TES-PRO-001

DEVOLUCIÓN DE FONDO DE GARANTÍA

Versión:03
ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR Fecha: 08.02.17
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1. OBJETIVO
Realizar la correcta gestión para la devolución de fondo de garantía a los subcontratistas que
realizan o hayan realizado trabajos para la empresa Fase Dos S.A.C.

2. ALCANCE
Aplica para todos los subcontratistas que prestan o prestaron servicios de ejecución de partidas
en las obras de FASE DOS S.A.C.

3. DEFINICIONES

FONDO DE GARANTÍA: Suma de dinero que entrega subcontratista en forma de garantía, con
la finalidad de que sirva como respaldo ante cualquier incidente que pueda ocurrir.

4. RESPONSABILIDADES

CARGO RESPONSABILIDAD
Gerente de
Responsable de asegurar el cumplimiento del Instructivo
Administración y
establecido en Fase Dos.
Finanzas
Responsable de la aprobación de la solicitud de fondo de
Gerente de
garantía.
Operaciones
Responsable de validar solicitud de devolución de garantía
Responsable de implementar y controlar la correcta ejecución
del presente instructivo.
Responsable de verificar y validar la solicitud de devolución de
garantía con firmas.
Jefe de Tesorería
Responsable de la programación de los pagos.
Responsable de enviar reporte de fondos de garantías
pendientes.
Responsable de realizar los pagos de devolución.
Responsable de retener el fondo de garantía parcial o total.
Responsable de comunicar al Jefe de Tesorería alguna
Residente de Obra
incidencia con la partida.
Responsable de realizar el listado de devolución de fondo de
Ing. de Oficina garantía.
Técnica Responsable de colocar las fechas de devolución de fondo de
garantía.
Administrador de Responsable de recibir y enviar el listado de devolución de
Obra fondo de garantía
Encargado de
Responsable de comunicar alguna incidencia con la partida.
Post-Venta
Responsable de revisar el listado de devolución de fondos de
Analista Tributario
garantía para su observación contable en el mismo registro.

5. DESARROLLO

5.1. LINEAMIENTOS DE DEVOLUCIÓN DE FONDO DE GARANTÍA

(Obras en ejecución cuyos subcontratistas a la fecha del presente procedimiento, no han
tramitado su solicitud de devolución de fondo de garantía)

ESTE DOCUMENTO HA SIDO ELABORADO PARA USO EXCLUSIVO DE FASE DOS SAC.
Una vez impreso si no cuenta con el sello de DOCUMENTO CONTROLADO, será considerado como Documento No Controlado.
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5.1.1. CONSIDERACIONES PREVIAS DE RETENCIÓN DE FONDO DE GARANTÍA

1. Aplicará el presente procedimiento a todos los servicios (partidas) indicados en el cuadro

Nro. 1

2. La retención de fondo de garantía puede ser reemplazada por la Carta fianza del mismo
monto y periodo según el cuadro Nro. 1, el cual deberá ser evaluado y aprobado por
Gerencia de Operaciones y Gerencia de Administración y Finanzas.

3. Se aplicará retención de fondo de garantía solamente a las partidas mayores o iguales a

S/10,000 sin IGV (diez mil soles). El porcentaje de retención de fondo de garantía será el
mismo que nos aplique el cliente y como mínimo 5%.

4. Se retendrá del Fondo de Garantía por los siguientes casos:

 Si los trabajos culminados realizados por el Subcontratista dentro del periodo de

garantía presentasen alguna falla o vicio oculto.
 Si hubiese un abandono de trabajo antes de culminar sus trabajos pactados según
contrato, el cual involucre un costo a la Obra.

5. El tiempo de retención de fondo de garantía por Fase DOS S.A.C para cada subcontratista
será según el siguiente cuadro:

Tipo de Partida Fecha de retención de fondo de garantía

Preparación del terreno
Estructuras (de concreto armado y
metálicas)
Instalaciones (eléctricas, sanitarias,
mecánicas, electromecánicas,
comunicaciones, ACI, gas y otros)
Albañilería; Revoques (Tarrajeo,
solaqueo, derrames y similares),
Tabiquería y Pintura
Suministro e instalación de pisos
(cerámico, porcelanato, laminado,
estructurado, piedra y similares)
por Fase DOS S.A.C
Inmediatamente luego de la conformidad de su
trabajo.
6 meses después la conformidad de todo el
trabajo presupuestado en el contrato del
subcontratista.
1 año después la conformidad de todo el trabajo
presupuestado en el contrato del subcontratista.
1 año después la conformidad de todo el trabajo
presupuestado en el contrato del subcontratista.
1 año meses después la conformidad de todo el
trabajo presupuestado en el contrato del
subcontratista.

