CÓDIGO: P–FES–01

PROCEDIMIENTO DE CRÉDITOS PARA

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EDUCACIÓN SUPERIOR
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CRÉDITOS PARA EDUCACIÓN SUPERIOR

REVISÓ APROBÓ
JEFE DE OFICINA PARA LA EDUCACIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
SUPERIOR
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1. OBJETIVO

Establecer las condiciones generales y actividades necesarias que faciliten los procesos
para el otorgamiento de créditos en educación superior.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para aquellas personas interesadas en acceder al crédito de

educación superior.

3. DEFINICIONES

• Áreas y funcionarios Involucrados proceso de crédito educativo: Las

siguientes son las áreas y servidores públicos que estarán involucradas en los
procesos de otorgamiento y administración de la cartera de crédito del Fondo Social
para la Educación Superior:
ü Gobernador del Departamento del Meta, calidad de presidente de la Junta
Administradora.
ü Junta Administradora
ü Director del Fondo Social para la Educación Superior
ü Funcionarios del Fondo Social para la Educación Superior

• Carta de Instrucciones y compromiso: Documento suscrito por el deudor y los

codeudores mediante el cual manifiestan conocer el manual del crédito educativo,
las obligaciones adquiridas y autorizan al Fondo para diligenciar los espacios en
blanco del pagaré, en caso de cobro jurídico.
• Crédito Educativo: Operación financiera a través de la cual el Fondo Social para
la Educación Superior de la Gobernación del Meta, otorga al estudiante
seleccionado una cantidad de dinero para financiar estudios de educación superior
(matrícula y en algunos casos, costos de sostenimiento en universidades públicas),
y este se compromete a pagar el mismo mediante el pago de una o varias cuotas
futuras compuestas por el capital inicial más los intereses a la tasa pactada.
• Destinación desembolso: El solicitante del crédito debe garantizar y/o certificar
que los recursos aprobados por parte del Fondo Social para la Educación Superior
se destinarán exclusivamente para cubrir los costos de matrícula y sostenimiento
(en universidades públicas) de sus estudios de educación superior en las
modalidades técnica profesional, tecnológica, universitaria y posgrado.
• Deudor: La persona solicitante a la cual se le ha otorgado el crédito educativo,
conforme al Manual del Crédito, para iniciar o continuar con sus estudios de
educación superior.
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• Fondo Social para la Educación Superior (Fses): Es un instrumento financiero

de apoyo para el desarrollo de la política educativa del departamento del Meta,
orientado a beneficiar a los bachilleres de escasos recursos económicos para que
puedan ingresar a las instituciones de educación superior debidamente reconocidas
por el icfes.
• Instituciones de Educación Superior: Son los establecimientos o entidades que,
cumpliendo con las exigencias legales, adelantan programas en las diferentes
modalidades educativas de educación superior. Las instituciones de educación
superior se clasifican así: Instituciones Técnicas Profesionales, Instituciones
Tecnológicas, Instituciones Universitarias y Universidades.
• Interés Corriente: Es el valor que devenga el Fondo por el financiamiento del
crédito otorgado a los beneficiarios, se calcula sobre el total del capital adeudado
durante época de estudios y el período de gracia; durante el período de amortización
a capital se liquidará sobre el saldo a capital no causado. Él beneficiario cancelará
mensualmente el interés corriente.
• Interés Mora: Es el valor que devenga el Fondo por el no pago de la cuota a capital
del crédito adjudicado. Se calcula sobre la(s) cuota(s) a capital vencida(s)
mensualmente.
• Niveles de educación objeto de financiamiento: El crédito educativo del Fondo
Social para la Educación Superior tiene como objetivo el financiamiento de
programas académicos en Instituciones de Educación Superior aprobadas por el
Ministerio de Educación Nacional y/o registro ICFES, en las modalidades de Técnica
Profesional, Tecnológica, Universitaria y Posgrado (Especializaciones, Maestrías,
Doctorados).
• Pagaré: Título valor con espacios en blanco suscrito por el deudor y los codeudor
mediante el cual se obligan incondicionalmente a pagar una suma determinada de
dinero, a favor del Departamento del Meta y/o Fondo Social para la Educación
Superior. Por medio del pagaré se configura una relación directa entre el suscriptor
y el tenedor (Fondo).

