BPD_FI_07_Gestión de Fondo Fijo y Entrega a Rendir

I. Información General

Rainer Basurto No. de 1.0 Fecha de 31.12.2018

Elaborado por:
versión: la versión:

Código del Proceso BPD_FI_07

Nombre del Proceso: Gestión de Fondo Fijo y Entregas a Rendir

II. Desarrollo del Documento

Paso Fecha de Responsable del Paso Comentario
Realización

Presentación 21.01.2019 Rainer Basurto

Relevamiento 21.01.2019 Rainer Basurto
Análisis 14.02.2019 Richard Tomasto / Aldo Adrianzén
Documentación 14.02.2019 Richard Tomasto / Aldo Adrianzén
Exposición 19.02.2019 Richard Tomasto
Aprobación 19.02.2019 Jorge Márquez

III. Historia de los cambios

Fecha de Responsable de la Breve descripción del (los) cambio(s)
modificación modificación

IV. Aprobación del Proceso

Proceso de Revisión Responsable(s) Firma(s) Fecha

a) Gerente Proyecto ANABI Oscar Samatelo

b) Gerente de Proyecto Seidor Erika Salazar

c) Dueño de Proceso Jorge Márquez

d) Líder Funcional Richard Tomasto / Aldo Adrianzén

e) Consultor Seidor Rainer Basurto

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V. Descripción Solución Propuesta

Introducción

Dada las necesidades de las empresas, Aruntani, Anabi, Apumayo, Anubia, Minera del Norte, Arget, Cultinor, Erced, Torrine,
Rillo, CEDEC, ADC y RC Hydro que en delante se le denominara la Compañía y haciendo uso de las mejores prácticas
identificadas por SAP, así como también cumpliendo con las normas de control interno, se establece lo siguiente para la gestión
de los fondos fijos (Caja Chica) y Entregas a rendir.

Gestión de Fondos Fijos (Caja Chica)

Los fondos fijos son asignados a los proyectos y a la sede central de la compañía los cuales son destinados para solventar
gastos menores no planificados propios de su actividad. Los fondos fijos asignados actualmente vigentes son los siguientes:

ARUNTANI ANABI APUMAYO

1. Corpac Tesorería 1. Corpac Tesorería 1. Corpac Tesorería
2. Juliaca Tukari 2. Gerencia 2. Unidad Apumayo
3. Moquegua Tukari 3. Medio Ambiente
4. Arequipa Jesica 4. Arequipa
5. Juliaca Jesica 5. Utunsa
6. Tukari 6. Anama
7. Jesica
NORTE ARGET CEDEC
1. Tesorería Corpac 1. Tesorería Corpac 1. Tesorería Corpac
2. Apumayo
3. Anama
4. Utunsa
5. Arasi
ANUBIA MUSEO ADC CULTINOR
1. Tesorería Corpac 1. Tesorería Corpac 1. Tesorería Corpac
2. Museo Unión

TORRINE RILLO ERCED

1. Corpac 1. Corpac 1. Corpac

Los gastos comúnmente incurridos en caja chica son alimentación, alojamiento, servicio de taxi local, combustible, pasajes de
trasporte, peajes, servicio de fotocopias, recarga de celulares, impuestos ITF y comisiones bancarias, servicio de playa de
estacionamiento, recibos del banco de la nación, recibos por honorarios, envío encomiendas, recibos por servicios públicos,
planilla de movilidad, gastos no deducibles y otras compras menores.

Cualquier otra adquisición específica realizada mediante el uso del fondo fijo que no esté contemplada en el listado, deberá
sustentarse detalladamente siempre y cuando no se pierda la naturaleza del fondo fijo.

Queda prohibido realizar gastos con cargo al fondo fijo por los siguientes conceptos:

 Adquisición de activos fijos e intangibles.

 Pago de remuneraciones, adelantos y/o préstamos de personal.
 Importes máximos por operación a definirse por cada sociedad.

Sub procesos.

1. Apertura de fondo fijo

La apertura de nuevos fondos fijos, se solicitan con la generación de una solicitud para apertura de fondo fijo. Esta solicitud
debe ser aprobada por el Gerente y Contador General. Dicha aprobación se realizará en un reporte Smartforms diseñado a
medida para la tramitación de firmas. La solicitud es un registro no contable el cual se muestra como una provisión por pagar
en tesorería. El pago de la solicitud de apertura de fondo fijo puede efectuarse con impresión de un cheque o con
transferencia bancaria a nombre del responsable del fondo.

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V. Descripción Solución Propuesta

*La solicitud no genera registro contable, sólo al momento en que tesorería realice el asiento utilizando un CME (102 a la
104). La orden de pago generará la obligación por pagar generando un asiento contable de 14 a la 14 (con CME), se deberá
aprobar la orden de pago para que contabilice la obligación de pago y posteriormente se generará la transacción de pago
(102 /104).

SMARTFORMS: Formulario con diseño personalizado que consigna los datos requeridos para tramitación de firmas entre
otros.

Al ejecutar el pago de la solicitud de apertura de fondo fijo se contabiliza un saldo deudor en la cuenta corriente del
empleado (proveedor empleado) correspondiente al fondo asignado.

2. Registro de comprobantes

Los comprobantes de sustento de gastos se registran por documento y recaen en el módulo de cuentas por pagar
consignando el nombre del proveedor, NIF (Número de identificación Fiscal del interlocutor comercial), fecha del
comprobante de pago, número del comprobante de pago, moneda, importe, tipo del documento, centro de costo o elemento
PEP, cuenta, descripción y otros datos que sean solicitados; estos deben ser reportados en el registro de compras en caso
sean documentos oficiales (facturas, NCs, NDs, etc).

Deberán permitir registrar documentos que hayan sido pagados en efectivo. SAP permite el registro de los documentos a
reembolsar a través del portal de fondo fijo y ERC. Los documentos llegaran a SAP-FI como documentos preliminares,
permitiendo la modificación y/o corrección de los mismos.

Los documentos de gasto serán emitidos a nombre de las Sociedades FI de la compañía, debiendo verificarse lo siguiente:

a) NIF del proveedor.

b) Fecha de Emisión.
c) Razón social del proveedor.
d) Dirección del proveedor.
e) Numeración del documento pre impreso.
f) Descripción del bien o servicio.
g) Monto de venta.
h) Retenciones de Ley
i) Monto total expresado en números y letras.
j) Fecha y firma de cancelación.
k) Clasificación de los bienes y servicios adquiridos (Según tabla N° 30 de SUNAT)
l) Código de tipo de afectación del IGV

3. Reembolsos de fondo fijo

Se debe considerar las siguientes políticas para la ejecución de reembolsos:

 Todo reembolso de proyecto es ingresado por el administrador y debe ser autorizados por:
o Superintendencia del Proyecto - Primera aprobación
o Contabilidad – Segunda Aprobación (Genera asientos contables)

 Todo reembolso debe ser autorizados en el caso de Sede Central por:

o Jefe de Tesorería – Primera Aprobación
o Contabilidad – Segunda Aprobación (Genera asientos contables)

 Para la ejecución del reembolso, el responsable debe presentar los comprobantes de sustento del gasto.

 El pago de los reembolsos se efectúan vía transferencia bancaria al responsable del fondo.

 El reembolso generado no debe ser mayor a lo que suma los comprobantes de la liquidación.

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V. Descripción Solución Propuesta

 Los reembolsos de caja se contabilizan en la cuenta corriente del empleado (proveedor) responsable.

 La partida por reembolsar debe nacer desbloqueada desde la liquidación.

 Para la generación del reembolso se emitirá un reporte de solicitud (compensación de documentos registrados para
cada fondo fijo), para la tramitación de firmas de aprobación (Gerencia y Contador). Detalle del reporte en el punto
6.

 Entrega a Tesorería del reporte de solicitud debidamente firmado para su reembolso.

4. Aumento o Disminución de Fondo Fijo

 Para los casos de Aumento del fondo fijo se solicitará considerando el mismo procedimiento que para la apertura de
fondo.
 Para los casos de Disminución del fondo fijo se realizará vía depósito en la cuenta corriente de empresa o rendición
con documentos (a través de la generación de una ERC).

5. Cierre del Fondo Fijo

 Al cierre de un proyecto, el administrador realizará la rendición de documentos correspondiente al fondo fijo y

realizará el depósito del saldo del fondo fijo a las cuentas de la empresa. Posteriormente se validará la información
y se procederá a cancelar el fondo fijo

6. Reportes

Para la presentación de la liquidación de caja se presentan los siguientes reportes:

 Reporte que contiene el detalle de todos los comprobantes de gasto. Este reporte muestra el detalle de los
comprobantes que conforman el reembolso, los importes por documentos, el tipo de gasto, el tipo de impuesto
y la suma de todos los comprobantes que conforman el total a reembolsar. El reporte se imprime y adjunta a
los comprobantes físicos. Este reporte debe ser firmado por el Gerente y Contador para que pueda ser
reembolsado.

Entregas a Rendir

Mediante este proceso se realiza entrega de dinero a empleados de los Proyectos y Sede Central. La solicitud de la generación
de la ERC se realiza desde el portal de Fondo fijo y ERC. Una vez en SAP-FI la aprobación de la ERC (Gerencia y Contador) se
realizará en un reporte Smartforms diseñado a medida para la tramitación de firmas.

Para los casos de los Proyectos serán generados para aquellos casos donde la obra necesite realizar pagos excepcionales a
proveedores que no aceptan otra modalidad de pago que no sea efectivo (Alquiler de vivienda, Servicios públicos, peajes,
viáticos etc.), o para viáticos.

Para los casos de solicitudes de sede central serán generados por determinados servicios que se requieran en las diferentes
áreas (gastos de eventos, publicidad, etc) o viáticos.

Queda prohibido realizar gastos con cargo a la entrega a rendir por los siguientes conceptos:

 Adquisición de activos fijos e intangibles.

 Pago de remuneraciones, adelantos y/o préstamos de personal.
 Importes máximos por operación a definirse por sociedad.

Para controlar las rendiciones desde SAP, los empleados responsables de rendir deben ser creados como proveedores

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V. Descripción Solución Propuesta

empleado, bajo el grupo de cuentas correspondiente (Proveedores empleados).

El proceso comprende las siguientes etapas:

1. Solicitud de Pago

Es un registro que se genera en el módulo de contabilidad financiera FI y representa la solicitud de dinero a nombre del
responsable de la rendición.

2. Aprobación de Solicitud.

El importe a solicitar deberá tener aprobación de Contador y Gerente de cada sociedad.

3. Entrega de dinero

En este paso se efectúa el pago de la Solicitud de Pago y se genera un saldo deudor al empleado (Entregas a Rendir
Cuenta). El pago puede ser mediante la emisión de cheque voucher o por transferencia a cuenta.

4. Registro de comprobantes

El responsable de la solicitud ingresa la rendición detallando cada comprobante de gasto a través del portal de Fondo fijo y
ERC. Los comprobantes incluidos en la rendición comprenden a boletas, facturas, recibos de honorarios electrónicos,
tickets, planillas de movilidad, otros, etc. Para aquellos gastos que no cuenten con comprobante de sustento, se incluirá un
“Egreso de Fondo Fijo” (EF) autorizado por la Jefatura del área.

Cada comprobante genera un registro preliminar, se debe de considerar el uso de conceptos para el registro y no cuentas
contables y debe cumplir con las formalidades de emisión y de ser el caso deben mostrarse en el registro de compras.

Los documentos sustentatorios del gasto que se deberán de adjuntar a la Rendición de la entrega a rendir deberán de
cumplir con los siguientes requisitos:

 Ser documentos originales.

 Su contenido debe ser legible.
 No debe tener enmendaduras, ni borrones.
 Deberán estar cancelados expresamente por el proveedor, para evitar la duplicidad de uso o envío de
comprobante de pago.
 Si fuera un gasto de alimentación, detallar al reverso del comprobante quienes han realizado dicho consumo y el
motivo.

Los documentos de gasto serán emitidos a nombre de la empresa debiendo verificarse lo siguiente:

a) Número Fiscal del proveedor.

b) Fecha de Emisión.
c) Razón social del proveedor.
d) Dirección del proveedor.
e) Numeración del documento pre impreso.
f) Descripción del bien o servicio.
g) Monto de venta.
h) Retenciones de Ley (para recibos de honorarios electrónicos)
i) Monto total expresado en números y letras.
j) Fecha y firma de cancelación.
k) Clasificación de los bienes y servicios adquiridos (Según tabla N° 30 de SUNAT)
l) Código de tipo de afectación del IGV

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V. Descripción Solución Propuesta

5. Compensación

En este paso se genera la cancelación de los comprobantes de gasto, aplicando a estos el anticipo generado al empleado
(Entregas a Rendir cuenta). Se pueden presentar 2 casos:

a) En caso el total de los gastos supere el valor del anticipo se genera el reembolso al empleado. Se utilizará la
cuenta origen de la entrega a rendir. Para generar el reembolso se genera un saldo acreedor en la cuenta del
empleado, este saldo acreedor es cancelado mediante un pago en tesorería para lo cual deberá presentar el
reporte de estado de cuenta de ERC debidamente firmado por Contador y Gerente.

b) Para el caso de sobrantes (Devoluciones) de saldo, se presentará la Rendición de la entrega a rendir al área de
contabilidad adjuntando la constancia del depósito en la cuenta corriente de la empresa, para el caso de las
devoluciones el trabajador podrá abonar en cualquiera de las cuentas de bancos de la entidad.

