COBIENE

FOSSEP
DPTO FINANZAS
JESÚS MARÍA
SETIEMBRE 2022

DIRECTIVA N° 001 /FOSSEP/DPTO FINANZAS

(DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO, EJECUCION Y RENDICION DE FONDOS
CAJA CHICA DEL FONDO SOLIDARIO DE SEPELIO DEL EJÉRCITO DEL PERÚ)

1. OBJETIVO

Establecer los procedimientos a seguir para la designación del responsable, administración,

ejecución y rendición del Fondo Fijo de Caja Chica del Fondo Solidario de Sepelio del
Ejército del Perú, a fin de alcanzar los Objetivos previstos.

2. FINALIDAD Y ALCANCE

a. FINALIDAD

Garantizar la adecuada operatividad administrativa de la empresa agilizando el pago de

gastos menores y urgentes que demanden su cancelación inmediata, o que por su
finalidad y característica no puedan ser debidamente programados.

b. ALCANCE

La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para el Funcionario responsable

de la administración, custodia, control y fiscalización de los citados recursos.

3. BASE LEGAL

a. Código civil.
b. Estatuto de la Asociación Fondo Solidario de Sepelio del Ejército del Perú – FOSSEP
c. Reglamento de la Asociación Fondo Solidario de Sepelio del Ejército del Perú –
FOSSEP

4. DEFINICIÓN DE TERMINOS

a. Comprobante de pago

Es el documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de

servicios. Para ser considerado como tal debe ser emitido y/o impreso conforme a las normas
del Reglamento de Comprobantes de Pago. Entre los tipos de comprobantes tenemos: facturas.
recibos por honorarios, boletas de venta, liquidaciones de compra, ticket o cintas emitidas por
máquinas registradoras, los documentos autorizados en el numeral 6 del artículo 4” del
Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado mediante Resolución de Superintendencia N°
007-99-SUNAT, y otros documentos que por su contenido y sistema de emisión permitan un
adecuado control tributario y que expresamente se encuentran autorizados, de manera previa
por la SUNAT.

b. Arqueo
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 Recuento o verificación a una fecha determinada de las existencias en efectivo, así como de los
documentos que forman parte del saldo de una cuenta o Fondo

Reposición del Fondo Fijo para Caja Chica: Constituye la restitución de recursos del Fondo
Fijo para Caja Chica, mediante el giro de cheques a favor del encargado titular de su
administración.

c. UIT: Unidad Impositiva Tributaria vigente

5. RESPONSABILIDADES

a. El funcionario perteneciente al FOSSEP, es responsable del fiel cumplimiento de las

disposiciones contenidas en la presente directiva.

b. Es responsabilidad del FOSSEP velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas

en la presente directiva, debiendo implementar controles oportunos para la adecuada
administración de los Fondos Fijos de Caja Chica, adoptando las acciones correctivas en
caso de incumplimiento.

c. El Jefe de Finanzas y el responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, son los encargados de
supervisar y controlar directamente el cumplimiento de las disposiciones de la presente
directiva.

d. El Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica tiene a cargo su administración, control,
custodia y uso racional, así como el cumplimiento y aplicación estricta de las disposiciones
de esta directiva.

e. El Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica efectuará el control sobre los documentos
sustentatorios del gasto, de la legalidad de billetes y monedas a su cargo y la seguridad de
su custodia, así como cumplir y hacer cumplir lo normado en la presente directiva.

f. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva, dará Iugar a las acciones

administrativas, civiles o penales respectivos.

6. DESIGNACION DEL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

a. El Fondo Fijo de Caja Chica se utilizará para atender gastos menores y urgentes, en
determinados bienes y/o servicios que demanden su inmediata cancelación.

b. La apertura del Fondo Fijo de Caja Chica se autoriza mediante un Memorándum por parte
del Administrador del FOSSEP, en donde se designa al responsable y el importe asignado
para la administración.

c. El Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, deberá ser un servidor distinto al que efectué
funciones contables.

d. Los cheques de reposición para el Fondo Fijo de Caja Chica se girarán a nombre del
Responsable.

7. ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

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 a. El monto máximo en efectivo para cada pago de servicios o adquisición de bienes será hasta
el 30% de la UIT. Excepcionalmente, por razones justificadas, el Administrador podrá
aprobar gastos por importes mayores a lo establecido.

b. El monto pagado tiene carácter cancelatorio. Los pagos parciales no serán autorizados bajo
ningún concepto.

c. El dinero destinado al Fondo Fijo de Caja Chica debe mantenerse en condiciones que
impidan su sustracción o deterioro, preferentemente, en caja de seguridad o en otro medio
similar.

8. DE LA EJECUCIÓN Y RENDICION DEL FONDO

a. El importe asignado a Fondo Fijo de Caja Chica, es por el importe de Seis Mil Cien con
00/100 Soles (S/.6,100.00).

b. El Fondo Fijo de Caja Chica debe ser destinado para bienes o servicios menores que
demanden su cancelación inmediata, y están relacionados al desarrollo de las funciones de
gestión y/o apoyo administrativo.

c. Está prohibido el fraccionamiento para pagar un mismo bien o servicio.

d. Antes de efectuar el pago de alguna operación de compra de bienes o prestación de

servicios, cuyo monto total facturado supere los s/. 700.00 (setecientos y 00/100 soles), se
deberá verificar si corresponde aplicar el Sistema de Retenciones o Detracciones del IGV;
esto conforme a sus normas y en coordinación con el personal de Finanzas.

e. La rendición documentada de gastos con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica se efectuará
con comprobantes de pagos originales y cuya emisión esté autorizado por la SUNAT
(facturas, boletas, recibo por honorarios, ticket u otros).

f. En el reverso de cada comprobante de pago deberá ir el nombre, DNI y firma de la persona

o personas que ejecutan la rendición del bien o servicio.

g. No se aceptarán comprobantes de pago con el concepto "por consumo”.

h. En caso de reembolsos, el comprobante de pago deberá tener una antigüedad no mayor de

treinta (30) días calendario después de haberse efectuado el servicio.

i. Se prohíbe la utilización del fondo para otorgar préstamos y/o adelantos de honorarios.

9. MECANISMOS DE CONTROL

a. El Área de Finanzas, así como del personal comisionado para dicho fin, podrán efectuar al
menos una vez trimestralmente inspecciones y arqueos inopinados.

b. Los arqueos inopinados a que se refiere la presente directiva se realizarán sin perjuicio de
los arqueos sorpresivos que compete ejecutar a los órganos de control.

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 c. La revisión, verificación y control de los documentos que sustentan las rendiciones de
cuenta, así como su procesamiento en el sistema correspondiente estará a cargo del Área de
Finanzas.

10. DE LA REPOSICIÓN O REEMBOLSO DEL FONDO

El fondo fijo de caja chica podrá ser renovado en el mes, hasta tres (03) veces del monto
aprobado indistintamente del número de rendiciones documentadas que se efectúen.

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José María Campos Arenas
Administrativo del FOSSEP
DNI 43593320.

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