Suministro e Instalación de vidrios 1 año después la conformidad de todo el trabajo

presupuestado en el contrato del subcontratista
Suministro e Instalación de Drywall 6 meses después la conformidad de todo el
trabajo presupuestado en el contrato del
subcontratista
Instalación de tableros de Granito, 1 año después la conformidad de todo el trabajo
mármol y similares presupuestado en el contrato del subcontratista.
Carpintería metálica, de madera y 1 año después la conformidad de todo el trabajo

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similares. presupuestado en el contrato del subcontratista

Otros acabados de arquitectura 1 año después la conformidad de todo el trabajo
presupuestado en el contrato del subcontratista
Cuadro Nro. 1: Tiempo de retención de Fondo de garantía por FASE DOS S.A.C

5.1.2 LINEAMIENTOS DE DEVOLUCIÓN DE FONDO DE GARANTÍA (obras en ejecución

cuyos subcontratistas a la fecha del presente procedimiento, no han tramitado su
solicitud de devolución de fondo de garantía)

5.1.2.1 PASOS PARA DEVOLUCIÓN DE FONDO DE GARANTÍA

1. El Ingeniero de Oficina Técnica deberá completar el TES-FOR-001 listado de devolución

de fondo de garantía de manera mensual.
Los subcontratistas que ingresaran a la lista deberán de haber culminado a conformidad el
trabajo presupuestado indicado en el contrato del Subcontratista.

Esta conformidad estará dada por lo siguiente:

 Culminación de los trabajos establecidos en el presupuesto indicado en el contrato

del Subcontratista, con la aprobación respectiva del Residente de Obra.
 Levantamiento total de observaciones o No Conformidades.
 Entrega total de Documentación (Calidad, Seguridad u otro exigido por el Residente
de Obra)

2. Si los trabajos del Subcontratista no están a conformidad según lo descrito en el punto 1,

automáticamente luego de 1 mes de culminado los trabajos se le retendrá de manera total
o parcial su fondo de garantía sin derecho a reclamo. El monto a retener será aprobado
por el Residente de Obra en coordinación con el Ing. de Oficina Técnica, debiendo
comunicar el Ing. de Oficina Técnica al Asistente de Tesorería mediante el formato de
Retención de Fondo de Garantía TES-FOR-010.

3. El Ingeniero de Oficina Técnica deberá entregar a fin de mes el TES-FOR-001 listado de

devolución de fondo de garantía en físico al Administrador de obra para su entrega al
Asistente de Tesorería, asimismo enviará el TES-FOR-001 listado de devolución de fondo
de garantía (digital) al Asistente de Tesorería y Jefe de Tesorería mensualmente.

4. El Asistente de Tesorería verificará que el documento tenga todos los campos llenos y las
firmas correspondientes.

5. El Jefe de Tesorería programará los pagos teniendo en cuenta la fecha de vencimiento

registrada en el TES-FOR-001 listado de devolución de fondo de garantía

6. En caso de existir alguna incidencia con la partida después de ejecutada, el Residente de

Obra o Gerente de Operaciones y el Encargado de Postventa tendrán que comunicar a
detalle al Jefe de Tesorería y Analista Tributario la retención de fondo de garantía,
entregando al Analista Tributario. El sustento de la Retención de Fondo de Garantía, el

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cual se realizará en el formato Sustento de Retención de Fondo de Garantía TES-FOR-

010.

7. El Analista Tributario, entregará al Jefe de Tesorería el formato Sustento de Retención de

Fondo de Garantía TES-FOR-010 para que realice el ajuste contable que corresponda.

8. Quince días antes de la fecha de vencimiento del pago de fondo de garantía, el Jefe de
Tesorería consulta vía correo electrónico al Residente de Obra, Gerente de Operaciones,
Encargado de Postventa, Jefe de Calidad si ha ocurrido alguna incidencia (vicio oculto u
observación) con la partida en consulta.

9. En caso de existir alguna incidencia (vicio oculto u observación) luego de la fecha de

entrega del trabajo a conformidad del Residente de Obra y antes del tiempo de
vencimiento del fondo de garantía por Fase Dos S.A.C (según Cuadro Nro.1) se le
retendrá el Fondo de garantía parcial o total, dependiendo del impacto de la incidencia el
cual será determinado por el Gerente de Operaciones en coordinación con el Responsable
de reportar la incidencia. Asimismo el que notifica la incidencia deberá de presentar un
Informe sustentando la misma al Analista Tributario. El sustento de la Retención de Fondo
de Garantía se realizará en el formato Sustento de Retención de Fondo de Garantía
TES-FOR-010.

10. El Analista Tributario, entregará al Jefe de Tesorería el formato Sustento de Retención de

Fondo de Garantía TES-FOR-010 para que realice el ajuste contable que corresponda.

11. En caso no haya respuesta de existencia de alguna incidencia al Jefe de Tesorería, se

procederá a realizar el pago de devolución de Fondo de Garantía según las fechas de
pago establecidas por el área.

12. Cuando una obra haya terminado se debe considerar como parte de su cierre el TES-FOR-
001 listado de devolución de fondo de garantía actualizado.

Importante: Cualquier pago de retención de Fondo de Garantía que se tenga la necesidad de realizar
antes o después del tiempo establecido en el Cuadro Nro. 1 tendrá que tener la aprobación expresa
(documentada) por la Gerencia de Administración y Finanzas.

