PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA Código : PFI.

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Versión : 06
PROCEDIMIENTO INGRESOS POR CAJA
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Revisó: Jefe División Financiera Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007

Aprobó: Rector
Jefe Sección de Tesorería Resolución N° 1858
Profesional Planeación
Coordinación Sistema de Gestión de Calidad

OBJETIVO ALCANCE

Describir las actividades a seguir para registrar el recaudo realizado en las Aplica para el recaudo de los pagos de bienes y servicios y otros
cajas de la Universidad de dineros en efectivo, tarjeta de crédito, débito y conceptos a favor de las Unidades Académicas y/o Administrativas o
cheque, provenientes de la venta de bienes y servicios o de otros proyectos, a través de las cajas de la Universidad.
conceptos generados a favor de la institución, en el concepto de ingresos
de la UAA o proyecto correspondiente.
NORMATIVA

 Acuerdo del Consejo Superior N°. 67 de 2003, Estatuto Presupuestal.

 Resolución N°. 128 de 2009, Por la cual se autoriza el funcionamiento de caja en cada una de las sedes.
 Resolución N°. 111 de 2018, por la cual se autoriza el funcionamiento de las cajas de las cafeterías administradas por la Sección de Comedores y
Cafetería de la División de Bienestar Universitario y se dictan otras disposiciones.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Arqueo de caja: Es la confrontación de valores recibidos físicamente ya sea en efectivo, tarjeta de crédito, débito y cheque, con lo registrado en el
Sistema de Información Financiero.

Cheque cruzado: Es aquel que el librador atraviesa en el anverso por dos líneas paralelas y diagonales o con un sello de cruzado. Esta condición hace
que no sea posible cobrarlo por ventanilla ya que sólo puede ser depositado en una cuenta bancaria. El cruzar un cheque tiene por objetivo reducir el
riesgo de pérdida o robo y evitar que pueda ser cobrado por personas distintas al beneficiario.

Código de UAA o proyecto: Código por medio del cual las UAA y proyectos administran sus recursos; está conformado por cuatro dígitos.

SIF: Sistema de Información Financiero.

Smlmv: Salario mínimo legal mensual vigente.

UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.

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CONSIDERACIONES

 Los pagos en efectivo que superen un (1) smlmv se deben realizar en las entidades bancarias donde la Universidad tiene sus cuentas. En casos
especiales, se requiere la autorización del Jefe de la Sección de Tesorería para realizar pagos en efectivo de montos mayores a un (1) smlmv en las
cajas de la Universidad.

 Los pagos en efectivo por concepto de matrícula mayores a 1 SMMLV se recibirán en caja únicamente en casos especiales debidamente autorizados
por el Jefe de la Sección de Tesorería.

 Ninguna Unidad Académica y/o Administrativa diferente a la Sección de Tesorería, deberá recaudar dinero ni títulos valores, excepto aquellas
autorizadas por la Universidad en calidad de cajas recaudadoras y respaldadas por la correspondiente póliza de manejo (Estatuto Presupuestal UIS, Art.
54).

 Los pagos efectuados a través de tarjeta de crédito se realizaran únicamente en las cajas autorizadas por la Universidad, Central, Facultad de Salud y
tienda Universitaria, y el valor mínimo a pagar será desde $100.000 (cien mil pesos mcte).

 En la sedes regionales los pagos en efectivo que superen (¼) Smlmv se deben realizar en las entidades bancarias donde la Universidad tiene sus
cuentas. En casos especiales, se requiere la autorización del Coordinador de Sede para realizar pagos en efectivo de montos superiores a un (¼)
Smlmv en la cajas de la sedes.

 Cada sede regional debe enviar semanalmente los comprobantes de arqueo en original y copia, recibos y formatos de consignación a la Sección de
Tesorería.

 Toda persona que pague un servicio en caja debe llevar el documento soporte correspondiente o la información del recaudo: nombre de la persona,
unidad a donde ingresa el dinero, concepto y código. No se reciben facturas de venta vencidas sin el Vo Bo del ordenador del gasto o del vicerrector
administrativo. Si la factura aun se encuentra vigente, deberá ser cancelada en las entidades bancarias establecidas.

 Las liquidaciones de matrícula y derechos de grado de pregrado, se deben descargar directamente desde la página de la UIS por el mismo estudiante.

