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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PLAN DE AUDITORIA - 2010

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO


OFICINA DE CONTROL INTERNO
PLAN DE AUDITORIA - 2010

1. INTRODUCCION
El MECI define la auditora interna como el Elemento de
Control que permite realizar un examen sistemtico,
objetivo e independiente de los procesos, actividades,
operaciones y resultados de la empresa. Permite emitir
juicios basados en evidencias sobre los aspectos ms
importantes de la gestin, los resultados obtenidos y la
satisfaccin de los diferentes grupos de inters.
La auditora interna se constituye en herramienta de
retroalimentacin del Sistema de Control Interno, analiza
debilidades y fortalezas del control, as como el desvo de
los avances de las metas y objetivos trazados, influyentes
en los resultados y operaciones propuestas en la entidad.
Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o de
mejoramiento de los procesos a partir de evidencias,
soportes, criterios vlidos y servir de apoyo a los directivos
en el proceso de toma de decisiones a fin de que se
obtengan los resultados esperados.
En este orden de ideas, el presente plan protocoliza las
actividades de auditora interna de la Oficina de Control
Interno y que tienen como propsito la evaluacin,

seguimiento y control de todos los procesos inherentes a la


misin de la ESE HOSPITAL LOCAL CARTAGENA DE INDIAS.
Surge como respuesta a la necesidad del mejoramiento
continuo que la ESE requiere como herramienta para
consolidar los cambios, asegurar la continuidad de su
implementacin y continuar sus mejoras garantizando que
no se interrumpan los avances que se han obtenido. La
mejora continua, entonces, se suma a la filosofa de la ESE
bajo la premisa que el desempeo del mejoramiento es la
responsabilidad continua de todos los que hacen parte de la
Empresa para poder lograr los niveles ms altos de
eficiencia, eficacia y rentabilidad social y econmica.
Para la ESE el procedimiento para la auditora de procesos y
mejoramiento continuo, constituye una herramienta que le
permite monitorear los esfuerzos y la evolucin en su
implementacin, a fin que se logren los resultados. A travs
de las visitas de auditora realizadas peridicamente, se
evala la forma en que los usuarios internos de los
procesos estn cada da ms empoderados y desarrollen
las actividades cada vez mejor y se cumplan con los
indicadores y se logren alcanzar las metas.
Este documento, entonces, define el procedimiento para
realizar las auditoras a los procesos y la forma de proponer
las mejoras a los mismos de manera concreta en planes de
mejoramiento, a fin de consolidar una cultura de
mejoramiento continuo dentro de la ESE y propiciar el
ambiente que el ejercicio de control requiere. Con la
resolucin de los problemas detectados en la ejecucin de
los procesos y la puesta en prctica de las oportunidades
de mejora se nutre el ciclo de mejora continua en la ESE.
A continuacin se presenta el objetivo, alcance
del
procedimiento de auditora de procesos y los pasos

correspondientes a seguir para la correcta ejecucin de las


visitas de auditora, las cuales pretenden garantizar y
concientizar a los usuarios de la correcta ejecucin de los
procesos y el beneficio que ste trae para la ESE,
identificando adems las mejoras necesarias a los procesos
y el monitoreo permanente de los indicadores.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
1.1. OBJETIVO GENERAL
Contar con un proceso estandarizado y documentado sobre
la forma como se deben realizar las auditoras a los
procesos las cuales nos arrojen resultados para la mejora
continua, con el fin de determinar mediante evidencia
objetiva el cumplimiento de los indicadores acordados entre
las partes e igualmente capacitar al personal de la ESE en
la forma de detectar oportunidades de mejora de los
procesos.

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS


a) Proteger los recursos de la ESE buscando su adecuada
administracin ante posibles riesgos que los puedan
afectar.
b) Garantizar la eficiencia y economa en todas las
operaciones promoviendo la correcta ejecucin y
actividades definidas para el logro de la misin
institucional.
c) Velar porque todas las actividades y recursos de la ESE
estn dirigidas al cumplimiento de sus objetivos.
d) Garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la
gestin organizacional.
e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin
y de sus registros en libros.
f) Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar
y corregir las desviaciones que se presentan en la
organizacin y que puedan afectar el logro de los
objetivos de la Administracin.
g) Garantizar que el sistema de Control Interno disponga de
sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin.

h) Velar porque la ESE disponga de procesos de planeacin


y mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo
organizacional, de acuerdo a su naturaleza y
caractersticas.

