Código D-PER-011

Fundación Ciudad del Niño

Administración Centralizada
DESCRIPCIÓN DE CARGO
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Revisión 5
SECRETARIA CONTABLE
Fecha Rev. 30- julio - 2020

DESCRIPCIÓN DE CARGO

TABLA DE CONTENIDOS
.1 Identificación

.2. descripción General

.3. Funciones

.4. Reemplazo

.5. Supervisor Directo

6. Relaciones de Trabajo

7. Perfil Profesional

8 Condiciones ambientales laborales.

Tabla Resumen Motivo Revisiones del Procedimiento

Motivo de los Cambios Fecha Nº Rev. Paginas

1.- Párrafo 3. c.- Otras funciones, se agrega punto N° 3 16/01/2014 1 4

2.- Párrafo 7. Se modifica el nivel educacional y las habilidades para el cargo. 16/01/2014 1 5

3.- Párrafo 3a.- Se incorporan dos puntos nuevos con los Nªs. 6 y 7.- 27/04/2015 2 2

4.- Párrafo 3.b.- Punto 4, se agrega la palabra SAG. 27/04/2015 2 3

5.- Párrafo 7: En la formación se agrega un nivel de dominio intermedio en Word y

27/04/2015 2 5
Excel.
6.-Párrafo 7: Se elimina del Nivel Educacional la profesional con título de técnico social. 12/04/2018 3 6
7.- Párrafo 7: Se elimina del Nivel educacional la profesional con formación como
22/04/2019 4 6
Secretaria.
8.- Párrafo 4, 5 y 6: Se incorpora la dependencia funcional de la Subdirectora de
30/07/2020 5 5
Finanzas
9.- Párrafo 7: Se incorporan en el nivel educacional, profesionales técnicos en auditoria
30/07/2020 5 6
o contabilidad.
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ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Dirección de Personas Subdirectora de Personas. Director de Personas

1.- IDENTIFICACIÓN.
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TITULO DEL CARGO: SECRETARIA - CONTABLE.

TIPO DE PROGRAMA: (TODOS)

2.- DESCRIPCIÓN GENERAL.

Encargada de llevar la contabilidad del Programa, la elaboración de las rendiciones de cuentas, de tramitar la
documentación, redactar documentos e informes administrativos y contables que le soliciten el Director(a) del
Programa y la Subdirectora de Administración y Finanzas, apoyar administrativamente a la directora y
mantener ordenados y bajo su custodia los archivos con la documentación del Programa.

3.- FUNCIONES.

Administrativas:
1. Recibir y despachar la documentación del Programa, registrarla y distribuirla a través del libro de control
de correspondencia, para su conocimiento y trámite, según corresponda.
2. Redactar la documentación relacionada con el Programa, que le disponga el Director(a).
3. Informar las citaciones, entrevistas, reuniones u otras actividades organizadas por el Director o
profesionales del Programa.
4. Realizar las citaciones de los niños y familias que deben asistir para atención en las dependencias del
Programa, y mantener actualizado el control de los registros de asistencia
5. Atender a los niños y familias que concurren a las oficinas del Programa y dar respuesta a sus consultas.
6. Respetar la confidencialidad de la información que tiene relación con las intervenciones realizadas a los
niños y familias atendidas.
7. Elaborar las actas de las reuniones del equipo de trabajo.
8. Informar oportunamente de cualquier acontecimiento ocurrido durante la ausencia del Director(a) o quien
lo subrogue.
9. Llevar el control diario de las firmas del Libro de Control de Asistencia de los trabajadores o de la Tarjeta
de Control de Asistencia del reloj control, realizando semanalmente la suma de horas de la jornada
ordinaria y horas extraordinarias trabajadas, y elaborar el resumen mensual de horas trabajadas.
10. Mantener bajo su cuidado y control la documentación del archivo histórico del Programa.
11. Recibir las llamadas telefónicas y efectuar las llamadas solicitadas por la Directora del Programa.
12. Mantener el control de la información de su responsabilidad almacenada en las plataformas informáticas
de la Fundación y cumplir con las medidas de seguridad establecidas para el uso de los sistemas
informáticos y las bases de datos digitalizadas de la Fundación.