 Las liquidaciones de matrícula de los estudiantes de pregrado de las sedes regionales son generadas en cada sede. Las liquidaciones de posgrado son
generadas en la UAA respectiva.
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CONSIDERACIONES

CONDICIONES PARA PAGO CON CHEQUE: Se recibirán únicamente cheques de gerencia, de cooperativas, de cesantías y de empresas
legalmente constituidas y reconocidas.

 Los cheques deben estar girados a nombre de la Universidad Industrial de Santander, identificando al respaldo la razón social del librador (quien
emite el cheque), NIT, teléfono y el número de la factura a cancelar, si a ella hubiere lugar.

 La Universidad realiza el cruce de los cheques entregados por ventanilla a personas jurídicas y naturales de acuerdo al monto establecido.
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

INICIO

1. Identifica el bien o servicio solicitado por el usuario o el Secretaria de UAA o

1. Identifica el bien o
servicio solicitado por el
concepto de ingreso a favor de la Universidad. Funcionario encargado
usuario

Si
¿Requiere
documento soporte?
2. Informa al usuario el concepto, el valor a pagar y el código
No Secretaria de UAA o
de UAA a la cual debe realizar el pago en los casos en que por
Funcionario encargado
A
el concepto de pago no se requiera documento soporte
2. Informa concepto y valor
a pagar Nota: No se requieren documentos soporte en los siguientes
Pág.5
pagos: Exámenes médicos, multas, pagos carné, certificados,
entre otros.

3. Diligencia en el SIF el formato que soporta el bien o servicio

Secretaria de UAA o
3. Diligencia documento a prestar (Factura de Venta, Formato de Recaudo General,
soporte e imprime Funcionario encargado
Comprobante de pago de Matrícula o de Derechos de Grado)
e imprime, si se requiere documento soporte.
Ruta: Secretaria unidad o proyecto/manejo de ingresos

Documento soporte

4. Entrega el documento soporte al usuario. En el caso de Secretaria de UAA o

factura de venta, solicita al cliente que firme uno de los Funcionario Encargado
4. Entrega documento al
usuario originales, como aceptación de la misma.

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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

5. Efectúa el pago mediante una de las siguientes opciones, de

acuerdo con el monto y la forma de pago. Usuario
5. Efectua el pago según las
A
siguientes opciones
a) Pagos en efectivo mayores a un (1) smlmv
b) Pagos en efectivo menores a un (1) smlmv, pagos con tarjeta
No débito o crédito, o pagos con cheque.
¿Pago en efectivo
mayor a 1smlmv?
a) Pagos en efectivo mayores a un (1) smlmv.
Si
6.Realiza el pago en las entidades bancarias correspondientes
6.Realiza pago en entidad siguiendo el Procedimiento Ingresos por Bancos.
bancaria
Usuario PFI.11 Procedimiento
Nota: En casos especiales, cuando se requiera realizar pagos en
efectivo de montos mayores a un (1) smlmv en las cajas de la Ingresos por Bancos
B
Universidad, se requiere el Vo Bo del Jefe de la Sección de
Ingresos por Bancos Tesorería y en los casos de pagos en cajas de sedes, se
requiere el VoBo del Coordinador de la Sede.

FIN

b) Pagos en efectivo menores a un (1) smlmv, pagos con

tarjeta débito o crédito, o pagos con cheque.
7.Realiza pago en
entidad bancaria o en 7. Realiza el pago correspondiente. Puede realizarlos en las
una de las cajas de la cajas de la Universidad o en las Entidades Bancarias Usuario
Universidad
autorizadas, presentando el documento soporte respectivo
(Factura de Venta, Formato de Recaudo General,
Comprobante de pago de Matrícula o de Derechos de Grado).

Nota: Si el pago no requiere documento soporte, debe

verificar el código de UAA al cual se deben registrar los
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ingresos.
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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

8. Recibe el documento soporte del bien o servicio, si a éste

8. Recibe documento hubiere lugar, y el respectivo pago ya sea en efectivo, tarjeta Cajero Sección de
soporte y valor a pagar de crédito o débito, o con cheque. Tesorería
Nota: Para pagos que no requieren documento soporte, Funcionario Encargado
corrobora que el valor a pagar corresponda al concepto de
pago y al código de UAA.
No
¿Pago en cheque?

Si a) Pagos en cheque.

9. Verifica que el cheque cumpla los siguientes requisitos:

9. Verifica que cumpla B
requisitos Pág.5 - Que corresponda a cheque de gerencia, de cooperativa o de
cesantías. Cajero Sección de
- Que esté correctamente diligenciado, debidamente cruzado, Tesorería
No si es el caso, y sin enmendaduras. Funcionario Encargado
C
¿Pago con tarjeta? Pág.7
Nota: El cheque no podrá ser recibido llegado el caso que no
cumpla con los requisitos mencionados anteriormente.

Si

b) Pagos con Tarjeta de crédito o débito.

10. Verifica que el usuario
Cajero Sección de
sea titular de la tarjeta en 10. Solicita al usuario el documento de identidad y verifica que Tesorería
caso de tarjeta de crédito sea el titular de la tarjeta en el caso de la tarjeta de crédito. Funcionario Encargado

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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

Cajero Sección de
11.Realiza la transacción electrónica correspondiente Tesorería o
11.Realiza transacción Funcionario Encargado
respectiva

12. Solicita al usuario que firme el baucher respectivo. Cajero Sección de

Nota: Si el pago es realizado con tarjetas asociadas a American Tesorería o
12.Solicita al usuario que Funcionario Encargado
Express o Dinners, se realiza cobro de una comisión
firme el boucher
correspondiente al 3.6% del valor base a pagar.

c) Pagos en efectivo.

13.Verifica el valor entregado por el usuario.

13.Para pagos en efectivo
C
verifica el valor a pagar

14. Registra en el SIF el número de documento de identidad

Cajero Sección de
del usuario y la información con relación al pago: forma de
14. Registra número de Tesorería o
pago (efectivo, tarjeta o cheque), valor, concepto y código de
documento de identidad e Funcionario Encargado
información del pago UAA o proyecto al que ingresará el pago.
Ruta: Sistema de información financiero/cajero/ingresos a caja

Nota: Si el usuario no aparece en el SIF registra la información

correspondiente: nombre, dirección, teléfono, número de
documento de identidad y municipio de origen del documento
4
de identidad; y con relación al pago: forma de pago (efectivo,
tarjeta o cheque), valor, concepto y código de UAA o proyecto
al que ingresará el pago.

DIAGRAMA DE FLUJO
15. Imprime recibo de caja
Recibo de caja
16.Coloca sello, firma y
entrega original al usuario
17. Realiza arqueo de caja e
imprime comprobante
Comprobante de arqueo
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
RESPONSABLE
REFERENCIA
15. Para los pagos con documento soporte, imprime recibo de Cajero Sección de
caja Tesorería o
Funcionario Encargado
16. Coloca sello, firma y entrega original al usuario. Guarda la Cajero Sección de
copia del documento como soporte para el arqueo de Caja. Tesorería o
Funcionario Encargado
Nota: Aquellos pagos en los que no se requiere documento
soporte como algunos de menor cuantía, se imprimen en
tiquete de caja y no requieren sello ni firma del cajero.
17. Imprime el comprobante de arqueo en original y copia al
finalizar el horario de atención a usuarios, realiza el arqueo de
caja en el SIF: totaliza todos los ingresos por fondos, unidad y Cajero Sección de
forma de pago. Tesorería o
Funcionario Encargado
Ruta: Sistema Financiero- Auxiliar Tesorería- Recepción
Ingreso- Movimiento Caja- Arqueo de Caja-Tiquetes caja/
Arqueo Caja

DIAGRAMA DE FLUJO
18. Realiza conteo físico y
compara con valor
reportado en arqueo
19. Entrega comprobante
de arqueo, valores,
comprobantes y recibos
Valores en cheque y tarjeta
Recibos y tiquetes de caja
Comprobante de arqueo
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
RESPONSABLE
REFERENCIA
18. Realiza el conteo físico de los valores recibidos en efectivo,
en cheque y en tarjeta de crédito y débito, y verifica que
corresponda con los reportados en el comprobante de arqueo,
Cajero Sección de
el cual es realizado en presencia del jefe de Tesorería de la
Tesorería o
Universidad.
Funcionario Encargado
19. Entrega comprobante de arqueo, valores y recibos al jefe
de la Sección Tesorería o Funcionario encargado. A
continuación se relaciona la forma de arqueo en cada una de
las Cajas autorizadas por la Universidad.
a) CAJA PRINCIPAL: Entrega el comprobante de arqueo en Cajero Sección de
original y copia, los recibos y tiquetes de caja, y los valores en Tesorería o
efectivo, en cheque, y en tarjeta de crédito y débito al Jefe de Funcionario Encargado
Tesorería.
b) CAJA FACULTAD DE SALUD: Entrega el comprobante de
arqueo en original y copia, los recibos y tiquetes de caja y los
valores en efectivo, en cheque, y en tarjeta de crédito y débito
al mensajero de Tesorería o a la persona autorizada por el
Tesorero para recoger el arqueo, posteriormente lo entrega al
jefe de tesorería.
c) CAJA SEDES REGIONALES: Se envía semanalmente
comprobante de arqueo, recibos y formatos de consignación al
Jefe de Tesorería.
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

