ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
La administración del tiempo; es uno de los recursos más
apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede
ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar.
Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a
valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto
como a medio y largo plazo, es imprescindible:
· Identificar metas, objetivos y prioridades.
· Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.
Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.
Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica
como en la vida profesional.
EFICIENCIA
La eficiencia se refiere a hacer las cosas bien, es obtener el mejor
o máximo rendimiento utilizando un mínimo de recursos.
La eficiencia muestra la profesionalidad de una persona
competente que cumple con su deber de una forma asertiva
realizando una labor impecable.
EFICACIA
La eficacia, por otra parte, es hacer las cosas de la manera
correcta y de esta manera alcanzar el resultado deseado.
El diccionario de la real academia española define la palabra
eficacia como la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se
espera”. Por lo tanto se puede decir que la eficacia es aquella
capacidad o cualidad para lograr, obrar o conseguir algún
resultado en particular, gozando de la virtud de producir el efecto
deseado.
EFECTIVIDAD
Se denomina efectividad a la capacidad o facultad para lograr un
objetivo o fin deseado, que se han definido previamente, y para el
cual se han desplegado acciones estratégicas para llegar a él.
CONTROL
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el Plan adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores
a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
La palabra control tiene varios significados y, más específicamente, varios sentidos, que son
significativos para el análisis, por ejemplo, significa:
[Link].
[Link].
[Link] con una norma.
[Link] autoridad sobre dirigir y ordenar.
[Link] o restringir.
URGENTE E IMPORTANTE
Uno de los apartados que se estudia en los cursos de gestión del tiempo es la diferenciación entre
urgente e importante.
*Las tareas urgentes son aquellas que exigen una atención inmediata y son las que ponen a prueba la
capacidad de respuesta momentánea.
*Las tareas importantes son las que nos llevan a cumplir el objetivo final de la empresa. Pueden ser a
corto o largo plazo y ponen a prueba la capacidad de respuesta futura frente a los obstáculos que se
van presentando.
MITOS Y ENEMIGOS DEL TIEMPO
PLANEACIÓN DEL TIEMPO Y SUS HERRAMIENTAS
* Agenda ejecutiva: La agenda ejecutiva, no es la típica donde anotas citas, reuniones,
presentaciones, etc., sino es un método que permite la complementación de tu agenda, que tiene como
objetivo que organices tu día a través de la priorización de actividades, contemplando incluso las que
surgen de manera imprevista.
* Matriz de administración del tiempo: La matriz de administración del tiempo es un gráfico que
ayuda a administrar mejor los tiempos, organizar las tareas diarias y hacer primero lo más importante.
OBJETIVO
El objetivo es la sumatoria de todas las metas. Es el resultado final de una serie de metas y procesos. El
objetivo es la cristalización de un plan de acción o de trabajo el cual está conformado por metas.
META
Una meta es un pequeño objetivo que lleva a conseguir el objetivo como tal. La meta se puede entender
como la expresión de un objetivo en términos cuantitativos y cualitativos.
LISTA DE PENDIENTES
Lista que documenta tareas incompletas o no satisfactorias luego de que el Contratista ha declarado
que el trabajo esta mayormente completo.
LISTA DE ACTIVIDADES
Es la relación de actividades físicas o mentales que forman procesos interrelacionados en un proyecto.
Esto consiste en elaborar una lista, tan grande como sea posible, de todas y cada una de las actividades
que deban realizarse para lograr los objetivos. Es importante en ésta fase inicial, contar con la
colaboración de la mayoría de las personas involucradas en el proyecto, con el fin de tener una mejor
perspectiva, ya sea individual o de conjunto.
HORARIOS
Planear en base a un horario.- Es marcar horarios específicos para la conclusión de actividades dándole
auge a las tareas prioritarias. El planificador de tiempo recomienda planificar desde el día anterior las
actividades del día siguiente. Es necesario verificar con anticipación la lista de actividades de fechas
siguientes para tener el conocimiento de que se debe concretar. Es necesario tener el conocimiento de
cuales actividades se tendrán que generar para así evitar demoras de tiempo.
HOLGURA PARA ATENCIÓN DE CONTINGENCIAS
Es necesario tener holgura para prevenir contingencias. Es necesario detectar horarios y o actividades
que se puedan cubrir en menor tiempo para así con el tiempo restante poder cubrir tareas al igual que
no prolongar actividades y evitar contratiempos.
Herramientas para la administración del
tiempo.
IDENTIFICAR LOS ENFOQUES DE TIEMPO DE RESPUESTA Y DE TIEMPO DISCRECIONAL
Tiempo de respuesta: Es el que se espera sea el suficiente y necesario para responder a un
requerimiento o acta realizar. Percepción que de acuerdo a la experiencia, se realizará la actividad.
Tiempo discrecional: Lapsos de tiempo sin actividades programadas que pueden servir para atrasos,
revisar la agenda, lo hecho o descansar. Puede ser sobrante de una actividad hecha con anticipación.
EXPLICAR LOS CONCEPTOS DE PRINCIPIO 10-90, CICLO DE PRODUCTIVIDAD, LEY DE
PARKINSON
1. Principio 10 - 90.- o de Pareto.- Se refiere a que el 90 % del valor, se lo llevan el 10% de las cosas, o
que el 90% del tiempo es para hacer el 10% de los asuntos, o el 10% de correos recibidos, da el 90% de
información útil. Al dar prioridad a las actividades. Conviene pensar en este principio para dar más valor
a nuestro tiempo.
2. Ciclo de productividad.- Lapsos de tiempo en el que más producimos o somos más productivos, nos
sentimos con más fuerza o energía, y es variable en c/ persona.
3. Ley de Parkinson.- Este fenómeno se recoge en la primera ley de Parkinson (Cyril Norhcote
Parkinson, 1909-1993) que dice que “el trabajo crece hasta llenar el tiempo del que se dispone para su
realización“. Lo que se traduce en que cuanto más tiempo tienes, más tiempo tardas en hacer las cosas.
Cuanto más tiempo tienes para estudiar algo, más tiempo tardas en hacerlo.
IDENTIFICAR LAS HERRAMIENTAS
DE GESTIÓN DEL TIEMPO Y SUS
CARACTERÍSTICAS
* Delegación.
La delegación es la herramienta más importante de la gestión del tiempo, pero pocas personas saben
delegar con eficacia. Algunos confunden la delegación con asignación de tareas y otros consideran que
delegar es desentenderse de la tarea delegada.“Delegar es el acto de transferir autoridad,
responsabilidad y rendición de cuentas de una persona o grupo a otra”
La delegación efectiva facilita el trabajo del líder y aumenta la productividad en la organización a la vez
que ayuda en la formación de nuevos líderes, pero lo más importante es que le proporciona tiempo al
líder para otras cosas que solo él puede realizar.
* Manejo de interrupciones.
Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo, como: llamadas telefónicas, visitas
sin previa cita, juntas y atención de problemas.
Si son llamadas telefónicas, apóyese en la secretaria. Si son vistas inesperadas, fíltrelas mediante la
ayuda de la secretaria, o el cierre de la puerta o si le tocó atenderla limite de acuerdo a la situación. Si
se trata de junta de trabajo, puede resolver esta interrupción dejando un tiempo en su agenda sin
programar para atender estas interrupciones.
*Asertividad
Asertividad hace referencia a una estrategia comunicativa que se ubica en el medio de dos conductas
que resultan opuestas y que son la pasividad y la agresividad.
*Gestión del estrés
El estrés es la respuesta de adaptación a unas demandas muy dispares llamadas factores de estrés, el
frío, el calor, el traumatismo físico, el ejercicio físico, la enfermedad, la fatiga, etc. son factores de estrés,
igual que la alegría, la pena, el miedo, la coacción, el éxito o el fracaso.
El estrés se manifiesta por un estado, el estado de estrés que corresponde al conjunto de
modificaciones provocadas por el síndrome general de adaptación. Se trata de esas modificaciones
biológicas, psicológicas, somáticas funcionales y orgánicas, visibles y cuantificables, que permiten
apreciar el estado de estrés. En el lenguaje popular se experimenta como un estado de fatiga, de
cansancio, de tensión nerviosa y de agotamiento. Pero no hay que olvidar que el estrés es también y
sobre todo un proceso fisiológico normal de estimulación y de respuesta del organismo. No se trata
forzosamente de una reacción penosa. Es la sal de la vida, indispensable para la adaptación, para el
desarrollo y para el funcionamiento del organismo. Gracias a él el hombre se adapta y progresa.
*Solución de problemas
Diariamente es necesario enfrentar problemas y conflictos a los cuales se les deben encontrar
soluciones aceptables de acuerdo al contexto. El proceso de solucionar problemas implica una serie de
capacidades y habilidades del pensamiento que es importante desarrollar y evaluar en la preparación
académica.
La resolución de problemas es una actividad cognitiva que consiste en proporcionar una respuesta-
producto a partir de un objeto o de una situación.
Una de las capacidades más importantes en la resolución de problemas es la de hacer preguntas que
permitan surgir de un conflicto y sortear la dificultad, algunas preguntas pueden servir para identificar el
problema, otras para buscar alternativas, etc.
*Desensibilización sistemática
Se trata de una técnica muy utilizada en el tratamiento de los desórdenes de ansiedad, especialmente
en las fobias. Consiste en la aplicación de una jerarquía de estímulos estresantes a través de
imágenes visuales, evocación de la situación ansiosa con ayuda del terapeuta, exposición en
imaginación, en realidad virtual, o en vivo del estimulo estresante. Es decir, paciente y terapeuta
diagraman un conjunto de situaciones típicas a las cuales el paciente teme, especificando la mayor
cantidad de detalles posibles. Luego, mientras el paciente se encuentra en un profundo estado de
relajación, se le guía para que vaya imaginando estas escenas temidas de acuerdo al grado de
ansiedad que le provocan.
*Sensibilización encubierta
La técnica de sensibilización encubierta se utiliza para tratar los hábitos destructivos. Se denomina
"encubierta" porque el tratamiento básico se realiza en la mente. La teoría en la que se basa
la sensibilización encubierta es la siguiente: las conductas que se convierten en hábitos arraigados son
aprendidos debido a que son reforzadas consistentemente por una gran cantidad de placer. Una forma
de eliminar el hábito es empezar asociando la conducta habitual con algún estímulo imaginario muy
desagradable.
*Visualización
Visualización es el acto y la consecuencia de visualizar. Este verbo, por su parte, refiere a desarrollar
mentalmente la imagen de algo abstracto, a otorgar características visibles a aquello que no se ve o a
representar a través de imágenes cuestiones de otra índole.
