Procedimiento de Egresos

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA Código : PFI.
08
Versión : 07
PROCEDIMIENTO DE EGRESOS
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Revisó: Jefe División Financiera
Jefes Sección Presupuesto, Tesorería, Contabilidad Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 4 de 2007
Profesional División Financiera Resolución No. 1858
Profesional Planeación
Coordinación de Calidad
OBJETIVO ALCANCE
Describir las actividades a seguir para tramitar los pagos derivados de los Aplica para los pagos de los compromisos presupuestales y demás
compromisos presupuestales y demás actividades que generan egresos de conceptos que generan egresos de las Unidades Académicas y/o
las diferentes Unidades Académicas y/o Administrativas o proyectos. Administrativas o proyectos.
NORMATIVA
 Acuerdo del Consejo Superior n.° 67 de 2003, Estatuto Presupuestal

 Acuerdo del Consejo Superior n ° 079 de 2019, Por el cual se aprueba el Estatuto y la Reglamentación para la adquisición de bienes y servicios de la Universidad
Industrial de Santander.
 Acuerdo del Consejo Superior n.° 050 de 2014, por el cual se realiza una delegación al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal.
 Acuerdo del Consejo Superior n.° 097 de 2015, por el cual se dictan normas presupuestales para el funcionamiento de la Unidad Especializada de Salud de la
Universidad Industrial de Santander.
 Acuerdo del Consejo Superior n.° 099 de 2015, por el cual se adopta la denominación UISALUD para la Unidad Especializada de Salud de la Universidad Industrial de
Santander.
 Resolución n.° 1059 de 2007, por la cual se establece el pago por transferencia electrónica a los proveedores de la Universidad Industrial de Santander .
 Resolución n.° 3047 de 2008 del Ministerio de Protección Social, Por medio de la cual se definen los formatos, mecanismos de envío, procedimientos y términos a
ser implementados en las relaciones entre prestadores de servicios de salud y entidades responsables del pago de servicios de salud, definidos en el Decreto 4747 de
2007.
 Decreto n.° 4747 de 2007 del Ministerio de Protección Social, por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de
salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
 Código de UAA o proyecto: Código por medio del cual las UAA y proyectos administran sus recursos; está conformado por cuatro dígitos.
 CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal
 Documento de contratación: Se refiere a las órdenes de compra, de trabajo, de prestación de servicios, registro contractual, orden de pago manual, de consultoría
y de suministro, que soportan la adquisición de un bien o servicio de las diferentes Unidades Académico y /o Administrativas o Proyectos de la Universidad.
 Glosa: Es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud , encontrada por la entidad responsable del
pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud .
 RP: Registro Presupuestal
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DEFINICIONES
 SMMLV: Salario mínimo mensual legal vigente.
 SIF: Sistema de Información Financiero.
 Tirillas de pago: Documentos que expide la División de Gestión del Talento Humano de la Universidad y que corresponden al pago de nóminas , auxiliaturas,
servicios, becas, profesores de cátedra y subsidios a estudiantes.
 UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.
 UISALUD: Unidad Especializada de Salud UIS.
CONSIDERACIONES
 Todo pago debe estar respaldado por el original de la orden o compromiso que haya generado el gasto, firmado por el ordenador del mismo, y los soportes que se
requieran según el caso.
 Todos los actos administrativos que afecten el presupuesto de egresos deben contar previamente con el certificado de disponib ilidad presupuestal (CDP) que
garantice la existencia de la apropiación suficiente para atender el gasto a ordenar.
 Según el Acuerdo del Consejo Superior n.° 097 Noviembre de 2015, se dictan normas presupuestales para el funcionamiento de la Unidad Especializada en Salud de
la Universidad Industrial de Santander y en su artículo 73, establece la ejecución Presupuestal en Atención de Urgencias: La atención de urgencias al afiliado del
Sistema de Salud Universitario, contemplada en el plan de beneficios, incluye las tecnologías en salud necesarias para su atención al igual que la observación en
servicios debidamente habilitados para tal fin. El pago estará a cargo de la Universidad a través de la Unidad Especializada en Salud, aunque no exista contrato o
convenio con el prestador de servicios de salud, en consecuencia no requerirá la previa expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal ni del Registro
Presupuestal; su pago se hará efectivo con la presentación de la factura por parte del prestador del servicio .
 En el caso de los documentos de contratación que quedan en reserva presupuestal para la Unidad Especializada en Salud UISALUD y la Sección de Servicios
Integrales de Salud, se dará trámite de pago con facturas de la vigencia en que se constituyó la reserva.
 Los egresos de la Universidad se generan por compromisos presupuestales representados en las órdenes de contratación , contratos, pago de nóminas y de
prestación de servicios, notas débito, obligaciones financieras, entre otros.
 El Ordenador del Gasto es responsable de ejercer la verificación requerida de los documentos soporte de contratación , incluido el pago de los aportes a seguridad
social que correspondan, por el valor del contrato y las condiciones pactadas en el mismo.
 El Supervisor del contrato deberá corroborar y dar su aval que el Contratista efectuó el pago de aportes al sistema de seguri dad social de acuerdo a normativa
vigente.
 Cada Unidad Académica Administrativa será responsable de la verificación de la información tributaria registrada en la plataf orma de Proveedores y deberá
garantizar que la vigencia de los documentos soportes cargados a esta plataforma no sea superior a 3 meses.
 En el momento en el que el Ordenador de Gasto da cumplimiento al documento de contratación, se realiza la afectación contable.
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CONSIDERACIONES
 Cuando se contrate un servicio que corresponda a obra civil, el ordenador del gasto y/o el supervisor del contrato deberá relacionar esta información en la
documentación que se envía para trámite de pago, de igual manera, en los contratos donde se haya requerido anticipo se debe enviar copia del acta parcial de pago ,
relacionando el saldo pendiente por amortizar.
 El formato de glosas y devoluciones (para UISALUD en los casos que aplique) debe ser firmado por:
a) Glosa Administrativa: Empresa externa contratada para revisoría de cuentas.
b) Glosa Médica: Empresa externa contratada para revisoría de cuentas y funcionario encargado del aseguramiento de la calidad en salud .
 En el momento en que las UAA contraten con un proveedor la prestación de un bien o un servicio , deben solicitar que el proveedor diligencie el “FFI.05 - Formato
de autorización para pago por transferencia electrónica”, de acuerdo con el modelo establecido por la Universidad y cumplir los siguientes requisitos (en los casos
que aplique):
- El beneficiario del pago debe ser el titular de la cuenta.
- En el evento que la cuenta bancaria del beneficiario cambie, éste debe solicitar la respectiva actualización de su información, la cual puede ser actualizada
directamente por el mismo Proveedor y/o Contratista en la página web a través del módulo de registro de Proveedores.
- Las cuentas bancarias reportadas por los proveedores o contratistas no deben ser de cooperativas, a excepción de Coopcentral, Coomeva o Banco Falabella.
- En el evento en que la cuenta bancaria del beneficiario cambie , el proveedor debe tramitar la respectiva actualización de manera anticipada previendo los procesos
de trámite de pago.
 Se debe tener en cuenta el fondo o la unidad especifica de la cual se genera el documento de contratación para seleccionar la cuenta bancaria de la cual se debe
debitar.
 La Universidad debe procurar mantener sus cuentas en las entidades bancarias que le permitan a través de internet , el acceso diario a la información de los egresos.
 En los casos en que un proveedor solicite consignación en una cuenta extranjera , será responsabilidad del funcionario encargado del manejo de importaciones realizar
el trámite bancario correspondiente. Una vez completado este trámite, deberá remitir documentos a la Sección de Tesorería.
 Cuando los pagos correspondan a proyectos o convenios Institucionales firmados por el Rector, en los cuales se establezca que la Universidad adquirió compromiso s
de ejecución y contratación sin el requisito de pago anticipado, éste se autoriza sin que los recursos hayan entrado a la Universidad; el pago se realiza siempre y
cuando la Universidad tenga efectivo disponible en sus cuentas. Para realizar el trámite de pago se requiere el VoBo del Vicerrector administrativo. Una vez ingresen
estos recursos se compensa el apalancamiento realizado por la Universidad.
 Los Anexos relacionados en este documento son requeridos por la División Financiera para validar y dar trámite de pago a los compromisos adquiridos por la Unidad
Académico y/o Administrativa. Sin embargo, el expediente contractual debe reposar en la Unidad que genera el compromiso con fines de seguimiento y auditoría por
parte de los Entes de Control.
 Es responsabilidad de las Unidades Académico y/o Administrativas gestoras validar a cabalidad las condiciones establecidas en los Contrato s y/o Convenios. Además,
conservar como parte del expediente contractual los documentos requeridos por el Contrato y/o Convenio establecidos.
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

DESCRIPCIÓN
REFERENCIA
INICIO
Anexo 1 –
Documentos
1. Envía a la Sección de Presupuesto los documentos para el Secretaria de UAA y/o
1. Envía documentos a la Soporte para
B trámite de pago. Funcionario Encargado
Sección de Presupuesto Trámite de Pago
Nota: Para el caso de pagos parciales de UISALUD, División Financiera
únicamente en el primer pago se enviará el original del
Documentos para trámite contrato.
de pago
2. Registra en el SIF la recepción de los documentos. Auxiliar Administrativo

2. Registra recepción de
documentos
Presupuesto
3. Revisa que el objeto de la contratación corresponda al rubro
presupuestal, CDP y RP. Además, chequea que los documentos Auxiliar Administrativo
3. Verifica rubro, revisa soporte estén completos y correspondan al proveedor. Presupuesto
D
documentos, CDP y RP
Nota 1: Para el caso UISALUD, el Sistema de Información
Financiero generará las alertas correspondientes, cuando se
haya ejecutado el 60% del CDP, con el fin de realizar la adición
correspondiente.
No Nota 2: Para la atención de urgencias, se tendrá en cuenta lo
¿Presenta A
establecido en el Acuerdo del Consejo Superior n.° 097 de
inconsistencias? Pág. 5
2015, Artículo n.° 73.
Si
4. Registra el motivo de devolución en el SIF e imprime el
4. Registra el motivo de Auxiliar Administrativo
devolución e imprime
comprobante en caso que se presenten inconsistencias
Ruta SIF: Sistema de Información Financiero / Auxiliar Presupuesto
Presupuesto / Registro Ctas Ppto / Devol Ctas a Unidad AA
5. Remite el comprobante
a la UAA junto con los 5. Envía comprobante de devolución a la UAA junto con los
documentos documentos para el trámite de pago. Auxiliar Administrativo
Nota: Para el trámite de los documentos de contratación Presupuesto
1 UISALUD, aplicará el mecanismo interno definido.
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA
Documentos para trámite

de pago
Comprobante de
devolución
B 6. Analiza, corrige inconsistencias y envía nuevamente a la Secretaria de UAA y/o

6. Analiza y corrige
inconsistencias Pág.4 Sección de Presupuesto. Funcionario Encargado
7. Remite a la Sección de Contabilidad los documentos para Auxiliar Administrativo

7. Remite documentos para
A
trámite de pago
verificar que cumplan con los requisitos de ley establecidos, en Presupuesto
caso que no se presenten inconsistencias.
8. Registra recepción de 8. Registra la recepción de los documentos en la Sección de Auxiliar Administrativo

documentos Contabilidad. Contabilidad
9. Verifica impuestos, 9. Verifica que los impuestos y retenciones se hayan realizado Auxiliar Administrativo
retenciones y documentos
según lo establecido por la Ley. Contabilidad
soporte
¿Presenta No C
inconsistencias? Pág.6
Si
10. Registra motivo de 10. Registra el motivo de devolución en el SIF e imprime el Auxiliar Administrativo
devolución e imprime comprobante, si encuentra inconsistencias. Contabilidad
11. Remite comprobante a 11. Envía comprobante de devolución a la Sección de

Presupuesto junto con los
documentos Presupuesto junto con los documentos para el trámite de
Auxiliar Administrativo
pago.
Contabilidad
2
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RESPONSABLE
REFERENCIA
2
Documentos para trámite 12. Remite los documentos a la Sección de Tesorería para Contabilidad
de pago trámite de pago.
Comprobante de D
devolución 13. Recibe y activa la cuenta en el SIF para que el ordenador Anexo 2 – Aspectos
Pág.4 Auxiliar Administrativo
de gasto autorice su pago y Situaciones
Tesorería
Generales para el
12. Remite documento a la Nota: cuando se trate de documentos de contratación Trámite de Pago
C Sección de Tesorería para generados por importaciones es conveniente precisar que el
pago
trámite de giro de dichos documentos es realizado por esta
unidad, sin embargo los documentos deben cumplir el paso a
paso de todo el proceso financiero hasta su registro de pago
13. Recibe y activa cuenta en el SIF.
para pago
Ruta SIF recibido: Sistema Financiero-Auxiliar Tesorería-
Manejo Egresos- Programación de Pagos-Estado Ordenes de
Pago - Registro en tesorería-registro en tesorería.
14. Autoriza cuenta para Ruta SIF activación: Sistema Financiero-Auxiliar Tesorería-
pago en el SIF Manejo Egresos- Programación de Pagos-Estado Ordenes de
Pago-Activación Cuentas-Activación Cuentas.
Ordenador del Gasto
15. Selecciona las cuentas
14. Autoriza la cuenta para pago en el SIF. Si no dispone de de la UAA
según orden de efectivo el SIF no le permite autorizar el documento de
contratación contratación para el trámite de pago. Para el caso de pagos
que correspondan a proyectos o convenios institucionales
No
firmados por el rector, revisar los considerandos asociados a
¿Pago por E
transferencia? este tema (Pág,3 Consideraciones)
Pág.7 Auxiliar Administrativo
15. Selecciona las cuentas en el SIF de acuerdo al tipo de Tesorería
Si documento de contratación, una vez autorizado por el
ordenador del gasto respectivo.
16. Ordena cuentas y
Resolución n.°
realiza pago por
transferencia electrónica Auxiliar Administrativo 1059 de 2007
16. Ordena cuentas en el SIF según el fondo y realiza pago
por transferencia electrónica. Tesorería
3
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RESPONSABLE
REFERENCIA
3
17. Genera el archivo en el SIF, baja la información a través de
archivo plano y se carga en el portal de la entidad bancaria Auxiliar Administrativo
17. Genera la información
correspondiente. Tesorería
en archivo plano y se carga
en el portal de la entidad Ruta SIF: Sistema Financiero - Auxiliar Tesorería - Manejo
bancaria Egresos-Programación Pagos - Asignación Cheques -
Transferencia Bancaria -Selección Genera Archivo
18. Verifica y aprueba
transferencia 18. Verifica y aprueba las transferencias electrónicas en los Jefe Sección de
portales bancarios. Tesorería
19. Consulta transferencia
e imprime 19. Consulta e imprime en el portal de la entidad bancaria el Auxiliar Administrativo
reporte de la aplicación y/o rechazo de los giros a terceros. Tesorería
Relación de transferencias
aplicadas y rechazadas
20. Ingresa la información al SIF para generar el comprobante
de egreso, registrando el número de transacción a cada
Tesorería
proveedor e imprime el comprobante.
20. Genera comprobantes
de egreso por transferencia Ruta SIF: Sistema Financiero-Auxiliar Tesorería-Manejo
e imprime Egresos-Programación Pagos-Asignación Cheques-Trasferencia
Bancaria-Registro Trasferencia.
Comprobante de pago por - Para Imprimir comprobante: Sistema Financiero-Auxiliar
transferencia Tesorería-Manejo Egresos-Programación Pagos-Asignación
Cheques-Trasferencia Bancos-Comprobante Trasf. Banco
Nota: Una vez se genera el Comprobante de Egreso se envía
Notificación de pago y/o certificado de Descuentos al
proveedor y/o contratista vía correo electrónico.
21. Adjunta a la orden
respectiva y archiva
21. Adjunta el comprobante de egreso al expediente Auxiliar Administrativo
respectivo y entrega al funcionario encargado del archivo. Tesorería
FIN
22. Selecciona cuentas a 22. Selecciona las cuentas a pagar en el SIF a trave de cheque
E Auxiliar Administrativo
pagar en cheque e imprime
se seleciona el documento de contratacion y se procede al Tesorería
giro . Imprime la relación de cheques girados.
4
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RESPONSABLE
REFERENCIA
4
23. Imprime los cheques junto con los comprobantes de
Egreso y los certificados de descuento a proveedores.
23. Imprime cheques y Nota: un cheque puede ser anulado por los siguientes casos:
demás documentos - por solicitud manifiesta del Ordenador Gasto Auxiliar Administrativo
- Por error en la impresión Tesorería
Certificados de descuento - Caducidad del cheque (Vigencia 6 meses)
Comprobantes de pago - Cierre de vigencia
Ruta SIF: Manejo de egresos – programación de pagos –
Cheques anulación de cheques girados – anulación de cheques girados.
24. Entrega cheques al jefe 24. Entrega al Jefe de Sección de Tesorería los cheques y los Auxiliar Administrativo
de la Sección de Tesorería documentos soporte del pago para la firma respectiva. Tesorería
25. Revisa documentos soporte, firma cheques y los entrega al Jefe Sección de
25. Revisa documentos, Tesorería
firma y devuelve al auxiliar
auxiliar.
que correspondew.
26. Recibe listados de descuento de nómina aplicados
remitidos por la División de Gestión del Talento Humano, los Procedimiento para la
26.. Recibe listado de Auxiliar Administrativo
descuentos de nómina descuentos puede ser pagados por traslado, transferencia y Liquidación de Nómina
Tesorería
aplicados cheques, en el caso de los cheques se puede presentar lo General – PTH.32
siguiente:
- Si el cheque es ubicado para entrega por caja, este será
27. Genera las órdenes de
pago en el SIF entregado al personal de la caja de la Universidad.
- En el caso de tratarse de cheques a consignar, estos serán
entregados al funcionario encargado de dicha función
28. Remite carta a la
Entidad Bancaria
27. Genera las órdenes de pago en el SIF para los descuentos Auxiliar Administrativo
de nómina remitidos previamente. Tesorería
Ruta SIF: Sistema Financiero-Auxiliar Tesorería-Manejo
Listado Egresos-Otros Egresos-Nómina-Ejecución Contable-Generar
O_ pago Nómina-Procesar
Carta de solicitud de débito
28. Remite carta a la Entidad Bancaria o mediante portal web Jefe Sección de
solicitando debitar el valor de la nómina de la cuenta respectiva Tesorería
5 para ser abonado a cuentas de los beneficiarios
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RESPONSABLE
REFERENCIA
29. Realiza débito, coloca

sello respectivo y devuelve 29. Realiza débito, coloca el sello respectivo y devuelve
Entidad Bancaria
a Sección de Tesorería documentos a la Sección de Tesorería.
30. Entrega los cheques al Cajero.

Nota: El pago de nómina para el personal de las Sedes Auxiliar Administrativo
30. Entrega cheques al
Regionales debe ser realizado a través de transferencia Sección Tesorería
Cajero
electrónica.
Cheque
No
G ¿Beneficiario?
Si
31. Presenta documento de F

31. Solicita documento de identidad si la persona que reclama Cajero Sección de
identidad Pág.10
el cheque es el beneficiario. Tesorería y/o
Funcionario Encargado
32. Presenta documentos

requeridos
32. Solicita documentos requeridos si la persona que reclama
el cheque no corresponde al beneficiario del pago: Cajero Sección de
- Carta de autorización original y firmada con huella. Tesorería y/o
Documento de identidad Funcionario Encargado
- Documento de identidad
Fotocopia documento de
identidad beneficiario
- Fotocopia del documento de identidad del beneficiario
Carta de autorización Nota: En caso de persona jurídica, verifica que la carta de

autorización para reclamar cheque esté vigente (seis meses).
6
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RESPONSABLE
REFERENCIA
Si
F ¿Cumple requisitos?
No
Cajero Sección de
33. Comunica G 33. Comunica inconsistencias al interesado para que sean Tesorería y/o
inconsistencia para que sea solucionadas si no cumple con los requisitos en la entrega del Funcionario Encargado
solucionada Pág.9
cheque.
34. Coloca sello protector y sello seco si cumple con los Auxiliar Administrativo
requisitos para la entrega del cheque. Tesorería
34. Coloca sello protector
y sello seco Nota: en caso que el cheque caduque por fecha, este debe ser
anulado.
Ruta SIF: Manejo de egresos – programación de pagos –
anulación de cheques girados – anulación de cheques girados.
35. Solicita firma de

comprobante de pago y 35. Solicita al beneficiario o persona autorizada la firma del Cajero Sección de
entrega cheque comprobante de pago y el sello de la empresa en caso que sea Tesorería
persona jurídica. Cumplidos los requisitos entrega cheque al
interesado.
Cheque
36. Realiza el cobro del cheque en la Entidad Bancaria Usuario

36. Realiza cobro en la en respectiva.
entidad bancaria respectiva
FIN
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ANEXO 1 – DOCUMENTOS SOPORTE PARA TRÁMITE DE PAGO DIVISIÓN FINANCIERA
CONTRATO DE SUMINISTROS Y ADICIONALES

DOC .
C ONTRATAC IÓN
DOCUMENTO OBSERVACIONES TENER EN CUENTA
N.º de la orden
Fecha de elaboración
Único pago: documento original
Firma de aceptación del proveedor y n.º de
para pago.
identificación del mismo
Pagos parciales: documento
Verifica número de CDP y RP impreso en el
Registro del contrato en el sistema de original del pago parcial para
documento contractual
información financiero (Orden de suministros). todos los pagos, original del
Detalle del servicio
contrato general para el primer
Valor total
pago parcial y copia del contrato
Observaciones (para consulta)
general para los demás pagos.
Nombre y n.º Identificación del proveedor
Firma del ordenador del gasto
Nota: en caso de realizar ajustes en el contrato inicial a los pagos pactados se debe anexar original o copia del contrato inicial y del
contrato ajustado a la orden debidamente firmado por las partes
CONTRATO DE
Nombre, NIT y regimen del proveedor
SUMINISTROS y
Responsable de IVA: Factura cambiaria de Fechas de expedición y vencimiento factura
ADICIONALES
venta Original para pago o copia al Resolución DIAN de facturación (validar que la
No responsable de IVA: Factura cambiaria de carbón factura esté habilitada en la resolución)
venta o cuenta de cobro Valor total
Factura a nombre de la UIS
Aportes de seguridad social integral (Persona Planilla de pago que corresponda al proveedor y
Copia para pago
natural) periodo contratado.
Certificado o planilla de pago que corresponda al

Aportes parafiscales (Persona jurídica) Copia para pago
proveedor y periodo contratado
N.º factura
Comprobante de entrada o salida de almacén Valor total
Original para pago
(Según aplique) Firma de quien autoriza
Firma de quien recibe
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ORDEN DE COMPRA
DOC .
C ONTRATAC IÓN
N.º de la orden
Firma de aceptación del proveedor y n.º de
para pago.
identificación del mismo
Verifica número de CDP y RP impreso en el
Registro del contrato en el sistema de original del pago parcial para
documento contractual
información financiero (Orden de compra) todos los pagos, original del
contrato general para el primer
Valor total
pago parcial y copia del contrato
general para los demás pagos.
Nota: en caso de realizar ajustes en el contrato inicial a los pagos pactados se debe anexar original o copia del contrato inicial y del
contrato ajustado a la orden debidamente firmado por las partes
ORDEN DE Nombre, NIT y regimen del proveedor

COMPRA Responsable de IVA: Factura cambiaria de Fechas de expedición y vencimiento factura
venta Original para pago o copia al Resolución DIAN de facturación (validar que la
No responsable de IVA: Factura cambiaria de carbón factura esté habilitada en la resolución)
Aportes de seguridad social integral (Persona Planilla de pago que corresponda al proveedor y
Copia para pago
natural) periodo contratado.
Certificado o planilla de pago que corresponda al

proveedor y periodo contratado
N.º factura
Original para pago
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DOC.
CONTRATACIÓN
Visa de trabajo Copia para cada pago Corresponda categoría visa trabajo
EXTRANJEROS Pasaporte Copia para cada pago Vigente
Tarjeta Assist Card Copia para cada pago Vigente
N.º de la orden
Firma de aceptación del proveedor y n.º de identificación del mismo
para pago.
Verifica número de CDP y RP impreso en el documento contractual
Registro del contrato en el sistema de original del pago parcial para todos
información financiero (OPS) los pagos, original del contrato Detalle del servicio
general para el primer pago parcial Valor total
y copia del contrato general para Observaciones (para consulta)
los demás pagos. Nombre y n.º Identificación del proveedor
Nota: en caso de realizar ajustes en el contrato inicial a los pagos pactados se debe anexar original o copia del contrato inicial y del contrato ajustado a la
orden debidamente firmado por las partes
Nombre y NIT del proveedor
Rubro presupuestal
Orden de pago automático Original para pagos parciales Detalle del servicio
Subtotal / IVA / Impuesto Consumo / Total
ORDEN DE
PRESTACIÓN DE Nombre, NIT y regimen del proveedor
SERVICIOS Responsable de IVA: Factura cambiaria de Fechas de expedición y vencimiento factura
venta Original para pago o copia al Resolución DIAN de facturación (validar que la factura esté habilitada
No responsable de IVA: Factura cambiaria de carbón en la resolución)
Certificado o planilla de pago que corresponda al proveedor y
periodo contratado
Formato diligenciado completamente y firmado por el Proveedor

Formato retención en la fuente (Persona
Original para cada pago
natural)
Debe corresponder al beneficiario del pago, cédula y nombre.
Planilla de pago que corresponda al proveedor y periodo contratado.
El Supervisor del contrato deberá corroborar y dar su aval que el Contratista

Copia para pago con VoBo de efectuó el pago de aportes al sistema de seguridad social de acuerdo a
Aportes seguridad social integral (Persona
RRHH en el documento de pago normatividad vigente.
natural - Rubro Honorarios)
parcial
VoBo DGTH en el documento de pago parcial
Pago ARL
Resolución de la Administradora Fondo de Pensiones (AFP) y

Resolución o constancia de jubilación Copia para pago
Administradora Riesgos Laborales (ARL)
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DOC.
CONTRATACIÓN
N.º de la orden
Único pago: documento original Fecha de elaboración
para pago.
Registro del contrato en el sistema de original del pago parcial para todos Verifica número de CDP y RP impreso en el documento contractual
información financiero (Orden de trabajo) los pagos, original del contrato Detalle del servicio
general para el primer pago parcial Valor total
los demás pagos. Nombre y n.º Identificación del proveedor
Nombre y NIT del proveedor
Rubro presupuestal
Orden de pago automático Original para pagos parciales Detalle del servicio
Subtotal / IVA / Impuesto Consumo / Total
ORDEN DE
TRABAJO venta Original para pago o copia al Resolución DIAN de facturación (validar que la factura esté habilitada

Copia para pago con VoBo de El Supervisor del contrato deberá corroborar y dar su aval que el Contratista
RRHH en el documento de pago efectuó el pago de aportes al sistema de seguridad social de acuerdo a
natural - Rubro Honorarios) normatividad vigente.
parcial
Pago ARL
periodo contratado
N.º factura
Original para pago
Formato retención en la fuente (Persona Formato diligenciado completamente y firmado por el Proveedor
Original para cada pago
natural) Debe corresponder al beneficiario del pago, cédula y nombre.
Versión : 07
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DOC.
CONTRATACIÓN
Visa de trabajo Copia para pago Corresponda categoría visa trabajo

EXTRANJEROS Pasaporte Copia para pago Vigente
Tarjeta Assist Card Copia para pago Vigente
N.º de la orden
para pago. Firma de aceptación del proveedor y n.º de identificación del mismo
Registro del contrato en el sistema de original del pago parcial para todos Verifica número de CDP y RP impreso en el documento contractual
información financiero (Orden de consultoría) los pagos, original del contrato
general para el primer pago parcial
Valor total
y copia del contrato general para
los demás pagos.
ORDEN DE
CONSULTORÍA Nombre, NIT y regimen del proveedor
Fechas de expedición y vencimiento factura
Responsable de IVA Factura cambiaria de venta
Original para pago o copia al Resolución DIAN de facturación (validar que la factura esté habilitada
No responsable de IVA: Factura cambiaria de
carbón en la resolución)
venta o cuenta de cobro
Valor total

Original para pago
natural)

Copia para pago Planilla de pago que corresponda al proveedor y periodo contratado.
natural)
Valor de IBC y aportes
Aportes parafiscales (Persona jurídica) Copia para pago Debe cubrir periodo desde expedición de la factura y cada pago
Versión : 07
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DOC.
CONTRATACIÓN
N.º de la orden

para pago. Verifica número de CDP y RP impreso en el documento contractual
Registro del contrato en el sistema de original del pago parcial para todos
información financiero (Contratos) los pagos, original del contrato Valor total
general para el primer pago parcial
los demás pagos.
Forma de pago pactada
Valor del contrato
Copia de la Minuta del Contrato Para primer pago Objeto del contrato
Para el caso de los consorcios, verifica porcentaje de participación de
los consorciados.
Carta de autorización de Fiducia Cuando es anticipo Certificado Fiducia
REG.
CONTRACTUAL Nombre, NIT y regimen del proveedor
venta Original para pago o copia al Resolución DIAN de facturación (validar que la factura esté habilitada

Original para pago
natural)

El Supervisor del contrato deberá corroborar y dar su aval que el Contratista
Copia para pago con VoBo de efectuó el pago de aportes al sistema de seguridad social de acuerdo a
Aportes seguridad social integral (Persona normatividad vigente.
RRHH en el documento de pago
natural - Rubro Honorarios)
parcial VoBo DGTH en el documento de pago parcial
Pago ARL
Resolución de la Administradora Fondo de Pensiones (AFP) y

Resolución o constancia de jubilación Copia para pago
Administradora Riesgos Laborales (ARL)
Copia para pago (Debe cubrir Nombre y n.º Identificación del proveedor
Aportes parafiscales (Persona jurídica) periodo desde expedición de la Periodo de cotización certificado
factura y cada pago) Firma revisor fiscal
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DOC.
CONTRATACIÓN
N.º de la orden
Único pago: documento original para pago. Firma de aceptación del proveedor y n.º de identificación del mismo
Pagos parciales: documento original del pago parcial
Registro del contrato en el sistema de información Verifica número de CDP y RP impreso en el documento contractual
para todos los pagos, original del contrato general para
financiero (Orden de suministro). Detalle del servicio
el primer pago parcial y copia del contrato general para
Valor total
los demás pagos.
Nota: en caso de realizar ajustes en el contrato inicial a los pagos pactados se debe anexar original o copia del contrato inicial y del contrato ajustado a la orden debidamente firmado por
las partes
Minuta Copia para primer pago Valor de la minuta igual al valor del contrato
Fechas de expedición y vencimiento factura
Responsable de IVA: Factura cambiaria de venta
Resolución DIAN de facturación (validar que la factura esté habilitada
No responsable de IVA: Factura cambiaria de venta o Original para pago o copia al carbón
en la resolución)
cuenta de cobro
UISALUD Valor total
periodo contratado
Firmado por Entidad externa revisora de cuentas y/o Firma del Supervisor del Contrato
funcionario encargado del aseguramiento de la calidad en Firma Ordenador del Gasto
Formato de Glosas y Devoluciones
salud (este último si aplica) Para cada pago identificar el
Valor a pagar coincida con la orden
valor glosado.
Valor a reembolsar
Formato Reembolsos Original para cada pago
Firma del Ordenador de Gasto
Anexo Descuento por Pronto Pago Original para cada pago Firmado por Ordenador de Gasto
Aportes seguridad social integral (Persona natural - Copia para pago con VoBo de RRHH en el documento El Supervisor del contrato deberá corroborar y dar su aval que el Contratista
efectuó el pago de aportes al sistema de seguridad social de acuerdo a
Rubro Honorarios) de pago parcial normatividad vigente.
Pago ARL
Formato retención en la fuente (Persona natural) Original o copia para cada pago
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ANEXO 2. ASPECTOS Y SITUACIONES GENERALES PARA EL TRÁMITE DE PAGO
SITUACIONES QUE GENERAN REPROCESOS Y DEMORAS EN EL TRÁMITE DE PAGO
 Error por parte de la Unidad Académico y/o Administrativa al seleccionar la clase de Bien o Servicio que se incluye en el detalle del
contrato.
 Inconsistencias encontradas en la documentación soporte al validar la información con la que se encuentra registrada en el Sistema de
Información Financiero.
 Documentación soporte incompleta.
 La No Autorización oportuna por parte del Ordenador del Gasto una vez activado el documento de contratación para giro
 Que no exista disponibilidad de efectivo en la UAA para el cumplimiento de los compromisos.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA QUE EL TRÁMITE DE UN DOCUMENTO CONTRACTUAL

 Cuando el documento de contratación ha sido recibido y en el proceso de verificación se detecta que la clase del bien o servicio en el
detalle del contrato ha sido seleccionado erróneamente esto implica un reproceso y retraso en el registro y activación de la misma ya
que debe ser calculada nuevamente por el Auxiliar Administrativo a cargo de éste proceso.
 El Ordenador del Gasto no puede autorizar un Documento de Contratación sin asegurar efectivo disponible en la Unidad para el
cumplimiento de sus compromisos.
 La selección de cuentas para la revisión por parte de la Sección de Tesorería se realiza diariamente en días hábiles.
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ANEXO 2. ASPECTOS Y SITUACIONES GENERALES PARA EL TRÁMITE DE PAGO
RAZONES MAS FRECUENTES DE RECHAZO BANCARIO
 Número de cuenta errado

 Cuenta inactiva
 Cuenta no abierta
 Cuenta bloqueada o congelada
 No es titular de cuenta
 Número de identificación errado
 Cuenta no existente
 La cuenta no puede tener un estado restringido.
 Subproducto no habilitado para recibir transferencia
Para los documentos de contratación relacionados con mantenimiento y/o construcción, el Supervisor, Interventor o el Ordenador del
Gasto del contrato debe indicar por escrito si se trata de un contrato de Obra Pública según lo establecido en la Ley 1106 de 2006 y
Ley 1430 de 2010.
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
Octubre 11 de Creación del Documento

1
2004
 Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control
de Documentos
 Inclusión del alcance y definiciones
 Ampliación de las consideraciones
 Actualización de la normatividad
 Especificación de los responsables de las actividades
 Se incluye la consideración que sugiere que la Universidad debe procurar mantener sus cuentas
en Entidades Bancarias que permitan el intercambio de información a través de internet.
 Se incluyen los requisitos para pago por transferencia electrónica.
Diciembre 04 de  Se especifica la responsabilidad del trámite bancario en los casos en que se requiera
2 2007 consignación en cuentas extranjeras.
 Se incluyen las actividades que son responsabilidad de la Sección de Presupuesto, así como la
actividad en la que el SIF le permite al Ordenador del gasto autorizar la cuenta, siempre y
cuando disponga de efectivo.
 En la misma forma se incluyen las actividades que deben seguirse para efectuar transferencias
electrónicas según normatividad vigente de la Universidad, y para el trámite de tirillas de pago
provenientes de la División de Recursos Humanos.
 Se suprime la actividad que contemplaba la consignación de cheques en Entidades Bancarias o
el envío de los mismos por correo como responsabilidad de la Sección de Tesorería.
En la actividad 13 se incluyó la autorización de pagos anteriores al ingreso de los recursos,
Abril 15 de 2009 para proyectos o convenios Institucionales firmados por el Rector donde se establezca que la
3 Universidad adquirió compromisos de ejecución y contratación sin el requisito de pago
anticipado.
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
APROBACIÓN
 Complemento de los responsables en algunas actividades.

4 Noviembre 19 de  Se incluyó en la Actividad 30 el pago por transferencia electrónica para el personal de las
2009 sedes regionales.
 En la Actividad 35, se incluyó una nota dando claridad al envió de los comprobantes de
pagos y documentos soportes por parte de las sedes.
 Enumeración de las actividades del Procedimiento.
 Inclusión de normatividad, Acuerdo del Consejo Superior No.046 de 2013
 Eliminación de la consideración “El Jefe de la División Financiera está facultado para realizar
autorizaciones de: cuentas, solicitudes de CDP y de modificaciones presupuestales, en los
5 Marzo 31 de 2016 casos en que se requiera”.
 Modificación de consideraciones
 Inclusión de los Anexos 1, 2 y 3 referentes a los documentos soporte que deben ser allegados
a la Sección de Tesorería para trámite de pago y aspectos a tener en cuenta para un trámite
de cuentas exitoso.
 Inclusión en la actividad de CDP y RP
 Aclaración en la actividad 9 de aspectos puntuales a verificar en documentación soporte.
 Cambio a nuevo formato con inclusión de tiempos estimados para las actividades del
procedimiento.
 Se realizó la inclusión de la Sección de Contabilidad en el Proceso, es decir, el trámite de

cuentas se realizará así: 1. Sección de Presupuesto, 2. Sección Contabilidad, 3. Sección de
6 Septiembre 26 de Tesorería.
2018  Se realizó la revisión de los soportes requeridos por parte de la División Financiera para dar
trámite de pago a los documentos de contratación.
 Se realizó la inclusión de una nota en el anexo 2 acerca de los documentos de contratación
relacionados con actividades de construcción y/o mantenimiento.
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
APROBACIÓN
 Inclusión de la normativa correspondiente al estatuto de contratación.

 Revisión de flujograma y actividades.
 Actualización de las rutas del sistema de información financiero.
 Actualización de documentación soporte requerida.
 Actualización de la denominación de División de Gestión de Talento Humano.
 Inclusión y modificación de algunas consideraciones asociadas con: reserva presupuestal para
UISALUD, verificación del ordenador del gasto y supervisor de los aportes se seguridad social de
contratista, periodicidad de reporte del informe tributario en la plataforma de proveedores ,
aspectos para pago anticipado de los contratos de obra civil, y novedades en el cambio de cuenta
7 Febrero 08 de 2021
bancaria de proveedor.

Procedimiento de Egresos

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PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA Código : PFI.

 Acuerdo del Consejo Superior n.° 67 de 2003, Estatuto Presupuestal

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

2. Registra en el SIF la recepción de los documentos. Auxiliar Administrativo

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

Documentos para trámite

B 6. Analiza, corrige inconsistencias y envía nuevamente a la Secretaria de UAA y/o

7. Remite a la Sección de Contabilidad los documentos para Auxiliar Administrativo

8. Registra recepción de 8. Registra la recepción de los documentos en la Sección de Auxiliar Administrativo

11. Remite comprobante a 11. Envía comprobante de devolución a la Sección de

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

29. Realiza débito, coloca

30. Entrega los cheques al Cajero.

31. Presenta documento de F

32. Presenta documentos

Carta de autorización Nota: En caso de persona jurídica, verifica que la carta de

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

35. Solicita firma de

36. Realiza el cobro del cheque en la Entidad Bancaria Usuario

ANEXO 1 – DOCUMENTOS SOPORTE PARA TRÁMITE DE PAGO DIVISIÓN FINANCIERA

CONTRATO DE SUMINISTROS Y ADICIONALES

Certificado o planilla de pago que corresponda al

ANEXO 1 – DOCUMENTOS SOPORTE PARA TRÁMITE DE PAGO DIVISIÓN FINANCIERA

ORDEN DE Nombre, NIT y regimen del proveedor

Certificado o planilla de pago que corresponda al

ANEXO 1 – DOCUMENTOS SOPORTE PARA TRÁMITE DE PAGO DIVISIÓN FINANCIERA

Firma del ordenador del gasto

Formato diligenciado completamente y firmado por el Proveedor

Planilla de pago que corresponda al proveedor y periodo contratado.

El Supervisor del contrato deberá corroborar y dar su aval que el Contratista

Resolución de la Administradora Fondo de Pensiones (AFP) y

ANEXO 1 – DOCUMENTOS SOPORTE PARA TRÁMITE DE PAGO DIVISIÓN FINANCIERA

Planilla de pago que corresponda al proveedor y periodo contratado.

ANEXO 1 – DOCUMENTOS SOPORTE PARA TRÁMITE DE PAGO DIVISIÓN FINANCIERA

Visa de trabajo Copia para pago Corresponda categoría visa trabajo

Formato diligenciado completamente y firmado por el Proveedor

Nombre y n.º Identificación del proveedor

ANEXO 1 – DOCUMENTOS SOPORTE PARA TRÁMITE DE PAGO DIVISIÓN FINANCIERA

Firma de aceptación del proveedor y n.º de identificación del mismo

Firma del ordenador del gasto

Formato diligenciado completamente y firmado por el Proveedor

Planilla de pago que corresponda al proveedor y periodo contratado.

Resolución de la Administradora Fondo de Pensiones (AFP) y

ANEXO 1 – DOCUMENTOS SOPORTE PARA TRÁMITE DE PAGO DIVISIÓN FINANCIERA

ANEXO 2. ASPECTOS Y SITUACIONES GENERALES PARA EL TRÁMITE DE PAGO

SITUACIONES QUE GENERAN REPROCESOS Y DEMORAS EN EL TRÁMITE DE PAGO

 Documentación soporte incompleta.

 Que no exista disponibilidad de efectivo en la UAA para el cumplimiento de los compromisos.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA QUE EL TRÁMITE DE UN DOCUMENTO CONTRACTUAL

ANEXO 2. ASPECTOS Y SITUACIONES GENERALES PARA EL TRÁMITE DE PAGO

RAZONES MAS FRECUENTES DE RECHAZO BANCARIO

 Número de cuenta errado

Octubre 11 de Creación del Documento

 Complemento de los responsables en algunas actividades.

 Se realizó la inclusión de la Sección de Contabilidad en el Proceso, es decir, el trámite de

 Inclusión de la normativa correspondiente al estatuto de contratación.

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