6 20. Verifica en presencia del cajero, del mensajero o de la

persona autorizada, según el caso, que los valores entregados
Jefe Sección de
en efectivo, en cheques y en tarjetas de crédito y débito
Tesorería o
correspondan con los registrados en el comprobante de
20. Verifica valores y Funcionario Encargado
documentos
arqueo y que se hayan anexado a éste los recibos y tiquetes de
caja.

Nota: En ausencia del tesorero, el cajero verifica que los

valores entregados en efectivo, cheque y tarjetas débito y
crédito correspondan con lo registrados en el comprobante de
arqueo y que se hayan anexado a este los recibos y tiquetes de
21. Custodia los valores
recibidos caja.
Jefe Sección de
21. Custodia los valores recibidos Tesorería o
Coordinador de Sede
22. Entrega comprobante
de arqueo y recibos de caja
22. Entrega los comprobantes de arqueo, los recibos y Jefe Sección de
tiquetes de caja a que haya lugar, a los auxiliares Tesorería
Documentos soporte de correspondientes.
arqueo

23. Anexa copia de arqueo 23. Anexa una copia del arqueo, los recibos y tiquetes de caja
y demás documentos al Auxiliar de Tesorería
Boletín Diario
a que haya lugar como soporte del Boletín Diario.

Copia arqueo

Recibos

Tiquetes de caja

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

24. Registra consignaciones
de cada fondo
24. Registra en el SIF el descargue del arqueo, es decir, las Auxiliar de Tesorería o
consignaciones que se realizarán en cada fondo. Funcionario Encargado
Ruta: Sistema de información financiero/cajero/tiquetes de
caja o arqueo de caja

25. Entrega al mensajero o a la persona autorizada los valores Jefe Sección de

25. Entrega valores a
consignar a consignar el día hábil siguiente al recaudo. Tesorería o
Funcionario Encargado

26. Elabora las consignaciones bancarias de los valores

26. Elabora consignaciones Mensajero Sección
bancarias por fondos recibidos de acuerdo con el arqueo de caja. Las consignaciones
se realizan por fondos a las cuentas bancarias establecidas para Tesorería
tal fin.

Recibos de consignación

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

27. Registra ingresos, 27. Registra las consignaciones en las cuentas de la

coloca sellos y devuelve Universidad, coloca sello a las consignaciones y devuelve las Cajero Entidad
copias copias al mensajero o persona autorizada. Bancaria

Mensajero o
28. Entrega copias de 28. Entrega las copias de las consignaciones al auxiliar
consignaciones a auxiliar
funcionario autorizado
administrativo encargado.
Sección de Tesorería

Copias de consignaciones
bancarias

29. Anexa copias de 29. Anexa al Boletín Diario las copias de los recibos de
consignación. Auxiliar Tesorería
consignaciones al Boletín
Diario

Copia recibos de
consignación

30. Diariamente verifica que las consignaciones del arqueo se

Auxiliar Tesorería
30. Verifica diariamente hayan efectuado correctamente y en las entidades bancarias
consignaciones del arqueo correspondientes.

FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

01 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento

 Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento

Control de Documentos
 Inclusión del alcance y definiciones
 Ampliación de la normatividad vigente y consideraciones
 Cambios en la secuencia de las actividades
 Especificación de los responsables de las actividades
 Se modifica el monto en efectivo a recibir en las Cajas de la Universidad a un (1) smlmv.
De la misma forma se especifica que en casos especiales, para montos mayores a este
valor, se debe contar con el VoBo del Jefe de Sección de Tesorería.
 Se especifica que los pagos en efectivo en la Caja de la Universidad por concepto de
02 Diciembre 04 de 2007 matrícula, se recibirán únicamente en casos especiales.
 Se incluye la consideración correspondiente a los documentos soportes para el pago y
el formato de recaudo general.
 Se limita la recepción de cheques a cheques de gerencia, de cesantías o de
cooperativas.
 Se elimina la consideración que mencionaba que la impresión de los documentos
soportes de ingresos se realizaba en la División Financiera, pues ya no aplica a este
procedimiento.
 Se incluye la actividad 2 para los casos en que no se requiera documento soporte de
pago.
 Se describen las opciones de pago que tiene el Cliente de acuerdo con el monto y la
forma de pago.
 Se detallan las actividades que debe realizar el Cajero, el Mensajero o Persona
autorizada, los Auxiliares y el Jefe de la Sección de Tesorería, así como las Entidades
Bancarias de acuerdo a sus responsabilidades dentro de este procedimiento.
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
En las consideraciones se incluye lo siguiente:

 Los pagos efectuados a través de crédito se realizarán únicamente en las cajas

02 Diciembre 04 de autorizadas por la Universidad.
2007  En las condiciones para pago con cheque, se incluyo que se recibirán cheques de
empresas legalmente constituidas y reconocidas.
 Se modificó la consideración “La Universidad establecerá el valor a partir del cual los
cheques deben cruzarse” por “La Universidad realiza el cruce de los cheques
entregados por ventanilla a personas jurídicas y naturales de acuerdo al monto
establecido”.
 Se Incluyó en la Normatividad la Resolución No 128 de 2009, Por la cual se autoriza el
funcionamiento de caja en cada una de las sedes.
 Complemento de los responsables en algunas actividades.
 Complemento de las actividades 3,10.

Se incluyen las siguientes consideraciones:

Noviembre 19 de
03  En la sedes regionales los pagos en efectivo que superen (¼) Smlmv se deben realizar
2009
en las entidades bancarias donde la Universidad tiene sus cuentas. En casos especiales,
se requiere la autorización del jefe de la Sección de Tesorería y del Coordinador de
Sede para realizar pagos en efectivo de montos mayores a un (¼) en la cajas de la
sedes.
 Cada sede regional deben enviar semanalmente los comprobantes de arqueo en
original y copia, recibos y formatos de consignación a la Sección de Tesorería.
 Se modificó la consideración: En la sedes regionales los pagos en efectivo que superen
(¼) Smlmv se deben realizar en las entidades bancarias donde la Universidad tiene sus
04 Mayo 15 de 2014 cuentas. En casos especiales, se requiere la autorización del Coordinador de Sede para
realizar pagos en efectivo de montos superiores a un (¼) Smlmv en la cajas de la sedes.
 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA Código : PFI.10

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

 Se realizó la inclusión de la Resolución No. 111 de 2018, por la cual se autoriza el

funcionamiento de las cajas de las cafeterías administradas por la Sección de
05 Febrero 13 de 2018 Comedores y Cafetería de la División de Bienestar Universitario y se dictan otras
disposiciones
 Se realizó el ajuste de acuerdo a las nuevas formas de diagrama.

 En las consideraciones se incluye lo siguiente:

- Los pagos efectuados a través de tarjeta de crédito se realizarán únicamente en
las cajas autorizadas por la Universidad. Central, Facultad de Salud y tienda
Universitaria, y el valor mínimo a pagar será desde $100.000 (cien mil pesos mcte)
- Se especifica que los pagos en efectivo por concepto de matrícula mayores a 1
SMMLV se recibirán en caja únicamente en casos especiales
 Se incluye en la actividad número 2, una nota aclaratoria en donde se especifica cuales
son los pagos que no requieren documentos soporte
 Se modifica la actividad 3, en donde se especifica que las liquidaciones de matrícula y
derechos de grado de pregrado, se deben descargar directamente desde la página de la
06 Mayo 11 de 2021
UIS por el mismo estudiante.
 En el caso b de la actividad numero 12, se incluye una nota aclaratoria en donde se
indica el cobro de comisión para pagos con tarjetas de crédito American Express o
Dinners
 Se eliminan las actividades realizadas con máquina registradora.
 Se aclara en la actividad número 11 cual es la persona encargada de recoger arqueo en
la facultad de salud.
 En consideraciones se elimina la información relacionada a los documentos soportes
para el pago
 Se reemplazó la palabra cliente por usuario.