4. RESPONSABLES

• Jefe de Oficina para la Educación Superior

• Funcionario designado
• Auxiliar Administrativo
• Junta administradora
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5. DESARROLLO

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

INICIO

Jefe de Oficina para Consultar de forma

la Educación aleatoria el calendario Publicación del
1 Superior / académico de Instituciones cronograma en la
Auxiliar/Técnico/ de Educación superior del página web
profesional Dpto.
Elaborar el cronograma de
Jefe de Oficina para actividades (fechas de Elaborar
la Educación recepción de documentos, cronograma de Cronograma
2
Superior aprobación y publicación de actividades publicado
créditos aprobados).

Realizar publicación del

Servidor Público cronograma de actividades en Publicación del
la página web y dar apertura cronograma en la
3 Designado Formularios
del formulario interactivo de la página web
página.

Realizar primera
verificación de formularios
Servidor Público Revisar
con documentos requisitos
4 Designado información básica
conforme manual del
crédito vigente.

Software
Servidor Público Radicar la solicitud y los Radicar solicitud y Administrador
5 Designado soportes del crédito en el soportes de Créditos
sistema. Estudiantiles

Revisar e ingresar la
Jefe de Oficina para Software
información básica en el Revisar
la Educación Administrador
6 software del FSES información
Superior Software
de Créditos
(información del deudor y
Estudiantiles
del codeudor).
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Jefe de Oficina para Realizar el estudio,
la Educación verificación y análisis de
Superior/ cumplimiento de requisitos
7 Realizar estudio
Servidor Público del manual de crédito
Designado vigente de las solicitudes de
crédito.

Jefe de Oficina para

Realizar certificación de
la Educación Realizar
cumplimiento de requisitos
8 Superior / Servidor certificación de Certificación
para ser aprobado crédito cumplimiento
Público Designado
educativo nuevo y renovado

Jefe de Oficina para

Realizar publicación en la
la Educación Realizar
página web de la
Superior publicación en
9 certificación de
/ Servidor Público página web de
cumplimiento de requisitos
Designado certificación
de solicitud crédito nuevo.

Solicitar en el Banco de
Proyectos de Inversión ante
Jefe de Oficina para
Departamento Solicitar Certificado
10 la Educación Solicitud
Administrativo de Bancos
Superior
Planeación de la
gobernación del Meta

Solicitar el Certificado de
Jefe de Oficina para
Disponibilidad Presupuestal Solicitar certificado
11 la Educación Solicitud
para aprobar Créditos de disponibilidad
Superior
educativos

Sesión de aprobación Sesión Junta

12 Junta Administradora Acta
créditos educativos nuevos Administradora

No
¿Se aprobó el crédito?
1
Si
Jefe de Oficina para
la Educación Resolución
Generar resolución de los Generar resolución
Superior créditos
13 créditos aprobados y de los de créditos
/ Presidente Junta aprobados y
renovados. aprobados
Administradora renovados
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Jefe de Oficina para
la Educación Generar listado de créditos
Superior aprobados para la Crear listado de
14 Listados
/ Servidor Público aseguradora (compra de créditos aprobados
Designado pólizas)

Recepción de requisitos de
legalización de crédito:
Suscripción de pagaré,
carta de compromiso, Pagare, carta
Servidor Público
pólizas y certificado de de compromiso,
15 Designado Legalización del
cuenta bancaria activa del certificados de
crédito
estudiante (Si la cuenta
Universidad tiene convenio
se exime del último requisito
al beneficiario).

Ingresar al sistema datos de Software

Servidor Público documentos de legalización Ingresar datos de Administrador
16 Designado del crédito: número de legalización del
de Créditos
póliza y número de cuenta. crédito
Estudiantiles

Resolución de
Jefe de Oficina para
anulación de
la Educación Generar resolución de
Generar resolución postulados
Superior/ reconocimiento y giro de los
17 de reconocimiento
Servidor Público créditos nuevos legalizados
y giro Resolución de
Designado o renovados.
reconocimiento

