 FONDO ROTATIVO

1. OBJETIVO
Establecer los procedimientos para la administración del Fondo Rotativo en una cuenta
especifica
2. PROCEDIMIENTOS
 Apertura del Fondo Rotativo SCI 01/01.
 Reembolsos mediante Fondo Rotativo SCI 01/02
 Asignación de Fondos en Avance mediante Fondo Rotativo SCI 01/03
 Reposición de Fondo Rotativo SCI 01/04
 Cierre del Fondo Rotativo SCI 01/05
3. ALCANCE
Tiene un alcance a todos los usuarios internos de las áreas organizacionales del
Ministerio de Educación que administran fondos de Caja Chica y solicitan pagos con el
Fondo Rotativo
4. AREAS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
 Unidad Financiera
 Unidad Solicitante
5. PROCEDIMIENTO
DESCRIPCION DEL PROCESO DE FONDO DE APERTURA

N° RESPONSABLE TAREAS INSTRUMENTO

GENERADO
1 Jefe Unidad Emite Memorándum de designación al Memorándum de
Financiera Profesional Operador del Fondo designación
Rotativo.
2 Profesional Solicita la apertura del Fondo Rotativo Comprobante C-34
(Operador del en SIGEP y deriva al Especialista II de
Fondo Contabilidad para su aprobación
Rotativo)
3 Especialista II Aprueba la solicitud del Fondo Rotativo,
de imprime y firma el comprobante del
Contabilidad SIGEP firma el físico y deriva al Jefe de la
Unidad Financiera para su firma
4 Jefe Unidad Firma en el Sistema y físico y deriva al
Financiera Especialista II de Tesorería para su
priorización
5 Especialista II Prioriza el comprobante del SIGEP y
de Tesorería devuelve al Operador del Fondo
Rotativo para su Custodia
6 Profesional Recibe el comprobante y Archiva
(Operador del (Memorándum y Comprobante SIGEP)
Fondo
Rotativo)

DESCRIPCION DEL PROCESO REEMBOLSO MEDIANTE FONDO ROTATIVO

N° RESPONSABLE TAREAS INSTRUMENTO

GENERADO
1 FUNCIONARIO Remite al Equipo Contabilidad de la de Solicitud de
SOLICITANTE Unidad Financiera la solicitud de reeembolso de
 Reembolso de gastos, adjuntando los gastos efectuados
documentos respaldatorios
2 Secretaria Recibe y registra la documentación y
Equipo de deriva al Profesional de Seguimiento
Contabilidad
3 Profesional de Recibe y registra en el sistema la
Seguimiento solicitud de reembolso y deriva a un
Técnico revisor
4 Técnico Revisa la documentación: . - Si no existe Informe de
Revisor observaciones, elabora el Informe de Reembolso o Nota
Reembolso. - Si existe observaciones, de Observación
elabora Nota de observación
5 Especialista II Revisa el Informe de Reembolso o Nota
En de Observación. Si esta correcto, firma y
Contabilidad deriva al Técnico Reviso
6 Técnico Controla y deriva al Profesional de
Revisor Seguimiento el informe de Reembolso.
7 Profesional en Registra el informe de Reembolso en el
Seguimiento Sistema y deriva al Equipo de
Presupuesto para pago
8 Equipo de Emite Certificación Presupuestaria Certificación
Presupuesto manual y deriva al Operador del Fondo Presupuestaría
Rotativo
9 Profesional a. Emite en el SIGEP el comprobante, el Comprobante y
Operador cheque y recibo de entrega al cheque del SIGEP
Fondo beneficiario
Rotativo b. Deriva al Equipo de Tesorería para
firmas
10 Equipo de Emite cheque, firma y remite al jefe de Cheque
Tesorería Unidad para revisión y firma
11 Jefe de Unidad Revisa, firma el cheque y devuelve al
Profesional Operador del Fondo
Rotativo
12 Profesional Recibe el comprobante y cheque,
Operador entrega el cheque al interesado y
Fondo archiva la documentación.
Rotativo

