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UNIVERSIDAD TCNICA DE

COTOPAXI
UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS AGROPECUARIAS Y RECURSOS NATURALES

INGENIERA AGROINDUSTRIAL

MATERIA:
CONTABILIDAD GENERAL

INTEGRANTES:

VIVIANA CHACON
JAKELINE OLIVAREZ
EDISON TIPANTUA
ELENA VIZUETE

CURSO: OCTAVO

DOCENTE: ING. JENY SILVA

TEMA:
DOCUMENTOS CONTABLES, NEGOCIABLES Y NO NEGOCIABLES

2016-2017

INTRODUCCIN
El objeto de la contabilidad es suministrar informacin a los distintos agentes
econmicos para ayudarles a tomar decisiones. Pero no son accesibles al
pblico en general todos los datos contables; normalmente, ste slo puede
conocer la informacin contenida en ciertos estados financieros o contables,
que son las cuentas anuales.
Las cuentas anuales muestran los datos culminantes del proceso contable del
ejercicio y pueden llegar a manos de quien est interesado en ello. De ah que
estos documentos deban ser claros y deban expresar la imagen fiel del
patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa a la que
se refieran. Para lograr la imagen fiel han debido aplicarse los principios de
contabilidad generales, complementados con las normas particulares de
valoracin existentes para los elementos constitutivos del patrimonio y del
resultado de la empresa.
Las cuentas anuales son el balance, la cuenta de Prdidas y ganancias y la
memoria, y han de formar una unidad. El balance plasma el patrimonio o la
riqueza de la empresa en una fecha dada; la cuenta de Prdidas y ganancias
expresa la renta generada o el resultado obtenido durante un ejercicio
econmico; y, por ltimo, la memoria ampla y detalla, en prosa, la informacin
contenida en los documentos anteriores. (Introduccin a la Contabilidad PGC
de 1990)
La Contabilidad es una herramienta fundamental en el desarrollo de las
organizaciones. Se encarga de analizar y valorar los resultados econmicos
que obtienen una determinada institucin, empresa u organizacin. Tambin
planifica y recopila los procedimientos de control para establecer el
cumplimiento de los objetivos empresariales.
Otra funcin importante es la de registrar y clasificar las operaciones de la
empresa, para as informar los hechos econmicos en forma pertinente,

permitiendo ejecutar las tareas segn los procedimientos preestablecidos todo


bajo la supervisin del contador. (CONTABILIDAD BASICA)
1. Objetivos
OBJETIVO GENERAL

Detallar los documentos negociables y no negociables en


contabilidad.

OBJETIVO ESPECIFICO
o Exponer mediante grficos la definicin de documentos negociables y
no negociables
o Identificar los documentos por categoras y grado e importancia.
o Definir los conceptos de documentos negociables y no negociables.
2. MARCO TERICO
La Contabilidad
La Contabilidad es un sistema basado en conjuntos de principios, normas y
procedimientos. Los cuales permiten registrar de forma ordenada y
detallada los hechos econmicos y financieros de una gestin empresarial.
Con el proposito de emitir estados financieros para su posterior anlisis e
interpretacin, lo que permite la toma de decisiones.

La complejidad de las actividades econmicas ha hecho que los simples


acuerdos verbales queden obsoletos, por la constancia escrita de los
pactos o acuerdos celebrados.
El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se d en
el campo mercantil se sustente a travs de documentos con firmas de
funcionarios calificados de la empresa. Donde toda emisin y recepcin de
documentos de diversas ndoles podrn respaldar las transacciones
econmicas y financieras.

Documentos contables
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por
escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en
la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas
y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener
un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una
compaa o empresa.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de
base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se
elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo
exijan. Como es lgico tambin estn organizados en carpetas

contenedoras segn el tipo y concepto, para un fcil acceso a la


informacin, en ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo
una seleccin de documentos cuya fecha de expedicin est dentro de ese
periodo.

Clasificacin de la documentacin contable


Desde el punto de vista de quin recibe o emite la documentacin se
clasifican en:
Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la
empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej. facturas
de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos: son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos,
vales.
Desde el punto de vista de documentacin que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan registracin: como la
factura, la nota dbito, la nota crdito, el ticket, los recibos, el pagar, el
cheque y la nota crdito bancario.
Documentos que slo se archivan: como son la orden de compra, la
nota de venta, el remito y el resumen de cuenta.
Documentos contables ms utilizados
En la actualidad los documentos contables ms usados son:

La factura

La cotizacin

La remisin

Las consignaciones

Nota dbito

Nota crdito

Tique

Cheque

Definicin de Documentos Mercantiles


Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas, notas de
dbito y crdito, planillas de sueldos, vales de mercaderas, etc. Los
cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar
las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de
Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios
para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los
comprobantes
de
contabilidad.
Cuanto ms grande sea la empresa mucho mayor ser la necesidad de
usar estos documentos.

Clases de Documentos Mercantiles


Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita de una
transaccin comercial se puede utilizar para:
Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.
Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de
contabilidad son tan slo un medio de prueba y en ciertos casos puede
convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se
pueden negociar a travs de endosos, descuentos en una entidad
financiera antes de su vencimiento.

2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que


sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez
pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

Documento negociable
Los instrumentos negociables son documentos que en su mayora son
utilizados en el comercio, y en el campo bancario, se denominan tambin
ttulos o valores, ttulos de crdito, efectos de comercio y documentos
comerciales, y tienen la particularidad legal de que tienen las siguientes
caractersticas:
Autonoma: Consiste en el principio de que a su beneficiario cuando lo
va a cobrar no se le puede oponer los problemas que puede existir
entre el emisor y el que est obligado a pagarlo.
Literalidad: Significa que su beneficiario debe exigir solamente el cobro
de la cantidad indicada en el documento.

Incorporacin: Significa que en el documento est incorporado un


derecho que debe ejercer el beneficiario, y en consecuencia el
documento vale por s mismo, como por tanto en caso de extravo, su
beneficiario no tiene como cobrar la cantidad representada en el
documento. Los instrumentos negociables ms utilizados en el campo
bancario son los cheques, las letras de cambio y el pagar. A
continuacin profundizaremos sobre los mismos.
Letra de cambio
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una
persona natural o jurdica dirigida a otra persona tambin natural o jurdica,
con el objeto de exigir que sta efecte el pago de una determinada
cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.
Modos de giro de letra de cambio
Las modalidades de giro pueden variar segn el pas donde se practique la
contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:
A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta
presentar el mismo da de su giro o cualquier otro da para exigir su
pago. No es muy usual hacer uso de esta prctica.
A das o meses vista. Esta modalidad tiene la caracterstica de que el
plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptacin de
la letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el
compromiso de pagara.
A das o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se
computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se
cuentan los das conforme al ao civil, es decir computando los das
que tiene cada mes.
A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la
letra de cambio.

Modelo de la letra de cambio


La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:

El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:


1. Valor o importe de la letra de cambio en nmeros.
2. Fecha de emisin de la letra de cambio.
3. Nmero correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o nica.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su direccin y telfono.
10. Firma del acreedor.

El pagare
El pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o
determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene
que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.
Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser
elevado a instrumento pblico mediante el reconocimiento de firmas y
rbricas antes o despus de la transaccin.
El pagar se diferencia de la letra de cambio por:
Incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales.
No pueden ser girado a la vista sino:
o
o

A das o meses fecha.


A fecha fija.

Los pagars pueden ser de diferentes tipos:


1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagar est firmado solamente por
el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligacin a la fecha de
vencimiento.
2. Con garanta personal. Este tipo de pagar establece que cuando
existe la garanta de otra persona quien en forma solidaria y
mancomunada se compromete a satisfacer la obligacin en la fecha de
vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
3. Con garanta prendaria. Este tipo de pagar garantiza la deuda con
una prenda que puede ser vehculos, joyas, ttulos de propiedad, etc.
4. Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado en casos de
que exista una garanta hipotecaria como un bien inmueble, en este
caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el
valor de crdito si no fue satisfecha la obligacin en la fecha de
vencimiento.
5. Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la combinacin de
las garantas mencionadas. Como por ejemplo: el crdito se otorgue
con garantas personales y prendarias.
Formato de un pagare
El formato de un pagar puede tomar el siguiente modelo:

Para el llenado del pagar se procede de la siguiente manera:


1. Importe en cantidad de la deuda.
2. Nombre completo del deudor.
3. Fecha de vencimiento de la obligacin.
4. Nombre del beneficiario o acreedor.
5. Importe literal.
6. El porcentaje de inters ordinario.
7. El porcentaje de inters penal en caso de mora.
8. Nombre del garante.
9. Fecha de emisin del pagar.
10. Firma del deudor.
11. Firma del garante.
El cheque

El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero,


debe ser pagado contra presentacin del cheque en cajas de Bancos. Este
documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su
nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del
librado o Banco.
Caractersticas del cheque
El cheque tiene las siguientes caractersticas:
El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener,
fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido
de ste autorizacin para girar cheques en virtud de una apertura de
crdito.
El cheque se puede girar por dos modalidades:
o
o

Al portador.
Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurdica.

Formato de un cheque
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:

En la emisin de cheques se deben cumplir con los siguientes requisitos:


1.
2.
3.
4.

Cantidad en cifras.
Fecha de emisin del cheque.
Nombre del beneficiario.
Cantidad en letras.

5. Firma del girador o librador.


6. Nmero del cheque.
7. La clave o nmero de cuenta.
Documento no negociable
Son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa, ya
que son de uso diario, constante y corriente; son indispensables para
el control de la empresa ya que permite sustentar los gastos, de la misma,
es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes.
Tambin se entiende como los documentos que permiten sustentar o dan
soporte a una transaccin comercial o la informacin necesaria
para poder realizarla.
Su origen:
El origen e historia de los documentos no negociables es reciente y se
remonta a la segunda mitad del siglo XX, son creados para dar fe o dejar
constancia de haber realizado una operacin comercial. Tambin facilitan
los controles administrativos de la empresa y sirven de soporte para
los registros en sus libros de contabilidad.
Funcin de los documentos no negociables
Es permitir al comprador la confrontacin de la mercanca reciba con la
solicitada en el pedido. Este documento solo es informativo y contiene:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Membrete Nombre del documento: Remisin


Nmero consecutivo
Datos del transportador
Nombre y direccin del comprador
Datos de la mercanca
Observaciones.
Tipos de documentos no negociables
A continuacin se sealan los tipos de documentos No negociables; a
pesar que fueron ya previamente expuestos; se resaltan los siguientes

Factura

Es la nota que el vendedor entrega al comprador,

en la cual se detallan las mercancas compradas.


Recibo

Comprobantes
de compra

Es un documento en el cual quien lo firma,


reconoce haber recibido la cantidad que en el
mismo se expresa por concepto de dinero u otra
cosa.
Son documentos adaptados a la
organizacin interna de las empresas para
tramitar la adquisicin de mercancas.

Cotizaciones

Son documentos utilizados en el departamento


de compras para una negociacin, contienen una
lista de precios de los productos o servicios que
ofrecen los proveedores a sus clientes reales o
potenciales.

Orden de
compra

Es una orden que se da al proveedor que ofrezca


las condiciones ms favorables para que enviara
las mercancas autorizadas por la empresa.

Nota de debito

Es un documento por medio del cual una


empresa informa a otra el cargo en su cuenta por
conceptos especificados en la misma.

Nota de
crdito

Es un documento por medio del cual una


empresa notifica a otra la disminucin del
importe de una factura, por concepto de
descuentos o de anulaciones de operaciones.

Nota de pedido

Es un documento emitido por la empresa


proveedora con fines de control interno. Se
extiende por duplicado o triplicado, el original
queda para la empresa proveedora y la copia se
entrega al cliente para control de su pedido.

vale

Este documento representa el derecho que tiene


el tenedor o beneficiario de recibir
ciertos bienes o valores.

ticket

Es un comprobante de pago que se emite en


operaciones que se realizan con consumidores o
usuarios finales.

Documentos
bancarios
Recibo de caja

Son los diversos formularios que se utilizan para


cada uno de los movimientos de dinero en
los bancos (planillas de depsitos, retiros y
estados de cuenta).
Son documentos que se elaboran cuando por
cualquier concepto se recibe dinero en la

empresa. Este sirve de base en la contabilidad.

Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga
siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extincin
parcial o total de la deuda.
Existen varios tipos de recibos, entre las ms importantes tenemos los
recibos de:
Recibo de Caja de Ingreso.
Recibo de Caja de Egreso.
Recibo de Alquiler.
Recibo de Depsito en cuenta corriente.
Recibo de Depsitos en garanta.
Recibo de Depsitos en custodia.
Recibo de Depsito a plazo fijo.
Recibo de Depsito judicial.
Recibo de caja de ingreso
Es un documento que se emite para respaldar la recepcin de efectivo o
cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.
El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente
estructura:

Los recibos deben ser pre-numerados y deben emitirse respetando la


correlatividad de los mismos.
La emisin se efecta de la siguiente forma:
1. Importe en numeral.
2. Nombre de quin se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Nmero del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisin.
7. Firma de cajero, en seal de haber recibido conforme.

3. CONCLUSIONES

En contabilidad es necesario ilustrar los documentos a utilizarse para


adquirir con ello el conocimiento y buen uso de los mismos

Los documentos utilizados en contabilidad pueden ser negociables o


no negociables, estos documentos vienen por un rango de
importancia siendo documentos de deudas o prstamos, as como
unos documentos de facturas o compra de bienes.
Los documentos negociables son aquellos utilizados a nivel bancario
para el cobro, un documento no negociable es todo aquel documento
emitido formal o informalmente.

4. RECOMENDACIONES
Diferenciar los documentos demostrativos de contabilidad
Conocer acerca del funcionamiento de cada documento
Elaborar documentos de ese tipo para adquirir conocimiento acerca
de su manejo
5. BIBLIOGRAFA
(s.f.).
http://contabilidadbasica.weebly.com/introduccion-a-lacontabilidad.html.
CONTABILIDAD
BASICA.
(s.f.).
Weebly,
http://contabilidadbasica.weebly.com/introduccion-a-la-contabilidad.html.
Introduccin a la Contabilidad PGC de 1990. (s.f.). CEF Contabilidad,
http://www.contabilidad.tk/introduccion-121.htm.
http://www.gestiopolis.com/que-son-documentos-comerciales/
http://contabilidadbasica.weebly.com/documentos-mercantiles.html
http://tecnicasdeoficinammye.blogspot.com/2012/01/documentosmercantiles-negociables.html
http://www.contabilidad.tk/introduccion-121.htm
https://docs.google.com/document/d/1_W00zBgJd_pP5P10Q0_dVfbG8j
Ye863jDzjCsD9GLf4/edit?hl=en_US