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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Versión: 06
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Fecha: 07/09/2020
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INDICE
PRESENTACIÓN............................................................................................................................................ 4
FINALIDAD ...................................................................................................................................................... 4
ORGANIGRAMA GENERAL......................................................................................................................... 4
MISIÓN, VISIÓN, FILOSOFÍA Y VALORES DE LA EMPRESA ............................................................. 4
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL PERSONAL DE FASE DOS..................................................... 6
GERENTE GENERAL ........................................................................................................................................ 6
RESPONSABLE DE CALIDAD ........................................................................................................................... 8
ENCARGADO DE POST VENTA ..................................................................................................................... 10
ASISTENTE DE POST VENTA ......................................................................................................................... 12
OPERARIO DE POST VENTA ......................................................................................................................... 14
JEFE DE SIG Y SSOMA ................................................................................................................................... 16
JEFE DE PREVENCION DE RIESGOS Y GESTION AMBIENTAL (JEFE DE PDR y GA OBRA) .............................. 18
SUPERVISOR DE PDR y GA ........................................................................................................................... 20
GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS .............................................................................................. 22
ASISTENTE DE CONTROL FINANCIERO ......................................................................................................... 24
JEFE DE ADMINISTRACION .......................................................................................................................... 26
RESPONSABLE DE CONTABILIDAD Y FINANZAS ........................................................................................... 28
COORDINADOR DE ADMINISTRACION DE PERSONAL ................................................................................. 30
ANALISTA CONTABLE ................................................................................................................................... 32
RESPONSABLE DE TRIBUTACIÓN ................................................................................................................. 34
RESPONSABLE DE TESORERIA ...................................................................................................................... 36
AUXILIAR DE ARCHIVO ................................................................................................................................. 38
ANALISTA DE LOGISTICA .............................................................................................................................. 40
CHOFER ........................................................................................................................................................ 42
ALMACENERO DE OBRA .............................................................................................................................. 44
RESPONSABLE DE SISTEMAS........................................................................................................................ 46
GERENTE DE OPERACIONES......................................................................................................................... 48
RESPONSABLE DE CONTROL DE COSTOS ..................................................................................................... 50
RESPONSABLE DE PRESUPUESTOS .............................................................................................................. 52
RESIDENTE DE OBRA .................................................................................................................................... 54
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PRESENTACIÓN
El MOF proporciona información a los colaboradores de FASE DOS SAC sobre su misión,
funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización. Asimismo, establece las
interrelaciones formales, da a conocer los requisitos de estudios, conocimientos adicionales,
experiencia laboral y competencias. Esta información permitirá que los colaboradores contribuyan
a mejorar la calidad de los servicios que brinda la empresa.
FINALIDAD
ORGANIGRAMA GENERAL
MISIÓN
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VISIÓN
Ser líder en el sector construcción y reconocida como una empresa confiable y profesional,
generando con nuestros clientes una relación sólida y fructífera de largo plazo.
FILOSOFÍA
Creer en la misión y visión de la empresa, en sus compañeros de trabajo, en sus valores y por
consiguiente en sus objetivos.
“Identifícate y vive cada uno de valores de la empresa, ponte la camiseta, forma parte de este
camino y cree en nosotros”.
VALORES
CONFIANZA:
Convenciéndonos que somos capaces de realizar con éxito nuestras funciones y tareas y
asumiendo nuevos y crecientes retos, eligiendo el enfoque adecuado para resolver cualquier
inconveniente.
”Seamos capaces de asumir mayores y mejores retos, nuestro trabajo y esfuerzo es muy bueno”
INTEGRIDAD:
Obrando con rectitud, probidad y honestidad, actuamos en consonancia con lo que cada uno dice
o considera importante.
COMPROMISO:
La actitud de hacer el mejor esfuerzo para que cada día nuestro trabajo sea mejor.
RESPONSABILIDAD:
“Nuestra preocupación por el cumplimiento de lo asignado está por encima de nuestros propios
intereses”.
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Liderar la gestión estratégica de la empresa en base a la mejora continua, liderando un equipo de trabajo
para el logro de los objetivos según la visión y misión de la empresa, cumpliendo con los lineamientos
estratégicos del Directorio y las normas vigentes.
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ÁREA CALIDAD
PUESTO DEL SUPERIOR
RESIDENTE DE OBRA
INMEDIATO
PUESTOS QUE LE REPORTAN ---
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Coordinar y hacer el seguimiento de la atención de las postventas reportadas por el propietario hasta la
satisfacción del mismo. Coordinar las entregas de los inmuebles a los propietarios de los proyectos
propios.
Otra actividad designada por su Jefatura referida a temas de post venta Cuando se requiera
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Reunión con subcontratistas para revisar temas de postventas de inmuebles Cuando se requiera
Responsable de la coordinación de la entrega de los inmuebles (según alcance
del proyecto) a los propietarios, incluye entrega de documentación del inmueble Cuando se requiera
a entregar.
Responsable de requerir los recursos necesarios para levantar las
observaciones (material, personal, equipos), y generar la documentación Cuando se requiera
respectiva (valorizaciones, tareo, requerimiento, rendición de caja chica).
Responsable de requerir los recursos necesarios para levantar las
observaciones (material, personal, equipos), y generar la documentación Cuando se requiera
respectiva (valorizaciones, tareo, requerimiento, rendición de caja chica).
Cumplir con la Política de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Permanente
Ambiente, así como con lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión
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Responsable de atender los servicios de postventa ante el cliente y solucionarlos hasta la satisfacción del
mismo.
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Atender y solucionara técnicamente los reportes o reclamos indicados por los propietarios y clientes de
los proyectos durante el tiempo de garantía establecido por la empresa. Mantener la limpieza fina de los
departamentos que se encuentran en custodia para entrega y para la venta.
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Prevenir y controlar los riesgos a través del cumplimiento de la política y los lineamientos de seguridad,
salud ocupacional y medio ambiente establecidos por la empresa, reduciendo todas las contingencias
asociadas a los accidentes e impactos ambientales.
Implementar y actualizar constantemente el Sistema Integrado de Gestión en todos los procesos de la
empresa, que ayuden a lograr los objetivos estratégicos.
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Auditar, controlar y monitorear el cumplimiento de los estándares de Seguridad, Salud y Medio Ambiente
de las Obras a las cuales han sido asignadas. Asesorar y enseñar al personal de Obra, la importancia de
los mismos.
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Gestionar y supervisar los recursos de la empresa y los procedimientos operativos con el fin de generar
valor a la empresa.
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ÁREA FINANZAS
Control financiero de las obras, velando por la calidad de la información otorgada y procurando
eficiencias financieras de los proyectos
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ÁREA ADMINISTRACION
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contrataciones en el puesto).
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ÁREA CONTABILIDAD
Suministrar y actualizar información financiera y contable a los clientes internos y organizaciones que lo
requieran. Verificar la calidad de información que se refleja en los EEFF y minimizar contingencias
Tributarias.
Control del Flujo de Caja de la empresa y de cada obra para asegurar la liquidez general y por obra.
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ÁREA CONTABILIDAD
PUESTO DEL SUPERIOR
GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
INMEDIATO
PUESTOS QUE LE REPORTAN ---
Administrar al personal, de acuerdo a las políticas y lineamientos de la empresa con el fin de optimizar el
rendimiento de los colaboradores.
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ÁREA CONTABILIDAD
Elaborar los estados financieros aplicando normas contables (NIIF) y normas tributarias vigentes,
además de presentar información a diversas entidades sobre información contable
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ÁREA CONTABILIDAD
Elaborar y declarar todo tipo de obligaciones tributarias de la empresa aplicando normas tributarias
vigentes, así como analizar y proponer mejoras para evitar contingencias tributarias.
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ÁREA CONTABILIDAD
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ÁREA CONTABILIDAD
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ÁREA LOGISTICA
Gestionar oportunamente los requerimientos de las obras asignadas, desarrollando las gestiones de
compras bajo las políticas de Fase Dos de manera que se garantice la eficiencia en el uso de los
recursos de la empresa y se generen ahorros sustanciales que redunden en beneficio de la empresa.
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ÁREA LOGISTICA
Distribuir los materiales y equipos desde el Almacén hacia las diferentes Obras desarrolladas por Fase
Dos y apoyar en las distintas actividades del Almacén.
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ÁREA SISTEMAS
PUESTO DEL SUPERIOR
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
INMEDIATO
PUESTOS QUE LE REPORTAN ---
Gestionar, controlar y mantener todos los equipos de informática, comunicaciones, redes y sistemas de
la empresa.