5.1.3 LINEAMIENTOS DE SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE FONDO DE GARANTÍA (

(Obras cerradas)

Dado que existen obras que algunos subcontratistas no han solicitado su devolución de fondo
de garantía, se procederá de la siguiente manera:

1. El Jefe de Tesorería enviará un reporte de Fondos de Garantía de obras culminadas al

Gerente de Operaciones.
2. El Gerente de Operaciones asignará a un responsable de la obra que aún se encuentre en
la empresa, el cual se encargará de validar el reporte de Fondos de Garantías. En caso no
exista ningún responsable, el encargado de validar será el Gerente de Operaciones.

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3. Estando validado el reporte de Fondos de Garantía se enviará físicamente al Jefe de

Tesorería quien consultará vía correo electrónico al Encargado de Postventa si ha ocurrido
alguna incidencia con la partida en consulta.

 En caso de haber alguna incidencia se le retendrá el Fondo de garantía parcial o

total, dependiendo del impacto de la incidencia. Asimismo el que notifica la
incidencia deberá de presentar un Informe sustentando la misma al Jefe de
Tesorería y Analista Tributario la retención de fondo de garantía, entregando al
Analista Tributario el sustento de la Retención de Fondo de Garantía, el cual se
realizará en el formato Sustento de Retención de Fondo de Garantía TES-FOR-
010. El Analista Tributario, entregará al Jefe de Tesorería el formato Sustento de
Retención de Fondo de Garantía TES-FOR-010 para que realice el ajuste contable
que corresponda.

 En caso no haya respuesta de existencia de alguna incidencia, el Jefe de Tesorería

procederá con el pago de devolución de Fondo de Garantía según las fechas de
pago establecidas por el área.

6. REGISTROS

REGISTROS CODIFICACIÓN
LISTADO DE DEVOLUCION DE FONDO DE GARANTÍA TES-FOR-001
SUSTENTO DE RETENCIÓN DE FONDO DE GARANTÍA TES-FOR-010

7. HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Fecha de
Versión Descripción del Cambio
Aprobación
00 28.10.15 5.1.1 Modificación de vencimiento del tiempo de retención de pagos de
devolución de Fondo de Garantía
5.1.2 Se agregó en el punto 1, la definición de conformidad de trabajos y
cuando el subcontratista puede presentar su solicitud de devolución de
Fondo de Garantía.
- Se agregó en el punto 2, las consecuencias de no presentar su solicitud de
devolución de Fondo de Garantía por no conformidad de trabajo.
- Se agregó en el punto 10 al Jefe de Calidad, Jefe de SSOMA como parte
del grupo que se le consulta para indicar si existe una incidencia
- Se agregó en el punto 11, qué se refiere incidencia y que la retención se
dará parcial o total de ocurrir luego de la fecha de conformidad del trabajo
del subcontrata y antes de la fecha de tiempo de retención de fondo de
garantía por Fase Dos S.A.C
- En el punto 11 se agregó que el que determinará el monto de Retención de
Fondo de Garantía será el Gerente de Operaciones en coordinación del
responsable de reportar la incidencia.
- Se agregó que cualquier pago de retención de Fondo de Garantía que se
tenga la necesidad de realizar antes o después del tiempo establecido en el

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Cuadro Nro. 1 tendrá que tener la aprobación expresa (documentada) por la

Gerencia de Administración y Finanzas.

01 01-07-16 - Modificación del alcance del presente procedimiento

- Se incluyó en el punto 5.1.1, los casos en que se retendrá del fondo de
garantía
- Se modificó los tiempos del Cuadro Nro. 1: Tiempo de retención de Fondo
de garantía por FASE DOS S.A.C
- En el punto 5.1.2, paso 10 y 11 se incluyó que el sustento lo registraran en
el Formato “Sustento de Retención de Fondo de Garantía”
En el punto 8, se incluyó un registro “Sustento de Retención de Fondo de
Garantía”

02 15-12-16 - Se incluye en el punto 4. Responsabilidades, la responsabilidad del Ing. OT

de completar el listado de devolución de fondo de garantía. Inclusión de
responsabilidades del analista tributario.
- Eliminación del nombre de punto 5.1 Lineamientos de Devolución de
Fondo de Garantía por el nombre de Garantía por retención de garantía
(obras en ejecución cuyos subcontratistas a la fecha del presente
procedimiento, no han tramitado su solicitud de devolución de fondo de
garantía)
- Inclusión de lo siguiente en el punto consideraciones previas de retención
de fondo de garantía:
Aplicará el presente procedimiento a todos los servicios (partidas) indicados
en el cuadro Nro. 1
- La retención de fondo de garantía puede ser reemplazada por la Carta
fianza del mismo monto y periodo según el cuadro Nro. 1, el cual deberá ser
evaluado y aprobado por Gerencia de Operaciones y Gerencia de
Administración y Finanzas.
- Cambio de los pasos para la devolución de fondo de garantía. Se eliminó
que el subcontratista, tiene que presentar su solicitud de devolución de fondo
de garantía.

- Inclusión de lineamientos para la solicitud de devolución de fondo de

garantía de obras cerradas

- En el punto 6. Registros se eliminó el formato de solicitud de devolución

de fondo de garantía y se incluyó listado de devolución de fondo de garantía.

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