6. Reportes

 Se deberá contar con el reporte de entregas a rendir pendientes detallado por empleado, número de solicitud de
Orden de pago, centro de costo o proyecto, fecha de entrega, fecha de vencimiento, antigüedad, glosa, monto
solicitado, monto rendido, saldo por rendir (a la fecha de reporte) etc.
 Se deberá contar con el reporte de estado de cuenta de ERC, el cual detallará la ERC generada, los documentos
rendidos y el saldo a devolver al trabajador, en caso de corresponder. Deberá contar con una versión imprimible.

Dinámica contable

Se describe la siguiente dinámica contable para rendiciones por un total de gastos menor a la ERC.

Devolución Entrega a
Entregas Rendir Bancos Facturas por Pagar Rendir
1413* 104* 421* 14131*

1 OP Empleado 1,000.00 1,000.00    

2 Comprob. Gastos 200.00

300.00
      50.00
3. Compensación 1,000.00 550.00 450.00

Se describe la siguiente dinámica contable para rendiciones por un total de gastos mayor a la ERC. En este se genera el
reembolso al empleado.

Entregas Rendir Bancos Facturas por Pagar Gasto

1413* 104* 421* 63*

1 OP Empleado 1,000.00 1,000.00    

2 Comprob. Gastos 200.00 200.00

300.00 300.00
      600.00 600.00
3 Compensación 1,100.00 1,100.00

4 Pago reembolso 100.00 100.00

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VI. Flujo del Proceso

VII. Requerimientos de Configuración

VIII. Requerimientos de Ampliación y Desarrollo

Se identifican los siguientes requerimientos para Fondo Fijo:

1.-Deberá existir un número correlativo por Fondo Fijo.

2.- Se deberá controlar el importe asignado del Fondo Fijo para el empleado responsable asignado, no permitiendo
que el monto a reembolsar supero el fondo asignado.

3.- El importe del reembolso del fondo fijo deberá ser por el total de los gastos ingresados.

4.- En el registro de documentos de los gastos realizados por el empleado, deberá permitir registrar documentos fis-
cales los cuales deberán ser asignados al centro de costo, orden de gasto de CO, orden de inversión u otro objeto
de costo y al responsable del fondo fijo. A excepción de Sede Central que puede reembolsar gastos de diferentes
proyectos.

6.- Debe permitir el ingreso de documentos de gastos de distinta moneda en una solo fondo fijo. Ejm: Fondo fijo en
soles. Comprobantes en soles y dólares permitidos.

7.- Deberá existir conceptos de gastos para que internamente se asocie a la cuenta contable y al tipo de gasto re-
querido por Sunat, estos conceptos son los que estarán relacionados con los tipos de gastos a rendir.

9.- Desarrollo de Smartforms para la versión imprimible de apertura de fondo fijo.

Se identifican los siguientes requerimientos de entregas a rendir.

1. Incluir documentos de gasto en distinta moneda USD, PEN.
2. Debe permitir el ingreso de asientos de ajustes por diferencia de cambio por la compra de divisas
extranjeras.
3. Bloqueo de solicitud de generación de ERC en casos de antigüedad mayor a 30 días calendarios y/o 2
rendiciones pendientes.
4. Desarrollo de Smartforms para la versión imprimible para rendición de ERC.

IX. Requerimientos de Formulario

X. Requerimientos de Reporte

Los solicitados en el punto 6 de Fondo fijo y ERC.

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X. Requerimientos de Reporte

XI. Requerimientos de Interface

Interface con plataforma del portal de proveedores (fondo fijo y ERC)

XII. Mejoras Futuras

No aplica

XIII. Impacto Organizacional

XIV. Documentos Relacionados

No aplica

XV. Observaciones (Generales /Seguridad / Auditoría)

Transacciones SAP:
- FBCJ Caja Efectivo
- F-47 Solicitud de Anticipo
- F-53 Pago Individual
- F-58 Pago con cheque
- F110 Pago masivo
- FB05 Compensación
- FBL1N Reporte partidas de acreedores
- FBRA Anulación de compensaciones
- FB08 Anulación de Documentos contables

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