Versión No 2: febrero

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GESTION CARTERA Código: AF-PR-06

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CONTENIDO DE LA
FECHA MODIFICACIÓN Nro.
MODIFICACIÓN
05/05/2019 01 Implementación
Cambio en responsable actividad /gestión
de cobro /comunicación con responsable
17/02/2020 02 de pago (Asistente de Tesorería) /
Eliminación actividad registro base de
datos estudiante.

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombre: Carlos Quintero Nombre: Johny García Nombre: Miryam Fajardo
Cargo: Coordinador de Cartera Y Cargo: Director Administrativo y Cargo: Rectora
presupuesto Financiero
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1. OBJETIVO
Definir los criterios para el recaudo de la cartera en el Gimnasio Campestre de Guilford

2. ALCANCE
Inicia con validación y recepción de novedades de los servicios institucionales para el recaudo de la
cartera y termina con la verificación de las acciones implementadas para el recaudo.

3. DEFINICIONES

 CARTERA MOROSA: Cuentas por cobrar de periodos anteriores por ingresos de

Pensiones, Restaurante, Transporte o Servicios Complementarios entregados por la
institución, el término “moroso” también puede entenderse por “Vencida”.

 CONCILIACIÓN: Confrontación de movimientos bancarios con los saldos de cartera.

 COBRO PRE-JÚRIDICO: Notificación escrita de cobro realizada cuando un deudor o

codeudor ha incumplido a los acuerdos de pago pactados.

 COBRO JÚRIDICO: Cobro de una deuda e intereses a través de la vía legal siguiendo las
etapas determinadas por la ley colombiana.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

 La institución estable como pagos:

 Oportuno: los realizados desde el día de emisión de las cuentas de cobro hasta el
día 10 del mes siguiente.

 La Dirección Administrativa y financiera establecerá las restricciones a padres de familia o

estudiantes por el incumplimiento en el pago de pensiones, Restaurante, transporte o
Servicios Complementarios; estas deben ser reguladas por la Ley o la Junta Directiva de la
Institución y conocidas por los padres de familia con anterioridad, entre las que pueden estar:

 No recibir notas de evaluación periódicas, finales u otras.

 No recibir los informes académicos y comportamentales de los estudiantes.
 No expedición de certificados o constancias solicitadas.
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 Perdidas de auxilios o becas otorgadas por la institución.

 Reporte de los responsables de pago a las centrales de riesgo crediticio.
 Suspensión de los servicios complementarios como Restaurante, Transporte o
proceso de apoyo interdisciplinarios (Learning Center).

Posteriormente será enviado a un comité de cartera conformado por (Rectoría, Dirección

Administrativa y Financiera y Coordinación de Cartera y presupuesto) para aprobación y
ejecución de las restricciones, dicho comité será convocado por la coordinación de cartera y
presupuesto mensualmente o según la criticidad de los casos.

 Los procesos judiciales de cobro de cartera son autorizados por la Dirección Administrativa
y Financiera.

 El proceso de cartera dentro de sus actividades de atención a usuarios cuenta con el apoyo
permanente de la Asistente de tesorería la cual esta en la facultad de consultar y entregar
información a los usuarios responsables de pago, así como preparar estados de cartera bajo
solicitud y de ser necesario realizar apoyo en llamadas a responsables de pago.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

FACTURACIÓN

Recepcionar Recepcionar Rectoría

novedades de novedades de servicios
servicios lo 23 de cada mes para Coordinación de LC-PR01-R04
la generación de Admisiones y Control de asistencia
cuentas de cobro Mercadeo a terapias
anticipada de cada
servicio: Coordinación de Correo Electrónico
Cartera y
Presupuesto
 Dirección
Learning Center
Dirección Learning
Center
• Terapia
ocupacional
Docente encargado
• Psicología
de Deportes
clínica
• Fonoaudiología Coordinación de
• Equino terapia Restaurante
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 Académico
(Docente Coordinador
encargado de transportes
Deportes)

• Equitación
• Voulting
• Karate
• Natación

 Admisiones y
Mercadeo

• Nivelaciones
Académicas.

 Servicio de
Restaurante
(Coordinador
Restaurante)

• Almuerzo
• Medias
Nueves

 Transporte
(Empresa
administradora
servicios de
transporte)

Para los casos de

novedades que
provienen de servicios
como Restaurante y
Transporte deberán ser
validados y aprobados
por rectoría.