 CAJA CHICA
1. OBJETIVO
 Disponer de los fondos necesarios para cubrir gastos menores e imprevistos.
 Establecer procedimientos que se deben seguir para el registro y control de los
desembolsos en efectivo
2. PRODEDIMIENTOS
 Apertura de Caja Chica SCI 02/01
 Reposición de Caja Chica SCI 02/02
3. ALCANCE
 Tiene un alcance a todos los usuarios internos de todas las áreas organizacionales del
Ministerio que utilizan fondos de caja chica para efectuar compras de acuerdo a
reglamentación específica.
4. DEFINICIONES
 SCI: Sistema de Contabilidad Integrada.
 SIGEP: Sistema de Gestión Pública
5. AREAS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
 Dirección General de Asuntos Administrativos
 Unidad Solicitante
6. PROCEDIMIENTOS
APERTURA DE CAJA CHICA

N° RESPONSABLE TAREAS INSTRUMENTO

GENERADO
1 Jefe de Unidad Solicita mediante nota a las Unidades Nota de Solicitud
Financiera Organizacionales, la designación del
responsable del manejo de caja chica

2 Unidad Designa al responsable de Caja Chica y Nota de Solicitud

organizacional manda nota a la Unidad Financiera

3 Secretaria de la Recibe la solicitud y entrega al Jefe de

Unidad Unidad
Financiera
4 Jefe de Unidad Instruye emisión de Certificación
presupuestaria al Equipo de
Presupuestos.
5 Equipo de Emite Certificación presupuestaria a Certificación
presupuestos través del SIGEP y deriva al jefe de presupuestaria
Unidad
6 Jefe de Unidad Solicita la emisión de la Resolución
Administrativa para la otorgación de
Cajas Chicas, a la Dirección General de
Asuntos administrativos
7 Dirección Emite Resolución Administrativa y deriva Resolución
General de a la Unidad Financiera. Administrativa
Asuntos
Administrativos
8 Secretaria Jefe de Recibe la Resolución Administrativa,
Unidad registra y deriva al Jefe de Unidad
Financiera
 9 Jefe Unidad Instruye al Profesional Operador del
Financiera Fondo Fijo la apertura de Cajas Chicas

10 Profesional a) Captura en el SIGEP la apertura de Documentos varios

Operador del Caja Chica. del SIGEP
Fondo Rotativo b) Emite el Comprobante Contable Cargo
a Rendir
c) Emite en el SIGEP el Cheque a nombre
del encargado de Caja Chica d) Deriva a
Tesorería para la emisión del cheque de
la cuenta fiscal.
11 Especialista II en Revisa antecedentes y emite cheque, Cheque Fiscal
Tesorería firma y deriva al Jefe de Unidad

12 Jefe de Unidad Firma cheque y devuelve al Profesional

Financiera Responsable de Fondo Fijo

13 Profesional Recibe cheque y entrega al Responsable

Operador del del manejo de Caja Chica, Archiva los
Fondo Rotativo documentos.

Reposición de caja chica

N° RESPONSABLE TAREAS INSTRUMENTO

GENERADO
1
2 Técnico Revisor Revisa el informe y prepara el informe de Informe Reposición
reposición de Caja Chica. Deriva al Caja Chica
Especialista en Contabilidad

3 Especialista II a) Aprueba el informe de reposición de Caja

en Chica.
Contabilidad b) Entrega al Profesional de Seguimiento para
registro en el Sistema

4 Profesional de Registra en el Sistema y deriva al Equipo de

Seguimiento Presupuesto
5 Equipo de Emite Certificación presupuestaria y devuelve Certificación
Presupuesto a Contabilidad. Presupuestaria
6 Profesional a) Emite en el SIGEP el comprobante Reporte del SIGEP
Responsable Contable "Cargo a Rendir", el cheque y recibo
del Fondo de entrega a nombre del encargado de Caja
Rotativo Chica.
b) Deriva a Tesorería para la emisión y firma
del cheque de la cuenta fiscal

7 Equipo de Emite cheque y firma y deriva al Jefe de Cheque Fiscal

Tesorería Unidad
8 Jefe de Unidad Firma y devuelve al Equipo de Contabilidad
Financiera (Profesional Responsable del Fondo Rotativo)

9 Profesional Recibe el cheque y entrega al interesado

Responsable
del Fondo
Rotativo