Realizar el proceso de
predispersión en el software
del Banco para giro cuentas
Servidor Público Realizar el
bancarias de los proceso de Archivo plano
18 Designado
beneficiarios o instituciones predispersión dispersión
de educación superior con
convenio
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Remitir giro para entidades
financieras a la Secretaría
de Hacienda Departamental
con el valor total de los
desembolsos discriminando
Jefe de Oficina para estudiantes antiguos y
Oficio con valor
la Educación nuevos, e instituciones de
Remitir solicitud de total de
Superior / educación superior con giro a entidades
19 desembolsos y
Servidor Público convenio, anexando copia financieras documentación
Designado del certificado de registro
soporte
del Banco de Proyectos y la
resolución de aprobación,
renovación de créditos y
resolución de anulación y
giro

Servidor Público Registrar en el sistema los Registrar en el

20 Designado desembolsos a los sistema los Software
beneficiarios desembolsos

Archivar documentos de
Servidor Público legalización de crédito y
Archivar Comprobantes
21 Designado comprobantes de giro en la
documentos de de giro
carpeta de cada estudiante legalización
beneficiario de crédito.
Software
Recepcionar, ingresar al Administrador
Servidor Público sistema y archivar en Recibir, ingresar al de Créditos
22 Designado carpeta de cada estudiante sistema y archivar Estudiantiles
consignaciones de pago de consignaciones
intereses corrientes y Consignaciones
capital. bancarias

FIN
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6. REGISTROS

Como Donde Tiempo de Disposición

Registro Responsable
conservarlo conservarlo Conservación final
Cronograma Servidor Según
Según Tablas
publicado Público Archivo del Tablas de
Medio físico de Retención
Designado proceso Retención
Documental
Documental
Servidor Según
Según Tablas
Público Archivo del Tablas de
Formularios Medio físico de Retención
Designado proceso Retención
Documental
Documental
Servidor Según
Según Tablas
Público Archivo del Tablas de
Listado Medio físico de Retención
Designado proceso Retención
Documental
Documental
Servidor Según
Según Tablas
Público Archivo del Tablas de
Acta Medio físico de Retención
Designado proceso Retención
Documental
Documental
Resolución Servidor Según
Según Tablas
créditos Público Archivo del Tablas de
Medio físico de Retención
aprobados y Designado proceso Retención
Documental
renovados Documental
Servidor Según
Según Tablas
Público Archivo del Tablas de
Listados Medio físico de Retención
Designado proceso Retención
Documental
Documental
Pagare, carta Servidor Según
Público Según Tablas Tablas de
de compromiso, Archivo del
Designado Medio físico de Retención Retención
certificados de proceso
Documental Documental
cuenta
Servidor Según
Resolución de Según Tablas
Público Archivo del Tablas de
anulación de Medio físico de Retención
Designado proceso Retención
postulados Documental
Documental
Servidor Según
Resolución de Según Tablas
Público Archivo del Tablas de
reconocimiento Medio físico de Retención
Designado proceso Retención
Documental
Documental
Servidor Según
Según Tablas
Certificado de Público Archivo del Tablas de
Medio físico de Retención
registro Designado proceso Retención
Documental
Documental
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Como Donde Tiempo de Disposición

Registro Responsable
conservarlo conservarlo Conservación final
Oficio con valor Servidor
total de Público Según Tablas Según
Archivo del
desembolsos y Designado Medio físico de Retención Tablas de
proceso
documentación Documental Retención
soporte Documental
Servidor Según
Según Tablas
Público Archivo del Tablas de
Planillas Medio físico de Retención
Designado proceso Retención
Documental
Documental
Servidor Según
Según Tablas
Comprobantes Público Archivo del Tablas de
Medio físico de Retención
de desembolso Designado proceso Retención
Documental
Documental
Servidor Según
Carpetas de Según Tablas
Público Archivo del Tablas de
estudiantes o Medio físico de Retención
Designado proceso Retención
beneficiarios Documental
Documental
Consignaciones Servidor
bancarias de Público Según
Según Tablas
pago de Designado Archivo del Tablas de
Medio físico de Retención
intereses proceso Retención
Documental
corrientes y Documental
capital

7. HISTORIAL
VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS
01 01/07/2010 Versión Inicial

02 12/08/2013 Por modificaciones en el

encabezado del documento
según Decreto 0460/ 2012 ,
descripción de actividades,
cargos y cambios en los
formatos
03 29/11/2016 Adecuación normatividad y
procedimiento vigente
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04 04/01/2017 Adecuación perfiles servidores

públicos

NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos