SISTEMA DE GESTIÓN

FERRETERIA ESPINOZA, BOLCO, MARMOI E

INMOBILIARIA CORTEZ

PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN Y REVISIÓN

DE CAJA POR FINANCIERO
GE-P-GF-058

ADVERTENCIA: Este documento es propiedad de las empresas Ferretería Espinoza, Bolco, Marmoi
e Inmobiliaria Cortez, ninguna parte del material cubierto por este documento puede ser
reproducido, almacenado en un sistema de información o trasmitido de cualquier forma o por
cualquier medio electrónico, mecánico, fotocopia, grabación u otro medio sin previa autorización
por parte de las empresas.

Controles Nombre Cargo Firma

Elaboración: Ing. Freddy Devis Jefe de Procesos

Ing. Miriam Vélez Jefe Financiero

Revisión:
Subgerente Financiero
Ing. Emilio Saavedra
Administrativo
Aprobación Ing. Gustavo Delgado Gerente General

1. OBJETIVO
 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y REVISION DE CAJA POR FINANCIERO

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Establecer el procedimiento para la revisión de las cajas recibidas de todas las compañías, así
como su entrega al área de Contabilidad y a Tesorería.

2. DEFINICIONES

 No aplica

3. PROCEDIMIENTO

A continuación, se describe el procedimiento para las recepción y revisión de cajas:

Documento
Función Actividad Registro
Asociado
CRÉDITOS Y COBRANZAS
Analista  Recibe el Reporte diario de caja junto a los
Financiero soportes de la caja (dinero, cheque al día,
cheque posfechado, voucher, nota de
crédito, reporte de cobro notas de crédito,
retenciones, etc.).

CHEQUES POSTFECHADOS
 Revisa que los cheques posfechados
recibidos estén completos acorde al
reporte recibido.
 Verifica físicamente que la información del
cheque concuerde con la información
ingresada en el sistema (fecha, valor,
numero de cheque) y realiza lo siguiente:
o En el caso de que se encuentre alguna
novedad comunica la misma al área
de Créditos y Cobranzas para que
realice la corrección respectiva.
o En el caso de que no exista ninguna
novedad continua el proceso.
 Verifica que el cheque físico no tenga
novedades (Manchas, tachones, cantidad
escrita este correcta con la cantidad en
número, etc.) y realiza lo siguiente:
o En el caso de que se encuentre alguna
novedad realiza lo siguiente:
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Documento
Función Actividad Registro
Asociado
Analista  Comunica la misma al área de
Financiero Créditos y Cobranzas para
que realice la corrección
respectiva
 Saca copia del cheque con
novedades y recoge la firma
del Analista de Créditos y
Cobranzas.
 Entrega el cheque original al
Analista de Créditos y
Cobranzas y la copia del
cheque a la Tesorera.
o En el caso de que no exista ninguna
novedad continua el proceso.
Analista de  Recibe el comunicado por parte del
Crédito y Analista Financiero
cobranzas/  Realiza la corrección respectiva en el caso
Auxiliar de de ser modificaciones en el sistema y
Crédito y confirma la corrección al Analista
Cobranzas Financiero.
/Ejecutivo de
Crédito y
Cobranzas A/B
Analista  Recibe el comunicado y continua el
Financiero proceso.

RETENCIONES
 Revisa que las retenciones estén
completos a través de la sumatoria de los
valores que vienen de reporte de la caja.
 Verifica que los porcentajes de retención
estén correctos en las retenciones físicas y
realiza lo siguiente:
o En el caso de que se encuentre alguna
novedad comunica la misma al área
de Créditos y Cobranzas para que
realice la corrección respectiva.
o En el caso de que no exista ninguna
novedad continua el proceso.
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Documento
Función Actividad Registro
Asociado
Analista de  Recibe el comunicado por parte del
Crédito y Analista Financiero
cobranzas/  Realiza la corrección respectiva en el caso
Auxiliar de de ser modificaciones en el sistema.
Crédito y  En el caso de estar mal realizada la
Cobranzas retención solicita el respectivo cambio de
/Ejecutivo de las mismas y realiza la respectiva
Crédito y corrección.
Cobranzas A/B  Confirma la corrección al Analista
Financiero.
Analista  Recibe el comunicado y continua el
Financiero proceso.
 Entrega las retenciones al Recepcionista
Administrativa
Recepcionista  Recibe las retenciones
Administrativa
Analista DEPOSITOS
Financiero  Se verifica con el print del estado de
cuenta del banco firmado por el Ejecutivo
de Crédito y Cobranzas A/B y por el Jefe
del área
 En caso de existir el documento físico del
depósito se valida el nombre del cliente y
el valor del depósito.
TARJETAS
 Revisa el váucher con la tirilla del datafast
que estén completos y realiza lo siguiente:
 En el caso de que no salga el voucher en la
tirilla del datafast se realiza el respectivo
reclamo al Banco.
VALES
 Revisa la copia del vale con el reporte,
firma y sella el mismo.
CHEQUES AL DIA
 Revisa que los cheques al día recibidos
estén completos acorde al reporte
recibido.
 Verifica físicamente que la información del
cheque concuerde con la información
ingresada en el sistema (fecha, valor,
numero de cheque) y realiza lo siguiente:
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Documento
Función Actividad Registro
Asociado
Analista o En el caso de que se encuentre alguna
Financiero novedad comunica la misma al área
de Créditos y Cobranzas para que
realice la corrección respectiva.
o En el caso de que no exista ninguna
novedad sella los cheques.
 Entrega los cheques al Asistente Financiero
A para que realice el depósito electrónico
de los mismos.
Asistente  Recibe los cheques al día.
Financiero A  Inicia el GE-P-GF-041 Procedimiento para
Aplicación Masiva de Cheques.

Analista  Recibe el comunicado del Asistente

Financiero Financiero A y procede según lo siguiente:
o En el caso de que no se haya podido
realizar los depósitos electrónicos
llena una papeleta de depósito por el
valor total de los cheques al día.
o En el caso de que si se haya podido
realizar los depósitos electrónicos
continua el proceso.
 Entrega la(s) papeleta(s) de depósito junto
a los cheques según el caso al Mensajero.

Mensajero  Recibe la papeleta a depositar.

 Realiza el respectivo depósito en la
ventanilla del banco.
 Entrega el comprobante de depósito al
Analista Financiero.

Analista  Recibe el comprobante de depósito.

Financiero  Envía por email el comprobante de
depósito del efectivo al Ejecutivo de
Créditos y Cobranzas A/B para que registre
el mismo en el sistema y adjunte el
documento a la caja que pertenece.
Ejecutivo de  Recibe el email
Crédito y  Ingresa el número del comprobante de
Cobranzas A/B depósito.
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Función Actividad Registro
Asociado
CAJAS PUNTOS DE VENTA (RUMICHACA, LUQUE, CNT, TALLER)
Analista  Recibe el Reporte diario de caja junto a los
Financiero soportes de la caja (dinero, cheque al día,
cheque posfechado, voucher, nota de
crédito, reporte de cobro notas de crédito,
retenciones, etc.).
RETENCIONES
 Revisa que las retenciones estén
completos a través de la sumatoria de los
valores que vienen del reporte de caja.
 Verifica que los porcentajes de retención
estén correctos en las retenciones físicas y
realiza lo siguiente:
o En el caso de que se encuentre alguna
novedad comunica la misma al
responsable de la caja para que
realice la corrección respectiva.
o En el caso de que no exista ninguna
novedad continua el proceso.
Responsable  Recibe el comunicado por parte del
de caja Analista Financiero
 Realiza la corrección respectiva en el caso
de ser modificaciones en el sistema.
 En el caso de estar mal realizada la
retención solicita el respectivo cambio de
las mismas y realiza la respectiva
corrección.
 Confirma la corrección al Analista
Financiero.
Analista  Recibe el comunicado y continua el
Financiero proceso.
 Entrega las retenciones a Contabilidad.
Contabilidad  Recibe las retenciones.
Analista DEPOSITOS
Financiero  Se verifica con el print del estado de
cuenta banco emitido por el cajero con su
de la respectiva firma y la de su Jefatura
Inmediata.
 En caso de existir el documento físico del
depósito se valida el nombre del cliente y
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el valor del depósito.

Documento
Función Actividad Registro
Asociado
Analista TARJETAS
Financiero  Revisa el váucher con la tirilla del datafast
que estén completos y realiza lo siguiente:
o En el caso de que no salga el voucher
en la tirilla del datafast se realiza el
respectivo reclamo al Banco.
VALES
 Revisa la copia del vale con el reporte,
firma y sella el mismo.
INMOBILIARIA
Analista Almacenes
Financiero  Recibe el reporte de cobranza con toda la
documentación respectiva.
 Separa la forma de pago y procede de
acuerdo a lo siguiente:
EFECTIVO
 Recibe el efectivo, llena la papeleta de
deposito y entrega al mensajero para que
para que realice el respectivo trámite de
depósito.
Mensajero  Recibe el dinero y realiza el respectivo
depósito.
 Entrega la papeleta de depósito al Analista
Financiero.
Analista  Recibe la papeleta de depósito.
Financiero  Entrega la papeleta de depósito al
Asistente Administrativo de Inmobiliaria.
DEPOSITOS
 Se verifica con el print del estado de
cuenta del banco firmado por el Ejecutivo
de Crédito y Cobranzas A/B y por el Jefe
del área
 En caso de existir el documento físico del
depósito se valida el nombre del cliente y
el valor del depósito.
TARJETAS
 Revisa el váucher con la tirilla del datafast
que estén completos y realiza lo siguiente:
 En el caso de que no salga el voucher en la
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tirilla del datafast se realiza el respectivo

reclamo al Banco.

Documento
Función Actividad Registro
Asociado
TODAS LAS CAJAS (CREDITO Y COBRANZAS / PUNTOS DE VENTAS/ INMOBILIARIAS)
Analista TODOS LOS DOCUMENTOS
Financiero  Revisado todos los documentos que viene
en el reporte de la caja, procede a firmar
del lado derecho como constancia de la
revisión de los documentos y en el caso de
la línea de cheques posfechados firma del
lado izquierdo.
 Lleva el reporte de caja junto con los
cheques posfechados a la Tesorera y
demás documentos
Tesorera  Recibe la caja junto con los documentos
soportes y los cheques posfechados.
 Verifica y firma del lado derecho del
reporte.
 Archiva los cheques posfechados en el
respectivo folder.
 Firma los vales y demás documento en
caso de ser necesario.
 Devuelve la documentación y el reporte de
caja al Analista Financiero
Analista  Entrega los documentos con los reportes al
Financiero Asistente Contable B
Asistente  Inicia el GE-P-GF-052 Procedimiento para
Contable B verificación de cajas.

4. LINEAMIENTOS

4.1. La ruptura de estas políticas será autorizada por la Directiva del grupo y/o la Gerencia
General.

5. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

___/___/_____ 0 Emisión del documento
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