PROCESO DE CONTROL INTERNO

OBJETIVO:
El objetivo del proceso de control interno del Colegio Belén es establecer un marco de políticas,
procedimientos y prácticas que aseguren la eficacia, eficiencia, integridad y confiabilidad de las
operaciones y actividades realizadas dentro de la institución educativa.
Este proceso busca salvaguardar los activos, promover el cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables, prevenir y detectar fraudes o irregularidades, y garantizar la exactitud y veracidad de la
información financiera y administrativa. En resumen, el objetivo del control interno es proporcionar
una estructura sólida y transparente que respalde la misión educativa del colegio, protegiendo sus
recursos y promoviendo la buena gobernanza en todas las áreas de su funcionamiento.
Establecer las responsabilidades y requisitos para la planeación y realización de auditorías e
informe de resultados y seguimiento de las acciones correctivas asociadas con la auditoria ya sea
interna o externa
La revisión por la dirección es una herramienta que apoya el mejoramiento continuo y
permite asegurar que el sistema de gestión sea conveniente, adecuado, eficiente y
mantenga los lineamientos estratégicos establecidos por la alta dirección
Es diseñar e implementar estrategias y procesos que permitan gestionar de manera
efectiva y proactiva los cambios organizacionales necesarios para adaptarse a nuevas
circunstancias, mejorar el funcionamiento interno, y alcanzar los objetivos institucionales.
Esto implica identificar áreas de mejora, evaluar el impacto de los cambios propuestos,
involucrar a todas las partes interesadas relevantes, comunicar de manera clara y
transparente los cambios planificados, y proporcionar el apoyo necesario para facilitar la
transición hacia la nueva situación. El objetivo final es promover una cultura
organizacional flexible, innovadora y orientada al crecimiento, que permita al colegio
responder de manera efectiva a los desafíos y oportunidades que enfrenta en un entorno
educativo en constante evolución.
Establecer los lineamientos para asegurar el control de los documentos internos y
externos, así como los datos del SGOE.

ALCANCE:
Este procedimiento cubre a Control Interno y todas las áreas involucradas en el Colegio Belen

REFERENCIAS:
Manual de Calidad,Sección 8.2.2 Auditoría Interna.
ISO 9001 (Vigente) Sistemas de gestión de calidad.
ISO 21001:2018 Vigente (sistema de gestión de Organizaciones Educativas)
Programa de auditorias
Plan de auditoria.
Planeación de la auditoria.
Realización de auditoria in situ.
 PROCESO DE CONTROL INTERNO

Reporte de auditoria
Acción correctiva
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD:
Control Interno.- Llevar a cabo lo establecido en el presente procedimiento, vigilar su cumplimiento
y mantener bajo su control los registros mencionados en el mismo, definir el Programa Anual de
Auditorías y nombrar al Auditor Líder y al Equipo Auditor
Es responsable de la revisión, mantenimiento y actualización de este procedimiento, además de la
utilización de este procedimiento en la realización de las auditorías internas.
Es responsable de elaborar el programa anual de auditorías y distribuirlo, así como es responsable
de notificar a cada una de las áreas que van a ser auditadas.
Promover el desarrollo de los auditores internos.
La conservación de los registros relacionados con la realización de las auditorias:
 Programa de auditorías;
 Agenda de auditoría;
 Reporte de auditoría;
 Solicitud de acción correctiva (SAC).
Elabora la(s) solicitud(es) de acción correctiva para las no conformidades identificadas, esto es,
dependiendo del impacto del problema (no conformidad) y las hace llegar a los responsables de
área, donde se enlaza con el procedimiento de Acción correctiva
Elaborar el programa de reuniones y conservar la documentación generada en las
mismas. Garantizar la implementación de los cambios que se requieran en los
documentos del sistema de gestión afectados por los acuerdos tomados
Directores Y RESPONSABLES DE ÁREA.- Proporcionar todas las facilidades y recursos necesarios
para que el procedimiento se lleve de manera adecuada.
EQUIPO AUDITOR.- Realizar la Auditoría apegándose a lo establecido en el presente procedimiento,
y marcando las desviaciones de manera imparcial y objetiva.
Consejo Directivo Implementar en el organismo certificador la utilización y seguimiento de este
procedimiento.