Contables:
1. Archivar la documentación administrativa y financiero contable en forma ordenada y de acuerdo a su
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registro en la fecha de ingreso o de salida del Programa, y mantener actualizada en la nube la

documentación exigida por la Dirección de Administración y Finanzas.
2. Registrar y archivar diariamente, en forma cronológica y en los plazos establecidos, con la glosa clara y
de acuerdo al plan de cuentas, los comprobantes de egreso, ingreso y reintegros según sea el
movimiento contable del Programa.
3. Verificar diariamente el saldo del Libro Banco en el Software SAG y WEB del Banco para preparar la
elaboración del Programa Semanal de Pagos.
4. A poyar al Director(a) en la elaboración y actualización del presupuesto anual de caja y en la revisión y
reporte mensual de su ejecución.
5. Elaborar, en conjunto con el Director(a), la rendición de cuentas mensual de los ingresos y gastos del
programa, utilizando el módulo Rendiciones de Cuentas del Software SAG, según los procedimientos y
plazos establecidos por la Fundación y el SENAME.
6. Presentar al Director(a) la conciliación bancaria, el último día hábil de cada mes, utilizando el Software
SAG, para realizar el cierre contable del mes.
7. Presentar al Director(a), para su revisión y V°B°, el Programa Semanal de Pagos con la Conciliación
Bancaria y los documentos de respaldo de los ingresos y egresos de la semana.
8. Mantener bajo su control y resguardo, en una caja de seguridad, los dineros asignados para la Caja
Chica del Programa, y rendir cuenta de éstos al Director(a), al cierre contable de cada mes.
9. Mantener actualizados los registros del módulo Bodega del software SAG, e imprimir el informe de
Movimientos mensuales, para el cierre contable del mes.
10. Revisar mensualmente y mantener actualizada la información y Hojas de Inventario y el Inventario
General del Programa.
11. Presentar a la Supervisora Administrativa y Contable del Programa la información que se le solicite y
reportar del cumplimiento de las actividades y plazos establecidos en los Procedimientos e Instructivos de
la Fundación, para la administración y rendición de cuentas de la subvención y los recursos
proporcionados para la atención de los niños(as) y el funcionamiento del Programa.
12. Reportar a la Subdirectora de Administración y Finanzas, directamente o a través de la Supervisora
Administrativa y Contable, todo hecho o situación que afecte o pueda afectar el correcto uso y destino de
la subvención y de los recursos asignados al Programa para la atención de los niños(as) y su
funcionamiento.
Otras Funciones:
1. Cumplir con los procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión de Calidad relacionados con su Rol
de Secretaria Contable.
2. Ser un activo partícipe en la instalación y desarrollo del “Sello Fundación Ciudad del Niño” en todos los
ámbitos de funcionamiento del Programa.

4.- REEMPLAZO.

1. En ausencias de hasta una semana será reemplazada por un profesional que designe el Director del
Programa, con el V°B° de la Subdirectora de Administración y Finanzas.
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2 En ausencias prolongadas será reemplazada, a jornada completa, por una Contadora, o Técnico en
Contabilidad, o Técnico en Auditoria, con habilidades y competencias similares, reemplazo que deberá
contar con el V°B° de la Subdirectora de Administración y Finanzas

5.- SUPERVISOR DIRECTO.

1. Administrativamente dependerá del Director del Programa.

2. Desde el punto de vista funcional dependerá de la Subdirectora de Administración y Finanzas, a

quién reportará, a través de la Supervisora Administrativa y Contable del Programa, de las
actividades y plazos de las materias administrativas, contables y financieras propias de su cargo.

6.- RELACIONES DE TRABAJO

1. Con el Director el Programa: de supervisión, coordinación, asignación de

tareas, control y apoyo.
2. Con el Subdirectora de Administración y Finanzas: de capacitación, apoyo,
Relaciones de información, supervisión y control, a través de las Supervisoras Administrativas
Trabajo y Contables.
3. Con el equipo de trabajo del Programa: de información, coordinación y apoyo.
4. Con las Direcciones de la Administración Central: de información, coordinación,
control y apoyo.

7.- PERFIL PROFESIONAL:

Título profesional de Contador General, de Técnico en Auditoria Computacional; o

Nivel
de Técnico en Contabilidad y Normativa Tributaria; o profesionales con similar
educacional
formación en contabilidad y finanzas.
De nivel técnico profesional, con dominio de procedimientos contables y de
Formación administración, y de computación en Word y Excel nivel intermedio, además del
uso de Internet y Correo Electrónico
Deseable dos años de experiencia como Secretaria Contable en Programas de la
Experiencia
red SENAME u otros similares
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▪ Trabajo en equipo
▪ Colaboración
▪ Orientación al usuario
▪ Calidad del trabajo
Habilidades ▪ Orientación a los resultados
para el cargo ▪ Perseverancia
▪ Desarrollo de las relaciones interpersonales
▪ Orden
▪ Puntualidad
▪ Honesto en el desempeño de sus funciones

8.- CONDICIONES AMBIENTALES LABORALES.

Oficina con escritorio, computador, impresora, teléfono y estantes para libros y archivos.