1.3. ALCANCE
Inicia con la definicin de objetivos y planeacin de las
visitas de auditora, desde la definicin del alcance de la
auditora, pasando por los criterios a revisar, el
establecimiento de los responsables, los recursos y las
actividades a seguir para determinar el grado de
cumplimiento de los parmetros del proceso a auditar, el
cumplimiento de los indicadores definidos o acordados, y
finaliza con la emisin del informe de hallazgo y la
redaccin de las oportunidades de mejora, para tomar
acciones dentro del proceso que ayuden al mejoramiento
continuo consolidando un plan de mejoramiento por
procesos y rea.

2.3 PASOS A SEGUIR


2.3.1. Elaboracin cronograma de auditora indicando
los procesos a auditar, las fechas de visita y los
responsables de la visita. Es conveniente que lleve la
aprobacin por parte del gerente de la ESE.
2.3.2. Comunicar el cronograma de auditoras,
publicndolo en lugar visible. Es importante que se haga
nfasis sobre: a) los comportamientos que debe asumir el
talento humano durante el proceso de auditoras, como la
de propender por la cultura del autocontrol; b) definir la
responsabilidad directa de los diferentes actores durante el
proceso y algunas recomendaciones varias.

2.3.3.
Verificacin
de
la
documentacin,
implementacin pertinente y elaboracin de listas de
verificacin y formatos de auditora, sobre el proceso
que se tiene establecido auditar, identificando claramente
el responsable de atender la visita de auditora apoyado en
las personas que actan dentro del proceso. Se requiere
hacer una revisin previa de los documentos, diseos,
flujogramas, indicadores y realizar una lista de chequeo la
cual servir de gua durante la visita.
2.3.4. Ejecutar la auditora en el sitio, utilizando
mecanismos de verificacin fsica, verbal, escrita, ocular y
documental,
apoyndose en la lista de chequeo y
observando las evidencias documentales del proceso.
2.3.5. Analizar la informacin registrada en las
evidencias que los actores de los procesos alleguen al
momento de la visita y que se encuentran en la lista de
chequeo previamente establecida.
2.3.6. Realizar el cierre de la visita de auditora, etapa
que consiste en documentar los hallazgos encontrados.
Estos hallazgos y conclusiones deben ser conocidos y
socializados con los responsables de los procesos
auditados.
2.3.7. Registrar los hallazgos, que pueden ser
oportunidades de mejora o problemas detectados que se
sustenten en evidencias objetivas detectadas por el auditor
o por el auditado. El registro lo debe efectuar el auditor
durante la reunin de cierre dejando constancia por escrito
de los acuerdos o compromisos.
2.3.8. Realizar el informe de auditora, el cual debe
contener: a) objetivos general y especficos, b)
procedimiento, c) los hallazgos encontrados durante la
revisin; d) las conclusiones de la revisin; e)

recomendaciones, y f) comentarios de las revisiones


anteriores y cualquier otra informacin apropiada y
recopilada durante la visita y que est acorde con los
objetivos de la misma.
2.3.9. Presentacin al lder del proceso y/o jefe de la
dependencia el registro de los hallazgos del proceso
auditado, con el objeto de obtener su aprobacin y
compromiso, lo cual se formaliza con la firma de las
respectivas actas. Adems se procede a firmar el
documento que recoge el plan de accin o planes de
mejoramiento.
2.3.10. Presentar al nivel directivo el informe de
auditoras con sus soportes, para su conocimiento y
apoyo.
2.3.11. Seguimiento a la ejecucin de los planes de
accin, teniendo en cuenta las actividades de planes de
accin o compromisos anteriores
que hayan quedado
pendientes por realizar.
2.3.12. Archivar los documentos. Una funcin de
auditora clara, transparente y organizada debe tener a
disposicin en sus archivos la siguiente documentacin:
a) Plan de Auditora debidamente aprobado.
b) Comunicacin formal sobre el programa de auditora a
las partes interesadas.
c) Listas de verificacin.
d) Formato de oportunidades de mejora y problemas
detectados.
e) Informes de Auditora.

La responsabilidad del archivo y manejo de las carpetas se


encuentra asignada a la Oficina de Control Interno en
cabeza de su Jefe de Oficina.
Cada carpeta de proceso deber contener todos los
registros soportes de la auditora:
- Listas de verificacin o chequeo
- Formatos de registro de oportunidades de mejora y
problemas detectados
- Informe de la auditora, y
- Plan de mejoramiento.

2. ACTORES DEL PROCESO DE AUDITORIA


a) Auditores: son las personas encargadas de hacer la
revisin en el sitio del proceso basados en las listas de
verificacin. En la ESE la Oficina de Control Interno en
cabeza de su jefe y su personal de apoyo constituyen el
grupo auditor.
b) Auditados: son las personas objeto de la revisin y que
hacen parte del proceso auditado en cabeza de un lder.
c) Director del Plan de Auditora: que es la persona
quien genera el plan y dirige el ciclo de las visitas,
velando por el cumplimiento de las mismas y el
cumplimiento del cronograma estipulado.

3. FORMATOS DEL PLAN DE AUDITORIA


-

Cronograma de visitas
Acta de inicio de visita
Listas de Verificacin por procesos.
Formato Hallazgos y Comentarios

- Formato Plan de Mejoramiento.

4. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE AUDITORIA


Ver figura.

FORMATO DE HALLAZGOS Y COMENTARIOS


MACRO
PROCESO.
FECHA:

PROCESO/

AUTORIA
No.
COMPROMISOS
COMPROMIS Fecha del Compromiso:
PENDIENTES
DE O:
REVISORIAS ANTERIORES
Dia___/
Mes___
/
Ao_____
SUGERENCIAS SOBRE
REVISION ANTERIOR:
ALCANCE
DE
AUDITORIA:

INDICADOR O
ACTIVIDAD

LA
LA Cumplimiento de los indicadores,
verificacin de entradas y salidas de
insumos al proceso, registro de los
formatos,
cumplimiento
en
la
asignacin
de
funciones,
cumplimiento
de
perfiles,
verificacin
de
la
tecnologa
disponible,
estructura
organizacional, cumplimiento de las
actividades de control y manejo de
los riesgos.
CUMPLIMIE
NTO
( SI/NO)

HALLAZGOS Y
COMENTARIOS

Nombre y Firma del Auditor:


Nombre y Firma del Auditado:

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE AUDITORIA EN LA ESE

PLANEACION

EJECUCION

INFORME
DE
RESULTADO
S

SEGUIMIENTO

Cronograma
de

Carta de
aviso de
visita.

Inicio de
Auditora Acta
de Inicio

Ejecucin del
trabajo.

Cuerpo del
Informe

Oficio de
envo del
Informe

Actas de
Seguimiento.

PLANES DE ACCION O DE MEJORAMIENTO

A partir de los hallazgos encontrados en las auditoras, la


Oficina de Control Interno velar por la elaboracin y puesta en
marcha de un Plan de Mejoramiento en donde se plasmen las
acciones tendientes a corregir las desviaciones.
Para la elaboracin del Plan de Mejoramiento se adopt el
modelo implementado por la Contralora Distrital de Cartagena
de Indias. Ver modelo anexo.

OFICINA DE CONTROL INTERNO


CRONOGRAMA DE AUDITORIAS 2010
AREA:

ADMINISTRATIVA

OBJETO:
comits.

Seguimiento a los procesos administrativos, programacin de reuniones de

DOCUMENTO SOPORTE: MECI - Plan de Auditora 2010 de la Oficina de Control


Interno.
DEPENDENCIA O
PROCESO
REGISTRO SICE
CONTRATACION
ADMINISTRATIVA
RECAUDO
CAJA MENOR
MANTENIMIENTO
MANEJO RESIDUOS
NOMINAS
SUMINISTROS-CAP Y UPAS
SEGUIMIENTO A COMITES

MES

DIA (S)

FEBRERO
FEBRERO

8
9 Y 10

FEBRERO
FEBRERO
FEBRERO
FEBRERO
FEBRERO
FEBRERO
FEBRERO

11 Y 12
15
16 Y 17
18 Y 19
22 Y 23
24 Y 25
26

RESPONSABLES DEL PROCESO:


MARIA FERNANDA MIRANDA VARGAS - Jefe Oficina de Control Interno

________________________________

RENE IBARRA CACERES P.U. Apoyo Control Interno


________________________________

OFICINA DE CONTROL INTERNO


CRONOGRAMA DE AUDITORIAS 2010

AREAS:

ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA

OBJETO: Seguimiento a Procesos Administrativos


Operativos POA, Comits.

Asistenciales,

Planes

DOCUMENTO SOPORTE: MECI - Plan de Auditora 2010 de la Oficina de Control


Interno.
DEPENDENCIA, SERVICIO
O PROCESO
CONTRATACION
ADMINISTRATIVA
CONTRATACION ASISTENCIAL
PLANES OPERATIVOS
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
PROCESOS ASISTENCIALES
COMITES

MES

DIA (S)

JUNIO

1A3

JUNIO
JUNIO
JUNIO

8 A 11
15 A 18
21 A 24

JUNIO
JUNIO

25, 28 Y 29
30

RESPONSABLE DEL PROCESO: MARIA FERNANDA MIRANDA VARGAS - Jefe Oficina de Control Interno
________________________________
RENE IBARRA CACERES
_______________________________

- P.U. Apoyo Control Interno

OFICINA DE CONTROL INTERNO


CRONOGRAMA DE AUDITORIAS 2010
AREAS:

ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA

OBJETO: Seguimiento a Procesos Administrativos


Operativos POA, Comits.

Asistenciales,

Planes

DOCUMENTO SOPORTE: MECI - Plan de Auditora 2010 de la Oficina de Control


Interno.
DEPENDENCIA, SERVICIO
O PROCESO
CONTRATACION
ADMINISTRATIVA:
Coordinadores, Archivo,
Seguridad, Call Center,
Planeacin.
CONTRATACION
ASISTENCIAL: Apoyo
Diagnstico.
PLANES OPERATIVOS:
Sistemas, Urgencias,
Odontologa, Mantenimiento.
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS:
Mantenimiento, Aseo,
Residuos, Nmina.

MES

DIA (S)

JUNIO

1A3

JUNIO

8 A 11

JUNIO

15 A 18

JUNIO

21 A 24

PROCESOS ASISTENCIALES:
Asignacin de Citas,
Convenios Docentes,
Promocin y Prevencin.
COMITES

JUNIO

25, 28 Y 29

JUNIO

30

RESPONSABLE DEL PROCESO: MARIA FERNANDA MIRANDA VARGAS - Jefe Oficina de Control Interno
________________________________
RENE IBARRA CACERES
_______________________________

- P.U. Apoyo Control Interno

OFICINA DE CONTROL INTERNO


CRONOGRAMA DE AUDITORIAS JULIO 2010
AREAS:

ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA

OBJETO:
DOCUMENTO SOPORTE: MECI - Plan de Auditora 2009 de la Oficina de Control Interno.
DEPENDENCIA O SERVICIO

MES

DIA (S)

RESPONSABLES DEL PROCESO: MARIA FERNANDA MIRANDA VARGAS - Jefe Oficina de Control Interno
______________________________

RENE IBARRA CACERES


______________________________

- P.U. Apoyo Control Interno

OFICINA DE CONTROL INTERNO


CRONOGRAMA DE AUDITORIAS AGOSTO-SEPTIEMBRE 2010
AREAS:
OBJETO:

LOGISTICA Y OPERATIVA
SEGUIMIENTO A PROCESOS, PLANES E IMPLEMENTACION DEL MECI.