DEFINICIONES:
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen
los criterios de auditoría.
Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.
Revisión por la dirección. Para la aplicación de los requisitos de la Norma ISO 9001, el
organismo de certificación debe incluir como entradas para la revisión por la dirección, la
información relativa a las apelaciones y quejas pertinentes que provengan de los usuarios de las
actividades de certificación y una revisión de la imparcialidad.
Alta dirección. Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto
nivel.
 PROCESO DE CONTROL INTERNO

Área Responsable. Quienes tienen a cargo y son dueñas de un procedimiento/proceso.

Parte interesadas. Personas o grupos que pueden afectar, verse afectada o sentirse
afectada por las decisiones o actividades de la empresa.
Mejora continua. Es la ejecución constante de acciones que mejoran los procesos en
una organización, minimizando al máximo el margen de error y de pérdidas.
Sistema de gestión de la calidad. Un conjunto interrelacionado de elementos de una
organización, que interactúan juntos para establecer procesos y políticas para el
cumplimiento de los objetivos de calidad.
Eficacia. Son los resultados en relación con las metas y cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
Riesgo. Es un efecto de incertidumbre de un objetivo, con el efecto de generar una
desviación positiva o negativa de lo que se espera
Proceso. Es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en
lograr algún resultado específico.
Documentos del SGOE de la organización:
Son aquellos que describen la forma y a los responsables de llevar a cabo las actividades que
aseguran la eficaz planificación, operación y control del SGOE, los controla el Encargado de SGOE
y se conforman por:
Manual del SGOE: Documento en el que respectivamente se establecen; la política, los objetivos
del SGOE, el alcance, la responsabilidad de la Dirección, así como los requisitos de la norma ISO
21001:2018.
Procedimientos y Políticas de calidad requeridos por el estándar de ISO 21001:2018.:
Documentos en los que respectivamente se describe la forma de administrar y llevar a cabo las
actividades genéricas del SGC, relacionadas con las diferentes secciones del manual de gestión.

CONTROL DE REGISTROS:

CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

GENERAR CONSERVAR RETENCIÓN

DESARROLLO:
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA
 PROCESO DE CONTROL INTERNO

1.1. Control Interno, elabora el programa de auditorías anual FO-SG-076 con las fechas en las que
se realizaran las auditorías internas a los diferentes sistemas de gestión de la empresa y estas
deberán realizarse al menos una vez cada doce meses en las normas: ISO 21001:2018

1.2. Además se podrá incrementar el número de auditorías a un área de acuerdo al siguiente

criterio: con base en el estado y la importancia de los procesos, así como los resultados de
auditorías previas.

1.3. Planeación de la auditoria De acuerdo con el programa de auditoras (CODIGO DEL

FORMATO) y la fecha de auditoria, se lleva a cabo la planeación de la auditoría con cuando
menos una semana de anticipación. En caso de que por cuaquier motivo se realice algún
cambio en las fechas de alguna auditoría, éste cambio deberá plasmarse en el programa de
auditoría y actualizarse la revisión.

1.4. Designación del equipo auditor. Las auditorias se realizan con personal que cumple con el
requisito de haber tomado y acreditado un curso de auditoría a sistemas de gestión de calidad
ISO 21001 o tener el certificado de competencia en esta norma. El auditor líder debe tener
experiencia mínimo de 1 auditoria para participar como auditor líder. Además tendrá que
contar con un curso de alineación o capacitación en la norma a evaluar.

NOTA 1: En ambos casos la experiencia puede ser adquirida en cualquier organización.

En caso en que durante las auditorias participen auditores en entrenamiento, éstos deberán ser
supervisados por auditores con experiencia.

NOTA 2: El equipo auditor puede incluir expertos con conocimientos especializados, auditores en
entrenamiento u observadores. El personal que realiza las auditorias no debe tener responsabilidad
directa en las áreas auditadas.

NOTA 3: las auditorias pueden realizarse por personal contratado calificado (certificado como
auditor), en estos casos la metodología y documentos de trabajo pueden ser los que proporcione el
proveedor previo consentimiento verbal o por escrito.

1.5. Comunicación formal. Una vez designado el equipo auditor, el auditor líder procede a hacer
la comunicación formal al área por auditar, misma que se hace por escrito, proponiendo la
duración de la auditoria, fecha, lugar y horario para la reunión de apertura por lo que envía el
plan de auditoria (CODIGO DEL FORMATO). Como resultado de la etapa de planeación y
dependiendo del objetivo y alcance de la auditoria, el equipo auditor prepara las listas de
verificación con las preguntas a realizar en la auditoria en sitio.

1.6. Realización de la auditoria. Al inicio de la auditoria, se efectúa la reunión de apertura en el

lugar, fecha y hora acordados; conforme a la agenda previa que el auditor líder da a conocer a
las funciones de las áreas auditadas. La agenda de esta reunión incluye también dar a
conocer a los auditados el objetivo, alcance y metodología de la auditoria, los horarios y
apoyos requeridos para su desarrollo, así como informarles de la reunión de cierre y del
posterior envío del reporte de auditoría.

La auditoría se desarrolla éticamente en un esquema de armonía y colaboración recíprocas, en

apego al objetivo y plan previamente establecidos.
 PROCESO DE CONTROL INTERNO

Se efectúan las entrevistas, observaciones, recorridos y visitas necesarias, hasta obtener las
evidencias objetivas requeridas.

1.7. Análisis de no conformidades Una vez recabadas las evidencias objetivas, el equipo
auditor se reúne para revisar, comentar y analizar las desviaciones encontradas; siempre en
apego al objetivo.

1.8. Reporte preliminar Con la información resultante, el equipo auditor apoya al auditor líder para
preparar el reporte preliminar. Una vez terminada la auditoria el equipo de auditoria se reúne
para llenar el reporte de auditoria (CODIGO DEL FORMATO).

1.9. Reunión de cierre Al término de la auditoria, se efectúa la reunión de cierre, el punto inicial
de la agenda de cierre consiste en recabar las firmas de los asistentes. Se da la lectura al
reporte preliminar y a las no conformidades identificadas permitiendo el cierre de aspectos
pendientes y se informa de la fecha del envío del reporte de auditoría, la cual no excederá
más de 2 días hábiles a partir de la fecha de cierre.

El auditor líder llena el reporte de los resultados de la auditoria (ver formato NUMERO DEL
FORMATO) y registra y controla. Y se llevara a cabo de la siguiente manera:
 Los dos primeros caracteres serán alfabéticos:
 Auditoría Interna AI
 el sistema que presenta incumpliendo o se detectó el hallazgo
GC= Sistemas de gestión ISO 21001:2015
 Al final se especifica el año
 Se realizará una separación con un guion medio seguido de dos caracteres numéricos
indicando el mes en que se realizó la auditoría.
Ejemplo: AI-CB-11

Las observaciones que se hagan se establecerán para mejora del sistema; Control Interno emitirá
una solicitud de acción correctiva (SAC).

1.10. Verificación. El equipo auditor tiene la responsabilidad de verificar el seguimiento de las

acciones correctivas y preventivas hasta que se estas se encuentren cerradas; y completar así
el ciclo de la auditoria.

2. PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION DE CAMBIOS:

2.1 Los cambios en el Sistema de Gestión de Organizaciones Educativas (SGOE) deben ser
autorizados por la Alta Dirección y estos podrán surgir de las auditorías realizadas, verificaciones,
validaciones o medición de la satisfacción del cliente y las partes interesadas, donde es posible
identificar no conformidades, oportunidades o riesgos, incumplimientos o ineficacias que indican la
necesidad de cambiar la metodología de trabajo, los procedimientos y la información
documentada, podrán estos ser propuestos también por el personal de la empresa, mediante los
canales de comunicación establecidos.

