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EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

LA INFORMACIÓN NOS PERMITE TOMAR MEJORES DECISIONES.

Por ejemplo....Si queres comprarte una computadora…necesitarás información para elegir cual te
conviene…si queres contratar un viaje, necesitarás información de distintas opciones.
De la misma manera las organizaciones necesitan información para la toma de decisiones…un club
debe decidir, por ejemplo, qué deportes ofrecerá a sus asociados y los horarios de los mismos, una
Bar decidirá cómo se compondrá la carta de menús, si realizarán delivery, etc.

Antes de ver que es un sistema de información contable vamos a ver qué son los datos y qué es la
información. Porque aunque parezcan lo mismo no lo son.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un SISTEMA es un conjunto de partes interrelacionadas entre sí.

La INFORMACIÓN es un conjunto de datos procesados de manera útil y significativa para el usuario.

Un SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE constituye un conjunto de elementos interrelacionados

que aplica procedimientos y técnicas para proporcionar información sobre el patrimonio de una
organización o sobre la gestión que esa organización ha realizado.
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Este sistema contable tiene el siguiente procedimiento:

Entradas: datos de las operaciones realizadas por la empresa, normalmente contenidos en

documentos comerciales (facturas de ventas, facturas de compras, recibos de alquiler, boletas de
depósitos, etc)

Procesamiento de datos:

Comprende las siguientes tareas:

❏ Reconocimiento de las operaciones representativas por cada documento

❏ Clasificación de la documentación según el tipo de operación
❏ Identificación de las cuentas que intervienen en el registro de las operaciones
❏ Registración en los libros contables definidos previamente
❏ Comprobación del cumplimiento del método de la partida doble.
❏ Almacenamiento de la información

Salidas: emisión de informes destinados a usuarios internos y externos de la organización.

A PARTIR DE TODO LO VISTO, PODEMOS DEFINIR QUÉ ES LA CONTABILIDAD.

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ENTONCES…LAS FUNCIONES BÁSICAS DE LA CONTABILIDAD SE PUEDEN SINTETIZAR ASÍ:

● ordenamiento de datos de las operaciones realizadas

● su análisis e interpretación
● preparación de informes para usuarios internos y externos.

DOCUMENTOS COMERCIALES

Se llama DOCUMENTOS COMERCIALES a los comprobantes

que respaldan las operaciones comerciales de la empresa y
que sirven de constancia escrita de las mismas.

Toda empresa realiza un conjunto de operaciones básicas para lograr los objetivos propuestos. Estas
operaciones básicas son las siguientes:

Comprar: adquirir los productos que luego va a vender.

Vender: colocar en el mercado esos productos.

Cobrar: obtener de sus clientes el pago del importe de las ventas efectuadas.

Pagar: abonar esos productos que se compraron a los proveedores.

En una empresa INDUSTRIAL se agrega la operación de Producir.

Comprar, vender, cobrar y pagar son hechos económicos que se producen a diario en la empresa.
Toda la actividad que esta realiza debe estar respaldada por algún comprobante o documentación.
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La fuente de datos más importantes para las empresas son los DOCUMENTOS COMERCIALES,
constituyendo la ENTRADA al sistema de Información Contable. Entre ellos podemos nombrar:
Facturas, Remitos, Recibos, Cheques, Pagaré, etc.

Al igual que para las empresas los documentos son la fuente de datos más importante, para nosotros en
carácter de consumidores finales de las operaciones que realizamos también es importante solicitar o contar
con algunos comprobantes, ya que:

- por un lado nos podemos asegurar la posibilidad de hacer un cambio del producto que hemos
comprado;
- Si nos vuelven a reclamar un pago, podemos demostrar que ya ha sido pagado;
- Y con la factura o el ticket que recibimos nos garantizamos que el impuesto que pagamos (IVA) sea
efectivamente ingresado al Estado.

Como veremos más adelante el IVA es un impuesto que pagamos todos y que está incluido en el precio final de
los productos o servicios, si una operación no queda registrada mediante la emisión del debido comprobante,
es posible que el porcentaje de la venta correspondiente al impuesto, sea desviado del destino original.

Y… ¿QUIEN SE ENCARGA DE CONTROLAR QUE TODO ESTO SE CUMPLA?

LA AFIP (ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS)

Vamos a continuar con esta 1era etapa del sistema contable, profundizando en los documentos
comerciales.

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Dentro de los DOCUMENTOS QUE SE USAN EN LAS COMPRAS Y VENTAS ESTÁN:

- ORDEN DE COMPRA
- REMITO
- FACTURA
- NOTA DE DÉBITO Y NOTA DE CRÉDITO

REMITO
Es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de la mercadería vendida.

Formas de emisión:

● Original: para el comprador

● Duplicado: para el vendedor (firmado por el comprador)
● Triplicado: para la empresa de transporte (firmado por el comprador)
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Importancia:

● Comprador: controla las mercaderías recibidas con la nota de pedido

● Vendedor: constancia de que el comprador recibió conforme
● Empresa de transporte: constancia de que el transportista entregó las mercaderías.

Requisitos:

1. Lugar y fecha de emisión

2. Nombre y número de orden del comprobante
3. Nombre y domicilio del vendedor y del comprador
4. Número de CUIT, Ingresos Brutos, Inicio de actividades y condición frente al IVA del
emisor
5. Número de CUIT y condición frente al IVA del destinatario.
6. Detalle de las mercaderías
7. Lugar de entrega
8. Medio por el cual se envían las mercaderías
9. Firma de quien recibe las mercaderías
10. Fecha de emisión del formulario.
11. Identificación con la letra R.

FACTURA
ES UN DOCUMENTO COMERCIAL QUE CONFECCIONA EL VENDEDOR Y ENTREGA AL COMPRADOR,
EN EL CUAL ACREDITA LEGALMENTE UNA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA.

En la factura se detallan los artículos vendidos, la cantidad, el precio unitario y el precio total, la
forma de pago, etc. Además contiene los datos del vendedor y del comprador.

● EL ORIGINAL ES PARA EL COMPRADOR

● EL DUPLICADO ES PARA EL VENDEDOR

Siempre que haya una venta, se debe emitir Factura (no importa si la venta es de contado o a
crédito).

Existen varios tipos de facturas. Nosotros vamos a conocer 3: Factura “A”, “B” Y “C”.

La entrega de cada una va a depender del emisor de la misma, entonces primero tenemos que ver
que existen distintos tipos de responsables en el IVA. Pero.... .... ¿QUÉ ES EL IVA?
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IVA (IMPUESTO AL VALOR AGREGADO)

RECAPITULANDO...

· El IVA es un impuesto que se aplica en todo el país y recae sobre la venta de bienes
muebles, prestación de servicios y algunos otros hechos.

· Tiene una alícuota o tasa general del 21 %, algunos productos y servicios están gravados al
10.5% o al 27%.

· La AFIP (ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS) es la que se encarga de

recaudar el impuesto.

· Hay distintos tipos de responsables frente al IVA

CATEGORÍA DE RESPONSABLES

- Responsable Inscripto en IVA: Debe detallar el impuesto que se incluye en sus facturas de
venta y cobrarlo a sus clientes. Debe presentar declaraciones juradas mensuales y entregar a la
AFIP el importe recaudado. Emiten Factura “A” Y “B” que tienen IVA.

- Monotributistas: son aquellos que se inscriben en el Régimen simplificado para pequeños

contribuyentes, comprende el pago de un monto mensual fijo según la categoría en la que
recaiga por sus ventas mensuales, superficie afectada a la actividad, consumo de energía
eléctrica, etc. Ese monto mensual comprende el IVA, impuesto a las ganancias, jubilación y obra
social. Emiten Factura “C” porque no cobran el IVA en sus ventas.
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- Exentos: Son las personas o empresas que realizan alguna actividad que no está alcanzado
por el IVA, por lo tanto se pueden inscribir como tales. Emiten Factura “C” porque no cobran el
IVA en sus ventas.

- Consumidor Final: Somos todos los que adquirimos los bienes o servicios para consumo
propio y no para revender. Y sobre los que recae la totalidad del impuesto.

EMISIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEGÚN LA CATEGORÍA DE RESPONSABLE

Entonces una persona, empresa o negocio, según la categoría en la que está inscripta como
responsable, le corresponderá emitir un modelo de factura u otro, como aquí se muestra:

EMISOR TIPO DE FACTURA QUE RECEPTOR

EMITE

FACTURA “A” RESPONSABLE

INSCRIPTO
RESPONSABLE
INSCRIPTO MONOTRIBUTISTAS,
FACTURA “B” EXENTOS,
CONSUMIDOR
FINAL

MONOTRIBUTISTA FACTURA “C” PARA TODOS SUS

CLIENTES
EXENTO (siempre) No tiene IVA (RECEPTORES):
Monotributista, R.I.,
Exentos, C.F.

Vamos a ver un ejemplo de cada tipo de factura

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La empresa Timmy SA vende

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NOTA DE DÉBITO

Es el comprobante que confecciona y envía el vendedor al comprador comunicándole que

aumentó su deuda por los motivos que se especifican en la misma.

MOTIVOS pueden ser:

- Gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor (fletes, comisiones, etc.)
- Por error de facturación en cantidad o precio (si se facturó de menos)
- Por el cobro de intereses

FORMAS DE EMISIÓN

ORIGINAL: Para el comprador

DUPLICADO: Para el vendedor

IMPORTANCIA:

● Para el comprador: registrar el aumento de su deuda.

● Para el vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar un
importe a su favor.
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NOTA DE CRÉDITO

Es el comprobante que confecciona y envía el vendedor al comprador comunicándole que

disminuyó su deuda por los motivos que se especifican en la misma.

MOTIVOS pueden ser:

- Por devolución de mercaderías

- Por error de facturación en cantidad o precio (si se facturó de más)
- Por bonificaciones o descuentos
- Por cancelación de operaciones.

FORMAS DE EMISIÓN

ORIGINAL: Para el comprador

DUPLICADO: Para el vendedor

IMPORTANCIA:

● Para el comprador: le permite registrar una disminución en su deuda o un saldo a su

favor.
● Para el vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar una
disminución en la cuenta corriente de su cliente.

NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETA DE DEPÓSITO BANCARIO:

Es el documento que entrega el banco a sus clientes, declarando haber recibido dinero,
cheques u otros valores como depósitos en una cuenta corriente o caja de ahorro.

Actualmente, la mayoría de los depósitos se realizan por cajero automático, el comprobante

que emite el mismo al finalizar el depósito es la constancia de ese depósito realizado, o sea
es una nota de crédito bancaria.

IMPORTANCIA

Para el cliente: Permite controlar y contabilizar el depósito efectuado.

Para el Banco: Sirve para acreditar en la cuenta del cliente el depósito realizado.

Clases de depósitos bancarios

● Caja de ahorro: permiten depositar y retirar dinero, realizar transferencias, etc. (no
permiten emitir cheques). Genera un interés bajo.
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● Cuenta corriente: permiten depositar y retirar dinero, realizar transferencias y

además emitir cheques. No genera intereses.
● Plazo Fijo: el dinero depositado a plazo fijo no puede retirarse antes del vencimiento
del plazo fijado. Genera intereses altos.

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Dentro de los DOCUMENTOS QUE SE USAN EN LOS PAGOS Y COBROS están:

- RECIBO
- CHEQUE
- PAGARÉ

RECIBO
Es el documento que emite la persona que cobra y que entrega al que paga, como constancia de
haber recibido un determinado valor expresado en dinero.

● El original es para el pagador y significa que pagó ya sea un alquiler, deudas, etc.
● El duplicado es para quien cobró y significa que ha recibido dinero por un motivo
determinado.

El recibo también puede ser A, B o C pero en caso que se haya emitido una factura (y el recibo se
confeccione por el pago de esta) llevará una X.

CHEQUE Y PAGARÉ

La diferencia principal entre el CHEQUE Y el PAGARÉ es que el primero es un medio de pago y el

PAGARÉ es una promesa de pago. Veamos en detalle cada uno:

CHEQUE

Un cheque es una ORDEN DE PAGO pura y simple librada (emitida) contra un Banco, en el
cual el Librador del cheque tiene fondos depositados en la cuenta corriente o autorización
para girar en descubierto.

Girar en descubierto significa emitir cheques sin tener fondos suficientes en la cuenta corriente,
previa autorización del Banco. El cliente debe pagar intereses por hacer uso del giro en descubierto.
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Requisitos:

1. Lugar y fecha de emisión. En el caso del cheque de pago diferido debe detallarse la fecha de
pago.
2. Nombre y Número del comprobante
3. Nombre y domicilio del Banco contra el cual se libra el cheque.
4. Especificación de si es al portador o a favor de una persona determinada
5. La cantidad expresada en letras, números y clase de moneda.
6. Nombre del titular, domicilio y número de cuenta.
7. Firma del librador.
8. Número de C.U.I.T o C.U.I.L del titular de la cuenta.

Personas que intervienen:

● Librador o Firmante: es quien emite el cheque y ordena su pago

● El Banco: es la institución contra la cual se ha librado el cheque y que debe pagarlo.
● Beneficiario: es la persona que recibe el cheque y puede cobrarlo
● Endosante: recibe el cheque y lo transfiere por medio del endoso.

Tipos de cheques:

1. Cheque común: debe cobrarse dentro de los 30 días de la fecha de emisión.

2. Cheque de pago diferido: debe cobrarse dentro de los 30 días a partir de su fecha de pago y
puede emitirse con un plazo de hasta 360 días.

PAGARÉ

Un pagaré es un documento comercial que representa una promesa escrita de pago.

Mediante la firma de un pagaré me comprometo a abonar una determinada suma de dinero en una
fecha determinada.

Características:

● Tiene fecha de pago o vencimiento.

● Si no se paga, puede cobrarse mediante juicio ejecutivo
● No se emite por duplicado. El librador le entrega el original al beneficiario.
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Ejemplo: