Teoría General de la Administración

LICENC I ATUR A EN DER ECHO

 Los enemigos del tiempo y la matriz de
prioridades

Lucha Contra los Enemigos del Tiempo

Para evitar actividades sin importancia, visitas inesperadas y distracciones en el
desempeño de las y los profesionales de la abogacía, es necesario tener un plan y una
estrategia clara para administrar el tiempo y las tareas. A continuación, se presentan
algunas sugerencias específicas que pueden ser útiles:

 Establecer objetivos y prioridades: antes de comenzar el día, es

recomendable establecer objetivos y prioridades claras. Una vez que se tenga
una lista de tareas pendientes, es importante clasificarlas en función de su
importancia y urgencia.
 Planificar el tiempo: una vez que se hayan establecido los objetivos y las
prioridades, es importante planificar el tiempo de manera efectiva. Esto
significa establecer horarios para las diferentes tareas y evitar el exceso de
trabajo.
 Evitar distracciones: las distracciones pueden ser una de las mayores
barreras para una buena administración del tiempo. Para evitarlas, es
recomendable apagar los dispositivos electrónicos que no sean esenciales
durante las horas de trabajo, como las redes sociales y el correo electrónico.
 Establecer límites: es importante establecer límites claros y comunicarlos a
los clientes y colegas. Esto significa establecer horarios específicos para las
reuniones y las llamadas, y asegurarse de que se respeten.
 Delegar tareas: si es posible, es recomendable delegar tareas no esenciales a
otros miembros del equipo o a un asistente. Esto liberará tiempo y energía para
centrarse en tareas más importantes.
 Respetar el tiempo personal: es importante establecer un equilibrio entre el
trabajo y la vida personal. Reservar tiempo para actividades personales y
familiares puede ayudar a reducir el estrés y mejorar el rendimiento en el
trabajo.

Las Visitas Quitan Tiempo

De origen el tener una agenda y planear debe evitar el atender elementos no

programados, aunque es necesario tener también un espacio en la agenda y
planeación diaria para imprevistos, misma que no debería ser más del 5% del
periodo en cuestión, de tal manera que no afecte la planeación inicial o macro.
Debe valorarse si la visita presencial o por notificación de móvil o llamada tiene
y se valora como una urgencia que requiere su inmediata atención; lo cual
debe rechazarse entonces con contundencia de manera cortes y educada.

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Las actividades que no tienen importancia

Como profesional de la abogacía o administración, de hecho, como

profesionista que desempeña una función debe saber delegar actividades no
sustantivas para la obtención de metas u objetivos específicos; asimismo debe
saber decir “no” a aquellas actividades que no contribuyen a su trabajo
fundamental. Las actividades que no tienen importancia suelen ser todas
aquellas que no están dentro de su planeación del periodo.

Las distracciones

Las desviaciones en la atención de nuestra labor suelen ocurrir por factores

externos, redes sociales, teléfono y demás elementos similares; por lo que
debe tener presente el evitar que éstas influyan en los periodos planeados de
trabajo; si bien es necesario un descanso periódico a la labor diaria, no debe
ser tal que afecte la concentración necesaria para ejecutar las tareas.

Las distracciones pueden ser incluso generadas por nuestros colaboradores

(superiores, pares o inferiores jerárquicamente hablando), en la medida de lo
factible debe estar enfocado en su tarea sin descuidar la línea de mando.

El Teléfono, Facebook, Whatsapp, Videojuegos, etc.

Estos elementos son algunos de los principales distractores en el mundo

laboral para personas de la generación X o más antiguas; recuerde que como
persona especialista en Derecho algunos de estos elementos también pueden
ser parte de su actividad necesaria y una entrada de elementos a su flujo de
actividades, negocio o necesidades, bien utilizadas no son necesariamente un
distractor.

Analizando puntualmente la labor jurídica, en su función debe procurar tener

una planeación incluso para la recreación, es decir, si usted es una o un
juzgador no va a estar en una audiencia publicando en sus redes sociales; es
decir debe utilizar el sentido común para poder utilizar o no estos elementos,
considerando su posible afectación o beneficio a su planeación original del
tiempo.

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Matriz de prioridades
Una matriz de prioridades es una herramienta que se utiliza para organizar y clasificar
diferentes elementos o tareas en función de su importancia o relevancia. En una matriz
de prioridades, los elementos se colocan en una tabla con dos ejes: el eje horizontal
indica el nivel de importancia, mientras que el eje vertical muestra la urgencia o el
plazo límite.

Para las y los profesionales de la abogacía, la matriz de prioridades puede ser muy
relevante ya que puede ayudarles a priorizar las tareas y los casos según su nivel de
importancia y el plazo para su resolución. En el campo del Derecho, es común tener
múltiples tareas y plazos diferentes que deben cumplirse simultáneamente, por lo que
una matriz de prioridades puede ayudarles a administrar su tiempo y recursos de
manera efectiva.

Además, una matriz de prioridades también puede evitarles errores o retrasos al

asegurarse de que las tareas más importantes y urgentes se aborden primero. Esto
puede ser especialmente importante en casos donde la vida o la libertad de una
persona están en juego.

El Cuadrante de Prioridades (A, B, C, D)

El principio de Eisenhower es uno de los sugeridos para la administración del

tiempo, se sugiere emplearse para personas con tiempo limitado y para que
puedan delegar fácilmente tareas menos importantes a sus colaboradores.

Se divide así:

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 A B
Importante y Importante, pero
urgente no urgente

Estas tareas tienen Estas tareas

la mayor prioridad, también deben
y deben realizarse realizarse para que
inmediatamente uno pueda alcanzar
para alcanzar los los objetivos, pero
objetivos. se pueden posponer.

C D

Urgente, pero no No importante, ni

importante urgente

Estas tareas deben Estas tareas no son

completarse a
relevantes o son
tiempo, pero no
necesariamente por limitadas en cómo
la persona de alto afectan para el
nivel, por lo que logro de los
puede y se objetivos, por lo
recomienda que no es necesario
delegarlas de ser terminarlas con
posible. urgencia.

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 (1) Cuadrante de prioridades

Las actividades organizadas bajo urgencia e importancia

Siguiendo la propuesta de Eisenhower, al primer cuadrante de tareas A,

podemos decir que es aquél que debe hacer primero, dado que son aquellas
que son mandatarias de realizarse hoy o a la inmediatez posible, debido a que
de no realizarlas afectaría dramáticamente el resultado planeado o esperado.

La clasificación de actividades para ordenar el trabajo

Las actividades son en ciertos eventos difíciles de evaluar y determinar una

importancia para éstas, entonces identificar cuáles deben ser delegadas y
sobre todo a quién debe, en la medida de lo posible, sustentarse en los
elementos de resultados previos; ya que una distribución desigual y mal
clasificada puede afectar el desempeño global.

Se sugiere no exceder de ocho tareas por cuadrante, bajo la premisa de que

cada tarea que incluya en el cuadrante debe ser finalizada, usted o el
encargado de la tarea debe definir la prioridad. Al ser planeación, debe ser
realizada antes de ejecutar la acción.

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Fuentes de consulta

Documento publicado en Internet

Eisenhower, Introducing the Eisenhower Matrix, s. f. disponible en

https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/, consulta: 29/11/2022.

Imagen

(1) Eisenhower, Cuadrante de prioridades, [imagen], s. f., tomada de

https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/, consulta:
29/11/2022.

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