado en las respectivas tulas y colocado
en la caja fuerte o en su defecto se procede a ser consignado.

2.1.1.Pagos en Efectivo a Proveedores

1. Se realizarán pagos en efectivo a proveedores, una vez autorizados con el

comprobante de efectivo y cumplido el procedimiento de pago a proveedores.

2.1.2 Manejo de Títulos Valores

1. Las inversiones deben estar respaldadas con los respectivos documentos originales ,
con su valor nominal, estos documentos deben reposar siempre en la caja fuerte de
Crédito y Cartera.

2. Las chequeras, las libretas de ahorro y los cheques pre- impresos deben estar
guardados en un sitio seguro.

3. Los cheques deben ser elaborados siguiendo el orden de la numeración consecutiva.

4. Cuando se anulen cheques correspondientes a una chequera, el número del cheque

se debe recortar y ser anexado al talonario de la chequera.

5. Si se anula un cheque pre- impreso, se debe recortar el número del cheque y

pegarlo al comprobante respectivo.

6. Es responsabilidad de la Dirección Financiera de establecer medidas y controles

para el arqueo de los pagares y su custodia.

3. DISPOSICIONES FINALES

3.1 VIOLACIONES

Se considerarán violaciones al presente reglamento las siguientes:

1. Los descuadres repetitivos por más de cinco (5) veces durante un mismo mes, por
cualquier motivo, superior a $5.000.

2. Los descuadres repetitivos por más de tres (3) veces durante un mismo mes,
superiores a $12.000.
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3. Los faltantes mayores a medio Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.

4. Recibir dinero sin estar autorizado.

5.No ingresar de inmediato a la caja los dineros recibidos por cualquier concepto.

NOTA: Los valores del presente reglamento serán ajustados anualmente de

acuerdo al incremento del salario mínimo decretado por el Gobierno Nacional y/o
las necesidades de la empresa.

3.2.SANCIONES

Las violaciones al presente reglamento conllevan a sanciones consagradas en el

reglamento interno de trabajo.

3.3 PUBLICACIÓN Y VIGENCIA DEL REGLAMENTO

El presente reglamento fue modificado en Octubre de 2013, éste deberá ser informado
a todo el personal de la entidad dejando constancia de la entrega del mismo y
empezará a regir a partir de la fecha.

LUIS GABRIEL DUQUE RESTREPO

Director Ejecutivo
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CONTROL DE CAMBIOS

No. Ítem o página Motivo del Fecha del

Cambio realizado
versión del cambio cambio cambio

1-2
Página 2 – Item
1.En el área de crédito
1.1 Seguros por
manejo de
Por
efectivo
1.En la Dirección Financiera
Numeral 1 y 2
…. responsabilidad recae en cabeza
Página 2 – Item de la Dirección de Crédito
1.2 Manejo de la Cambio de
caja fuerte Por responsabilidades en
las áreas de crédito y
Numeral 1 …. responsabilidad recae en cabeza financiera sobre el
de la Tesorera manejo de efectivo
El Jefe del Área financiera Octubre 11 /
3
Por 2013
El Tesorero
Página 2 – Item
1.3 Arqueos
Se incluye:
….en caso de encontrarlas deberá
Numeral 1
informar a al contadora y director
financiero. El contador realizará el
arqueo de caja menor.
Se incluye numeral 2:
Página 2 – Item 2.Los Arqueos de las Cajas menores
1.3 Arqueos de las oficinas diferentes a la Nuevas oficinas con
principal, serán realizados por los cajas menores
coordinadores de zona y/o Directora
de Microfinanzas
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El Departamento Financiero podrá

realizar arqueos en cualquier momento
y lugar.
Página 3 – Item
1.3 Arqueos
El Departamento Financiero realizará
arqueos en la caja principal
diariamente para su cierre, y arqueos a
Numeral 4
través del sistema y comunicación
electrónica o por voz diariamente a las
cajas de Cartago y Dosquebradas.
CONTROL DE CAMBIOS

No. Ítem o página Motivo del Fecha del

Cambio realizado
versión del cambio cambio cambio

… debe hacerse con el documento

Página 3 – Item para tal fin
1.4 Cuadres de
Caja …debe hacerse con el mismo Nuevo software
documento que se utiliza para el
Numeral 1 arqueo de caja el cual es emitido por el
sistema.
Se reemplaza el numeral 2 por:

El monto mínimo que podrá tenerse de

los dineros recaudados durante el día
Página 3 – Item en la caja general será de $3.000.000
1.4 Cuadres de y el monto máximo será de
Caja $5.000.000, una vez supere el monto
mínimo sin superar el máximo y a juicio
3 11/10/2013
Numeral 2 del cajero los dineros recaudados
serán llevados a caja fuerte; sí supera
el monto máximo se dejará una base
Medidas de
de $500.000 pesos en caja y el
seguridad
restante se depositará en caja fuerte
Se incluye el numeral 6

El dinero depositado en caja fuerte

Página 3 – Item
tendrá que ser consignado en bancos
1.4 Cuadres de
como máximo al día siguiente y el
Caja
transporte de valores debe realizarse
acompañado de la seguridad
respectiva o en su defecto a través de
una compañía especializada en el
transporte de valores.
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Página 3 – Item
1.5 Manejo de
1. La Asistente de Caja
las bases de Cambio de nombre
cambio del cargo
1.La Cajera
Numeral 1

CONTROL DE CAMBIOS

No. Ítem o página Motivo del Fecha del

Cambio realizado
versión del cambio cambio cambio

No se permitirá la realización de avances

Página 5 – Item de dinero en efectivo
1.6 Manejo de
ingresos Se permitirá la realización de avances de
dinero en efectivo, a través del
Numeral 11 comprobante de efectivo únicamente,
previa autorización del director ejecutivo.
Ninguna persona distinta a las autorizadas
Página 5 – Item podrá recibir dinero de la entidad
Nueva política de
1.6 Manejo de
la entidad
ingresos Agrega:
Ninguna persona distinta a las autorizadas
Numeral 12 por la dirección ejecutiva y dirección
3 financiera….
Página 5 – Item
Agrega:
1.6 Manejo de
….., en este caso se asignará un nuevo
ingresos
código y clave a la persona que
remplace temporalmente al cajero.
Numeral 13
….estará siempre bajo la responsabilidad
del funcionario designado por el jefe del
Página 5 – Item
área (Asistente de Tesorería)
1.7 Manejo de la
caja menor Nuevas oficinas
….estará siempre bajo la responsabilidad
del tesorero o asistentes administrativos
Numeral 1
cuando se trate de oficinas en otras
ciudades.
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Página 5 – Item
1.7 Manejo de la
……de más de un día sin ser
caja menor
legalizados…
Numeral 3
Los pagos efectuados por caja menor, Nueva política de
Página 5 – Item sólo podrán ser autorizados en el caso de la entidad
1.7 Manejo de la recursos de Actuar por el Director
caja menor Financiero y cuando sean recursos de
proyectos la Directora de dicho
Numeral 4 departamento por los Directores de
proceso.

CONTROL DE CAMBIOS

No. Ítem o página Motivo del Fecha del

Cambio realizado
versión del cambio cambio cambio

Página 5 – Item
1.7 Manejo de la Agrega:
caja menor ….de la sede principal, equivalentes a
($50.000)
Numeral 9
Página 6 – Item
1.7 Manejo de la
Agrega:
caja menor
…y/o comprobantes de efectivo
Numeral 13
…y para la sucursal Cartago será de
Página 6 – Item
doscientos mil pesos ($200.000)
1.7 Manejo de la Nuevas
caja menor políticas y
3 …y para las oficinas en otras ciudades 11/10/2013
será de doscientos mil pesos ($200.000) cargos en la
Numeral 15 empresa
Cambia: Director Financiero
Página 6 – Item Por: Tesorera
2.1 Área de
Tesorería Agrega:
….para las cajas de las demás oficinas este
Numeral 1 proceso de confrontación se realizará a
través de medios electrónicos o de voz
Página 6 – Item ….recaude el área de Tesorería Caja, deberá
2.1 Área de ser entregado el mismo día una vez
Tesorería efectuado el arqueo a la persona encargada
de la mensajería. se procede a ser guardado
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Numeral 2 en las respectivas tulas y se guarda en la

Caja Fuerte de la Bóveda. Dicho dinero debe
ser consignado el día hábil siguiente al
recaudo, así mismo en caso de sobre
pasar el monto que debe permanecer en
caja de acuerdo al numeral 2 de la sección
1.4, se realizará el arqueo y se procederá
a ser guardado en las respectivas tulas y
colocado en la caja fuerte o en su defecto
se procede a ser consignado.

CONTROL DE CAMBIOS

No. Ítem o página Motivo del Fecha del

Cambio realizado
versión del cambio cambio cambio

Se tiene prohibido el pago en efectivo a

Página 7 – Item
proveedores
2.1.1 Pagos en
Cambio en las
efectivo a
Se realizarán pagos en efectivo a políticas – Nuevo
proveedores
proveedores, una vez autorizados con el software
comprobante de efectivo y cumplido el
Numeral 1
procedimiento de pago a proveedores
Página 7 – Item
2.1.2 Manejo de
Cambio: Dirección de Crédito y Cartera Cambio de
Títulos Valores
Por: Dirección Financiera responsabilidades
Numeral 6
Página 7 – Item
3 …..superior a $2.000 11/10/2013
3.1 Violaciones
…..superior a $5.000
Numeral 1 Nuevas políticas
Página 7 – Item de la empresa
….expresamente y por escrito por el
3.1 Violaciones
director ejecutivo o el director
financiero
Numeral 4
Agrega:
Cambios en el
Página 7 NOTA: Los valores del presente
salario mínimo
reglamento serán ajustados
cada año
anualmente de acuerdo al incremento
del salario mínimo decretado por el
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Gobierno Nacional y/o las necesidades

de la empresa.

Se cambia el valor de la base de caja

Ampliación
menor y pasa de 700.000 a 1.000.000
debido a las
para la sede principal
compras de
4 Página 6 24/09/2014
insumos para la
También se modifica el tope máximo para
obra de la nueva
compras por caja menor pasando de
sede
50.000 a 70.000