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ÁREA OPERACIONES
PUESTO DEL SUPERIOR
GERENCIA GENERAL
INMEDIATO
RESIDENTE DE OBRA
PUESTOS QUE LE REPORTAN
(*) SUPERINTENDENTE DE OBRAS
Liderar la correcta ejecución técnica, de gestión y documentaria de los trabajos en obra, alcanzando los
objetivos propuestos en calidad, salud ocupacional, seguridad, costos y plazos según los lineamientos de
la empresa y los objetivos de cada obra.
(*) En algunos casos, según la envergadura de la Obra, existirá un Superintendente de Obra sobre el
Residente.
Atraer clientes potenciales para la empresa y establecer el primer contacto con ellos. O Continuo
Levantar la necesidad del cliente y brindar soluciones viables para nuevos
Continuo
proyectos.
Planificar y coordinar con el área los proyectos asumidos por la empresa. Continuo
Controlar y realizar seguimiento de los avances de los proyectos, en coordinación
Continuo
con el jefe de proyectos e ingenieros/ arquitectos residentes.
Realizar visitas periódicas a obras como parte del control y seguimiento realizado. Mensual
Brindar información a los clientes sobre los avances de los proyectos. Continuo
Brindar soluciones a las posibles contingencias presentadas en las obras. Continuo
Supervisar el avance financiero de las obras y los trabajos de mantenimiento en
Diario
ejecución.
Supervisar y coordinar la correcta presentación de expedientes para lograr las
Continuo
licencias de obra.
Realizar el seguimiento de cobranzas a los clientes a través del área administrativa. Mensual
Cumplir con las normas de seguridad que implementa la empresa. Continuo
Cumplir con la Política de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Permanente
Ambiente, así como con lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión.
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ÁREA OPERACIONES
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ÁREA OPERACIONES
Costos y Presupuestos
- Recepcionar el presupuesto aprobado en cual figura la información necesaria para
la ejecución del proyecto, evaluarlo y dar conformidad con las condiciones de obra
- Elaborar el presupuesto meta de obra y circunscribir la gestión de obra al mismo.
- Controlar las desviaciones presupuestales que se generen por las diferencias de Continuo
las estimaciones y realizar análisis de costos específicos de construcción.
- Retroalimentar a los proyectos vía la OFC, sobre la gestión de costos, difundiendo
los casos de consideraciones propias de subcontratación y eficiencia en contener
costos de construcción, según los alcances y situaciones propias de los proyectos.
Planeamiento y Cronograma
- Elaborar el cronograma meta de obra y circunscribir la gestión de obra al mismo.
- Propone variaciones de planeamiento usando estrategias de innovación, uso de
tecnología digital, con el fin de mejorar el plazo o protegerlo.
- Responsable por desplegar los layouts de obra (de obras provisionales y de Continuo
equipos), y coordina su implementación.
- Asume las variaciones y controla que se mantenga fija la fecha de término de
obra, desarrollando planes de acción y coordinando con su equipo de obra
permanentemente.
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Administrar de manera eficiente y oportuna los recursos de Obra, además de ser el principal nexo entre
obra y oficina central.
Gestión de Administración
- Controlar las Políticas y procedimientos Administrativos en Obra
- Coordinar con Jefatura de Administración previo al inicio de Obra el Mobiliario en
general (Oficinas, Sala de Reuniones-Comedor Staff, Comedor NO Staff y
SSHH), en función a los alcances y requerimientos del proyecto, el cual debe ser
revisado con OT y Residencia.
- Custodiar una copia en obra de la carta de adjudicación y de la Licencia de
Obra, en el File de Administración de Obra.
- Recibir al Guardián Nocturno (de ser requerida la posición por Obra), para
brindarle instrucción de sus funciones. Coordinar con la Jefatura de
Administración el suministro de uniforme, mobiliario de ser el caso y renovación
del contrato de Guardián Nocturno
- Gestionar la Constatación Notarial (entorno de obra, vecinos, otros) previo al Diario / Semanal
inicio de Obra; hasta la entrega del Informe Notarial (custodiar un juego en el / Mensual / Fin
Archivador Administrativo de Obra) de Obra
- En coordinación con la Residencia de Obra, solicitar al Bróker la Póliza que se
requiera según necesidad de Obra y Presupuesto al Cliente para el tramite
oportuno (incluye gestión con Jefatura Administrativa de la firma de la Póliza por
el Representante Legal de la Empresa; el Adm. de Obra tramitará el pago de la
misma).
- Coordinar con Vecinos todo tipo de requerimientos, incluyendo notificaciones,
quejas, reclamos, transacciones y acuerdos; con autorización del Resiente de
Obra.
- Entregar Reporte mensual de Contingencias de Obra (entidades Públicas,
Privadas y Vecinos).
- Coordinar constantemente con Jefatura Administrativa de cualquier necesidad o
consulta de Obra para la correcta y oportuna atención.
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ÁREA OPERACIONES
RESIDENTE DE OBRA / RESPONSABLE DE CONTROL DE
PUESTO DEL SUPERIOR INMEDIATO
COSTOS
PUESTOS QUE LE REPORTAN ASISTENTE DE OFICINA TÉCNICA
Realizar la gestión de costos de la obra, para ello desarrollará la línea base de costos (presupuesto
meta) y controlará eficientemente los recursos, de tal forma que los resultados operativos sean
consistentes y confiables en la fecha de análisis y en la proyección al término de obra.
Revisar el contrato y alcances con el cliente y en base a ello controlar las variaciones
Diario
del proyecto (adicionales, deductivos, plazo).
Elaboración del presupuesto meta para determinar la línea base de costos de la Al mes del Inicio
obra, y sobre este presupuesto realizar la gestión de control de costos. de Obra
Al mes del Inicio
Realizar el Cronograma de Adquisiciones (MAT-EQ-SC).
de Obra
Realizar el control de recursos (MO-MAT-EQ-SC) y desperdicios. Semanal
Realizar y actualizar el cuadro control de subcontratistas de la obra. Semanal
Auditar el avance de obra, reportado por Producción, de tal forma que la estimación
Semanal
del avance valorizado del ppto meta (valor ganado) sea consistente y confiable.
Realizar la estimación del avance valorizado del ppto meta (valor ganado). Semanal
Actualizar el ppto real de obra, para tener confiabilidad en la estimación del ppto del
Semanal
saldo de obra y del proyectado de cierre.
Elaborar el Resultado Operativo de la Obra, realizar el análisis de brechas y planes
de acción asociadas a esta (con el fin de revertir en el saldo de obra las negativas y
Mensual
proteger las positivas), revisión interna con el Residente de Obra, y posterior envío al
Responsable de Control de Costos.
Realizar valorizaciones al cliente. Según contrato
Coordinar las reuniones con el cliente y/o supervisión (elaboración de las actas de
Semanal
reunión).
Coordinar y consolidar la información (seguridad-calidad-avance-costos-
programación) para las reuniones e informes semanales de obra. Envío de los Semanal
informes semanales de obra al Responsable de Control de Costos.
Análisis y estimación de los presupuestos adicionales y mayores gastos generales
Permanente
por ampliaciones de plazo.
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ÁREA OPERACIONES
Asistir al Ingeniero de Oficina Técnica en las actividades propias del puesto, coordinando debidamente
con el staff de obra para la correcta ejecución y avance de los trabajos.
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ÁREA OPERACIONES
Apoyar en el manejo y control de obra, mejorando los procesos y optimizando los recursos para un
resultado satisfactorio dentro de lo planificado.
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ÁREA OPERACIONES
Apoyar en el manejo y control de obra, mejorando los procesos y optimizando los recursos para un
resultado satisfactorio dentro de lo planificado.
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ÁREA OPERACIONES
Apoyar en el manejo y control de obra, mejorando los procesos y optimizando los recursos para un
resultado satisfactorio dentro de lo planificado.
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ÁREA PRODUCCION
Revisar y analizar el lookahead y plan semanal, así como los recursos estimados
para la ejecución de las partidas programadas. Revisar y analizar el Lookahead y Semanal
plan semanal, así como los recursos estimados para la ejecución de las partidas Semanal
programadas
Participar en las acciones de planeamiento preliminar de operaciones de la Obra,
emitiendo opinión y dando confirmación que los esquemas y áreas para facilidades Permanente
serán las que las operaciones requieran.
Controlar y exigir al personal a su cargo (subcontratistas y personal de casa)
(subcontratistas y personal de casa), el cumplimiento de los trabajos de las partidas
planificadas y programadas diariamente y programadas diariamente por el área de Permanente
producción, controlando los recursos (MAT-SC-MO-EQ) estimados para cada
trabajo.
Conjuntamente con el Ing. de Producción, liderar las reuniones diarias con el
planeamiento del día; recibir las instrucciones y coordinar con el Ing. de Producción Permanente
el plan del día siguiente.
Evaluar el rendimiento y los resultados del personal a su cargo, y aplicar las
acciones correctivas necesarias en coordinación con el Ingeniero de Producción y Permanente
Residente de Obra.
Realizar los requerimientos de materiales y equipos de manera oportuna, controlar
permanentemente los stocks mínimos de materiales y equipos y controlar el número
Permanente
de personal asignado para el cumplimiento de las actividades programadas a SC y a
personal de casa.
Informar y revisar constantemente los planos, reportando incompatibilidades al área
Permanente
de Producción y Oficina Técnica.
Responsable por mantener la versión vigente de los planos, especificaciones
técnicas y otros documentos de operación en obra. Asimismo, retirar del campo toda Permanente
información técnica que haya sido superada.
Verificar que los entregables se ejecuten cumpliendo lo estipulado en los planos y
especificaciones técnicas, las mismas que serán verificadas en conjunto con el Permanente
Responsable de Calidad.
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Coordinar con los trabajadores de construcción civil sobre las labores de ejecución
Diario
de la Obra.
Realizar el control de la ejecución de la obra de acuerdo a lo previsto en el proyecto Diario
aprobado.
Realizar el trazo y replanteo inicial de obra, de acuerdo a los planos del Proyecto Diario
aprobado.
Realizar el trazo y replanteo durante el proceso de obra, de acuerdo a los planos del Diario
Proyecto aprobado.
Leer e interpretar los planos del proyecto para cumplir con las especificaciones Diario
técnicas que contiene el proyecto aprobado.
Cumplir con la Política de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente,
Permanente
así como con lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión.
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ÁREA SSOMA
FORMACIÓN ---
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CONOCIMIENTOS COMPLEMENTARIOS
Uso de herramientas eléctricas y manuales
DESEADOS
EXPERIENCIA (Tiempo) 1 año en el puesto
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Apoyar directamente en obra realizando funciones de campo buscando cumplir con los resultados
establecidos y el cronograma asignado.
Coordinar con los trabajadores de construcción civil sobre las labores de ejecución
Diario
de la Obra.
Supervisar y controlar los procesos constructivos de acuerdo a las especificaciones Diario
técnicas.
Supervisar y controlar el personal a su cargo para el cumplimiento de las metas. Diario
Supervisar el trabajo de los trabajadores de construcción civil y preparar la Diario
información preliminar sobre los avances de la obra.
Leer e interpretar los planos del proyecto para cumplir con las especificaciones Diario
técnicas que contiene el proyecto aprobado.
Cumplir con la Política de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente,
Permanente
así como con lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión.
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Apoyar directamente en obra realizando funciones de campo buscando cumplir con los resultados
establecidos y el cronograma asignado.
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y Capataz.
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Apoyar directamente en obra realizando funciones de campo buscando cumplir con los resultados
establecidos y el cronograma asignado.
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Apoyar directamente en obra realizando funciones de campo buscando cumplir con los resultados
establecidos y el cronograma asignado.
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Apoyar directamente en obra realizando funciones de campo buscando cumplir con los resultados
establecidos y el cronograma asignado.
Capataces ---
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Apoyar directamente en obra realizando funciones de campo buscando cumplir con los resultados
establecidos y el cronograma asignado.
Capataces. ---
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Fecha de
Versión Descripción del Cambio
Aprobación
Se incluyeron los puestos Jefe de Marketing y Comunicaciones,
Responsable de Planificación y Programación, Auditor Interno,
00 22.11.2016 Superintendente de Obra.
Se eliminaron las competencias de los puestos Gerenciales y
Jefaturales.
Se cambió la dependencia de los Jefes de Proyecto.
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de PDR y GA.
Se incorporado los siguientes Puestos: Asistente de Nominas,
Jefe de Contabilidad, Tesorería y Personal, Responsable de
Costos Junior
Se ha retirado los siguientes puestos, Auxiliar Administrativo y
Jefe de Tesorería
05 28/06/2019 Se ha modificado diversos puestos del MOF
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