Alimentar Software Digitar información en Coordinación de N.A

Contable Helisa modulo PH – Cartera y
COLEGIOS con las Presupuesto
novedades entregadas
para causar en el
software.
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Se generan las cuentas Coordinación de

Generar Cuentas de de cobro mediante Cartera y Cuentas de Cobro
cobro Helisa (PH Colegios) Presupuesto
los 25 de cada mes,
una vez recibida las
novedades de los
servicios
complementarios.

Enviar cuentas de Mediante modulo Coordinación de Correo Electrónico

cobro Helisa (PH Cartera y con cuentas de
COLEGIOS) en Presupuesto cobro.
asentar libros / Opción
cuentas de cobro se
seleccionan por grados
las cuentas de cobro a
enviar mediante correo
electrónico a los
responsables de pago
e iniciar seguimiento y
acciones de cobro.

GESTIÓN DEL COBRO

Generar estados de Generar estado de

Cartera por edades cartera mediante Coordinación de Estado de Cartera
Helisa (PH- Cartera y
COLEGIOS), para Presupuesto
validar la cartera según
su edad y continuar con
el proceso.

Seleccionar Cartera Seleccionar cartera Listado de cartera

sujeta a gestión según edad para Coordinación de
priorizar la gestión del Cartera y
cobro mediante un Presupuesto
listado de cartera.
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Comunicación con De acuerdo con el

responsables de listado de cartera, la Mensajes de texto
pago. Asistente de Tesorería Asistente de Correos Electrónicos
se comunica vía Tesorería AF-PR06-R23
Telefónica, Correo Gestión Cartera
Electrónico y/o
Mensaje de Texto con
los responsables de
pago deudores para
informales de la
situación, motivarlos a
realizar el pago
correspondiente e
informales las posibles
sanciones por
incumplimiento.

Registrando en el
formato control de
gestión cartera el
resultado de la
comunicación.

Citación a Después de realizados Coordinación de Correo Electrónico

responsables de los pasos anteriores se Cartera y Comunicados
pago deben citar a los Presupuesto
responsables de pago Rectoría
que presenten mora
según su (Criticidad)
para establecer un
acuerdo de pago en
primera instancia con la
Coordinación de
Cartera y Presupuesto
para evitar sanciones
correspondientes.

Si en dicha citación no
se llega a un acuerdo el
responsable de pago
puede solicitar en
segunda instancia
atención de su caso a
la rectoría, para lo cual
la Coordinación de
cartera y presupuesto
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debe poner en
conocimiento las
condiciones de la
obligación para
proceder a realizar un
agendamiento por
parte de rectoría.

Cuando el responsable
de pago no asiste a la
citación, se dejará
registro de su
incumplimiento
enviando un
comunicado vía correo
electrónico dando por
hecho su conocimiento.

Nota: Es importante
que en esas citaciones
se recuerde al
responsable de pago
las restricciones en las
que puede incurrir por
el incumplimiento del
acuerdo.

Acuerdo de Pago Después de Coordinación de Registro Acuerdo de

establecido el contacto Cartera y pago
con los responsables Presupuesto
de pago deudores y/o
codeudores, se realiza
acuerdo de pago verbal
y/o escrito.

Aplicación de las Una vez verificado el Coordinación de

restricciones incumplimiento de la Cartera y Notificación
obligación por parte del Presupuesto Institucional
responsable de pago y Comité de cartera Acta de Aprobación
previa autorización del comité cartera.
comité de cartera, se
deben aplicar las
restricciones
correspondientes
establecidas por la
institución.
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Entrega de reportes La coordinación de Coordinación de

de cartera cartera y presupuesto Cartera y
debe enviar Presupuesto Reporte de cartera
mensualmente a la Cronograma de
Rectoría y/o Dirección cartera
Administrativa y
financiera un registro
de la conciliación de
cartera, teniendo en
cuenta el cronograma
establecido para esta
actividad, este informe
debe identificar los
recaudos de la cartera
vencida realizados por
la coordinación de
cartera y presupuesto.

Cobro Pre-Jurídico Vencidos los términos

establecidos para el Coordinación de Correo Electrónico
cobro (edad cartera, Cartera y Comunicado Escrito.
acuerdos) se notifica al Presupuesto
responsable de pago el
inicio de cobro pre-
jurídico

Cobro Jurídico si no se tiene respuesta Coordinación de

del deudor se inicia el Cartera y Notificación jurídica
cobro jurídico teniendo Presupuesto
en cuenta:
 Recolección y
envió de la
documentación
necesaria al
abogado.
 Comunicación
al rector y
dirección
administrativa
y financiera
 Firma del
poder por parte
del
representante
legal.
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FORMATOS RELACIONADOS

• AF-PR06-R23 Gestión Cartera