2.2 Los cambios pueden establecerse en:

MENORES: Pueden ser ajustes sencillos, como agregar un ayuda visual a algún proceso,
o aclarar un párrafo en un procedimiento documento, y que no implica modificación o
supervisión posterior al proceso.
 PROCESO DE CONTROL INTERNO

MAYORES: Pueden implicar cambios en el alcance del Sistema de Gestión de Calidad, la

política, los objetivos, visión, nuevos métodos o procedimientos de trabajo, o integración
con otros sistemas de Gestión, los cuales Necesariamente deberán establecerse de
manera documentada en este proceso. Deben estos de realizarse en forma planificada.
Se deberán registrar en el espacio seleccionado en los procesos donde se indica al pie de
página de cada hoja, así como se llevará un registro en este mismo documento donde se
refleje la modificación, la fecha, y la autorización de la Alta Dirección, así como el propósito
de los cambios y las consecuencias potenciales, en su caso las fechas de revisión sobre
dichas consecuencias. Estos cambios se supervisarán a su vez en las auditorías internas,
de manera específica para validar el resultado generado.

2.3 El consejo directivo aprobará o no el cambio. Para aprobarlo, deberá asegurarse de la

integridad del Sistema de Gestión Educativo luego de la aplicación del cambio, dispondrá los
recursos necesarios y, de ser necesario, asignará o reasignará las responsabilidades y autoridades
que correspondan. Así también para llevar el control general de los cambios realizados, se deberá
realizar el llenado en este objetivo de la norma los cambios que se realicen.

3. PROCEDIMIENTO DE REVISION POR DIRECCION

 Control Interno elabora la agenda de reunión de revisión por la dirección, para notificar a
las áreas involucradas la fecha de celebración de la reunión
 Convoca a la revisión por la dirección y solicita información de entrada. La revisión por la
dirección debe incluir, pero no se limitará a los siguientes elementos:
o Los resultados de auditorías internas y externas y externas;
o La satisfacción de clientes y retroalimentación de clientes y partes interesadas
o Desempeño de los proveedores externos
o La salvaguarda de la imparcialidad (retroalimentación del comité de imparcialidad);
o El estado de las no conformidades y acciones correctivas;
o El estado de las acciones para tratar los riesgos;
o Las acciones de seguimiento provenientes de revisiones por la dirección previas;
o Cumplimiento de los objetivos; incluyendo el desempeño de los procesos y
conformidades de los productos y servicios, y los resultados de seguimiento y
medición.
o Los cambios incluyendo los cabios internos y externos que podrían afectar al
sistema de gestión; y
o Las apelaciones y las quejas.

 El área responsable reúne y entrega la información de entrada

 Control Interno Integra la información de entrada para la revisión por la dirección.
 Control Interno lleva a cabo la revisión por la dirección de manera trimestral. Si por
alguna razón se determina otra periodicidad, esto se puede hacer siempre y cuando
se asegure que no transcurran más de doce meses entre cada revisión, y
estableciendo en la revisión la fecha en la que se llevará a cabo la siguiente.
 Realiza los resultados de la revisión por la dirección que contemplen todas las
decisiones y acciones relacionadas con:
o La mejora, incluyendo la mejora de la eficacia del sistema de gestión y de sus
procesos, y de los servicios de certificación en relación con el cumplimento de
las Normas ISO 9001:2015; ISO 21001:2018
o Cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión;
o La necesidad de recursos;
o La revisión de la política y objetivos de la organización.
 PROCESO DE CONTROL INTERNO

 Control Interno revisa al concluir la revisión por la dirección, deberá levantarse una minuta
de acuerdos y compromisos, en la cual se contemplen todas las decisiones y acciones
derivadas.

 Realiza el registro en el formato Minuta y conforme lo establece el procedimiento de control

de documentos y registros se deberá conservar la minuta y toda información documenta
que se derive de la misma.
 Control Interno se da seguimiento a los establecido en la revisión por la dirección.

4. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

 Realizará la revisión de la documentación que integra el SGOE (políticas, procedimientos, formatos

de auditoria, etc.) determinado si requiere actualización o modificación.
 En caso de que se requiera la emisión de un nuevo documento para mejora del SGC, este se
realizará por el Encargado de SGOE.
 Se elaborará la propuesta del borrador o los cambios al documento que corresponda en conjunto con
el titular del área, validando que el contenido sea el correcto, obteniendo el Vo.Bo. de la propuesta.
 El titular del área elaborará el documento ya autorizado y hará entrega de este al Encargado de
SGOE.
 Recibe la documentación y revisará que:

o a) Este firmada.
o b) Su ID sea el correcto.
o c) Fechas y números de revisión sean correctos.

 El ID del documento será proporcionado por el personal del Área de SGC y contendrá:
 PROCESO DE CONTROL INTERNO

o Clave del sistema de gestión: SGOE

o Identificador de documento: PR = Procedimiento, P = Política,
o M = Metodología
o Iniciales del documento
o Número consecutivo

 Después de realizada la revisión del documento este es firmado.

 El documento actualizado y firmado será fotocopiado en la cantidad que corresponda a los

involucrados a los cuales se les distribuirá una copia controlada.

 Se elabora un memorándum y check list de cambios en el cual se notifica a los titulares de las áreas
las modificaciones de los documentos que se han actualizado y es resguardado el documento por el
Encargado de SGOE.
 PROCESO DE CONTROL INTERNO

 Se realiza la difusión de los cambios realizados a través de diferentes medios (Correo electrónico,
avisos, trípticos, etc) por parte del Área de SGOE, así como por los representantes de las áreas ante
el sistema hacia todos sus compañeros.

 Se actualiza la lista maestra para el control y distribución de documentos.

NOTA: Se mantendrá la documentación de manera física y electrónica. Se resguardará en físico y electrónico.

El encargado del Sistema de Gestión de Organizaciones Educativas es el responsable de resguardar la

documentación.

DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS

 Define la ubicación de los documentos legales, gubernamentales o de clientes (externos), así como
los emitidos hacia el Área de SGOE por algún organismo externo, bajo condiciones que eviten su
daño, deterioro o perdida, y determina su tiempo de retención y dependiendo de su vigencia.
 PROCESO DE CONTROL INTERNO

NOTA: El control de documentos externos se hará a través de la “Lista maestra para el control y
distribución de documentos de origen externo”.

 Establece su disposición final de los documentos oficiales / gubernamentales obsoletos, al igual que
los documentos del SGOE y en su caso “especificaciones de clientes”.

 Puede generar copias de documentos controlados del SGOE, esto para usos especiales, y los
controla conforme lo establecido en este documento.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

DISTRIBUCIÓN

El personal de Control Interno es el encargado de distribuir los documentos del SGOE, por nueva creación,
actualización o cambios dentro de esta.
 PROCESO DE CONTROL INTERNO

ACCESO

El acceso a la información del SGOE es a solicitud expresa por correo electrónico del personal del área,
cuando los documentos pertenezcan.

RECUPERACIÓN Y USO

La documentación impresa del SGC será colectada por el personal de Calidad y Procesos, siendo que por
actualizaciones, creación de nuevos documentos o revisión anual de estos, puedan ser retirados de las
carpetas de las Direcciones.

ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN

La documentación del SGC será almacenada y preservada por el personal de Calidad y Procesos, en el caso
de los documentos que se asignen a las Direcciones de la organización estas serán almacenadas por los
responsables de estas áreas y con el compromiso de preservarlas sin daño, alteración o modificación de estas
sin autorización del personal de Calidad y Procesos.

CONSERVACIÓN

La documentación del SGOE será conservada al menos seis meses después de finalizada su vigencia, par

DISPOSICIÓN FINAL
La documentación obsoleta con más de 6 meses de finalizada su vigencia será destruida.
 PROCESO DE CONTROL INTERNO

Cuadro de modificaciones:
INCISO PAGINA CAMBIOS

OBSERVACIONES

Firmas de aprobación:

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Representante de la Dirección CFO CEO

Al momento de imprimir, sustraer información o copiar a otra ubicación el presente documento será
considerado una copia no controlada, por lo que perderá validez para el Sistema de Gestión de
Calidad.