DOCUMENTO SOPORTE: MECI - Plan de Auditora 2010 de la Oficina de Control Interno.


DEPENDENCIA, PLAN, PROCESO O
SERVICIO
PROCESOS
CAJA MENOR
ASEO
RECAUDO
HISTORIA CLINICA
CONTRATACION
CONTRATACION DE PERSONAL
CONTRATACION DE SERVICIOS
PLANES
SEGUIMIENTO A POAS
SEGUIMIENTO A PLAN DE MEJORAM.
INSTITUCIONAL
IMPLEMENTACION DEL MECI
SEGUIMIENTO A INDUCCION Y
CAPACITACION
SEGUIMIENTO A EVALUACION DEL
DESEMPEO
SEGUIMIENTO IMPLEMENTACION LEY
1010/06
SEGUIMIENTO ACTUALIZACION MAPA
RIESGOS
SEGUIMIENTO ACTUALIZACION PAGINA WEB

MESES

DIA (S)

AGOSTO
AGOSTO
AGOSTO
AGOSTO

17
19
23
26

Y
Y
Y
Y

18
20
24
27

SEPTIEMBRE
SEPTIEMBRE

6Y7
8,9 Y 10

SEPTIEMBRE
SEPTIEMBRE

13 Y 14
16 Y 17

SEPTIEMBRE

20

SEPTIEMBRE

21

SEPTIEMBRE

22

SEPTIEMBRE

23 Y 24

SEPTIEMBRE

29

RESPONSABLES DEL PROCESO: MARIA FERNANDA MIRANDA VARGAS - Jefe Oficina de Control Interno
______________________________

RENE IBARRA CACERES


______________________________

- P.U. Apoyo Control Interno

OFICINA DE CONTROL INTERNO


CRONOGRAMA DE AUDITORIAS NOVIEMBRE DICIEMBRE 2010
AREAS:
OBJETO:

ADMINISTRATIVA Y MISIONAL
SEGUIMIENTO A PROCESOS, PLANES E IMPLEMENTACION DEL MECI.

DOCUMENTO SOPORTE: MECI - Plan de Auditora 2010 de la Oficina de Control Interno.


PLAN O PROCESO
MES
SEGUIMIENTO A CONTRATOS DE TERCERIZACION Y ASOCIACION:
- APOYO LOGISTICO (procesos
NOVIEMBRE
adtivos)
- ASEO
NOVIEMBRE
- VIGILANCIA
NOVIEMBRE
- LABORATORIO CLINICO
NOVIEMBRE
SEGUIMIENTO A PLANES
OPERATIVOS:
SEGUIMIENTO A PLANES DE
NOVIEMBRE
MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Y
PLANES FUNCIONALES O DE PROCESOS,
PLAN COMUNICACIONAL.
SEGUIMIENTO A PROCESOS LOGISTICOS:
- RECAUDO
NOVIEMBRE
- CAJA MENOR
NOVIEMBRE
- NOMINA
NOVIEMBRE
- MANEJO DE RESIDUOS
NOVIEMBRE
- MANTENIMIENTO, ARCHIVOS
NOVIEMBRE
- LAVANDERIA
NOVIEMBRE
SEGUIMIENTO A PROCESOS ASISTENCIALES:
- CONVENIOS DOCENTES
DICIEMBRE
- ASIGNACION DE CITAS
DICIEMBRE
- HISTORIA CLINICA, RIPS
DICIEMBRE
SEGUIMIENTO A SOFTWARE SIOS Y
DICIEMBRE
PAGINA WEB

DIA (S)
2, 3
4, 5
8, 9
16 y 17

18 a 19

22
23
24
25
26, 29
30
2,3
13, 14
15, 16
20, 21

RESPONSABLES DEL PROCESO: MARIA FERNANDA MIRANDA VARGAS - Jefe Oficina de Control Interno
______________________________

RENE IBARRA CACERES


______________________________

- P.U. Apoyo Control Interno